Manual de Declaração de Serviços Médicos e de Saúde DESENVOLVENDO SOLUÇÕES Autora: Laila Maria Doc. Vrs. 01 Revisão: Marcos Zampier Aprovado em: Março de2016. Nota de copyright Copyright 2016 Teorema Informática, Guarapuava. Todos os direitos reservados.
1. VISÃO GERAL 1.1 MOTIVAÇÃO: Para instruir nossos clientes obrigados a apresentar o arquivo DMED utilizando as facilidades presentes nos sistemas Teorema. As recomendações aqui apresentadas, visam reduzir o tempo consumido no processo de importação de dados, principalmente no caso de declarações com grande número de beneficiários. 1.2 ÍNDICE: 1. VISÃO GERAL... 2 1.1 MOTIVAÇÃO:... 2 1.2 ÍNDICE:... 2 1.3 INTRODUÇÃO:... 2 1.4 OBJETIVO:... 3 2. INSTRUÇÕES GERAIS... 4 2.1 SOBRE DMED DECLARAÇÃO DE SERVIÇOS MÉDICOS E DE SAÚDE... 4 2.1.1 APRESENTAÇÃO A RECEITA FEDERAL... 4 2.2 CONFIGURAÇÃO DO SISTEMA MÓDULOS CONTÁBIL E FATURAMENTO... 4 2.2.1 EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS... 7 2.3 GERAÇÃO DE ARQUIVO DMED MÓDULO ARQUIVOS DIGITAIS... 8 2.4 VALIDAÇÃO DO ARQUIVO DMED NO PROGRAMA DA RECEITA FEDERAL... 10 3. REFERÊNCIAS... 13 4. ACRÔNIMOS E ABREVIATURAS... 13 1.3 INTRODUÇÃO: Tratando-se do uso da ferramenta apresentada por este documento é necessário ao usuário, conhecimentos básicos de informática, algum treinamento prévio, presencial deste módulo, ou conhecimento de pelo menos algum outro módulo Teorema. Demais manuais e vídeos de processos para assistência de todos os agentes e usuários se encontram no Ambiente de Aprendizagem da área restrita do sítio Teorema. Para o correto funcionamento do sistema certifique-se de que o computador atende aos requisitos mínimos de hardware e sistema operacional solicitados: Processador considerado de alto desempenho, iniciando na série Intel Core 2 Duo ou superior AMD Phenom II X6; RAM 2GB ou mais; Disco Rígido de 120GB ou mais; Site: www.teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 2
Sistema Operacional (a partir do Windows 7 até o mais recente, inclui-se as versões de Sistema Operacional para servidor); Resolução de vídeo igual a 1280 X 720 ou mais alta; Energia Elétrica: Filtrada, Estabilizada e Aterrada; Sendo imprescindível o uso de antivírus e rotina de backup. Estas funcionalidades foram projetadas para atender as necessidades de empresas que realizam serviços ligados à área da Saúde e possuem a obrigação da apresentação do arquivo DMED à Receita Federal do Brasil. Este documento foi confeccionado para atender aos usuários do sistema e para sanar eventuais dúvidas aos procedimentos a serem realizados para atender a geração do arquivo DMED. De início são abordados os motivos de uso, incluindo a introdução, objetivos e o índice deste documento. Os assuntos pontuais foram organizados em seções, a primeira trata as implicações da base legal, a segunda parte dos cadastros necessários para uso da funcionalidade, e as configurações para o processo. A terceira seção trata da geração do arquivo DMED pelo módulo Arquivo Digitais. As últimas seções tratam das referências consultadas para a composição deste documento, as siglas e abreviaturas empregadas no decorrer dos apontamentos são detalhadas para melhor compreensão dos assuntos. Problemas com relação ao uso do sistema, deste documento ou sugestões de necessidades ou melhorias registrar abertura de Chamadas por meio do sistema, botão fornecendo o contato e uma descrição clara e objetiva. na barra de ferramentas, 1.4 OBJETIVO: O objetivo da DMED é fornecer informações para validar as despesas médicas declaradas pelas pessoas físicas e assim evitar a retenção, em malha fiscal, das declarações. A Receita Federal recebe anualmente, mais de 27 milhões de declarações do imposto de renda da pessoa física. A meta é possibilitar verificação automática e ágil dos valores declarados, mantendo o controle das informações relacionadas à apuração do imposto. No documento, as prestadoras de serviços médicos deverão incluir informações sobre os atendimentos realizados aos pacientes, bem como os dados do contribuinte, para que a Receita possa cruzar as informações com os esclarecimentos prestados posteriormente no ajuste do IR. A declaração somente poderá ser transmitida à Receita Federal por meio da internet e com a utilização da certificação digital. Para pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional, o uso de certificação digital para a transmissão da DMED é facultativo. O Programa Gerador de Declaração PGD da DMED é o aplicativo que permite a coleta de informações e a geração da declaração em forma de arquivo eletrônico. A apresentação da declaração é feita exclusivamente através da transmissão desse arquivo aos bancos de dados da Receita Federal, utilizando o aplicativo Receitanet. Site: www.teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 3
2. INSTRUÇÕES GERAIS 2.1 SOBRE DMED DECLARAÇÃO DE SERVIÇOS MÉDICOS E DE SAÚDE A meta é possibilitar a verificação automática e ágil dos valores declarados, mantendo o controle das informações relacionadas à apuração do imposto. DMED foi instituída pela Instrução Normativa RFB nº 985, de 22 de dezembro de 2009. Deve ser apresentada por pessoa jurídica ou pessoa física equiparada à jurídica nos termos da legislação do Imposto sobre a Renda, desde que seja: Prestadora de serviços médicos e de saúde; Operadora de plano privado de assistência à saúde; ou Prestadora de serviços de saúde e operadora de plano privado de assistência à saúde. Os lançamentos descritos neste documento são para os escritórios de contabilidade realizar a geração do arquivo de Declaração de serviços médicos para a Receita Federal. 2.1.1 APRESENTAÇÃO A RECEITA FEDERAL A IN no Art. 5º profere A Dmed será apresentada pela matriz da pessoa jurídica, contendo as informações de todos os estabelecimentos, em meio digital, mediante a utilização de aplicativo a ser disponibilizado no sítio da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) na Internet, no endereço, até o último dia útil do mês de março do ano-calendário subsequente àquele a que se referirem as informações. A não apresentação da DMED no prazo estabelecido ou a sua apresentação com incorreções ou omissões, sujeitará o declarante a multas previstas em lei. 2.2 CONFIGURAÇÃO DO SISTEMA MÓDULOS CONTÁBIL E FATURAMENTO Adicionados no Cadastro de Empresas os campos ANS, CNES e Tipo do Declarante, Figura 1. CNES: número de inscrição no Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde - CNES com 7 (sete) dígitos, se Prestador de Serviço de Saúde. Registro ANS: número de inscrição na Agencia Nacional de Saúde Suplementar - ANS com 6 (seis) dígitos, se Operadora de Plano Privado de Assistência à Saúde. Tipo do Declarante, opções admissíveis: Prestador de Serviço de Saúde, Operadora de Plano Privado de Assistência à Saúde e Prestador de Serviço de Saúde e Operadora de Plano Privado de Assistência à Saúde. Site: www.teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 4
Figura 1 Cadastro de Empresas - Informações DMED. As informações destacadas na Figura 2 são obrigatórias, o formato do número do telefone deve ser fundamentalmente numérico. Figura 2 Cadastro de Empresas - Informações obrigatórias. Site: www.teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 5
No Cadastro de Código de Operação utilizar o campo Tipo Lançamento DMED, a utilização deste campo na operação habilitará a aba de lançamento de informações da DMED na Emissão de Nota Fiscal, e na Entrada e Saída de Itens. As opções são: indicar que a operação é para notas fiscais de prestação de Serviço de Saúde ou para notas fiscais de Plano Privado de assistência à saúde, Figura 3. Figura 3 Operação com Tipo Lançamento DMED. Deve-se incluir no Cadastro de Clientes (F3) os possíveis dependentes em 6 Relacionamentos, na aba Pessoas (Contatos), e selecionar em Tipo do Contato a opção Outros Contatos, Figura 4. ATENÇÃO: A Instrução Normativa no parágrafo segundo do Art. 4º, determina que deve ser informada a data de nascimento do beneficiário do serviço de saúde ou do dependente do plano privado de assistência à saúde que não estiver inscrito no CPF. Figura 4 Cadastro de Empresas - Dependentes. Site: www.teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 6
2.2.1 EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS O Modelo do lançamento deve ser SE Serviços (não sujeito ao icms) ou 01 Nota Fiscal, Figura 5. Figura 5 Movimento Fiscal - Modelo de Documento para DMED. Ao utilizar a operação com informação no campo Tipo Lançamento DMED, no lançamento de documentos fiscais é habilitada a aba DMED - Beneficiários/Dependentes/Reembolso para informações da Declaração de Serviços Médicos e de Saúde, Figura 6. Figura 6 Movimento Fiscal - DMED - Beneficiários/Dependentes/Reembolso. Lançar DMED por meio do botão com indicação do tipo de lançamento, opções na Figura 7. Utilizar a opção Reembolso Dependente para que o valor específico do dependente seja gerado no arquivo de importação DMED. Site: www.teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 7
Figura 7 Opções do Tipo de Lançamento. A Figura 8 destaca lançamentos DMED como exemplo. Figura 8 Movimento Fiscal - Lançamentos DMED. IMPORTANTE: Na declaração deverá constar, o número do CPF e o nome completo de quem pagou o serviço, ou seja, o Cliente selecionado, os valores recebidos e os reembolsados pelos planos de saúde, ano a ano. Os lançamentos de informações da DMED podem ser realizados na Emissão de Nota Fiscal, na Entrada e Saída de Itens e no Movimento Fiscal do módulo Contábil Fiscal. 2.3 GERAÇÃO DE ARQUIVO DMED MÓDULO ARQUIVOS DIGITAIS Posteriormente aos lançamentos e próximo a data de apresentação no módulo Arquivos Digitais gerar a declaração DMED. Abrir a tela da declaração DMED conforme a Figura 9. E importar no Programa Gerador de Declaração disponibilizado pela RFB para DMED. Site: www.teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 8
Figura 9 Menu DMED. Na Declaração de Serviços Médicos e de Saúde incluir as informações de configuração corretamente e utilizar o botão, Figura 10. Figura 10 DMED - Declaração de Serviços Médicos e de Saúde. Indicar a localização para armazenamento do arquivo gerado na máquina, Figura 11. Site: www.teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 9
Figura 11 Tela de seleção de pasta para geração do Arquivo DMED. 2.4 VALIDAÇÃO DO ARQUIVO DMED NO PROGRAMA DA RECEITA FEDERAL Importar no programa Gerador de Declaração para DMED, disponível no sítio da Secretaria da Receita Federal do Brasil, o arquivo gerado, Figura 12. No lugar de criar uma nova declaração e depois utilizar o processo de importação de dados, recomenda-se criar a declaração a partir do processo de importação, e depois incluir as complementações necessárias. Figura 12 Opção de Importação de Dados. Site: www.teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 10
Figura 13. Clicar sobre o botão destacado, localizar o arquivo DMED na pasta indicada na geração e selecionar, Figura 13 Seleção de pasta para seleção de arquivo a importar. As informações da Empresa são as primeiras a serem importadas, não ocorrendo erros nesta parte o sistema solicita o avanço do processo de importação de dados, Figura 14. Figura 14 Informações da Empresa são importadas. Se os movimentos forem importados sem a ocorrência de erros o sistema apresenta um resumo da importação, Figura 15, garantindo o processo de dados importados com sucesso. Site: www.teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 11
Figura 15 Resumo da importação de dados. Verificar após a importação do arquivo no sistema DMED da RF, se o sistema vinculou os beneficiários lançados com o Tipo Reembolso Dependente, Figura 16. Figura 16 Responsável e Beneficiários vinculados. IMPORTANTE: a importação é feita registro a registro. Assim, a existência de registros em desacordo com o leiaute definido não impede a importação dos demais registros. A importação acrescenta registros, ao identificar erros ocorridos, é possível corrigi-los no arquivo original e importar novamente. Na tela do assistente de importação, se o usuário assinalar a opção: Mostrar Erros/Avisos, antes de pressionar o botão Fechar, o programa mostrará os erros encontrados durante a importação. Estes erros podem ser impressos. Site: www.teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 12
3. REFERÊNCIAS Instrução Normativa RFB Nº 985, de 22 de dezembro de 2009. Disponível em: http://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/link.action?visao=anotado&idato=15951. Acesso em: março de 2016. Manual de Ajuda do Programa Gerador de Declaração PGD da DMED. IMPORTANTE: Recomenda-se a consulta do manual do PGD da DMED para a continuidade do processo no programa e efetiva transmissão para a Receita Federal. 4. ACRÔNIMOS E ABREVIATURAS ANS - Agencia Nacional de Saúde Suplementar. AMD - Advanced Micro Devices. CNES - Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde. CNPJ - Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica. CPF - Cadastro de Pessoas Físicas. DMED - Declaração de Serviços Médicos e de Saúde. GB Gigabyte. GRU - Guia de Recolhimento da União. IN Instrução Normativa. IR Imposto de Renda. PGD - Programa Gerador de Declaração. RAM Memória de acesso aleatório do inglês Random Access Memory, é um tipo de memória que permite a leitura e a escrita, utilizada como memória primária em sistemas eletrônicos digitais. RFB Receita Federal do Brasil. UF Unidade de Federação. *** Caso tenha dúvidas, por favor, entre em contato com seu Agente. Tenha um excelente uso do sistema e obrigado pela confiança! Teorema Sistemas Rua Frei Caneca, 1713. Santana. Guarapuava Pr. CEP 85070-170. Fone (42) 3035-4030 www.teorema.inf.br Site: www.teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 13