ANÁLISE DO SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO DE UMA EMPRESA DO SETOR DE ARMAZENAGEM E DISTRIBUIÇÃO COMBUSTÍVEIS FABIANO MONTELES SOUSA ( montelesbiologo@hotmail.com, sscutrim@gmail.com ) UFMA - Universidade Federal do Maranhão SERGIO SAMPAIO CUTRIM ( sscutrim@gmail.com, sergio.cutrim@ufma.br ) UFMA - Universidade Federal do Maranhão RESUMO O presente trabalho analisa o sistema de gestão integrado (SGI) de uma empresa que atua no setor de armazenamento e distribuição de combustíveis líquidos. A metodologia utilizada é a do estudo de caso, baseado em visita técnica e entrevista. Dentre os pontos críticos para manutenção da certificação existente estão a conscientização, o nível cultural e educacional e o nivelamento da percepção de risco. Os componentes do SGI foram avaliados, a maioria como de grande integração, entretanto alguns componentes relevantes foram classificados como de pequena e média integração, tais como: ação corretiva, controle de processos e serviços, ação preventiva e melhoria contínua. Os benefícios do SGI percebidos pela empresa foram classificados como médio e grande. Palavras-chave: Sistema de Gestão Integrado; Armazenagem e Distribuição de Combustíveis. 1.INTRODUÇÃO As organizações implantam diversos sistemas de gestão para atender as demandas do ambiente onde estão inseridas, tais como: sistema de gestão da qualidade, sistema de gestão ambiental, sistema de gestão de segurança e saúde ocupacional e sistema de gestão de responsabilidade social, dentre outros. Entretanto, alterações no contexto em que estão essas organizações e dificuldades no gerenciamento de sistemas de gestão isolados contribuíram para a construção de uma concepção integrada de gestão através do sistema de gestão integrado. Nesse sentido, compreende-se um sistema de gestão integrado como um sistema que interliga diversas áreas de processos de uma organização (MORAES, 2010, p. 414). Os sistemas de gestão isolados são englobados em um único sistema integrado que permite alcançar os objetivos traçados para cada área que compõe esse sistema e apresenta vantagens em relação aqueles. As vantagens da implantação desse sistema são elencadas nos trabalhos de Lima (2001), Chaib (2005) e Sousa (2010) em que ressaltam um dos fatores que mais contribuem para implantação de um sistema de gestão integrado em uma empresa: a redução de custos, tempos e papéis desnecessários. Compreende-se que esse aspecto desperta o interesse para a adesão ao sistema de gestão integrado e representa um diferencial competitivo para a empresa que o adota. 1/17
Entretanto, essa implantação apresenta inúmeros desafios que necessitam ser observados pelas empresas. Soler (2002) afirma que uma cultura organizacional despreparada para a implantação de um sistema de gestão integrada como um elemento que contribui para o fracasso nesse processo. Considerando que a literatura sobre sistema de gestão integrado em empresa de petróleo e gás é escassa, percebeu-se a necessidade compreender de que forma esse sistema de gestão repercute em uma empresa desse setor. Pretende-se que este trabalho colabore para ampliar os conhecimentos sobre sistema de gestão integrado e sua importância para empresas desse setor, sobretudo em um período que o setor está em expansão no estado do Maranhão. A problemática se apresenta na investigação do sistema de gestão integrada na empresa Alfa, buscando identificar se ele é eficiente? Está alinhado com as normas de certificação ISO? A hipótese levantada inicialmente é que este sistema de gestão integrado é eficiente e está alinhado as normas de certificação ISO. Esse trabalho teve como principal objetivo avaliar a situação atual do sistema de gestão integrado adotado pela empresa Alfa, que presta serviços de armazenagem e movimentação de granéis líquidos (combustíveis e não combustíveis) em São Luís MA. Como objetivos específicos podem ser citados: Descrever os principais pontos de similaridade das três normas (ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001) identificados na empresa; Identificar pontos críticos no processo de manutenção das certificações existentes na empresa; Analisar o grau de integração dos componentes, benefícios e restrições técnicas do SGI percebidos na empresa estudada. Para alcançar esse objetivo, a metodologia utilizada foi o estudo de caso construído a partir de pesquisa bibliográfica, pesquisa documental e entrevista semiestruturada com um dos responsáveis pelo sistema de gestão integrado da empresa. 2.SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO (SGI) Conforme Lima (2001), a necessidade de obtenção de vantagem competitiva tem conduzido diversas empresas a observar a integração de seus sistemas de gestão como oportunidade de reduzir custos, tempos e papéis desnecessários para a manutenção de sistemas separados. Essa perspectiva também é ressaltada por Chaib (2005) e Sousa (2010) quando destacam que a integração é observada como excelente oportunidade para reduzir custos e sobreposição, que ocorrem quando há o desenvolvimento e a manutenção de sistemas separados ou inúmeros programas de ação. Desse modo, há uma tendência para adoção do sistema de gestão integrada. Esse sistema de gestão é compreendido como um sistema que integra todos os componentes dos negócios da organização em um único sistema dotado de coerência e que permite alcançar os propósitos para o qual foi estabelecido (CENTRO DA QUALIDADE, SEGURANÇA E PRODUTIVIDADE, 2005). O conceito é ampliado com a perspectiva de Karapetrovic e Willborn (1998) como um conjunto de processos inter-relacionados que compartilham recursos humanos, financeiros, materiais, infraestrutura e informações, com a finalidade de alcançar objetivos relacionados à satisfação dos stakeholders. Enfatiza Moraes (2010, p. 414) que 2/17
Sistema de Gestão Integrada (SGI) é utilizado para expressar a interligação de diversas áreas de processos de uma organização. Atualmente, os sistemas de gestão mais comuns nas empresas são: gestão da qualidade (SGQ), gestão ambiental (SGA), gestão da saúde e segurança ocupacional (SSO) e, mais recentemente, sistema de gestão da responsabilidade social (SGRS). Um sistema de gestão integrado possibilitará ter um sistema único e simplificado, focar continuamente na melhoria de desempenho, otimizar os recursos disponíveis, integrar de forma crescente a qualidade, meio ambiente, segurança e saúde no trabalho na gestão dos negócios da organização e unificar documentos para um mesmo procedimento (SOUSA, 2010). A figura 1 destaca uma concepção conceitual de um sistema integrado, baseado nesses sistemas de gestão enfatizados acima. Esclarece Chaib (2005) que não há uma certificação específica para SGI, apenas existem certificações específicas para qualidade, meio ambiente e saúde e segurança ocupacional, mas as normas que norteiam esses sistemas de gestão podem ser integradas, devido ao fato de serem baseadas no método PDCA. Figura 1 - Sistema de Gestão Integrado Fonte: Neto, Tavares e Hoffmann (2008) Chaib (2005) cita alguns fatores que influenciam na decisão de como será esse processo, tais como: a existência ou não de sistemas de gestão já implantados, a cultura de gestão em vigor na empresa, o planejamento da direção (objetivos, prazos e motivações), os recursos financeiros e humanos disponíveis. Considerando essas características, pode-se verificar que a implementação de um sistema de gestão integrado apresentará diferenças de empresa para empresa, pois não existem empresas iguais, embora existam algumas dotadas de semelhanças. Dessa forma, a implantação de um sistema de gestão integrada apresenta inúmeras vantagens e desvantagens, mas nem todas as organizações perceberão os mesmos aspectos 3/17
positivos e negativos. Por essa razão, os que são destacados aqui podem ou não serem percebidos em uma empresa específica. Segundo Chaib (2005) as vantagens da implantação de um SGI incluem: Diferencial competitivo: Fortalecimento da imagem no mercado e nas comunidades; Prática da excelência gerencial por padrões internacionais de gestão e Atendimento às demandas do mercado e da sociedade em geral. Melhoria organizacional: Reconhecimento da gestão sistematizada por entidades externas; Maior conscientização das partes interessadas; Atuação pró-ativa, evitando-se danos ambientais e acidentes no trabalho; Melhoria do clima organizacional; Maior capacitação e educação dos empregados e Redução do tempo e de investimentos em auditorias internas e externas. Minimização de fatores de risco: Segurança legal contra processos e responsabilidades; Segurança das informações importantes para o negócio; Minimização de acidentes e passivos e Identificação de vulnerabilidade nas práticas atuais. Entretanto, além das vantagens também existem dificuldades encontradas nesse processo de implantação de um SGI, que conforme os esclarecimentos de Sousa (2010) destacam-se: Resistência à mudança, com dificuldade para obter a colaboração das pessoas e o comprometimento da gestão; Existência de uma cultura pouco propícia à disciplina e aos procedimentos definidos; Duração temporal necessária à implementação do sistema e dificuldades de interpretação das normas relativas à qualidade, ao ambiente e à segurança; Pouca adesão ao preenchimento de registros; Barreiras internas e externas à comunicação e Integração dos referidos sistemas no sistema global de gestão existente na organização. Como passos importantes para a integração dos sistemas de gestão destacam-se: a definição de uma política empresarial; o estabelecimento de um manual do sistema de gestão integrado; a realização de auditorias conjuntas e a revisão do sistema e respectivo relatório contemplando as três vertentes (SOUSA, 2010). Nesse processo torna-se necessário identificar os requisitos que podem ou não serem integrados. Conforme analisado na Figura 2, pode-se perceber que existem requisitos comuns e requisitos específicos em cada sistema de gestão. Figura 2 - Requisitos comuns e específicos das normas de cada sistema de gestão Fonte: De Cicco (2010) 4/17
Para identificação desses requisitos comuns entre as normas é comum a utilização de tabelas de correspondência entre as normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 e a especificação OHSAS 18001:2007, que são úteis nesse processo. Convém acrescentar que existe uma especificação criada por entidade britânica, a BSI Standards, denominada de PAS 99:2006 (Publicly Available Specification -Especificação Disponível Publicamente) que é considerada a primeira especificação do mundo de requisitos comuns de sistema de gestão integrado (DE CICCO, 2006). Essa especificação PAS 99: 2006 tem a finalidade de ser utilizada como uma estrutura para a implementação de duas ou mais normas/especificações de sistemas de gestão de maneira integrada. Ela reúne os requisitos comuns das normas/especificações de sistemas de gestão (DE CICCO, 2010). 3.METODOLOGIA A importância metodológica de um trabalho é relevante para que os objetivos traçados sejam alcançados. Por isso, é necessário um embasamento científico adequado, o que inclui a escolha de abordagem mais compatível com as questões levantadas, os métodos e as técnicas para planejamento e condução da pesquisa (MIGUEL, 2007). Nesse sentido, essa pesquisa consiste em um estudo de caso. Esse procedimento apresenta natureza empírica que investiga fenômenos contemporâneos, dentro de um contexto real, sobretudo em situações em que as fronteiras entre o fenômeno e o contexto em que ele se insere não são claramente definidas e também é bastante utilizado em pesquisas que apresentam questões do tipo "como" e "por que", em que os pesquisadores tem pouco controle sobre os eventos (MIGUEL, 2007; PRODANOV; FREITAS, 2013). Para desenvolvê-lo utilizaram-se as seguintes técnicas para a obtenção das informações necessárias para alcançar os objetivos dessa pesquisa: Pesquisa bibliográfica, pesquisa documental, visita técnica e entrevistas. A visita técnica foi realizada sob a orientação de um dos técnicos de segurança do trabalho que atuam na empresa. Cada área de operação foi conhecida e uma visão sistêmica das operações realizadas dentro da empresa foi construída. Conforme Lakatos e Marconi (2003, p. 195) a entrevista é compreendida como "um encontro entre duas pessoas, a fim de que uma delas obtenha informações a respeito de determinado assunto, mediante uma conversação de natureza profissional". O entrevistado foi um chefe de operações do Terminal, um dos representantes da Administração responsáveis pelo sistema de gestão integrado da empresa, que trata interna e externamente de assuntos referentes ao Sistema de Segurança e Saúde Ocupacional. Nesse diálogo foram obtidas informações relevantes para compreensão do sistema de gestão integrado dentro da empresa. 4. ESTUDO DE CASO 4.1 Caracterização da empresa Alfa Para o desenvolvimento do estudo de caso adotou-se como nome da empresa o nome fictício alfa. A empresa Alfa é uma empresa privada operadora de Terminais de uso público destinados à armazenagem de granéis sólidos e líquidos (combustíveis e não combustíveis). É uma empresa associada a um grupo Beta, o qual opera uma das maiores frotas de navios ao redor do mundo, que oferece serviços de armazenagem, transporte marítimo, 5/17
terrestre e fluvial e possui terminais de líquidos e graneleiros no Brasil, Argentina, Chile, Canadá, Estados Unidos e China. O terminal São Luís iniciou suas atividades em 1980 com capacidade de armazenamento de 6000 m³. Devido às novas demandas, ocorreu uma expansão do terminal e esse atingiu a capacidade atual de 75.027 m³, dividido em 35 (trinta e cinco) tanques de diversos tamanhos, instalados em 6 (seis) bacias de contenção. São clientes desse terminal: empresas com atuação na área de distribuição de combustíveis, produção e exportação de óleos vegetais, produção e exportação de álcool, indústria química e produção de biodiesel. Com a instalação de novas instalações de unidade produtoras de álcool e biodiesel no Maranhão e demais estados das regiões Norte e Nordeste, a tendência é que a movimentação através desse terminal continue em expansão crescente atingindo mais de 800.000 toneladas em 2014. Esse terminal está habilitado a realizar as seguintes operações: transferência entre tanques; carregamento e descarga de caminhões; descarga, transbordo e carregamento de navios petroleiros e químicos e também carga e descarga de vagões. O terminal São Luís é dividido funcionalmente em cinco áreas: Área de armazenamento (bacias de contenção); Área de bombeamento; Área de recepção e despacho de produtos por rodovia e ferrovia; Área de conexões aos navios (linha do Cais) e Área de utilidades e serviços gerais. Cada tanque apresenta um produto específico, dentre os quais destacam-se: álcool anidro, álcool hidratado, gasolina, diesel A S-10, diesel S-500, diesel S-1800, biodiesel, e soda caustica. Convém acrescentar que há um controle permanente desse estoque físico com dados sobre os produtos armazenados, tais como: localização (bacia/tanque), produto armazenado, empresa, altura, densidade, volume (litros), e quantidade (quilogramas). Dessa forma, existe um controle da quantidade local e total de cada produto dentro da empresa. Conforme dados da empresa Alfa (2012b) a população fixa de funcionários no Terminal São Luís é aproximadamente de 67 pessoas, mas a empresa apresenta funcionários em escritório localizado em São Paulo nas áreas de contabilidade, financeira, comercial e Alta administração. 4.2 Processos de operação A interação dos processos da empresa Alfa em seu terminal São Luís está representada no esquema da Figura 3. Figura 3 - Interação dos processos da empresa Alfa 6/17
Fonte: Alfa (2012a) Observa-se na figura acima que a empresa Alfa apresenta processos inter-relacionados em que os insumos ao serem transformadas em produtos atingem diretamente o cliente. Nesse aspecto, cada etapa dessa abordagem de processo necessita de controle e monitoramento para garantir que todos os stakeholders estejam satisfeitos, especialmente os clientes que representam as entradas e saídas do processo global. 5. DISCUSSÃO E RESULTADOS A descrição dos pontos de similaridade entre as normas ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001 verificados na empresa Alfa - Terminal São Luis foi obtida a partir da análise documental e da entrevista realizada com um dos responsáveis pelo sistema de gestão integrado da empresa. Esses itens estão destacados na Tabela 1 e descritos posteriormente de modo sucinto. Tabela 1 Tabela de correspondência entre normas do SGI Item da norma ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001 Política 4.2 4.2 5.3 Planejamento 4.3 4.3 5.4 Identificação de perigos/aspectos Avaliação de riscos e impactos 4.3.1 4.3.1 5.2/7.2.1/7.2. 2 Requisitos legais e outros 4.3.2 4.3.2 5.2/7.2.1 Objetivos do sistema de gestão Programas 4.3.3 4.3.3 5.4.1/ 5.4.2/ 8.5.1 Implementação e operação 4.4 4.4 7 Recursos, funções, responsabilidades e autoridades 4.4.1 4.4.1 5.1/ 5.5.1/ 5.5.2/ 6.1/ 6.3 Conscientização e treinamento 4.4.2 4.4.2 6.2.1/6.2.2 Comunicação 4.4.3 4.4.3 5.5.3/ 7.2.3 Documentos 4.4.4 4.4.4 4.2.1 Controle de documentos 4.4.5 4.4.5 4.2.3 7/17
Controle operacional 4.4.6 4.4.6 7.1 7.5.5 Preparação e resposta a 4.4.7 4.4.7 8.3 emergência Verificação 4.5 4.5 8 Monitoramento e medição 4.5.1 4.5.1 7.6/8.1/8.2.3/ 8.2.4/8.4 Controle de registros 4.5.4 4.5.4 4.2.4 Auditoria interna 4.5.5 4.5.5 8.2.2 Análise crítica pela direção 4.6 4.6 5.6 Fonte: Autoria própria Os itens política, planejamento, implementação e operação, verificação e análise crítica pela direção constituem etapas necessárias para execução do ciclo PDCA e são constituídas por atividades específicas destacadas na tabela acima. 5.1 Política A política da empresa Alfa está integrada para as áreas de qualidade, meio ambiente e segurança e saúde ocupacional, garante a melhoria contínua, a prevenção de lesões, doenças e poluição. Além disso, contempla todos os stakeholders com o intuito de manter um relacionamento adequado entre todas as partes interessadas. Tal política está adequada à complexidade dos negócios e aos riscos inerentes as atividades executadas devido às análises críticas realizadas pela Alta Administração anualmente. As atas de análises críticas e os relatórios de auditorias são ferramentas utilizadas pela empresa Alfa para garantir a eficácia dos procedimentos adotados e a atualização da política. Essa política é comunicada no ato de contratação dos funcionários através dos treinamentos e da disponibilização de cópias para que tenham conhecimento da política adotada pela empresa. Além disso, utilizam-se banners e quadros para divulgação distribuídos em vários setores do Terminal e também está disponível no site da empresa para todas as partes interessadas. 5.2 Planejamento A empresa não apresenta grandes desafios no processo de identificação dos perigos/aspectos, avaliação de riscos/impactos e determinação de controles em relação ao sistema de gestão integrado. Essa etapa é realizada por equipe multiprofissional, em que a cooperação mútua entre os integrantes foi a principal característica citada durante a entrevista, que também é enfatizada na política do SGI. Esses procedimentos são documentados em planilhas de aspectos e impactos ambientais, que são devidamente identificados por área (atividade principal executada). Dentre as planilhas apresentadas e disponibilizadas estão aquelas das seguintes áreas: administrativa (prédio administrativo, balança e portaria), operação (amostragem de tanques e linhas, transferência interna e armazenamento de produtos, carga e descarga de caminhões e vagões, lavagem de tanques e linhas, carga e descarga de navios, transporte rodoviário e ferroviário de produtos e resíduos perigosos). O procedimento para identificação de perigos e análise de riscos é definido em relação ao escopo, natureza e momento oportuno para agir, para assegurar que seja proativa ao invés de reativa. Além disso, fornece subsídios para identificação, priorização e documentação dos 8/17
riscos, bem como para aplicação dos controles, apropriados. Vale ressaltar que há uma norma de procedimento que define a metodologia e os critérios para identificação e avaliação dos aspectos ambientais das atividades, produtos e serviços da empresa Alfa para determinação de prioridades. O processo de identificação e informação em tempo real sobre os requisitos legais aplicáveis ao SGI é obtido através de planilhas de legislação que são mensalmente atualizadas. Para essa atualização são observadas as legislações federais, estaduais e municipais pertinentes e também de órgãos púbicos de fiscalização. Os objetivos de cada um dos sistemas de gestão que compõe o SGI têm como meta a garantia de melhoria contínua de todo o processo. Esses objetivos e metas estão documentados e são monitorados através dos registros de monitoramento de objetivos e metas e dos denominados indicadores de desempenho. A empresa Alfa mantém um programa onde são estabelecidos planos para atingir os objetivos e metas de qualidade, meio ambiente, segurança e saúde ocupacional, analisado criticamente e revisado, quando necessário, em relação à atribuição de responsabilidade, estabelecimento de meios e prazos e também a manutenção e integridade do SGI. Esses objetivos e metas são atualizados nas Análises Críticas pela Alta Administração e são considerados tanto em seu estabelecimento quanto na atualização, os seguintes itens: atendimento dos requisitos de serviço; requisitos legais, estatutários e corporativos; aspectos ambientais significativos identificados; perigos e riscos associados as suas atividades; opções tecnológicas adequadas ao processo operacional da empresa; requisitos financeiros, operacionais e comerciais necessários para implementação dos objetivos e metas e visão das partes interessadas. Dentre os programas adotados pela empresa Alfa para alcançar os objetivos do SGI, destacaram-se os seguintes: Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), Programa de Conservação Auditiva (PCA); Programa de Qualidade; Programa de Gerenciamento de Risco (PGR); Programa de Gerenciamento de Resíduos Sólidos (PGRS), Programa de Gestão Interna e Programa de Terceirizados. Cada um desses programas apresenta indicadores que são mensuráveis e utilizados para monitoramento da eficácia e eficiência do SGI. 5.3 Implementação e operação A empresa Alfa afirma que mantém esforços para a disponibilização de recursos essenciais para manutenção e melhoria contínua do sistema de gestão integrado. Esses recursos abrangem recursos humanos com qualificação específica, infraestrutura organizacional adequada, tecnologias e recursos financeiros que contribuem para o desempenho do SGI. Além disso, a empresa define funções, indica os representantes da Alta Administração com responsabilidade específica dentro do SGI e realiza a análise crítica para melhoria contínua desse desempenho. A tabela 2 apresenta de modo resumido uma descrição dos principais cargos e suas respectivas responsabilidades em relação ao SGI. Tabela 2: Principais cargos e responsabilidades em relação ao SGI 9/17
Fonte: Autoria própria O gerente do terminal é responsável pela garantia de que as responsabilidades e autoridades para o SGI estão definidas e comunicadas no manual do SIG, nas normas de procedimentos (NP), nas instruções de trabalho (IT), na descrição de cargos e outros documentos referentes ao SGI. A empresa assegurou que os funcionários e terceirizados que desenvolvem tarefas que influenciam diretamente no SGI participam de programas de conscientização e treinamento, inclusive apresentam evidências dessa participação que são importantes para os processos de auditoria. Um fato observado no período de investigação dessa pesquisa foi a organização da Semana Interna de Prevenção de Acidentes de Trabalho (SIPAT) da empresa Alfa, que contribui para a conscientização dos recursos humanos na área de segurança do trabalho. Em relação à comunicação, a empresa Alfa apresenta procedimentos de comunicação interna (entre vários níveis e funções); comunicação com terceirizados e visitantes e resposta a comunicações pertinentes oriundas das partes interessadas externas. A comunicação interna é efetivada através rádios portáteis, quadro de avisos e por email com a finalidade de assegurar que esse fator vital para um SGI esteja funcionando eficazmente e dessa forma, contribua para melhoria da integração de informações. As documentações do SGI da empresa Alfa incluem: Declarações documentadas da Política do SGI e dos objetivos e metas; Descrição do escopo do SGI; Descrição dos principais elementos do Sistema de Gestão, sua interação e referência aos documentos associados; Manual do Sistema de Gestão da Qualidade, Meio Ambiente, Segurança e Saúde Ocupacional; Procedimentos documentados e registros requeridos pelas Normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 e OHSAS 18001:2007 e Documentos, incluindo registros, necessários para assegurar o planejamento, a operação e o controle eficaz dos nossos processos da empresa Alfa. 10/17
A empresa Alfa também mantém um sistema de controle operacional, através de inspeção, medições, determinação de itens críticos de segurança, testes e manutenções preventivas e corretivas para garantir que as práticas estejam compatíveis com os objetivos e metas do SGI. O terminal São Luís apresenta um plano de emergência descrito em uma norma de procedimento (NP-SHI-SL-0001) que é permanentemente atualizado e periodicamente revisado, com divulgação para todos os funcionários. O gerente do terminal e demais gerentes da empresa Alfa, assim como supervisores, operadores e técnicos tem suas responsabilidades específicas, conforme estabelecido nas instruções de trabalho e normas de procedimentos. Esse plano de emergência é revisado sempre que necessário e ocorre um simulado semestral que abrange os diferentes cenários acidentais passíveis de ocorrer no terminal, que demonstra uma postura pró-ativa adotada pela empresa. 5.4 Verificação A empresa Alfa planeja e implementa processos de monitoramento, medição, análise e melhoria para demonstrar conformidade com os requisitos de produtos e serviços, assegurar a conformidade e o desempenho do SGI e também para garantir a melhoria contínua desse sistema de gestão, incluindo a determinação dos métodos aplicáveis, técnicas estatísticas e sua extensão. A medição e o monitoramento são realizados nos seguintes âmbitos: satisfação dos clientes, processos, produtos e serviços, ambiental, saúde e segurança ocupacional. A empresa mantém procedimento documentado e executa auditorias internas em intervalos planejados para determinar se o SGI está conforme as disposições planejadas e requisitos das normas aplicáveis ao SGI, se este está mantido e implementado eficazmente e fornecer subsídios para as análises críticas. A administração responsável pela área que é auditada deve assegurar que quaisquer ações corretivas necessárias sejam realizadas em tempo hábil para eliminação de não conformidades detectadas e suas causas. A empresa Alfa não apresenta grandes desafios na área de controle de registros em virtude da experiência adquirida com o SGI e em função da necessidade de manutenção e aquisição de novas certificações, que solicita esse controle eficiente e eficaz dentro da empresa. A Análise Crítica do SGI é realizada através de reunião semestral pela Gerência da empresa, com a participação do Gerente do Terminal e seus representantes, para assegurar a contínua adequação, suficiência e eficácia contínuas em atender aos requisitos das normas NBR ISO 9001, NBR ISO 14001 e OHSAS 18001 e o cumprimento da política e objetivos do SGI. 5.5 Certificações A empresa Alfa adquiriu a certificação para o sistema de gestão ambiental (ISO 14001) e está em processo de preparação para aquisição das certificações de qualidade (ISO 9001) e saúde e segurança ocupacional (OHSAS 18001). Conforme destaca a Tabela 2 foram identificados os pontos críticos no processo de manutenção das certificações existentes na empresa Alfa. Tabela 3 Pontos críticos para manutenção de certificações existentes Pontos críticos 11/17
Conscientização Nível cultural e educacional Nivelar a percepção de risco (ênfase na área ambiental) Fonte: autoria própria Depreende-se desse resultado que os fatores críticos para a manutenção da certificação existente são interconectados e que representam desafios com os quais a empresa defronta em suas atividades e busca iniciativas para superá-las. A conscientização dos recursos humanos que integram a empresa é fator crítico de capital importância nesse processo. O nível cultural e educacional das pessoas em diversas circunstâncias oferece certa resistência às práticas compatíveis com o sistema de gestão certificado. Entretanto, não significa que somente aqueles dotados de pouco nível cultural e educacional oferecem essa resistência, pois aqueles que o apresentam de modo mais amplo também oferecem em determinadas situações dentro da organização. Sousa (2010) ressalta que um processo mal conduzido de integração e por consequência de certificação poderá criar problemas, tais como: rigidez acrescida, replicação de ineficiências e choques profissionais e culturais. Percebe-se que esses pontos críticos são interdependentes, pois associado aos mencionados anteriormente está o desafio de nivelar a percepção de risco, sobretudo em relação às questões ambientais. Esses processos não são superáveis de um instante para outro, pois implica em modificação do comportamento e da conduta humana, o que não se dá instantaneamente. 5.6 Avaliação do SGI da empresa Alfa Com a realização da entrevista com um dos responsáveis pelo SGI da empresa Alfa obteve-se os seguintes resultados em relação ao estágio atual desse sistema. Grau de integração dos componentes do SGI Gráfico 1 - Grau de integração dos componentes do SGI 12/17
"Grau de Integração" dos Componentes do SGI Ação corretiva Ação preventiva Comunicação com o cliente Controle dos processos de produção e serviços Melhoria contínua Objetivos Análise crítica pela direção Auditoria interna Comprometimento da direção Comunicação interna Controle de dispositivos de medição e monitoramento Controle de documentos Controle de registros Determinação de requisitos relacionados ao SGI Manual do SGI Grau de integração: Medição e monitoramento de processos Planejamento 1- Insignificante Políticas Provisão de recursos 2- Pequeno Representante da direção 3- Médio Responsabilidade e autoridade 4-Grande 0 1 2 3 4 Fonte: autoria própria Conforme observado no gráfico 1, a maioria dos componentes do SGI da empresa apresentam grande integração (71,43%), seguido por integração média (23,81%) e pequena (4,76%). Esse fato é indicativo positivo de que o sistema de gestão integrado da empresa Alfa em andamento está na direção adequada para que esse sistema seja eficaz e eficiente. Pode-se perceber que dentre os itens elencados como de grande integração estão elementos cruciais para um efetivo SGI, conforme destaca Moraes (2010) ao estabelecer os pontos críticos de sucesso de um SGI. Esses dados refletem a experiência que a empresa adquiriu continuamente ao longo dos cinco anos que o sistema de gestão integrado foi implantado e submetido ao processo de melhoria contínua, complementados pela observação através da visita técnica com a percepção do funcionamento do SGI da empresa. Esse resultado é justificado pelo efetivo comprometimento da Alta Administração evidenciado pelas análises críticas anuais e investimentos realizados em SGI, da estruturação do manual do SGI e sua aplicabilidade na empresa, além da presença de softwares específicos para controle e monitoramento em relação ao SIG. Percebeu-se na visita técnica e entrevista que a empresa Alfa direciona esforços para melhorar o desempenho do SGI, mas apresenta inúmeros desafios, sobretudo nos componentes que foram caracterizados como com grau de integração pequeno e médio. Em relação à comunicação com o cliente existem limitações tecnológicas que interferem na melhoria desse procedimento, que atualmente é realizado por meio eletrônico e também através de cartas protocoladas. Entretanto, o controle de processos e serviços ainda apresenta muitos desafios, por isso foi elencado como item que requer mais atenção dentre os de grau de integração médio. 13/17