POLÍTICA CORPORATIVA VIAGENS E REEMBOLSO DE DESPESAS 1ª versã: 01/09/2017 2ª versã: 06/10/2017
1- NOSSA POLÍTICA As infrmações incluídas nessa plítica descrevem cm rganizar a viagem de negócis, além de apresentar nrmas e diretrizes para rientaçã de tds s prfissinais da M Square Glbal. Os funcináris devem assegurar que sóci e/u gestr imediat d prjet saiba ds bjetivs da viagem e autrize sua realizaçã antes que qualquer reserva seja efetuada. 1.1- Objetiv Estabelecer diretrizes, respnsabilidades e prcediments relacinads a prcess de aquisiçã de passagens aéreas, hspedagens, lcaçã de veículs, e utras cmpras relacinadas a viagens. 1.2- Vigência Entra em vigr a partir da data de publicaçã da primeira versã, cm revisã a cada um an u quand crrer mudanças desta plítica u de prcediments que afetem s prcesss aqui citads. 2- PASSAGENS AEREAS 2.1- Antecedência para cmpra A títul de referência, estuds de mercad realizads pelas principais agências de viagem, indicam praz de 20 dias cm ideal para cnseguir uma ótima tarifa aérea. Cm bjetiv de cnseguir melhres preçs, é fundamental que vcê cmpre sua passagem cm máxim de antecedência pssível. É desejável que prfissinal realize sua prgramaçã cnsiderand alt cust envlvid nas viagens de negócis. Passagens aéreas que nã atenderem a praz mínim de antecedência apresentad a seguir estarã fra da plítica. Nesse cas, será necessári justificar mtiv da cmpra fra da janela de antecedência recmendada. a) Passagem para v nacinal: cnsiderar 5 dias de antecedência; b) Passagem para v internacinal: cnsiderar 10 dias de antecedência; 2
2.2- Prcediment para slicitar passagens 2.2.1- Viagens Nacinais - A plítica cnsiste na cmpra d bilhete de menr preç. - A ctaçã deve ser slicitada através d e-mail: viagens@msquareglbal.cm.br; - A mensagem deverá ter n mínim as seguintes infrmações: Nme d Viajante Centr de Cust Mtiv da viagem Dads: Data da Ida (Flexibilidade fazer a cnta se pagar 1 dia a mais de htel cmpensa) Data da Vlta Hrári Aprximad da Ida Hrári Aprximad da Vlta Aerprt/Cidade de Origem Aerprt/Cidade de Destin Diárias de Htel Lcaçã de Carr - Se e-mail fi enviad dentr d hrári cmercial, a ctaçã das passagens será recebida em até 1hr após a slicitaçã; - A passagem será cmprada de acrd cm s itens acima, cm devida aprvaçã de um sóci u gestr; - Passagens de viagens nacinais sã emitidas diretamente d site da Cia Aérea; - A passagem será emitida apenas após slicitante der OK n trech esclhid. 2.2.2- Viagens Internacinais - A plítica da firma cnsiste na cmpra d bilhete de menr preç. - A ctaçã deve ser slicitada através d e-mail: viagens@msquareglbal.cm.br; - A mensagem deverá ter n mínim as seguintes infrmações: Nme d Viajante Centr de Cust Mtiv da viagem Dads: Data da Ida (Flexibilidade fazer a cnta se pagar 1 dia a mais de htel cmpensa) Data da Vlta Hrári Aprximad da Ida Hrári Aprximad da Vlta Aerprt/Cidade de Origem Aerprt/Cidade de Destin Diárias de Htel 3
- Se e-mail fi enviad dentr d hrári cmercial, a ctaçã das passagens será recebida em até 3hs após a slicitaçã; - A passagem será emitida apenas após slicitante der OK n trech esclhid; - A passagem será cmprada de acrd cm s itens acima, cm devida aprvaçã de um sóci u gestr; - Passagens internacinais sã emitidas através de agência (Orinter u Feld Viagens). - Cias aereas: mnitrar s preçs, Os preçs de passagens variam cnstantemente. É de respnsabilidade d slicitante respnder e-mail de rçament cm prntidã. Cas cntrári, s valres pdem sfrer variaçã (para mais u para mens), e prcess deve recmeçar. 2.3- Classe de viagens internacinais Tds s viajantes da M Square Glbal cm a exceçã de sócis deverã var em classe ecnômica utilizand a tarifa lógica mais baixa a viajarem a trabalh pela Empresa. EXCEÇÕES: Para s sócis: As passagens em executiva, nã devem exceder U$4500,00 Para funcináris/assciads: Cas trabalhe n dia seguinte à viagem, verificar cm respnsável a pssibilidade de emitir em executiva. 2.4- Prgramas de fidelidade Crédits pr milhagem e utrs benefícis de prgramas de fidelidade individuais pdem ser acumulads pr viajantes da M Square Glbal para us pessal. Imprtante: Os frnecedres (cmpanhias aéreas, htéis, lcadras de autmóveis etc.) devem ser selecinads sem cnsiderar esses prgramas. 4
3- HOSPEDAGENS 3.1- Valres Regra padrã: avisar antes, ficar em um ds hteis cmbinads As despesas cm hspedagens pagas pel própri clabradr devem ser ressarcidas, mediante a apresentaçã de cmprvantes fiscais emitid em seu nme u da empresa. A esclha d htel será livre e a carg d clabradr. O reembls será feit de acrd cm s limites definids na tabela abaix: *Incluind café da manhã Despesas de Hspedagem* Valres de diárias Nacinal Exterir R$ 450.00 U$500 A reserva é efetuada na menr tarifa, respeitand cust/benefíci x lcalizaçã d cliente/unidade (este deve ser infrmad na slicitaçã.) Para viagens individuais serã permitidas acmdações em quart individual (single rm). Para as viagens em grup, seja para events u treinaments, serã acmdads dis clabradres d mesm sex pr quart (duble rm). 3.2- Categria ds Htéis A categria padrã de Htéis é de 4 (quatr) estrelas, dependend da dispnibilidade n lcal. 3.3- Cm reservar O clabradr pde fazer a reserva nde achar melhr, e enviar uma cópia (cm s valres) para e-mail viagens@msquareglbal.cm.br, u fazer uma slicitaçã através d e-mail viagens@msquareglbal.cm.br. 4- DESLOCAMENTOS TERRESTRES 5
4.1- Taxi/Uber Se as distâncias entre reuniões/clientes frem cnsideráveis, s clabradres pderã utilizar táxi, uber u similares. Os viajantes pderã utilizar taxi, shuttle u carrs particulares para transprte de ida e vlta da sua residência u da empresa para aerprt, e vice e versa. 4.2- Aluguel de carrs Exigências para lcaçã de veícul: Cartã de Crédit Habilitaçã válida emitida há pel mens dis ans. Ser mair de vinte e um ans. A categria utilizada é de veículs básics (cm ar cndicinad e direçã hidráulica). Necessidades diferentes da regra devem ser frmalizadas/discutidas cm Prcess de Viagens. O clabradr deve bservar e cumprir as leis de trânsit lcal vigentes, send que qualquer infraçã será de respnsabilidade d mesm. 4.3- Estacinaments Serã reemblsadas as seguintes despesas de estacinament: - Estacinament n aerprt para viagens crprativas; - Estacinament durante visita a clientes Pedims que seja utilizad bm sens nesse cas, pis s valres de estacinament ds aerprts pdem ser cnsideravelmente alts para viagens de lnga duraçã. 4.4- Pedágis Os pedágis nas viagens terrestres serã reemblsads mediante apresentaçã d tíquete da cncessinária. N cas da utilizaçã de passes expresss (pr exempl: Sem Parar), reembls será feit mediante da apresentaçã de cópia d extrat d prestadr de serviç, destacand-se s lançaments que devem ser reemblsads. 5- REFEIÇÕES A M Square reemblsará despesas cm refeições cnfrme abaix: 6
Nacinal: R$250,00 pr dia para refeições Internacinal: U$100 dólares pr dia para refeições Quand dis u mais clabradres tiverem uma refeiçã em cnjunt, a plítica da empresa é que cada clabradr btenha um recib de refeiçã separad, para que a alcaçã das despesas seja feita ns respectivs nmes e centr de custs. Quand s recibs separads nã frem pssíveis, um recib únic pde ser apresentad, prém cm antaçã d valr crret a ser reemblsad. Nã serã reemblsads valres superires a limite descrit na plítica, independente d valr d recib e/u nta fiscal apresentad. Bebidas alcólicas nã serã reemblsadas. 6- COMUNICAÇÃO O us de telefne e internet e fax, serã permitids para fins de trabalh. O ressarciment de despesas de cmunicaçã cntratadas em htel só será feit mediante cmprvante, nde estarã indicads s númers ds telefnes/fax, bem cm s nmes das empresas e pessas cntatadas. O pagament pela utilizaçã de Internet será ressarcid smente em us a trabalh. O valr que será reemblsad referente à cmunicaçã (telefne e internet) será de R$40,00/dia. Pedims que seja utilizad bm sens nesse cas, pis muitas vezes cmpensa cmprar um chip lcal, a invés de ativar raming internacinal da atual peradra. 7- RECIBOS E COMPROVANTES 7
Tds s recibs deverã cnter n mínim nme d estabeleciment, a data, descriçã e valr da despesa. Em cas de perda d recib riginal, demnstrativ d cartã de crédit pderá ser usad. Para s cass excepcinais de cmpra de passagens aéreas, hspedagem e lcaçã de carrs cm própri cartã de crédit pessal, s seguintes recibs deverã ser apresentads junt cm reembls de despesa: Passagens Aéreas: Fatura, e-ticket e cmprvante de embarque Aluguel de Autmóvel: O recib riginal de aluguel Htel: Cópia d recib (riginal u pr e-mail), reserva Reemblss cm dcumentações e recibs nas situações mencinadas abaix serã devlvids: Recibs que nã sã legíveis; Recib/nta fiscal incmplet (nme d frnecedr, descriçã das despesas, data da despesa u valres incmplets); Ntas e recibs sem detalhament das despesas a serem reemblsadas. 8- DESPESAS NÃO REEMBOLSÁVEIS A M Square Glbal nã reemblsará s seguintes itens em nenhuma circunstância: Taxas de embarque de animais Pagament de babás Multas de trânsit u estacinament irregular Taxas de prgramas de fidelidade Taxas de atras de cartã crprativ Serviçs de SPA, club flr u academias Filmes Pay-Per-View 8
Itens pessais perdids, rubads u danificads durante uma viagem Despesas cm cônjuge u utr membr da família Taxas u impsts alfandegáris Excess de bagagem Serviç de lavanderia em viagem nacinal inferir a 7 dias crrids. 9- DISPOSIÇÕES GERAIS -A M Square Glbal reserva-se direit para estabelecer meis, métds, classes e utras cndições de viagem cnsistentes cm as metas empresariais em vigência; -Para despesas internacinais, câmbi a ser utilizad será mesm cbrad pel cartã de crédit; - Tda slicitaçã u dúvidas sbre viagens deverã ser encaminhads através d e-mail viagens@msquareglbal.cm.br. - Tda slicitaçã u dúvidas sbre reembls de despesas deverã ser encaminhadas através d e-mail administrativ@msquareglbal.cm.br. - O Operadr Intern de Viagens é respnsável pel acmpanhament das slicitações, reservas, cmpra e cnfirmaçã de passagens, htéis e lcaçã de autmóveis, e terá autnmia para cumpriment e fiscalizaçã desta plítica. Cmentáris e sugestões ds viajantes pdem frnecer infrmações chave que beneficiarã nss prgrama de viagens. Feedbacks serã sempre muit bem-vinds! 9
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