Intellikon 2.2 Código de Manual: Ik22001POR Versão do Manual: 1.0 Última revisão: 21/2/2006 Aplica-se a: Intellikon 2.2 Manual do Usuário
If22001POR v1.0 Intellikon Manual do Usuário Urudata Software Rua Canelones 1370 Segundo Andar CP11200 Montevidéu, Uruguai Telefone: (598 2) 900 76 68 Fax: 900 78 56 i
Conteúdo Introdução...3 Conceitos Gerais... 3 Propriedades... 3 Glossário... 3 Catalogação... 3 Captura de conhecimento...5 Intellikon Desktop... 5 Enviar a... 6 Salvar como... 6 Drag & Drop... 7 Catalogação... 7 Microsoft Office Word, Excel & PowerPoint Add-in... 8 Abrir documentos desde Intellikon... 10 Modificar propriedades dum documento... 10 Guardar no Intellikon... 10 Re-catalogar documento... 11 Aplicar template... 11 Abrir modelo... 12 Trabalhar desconectado... 12 Outlook Add-in... 12 Catalogação de mensagens recebidas... 12 Catalogação de mensagens enviadas... 13 Recuperação de conhecimento...13 Pesquisador... 13 Propriedades Gerais... 13 Propriedades Específicas... 14 Temas... 15 Palavras chave... 16 Resultados... 16 2
Introdução O Intellikon é uma solução multi-idioma de Gestão de Conteúdo para Organizações. O presente manual explica como utilizar as funcionalidades de Gestão Documental fornecidas pelo produto. Conceitos Gerais Propriedades No momento de capturar um documento, é útil selecionar os meta-dados (também conhecidos como propriedades o índices) que ajudam a que a recuperação dos documentos seja mais fácil. Esta seleção pode ser manual, assistida ou automática. A forma manual é comum a todos os tipos de documento, em quanto que a forma assistida ou automática dependerá do tipo. Glossário Muitas das propriedades são inseridas pelos usuários. Por isto, é conveniente unificar os critérios com os que as propriedades são inseridas. Uma forma de alcançar este objetivo é através do uso de Temas e Palavras Chave. Temas é uma lista de Temas relacionados com o documento. Esta lista pode ser modificada para se adaptar a cada realidade (veja o manual de administração). As Palavras Chave são análogas aos temas. Os Temas e as Palavras Chave de um documento compõem o seu Glossário. Catalogação O processo de catalogação consiste em acrescentar um documento ao repositório. No momento de acrescentá-lo, é necessário atribuir a ele as propriedades corretas. Para atribuir propriedades a um documento: Complete as propriedades: 3
Complete o Glossário (se o Tipo de Documento o utiliza). Selecione Aceitar. 4
Captura de conhecimento O conhecimento da organização se encontra armazenado em documentos de diversos formatos. O Intellikon fornece ferramentas comuns para capturar documentos de qualquer formato, além de ferramentas específicas para catalogar documentos de formatos específicos. O Intellikon fornece três ferramentas para a captura de documentos: Intellikon Desktop. Microsoft Office Word, Excel e PowerPoint add-in. Microsoft Office Outlook add-in. O Intellikon Desktop permite catalogar de três formas: Usando o menu Enviar a... do Windows, permitindo catalogar documentos sem necessidade de que eles estejam abertos em algum programa particular. Utilizando a funcionalidade Save as... fornecida por cada programa. Arrastando o documento até a Bandeja de Catalogação do Intellikon Desktop. O add-in para Microsoft Word, Excel e Power Point permite trabalhar com o repositório de documentos diretamente a partir dos programas do Office, facilitando a catalogação e mantendo o documento sincronizado com a fonte. O Microsoft Office Outlool add-in permite catalogar mensagens de correio eletrônico diretamente a partir do cliente de correio, facilitando o trabalho e proporcionando funcionalidades avançadas como a de catalogar antes de enviar. Intellikon Desktop Para catalogar documentos com esta ferramenta é necessário que ela esteja instalada no computador a partir da qual se deseja utilizá-la. Para instalá-la, consulte o Manual de Instalação. Quando a ferramenta está ativa, isto é indicado a través de um ícone que aparece no Icon Tray. Para arquivar a ferramenta, utilize o Acesso Direto fornecido no Desktop. Acesso Direto à ferramenta Intellikon Desktop Ativado 5
Enviar a O Intellikon Desktop recebe documento a través da funcionalidad Enviar a..., fornecida pelo Sistema Operacional. Para utilizar esta funcionalidade, faça o seguinte: Selecione o Documento Clique com o botão direito Selecione Enviar a Selecione Intellikon Desktop Salvar como O Intellikon Desktop também recebe documentos provenientes do programa com o qual foram gerados. Para utilizar esta funcionalidade, faça o seguinte: Dentro do programa, selecione Arquivo, Salvar como Selecione a pasta Intellikon Selecione Aceitar 6
Drag & Drop O Intellikon Desktop também pode receber documentos via Drag & Drop na sua Bandeja de Catalogação. Catalogação Uma vez que o documento se encontra na Bandeja de Catalogação do Intellikon Desktop, é possível cataloga-lo. Para isto, faça o seguinte: 7
Selecione o documento a catalogar Selecione o Tipo de Documento ao que pertence o documento. Selecione Catalogar. Atribua ao documento as suas propriedades (veja: Propriedades). Selecione Aceitar. Microsoft Office Word, Excel & PowerPoint Add-in O Intellikon fornece aos usuários de ferramentas Microsoft um conjunto de facilidades que permitem trabalhar diretamente com os documentos guardados no repositório. Para utilizar esta funcionalidade é necessário que o add-in esteja instalado no computador no qual se deseja utilizá-lo. Se o add-in não estiver instalado, consulte o manual de instalação. As funcionalidades fornecidas pelo Intellikon são acessíveis a partir da Barra de Ferramentas do Office. Estes botões fornecem as seguintes funcionalidades: 8
Botón Funcionalidad Permite abrir documentos diretamente do Intellikon. Permite modificar as propriedades do documento. Permite guardar no Intellikon. Permite re-catalogar um documento. Permite aplicar um modelo a um template. Permite abrir um documento modelo. Permite trabalhar desconectado do servidor. 9
Abrir documentos desde Intellikon Esta funcionalidade abre um documento utilizando a interface de busca do Intellikon, permitindo que as modificações realizadas ao documento tenham efeito no banco de documentos. Para utilizá-lo, selecione o botão. Selecione o critério de busca. Selecione o documento. Modificar propriedades dum documento Esta funcionalidade permite modificar propriedades dum documento já catalogado no Intellikon. Para utilizá-la: Selecione o botão. Realize as modificações às propriedades e ao Glossário. (veja: Glossário). Clique Aceitar. Guardar no Intellikon 10
Para guardar um documento diretamente no Intellikon: Selecione o botão:. Selecione o Tipo de Documento Complete as propriedades e o Glossário (veja: Glossário). Selecione Aceitar Nas próximas vezes nas que você desejar guardar o documento, bastará com pressionar o botão para que ele seja guardado no Intellikon. Re-catalogar documento Para re-catalogar um documento: Selecione. Selecione o nome e Tipo de Documento Complete as propriedades e o Glossário (veja: Catalogação). Selecione Aceitar. Aplicar template Para aplicar um template a um documento: Selecione o botão. Selecione o template a ser utilizado Selecione Aceitar 11
Abrir modelo O Intellikon permite definir certos documentos como modelos para a geração de novos documentos. Para obter mais informação acerca da catalogação de documentos, consulte a seção Catalogação. Para abrir um documento modelo: Selecione o botão. Selecione o modelo. Selecione Aceitar. Trabalhar desconectado O Intellikon permite trabalhar de maneira desconectada, de forma que se possa modificar um documento sem necessidade de estar conectado com o servidor. Uma vez que a conexão com o servidor é possível, a conexão é re-estabelecida. Para trabalhar de maneira desconectada do servidor do Intellikon: Clique o botão. Você pode tornar a clicar no botão se quiser voltar a trabalhar conectado. Outlook Add-in O Intellikon Outlook Add-in permite catalogar diretamente a partir do cliente de correio. Com esta funcionalidade, você pode catalogar um e-mail enquanto o lê ou antes de envia-lo. Catalogação de mensagens recebidas 12
Para catalogar uma mensagem recebida: Abra a mensagem Selecione o botão de catalogar Digite os valores das propriedades e do Glossário Clique o botão Aceitar. Catalogação de mensagens enviadas Ao enviar uma mensagem o Intellikon Outlook add-in lhe perguntará se você deseja catalogar o documento. Se você deseja cataloga-lo: Selecione catalogar. Digite os valores das propriedades e do Glossário Pressione Aceitar. Recuperação de conhecimento O Intellikon permite acessar os documentos catalogados através de uma interface Web. Com isto, você poderá acessar os documentos a partir de qualquer computador e, inclusive, a través da Internet. Pesquisador O pesquisador do Intellikon pode ser acessado a partir do site Web do Intellikon ou a partir do Microsoft Office Word, Excel & PowerPoint add-in. Para acessa-lo a partir do site Web: Visite: http://<servidor>/ikonsite Selecione o pesquisador. Propriedades Gerais As propriedades Gerais são aquelas que são definidas para todos os documentos: 13
Propriedade Conteúdo Título Data de criação* Data de modificação* Extensão Tipo de Documento Autor Modificado por Classificação Uso Utiliza a busca Full-text do Intellikon para procurar o conteúdo no conteúdo do documento a palavra especificada. Devolve só documentos que contém a palavra especificada no seu título (note que o título é uma propriedade e nem sempre coincide com o nome do documento) Devolve só documentos criados entre as datas especificadas. Devolve só documentos modificados entre as datas especificadas. Devolve só documentos com a extensão especificada. Devolve só documentos do tipo especificado. Devolve só documentos gerados pelo usuário especificado. Devolve só documentos modificados pelo usuário especificado. Devolve só documentos modelo ou não modelo Propriedades Específicas 14
As propriedades específicas são as que são atribuídas aos documentos logo depois de que o seu Tipo de Documento foi selecionado. Estas propriedades são geradas quando são gerados novos tipos de documento. Para criar novos tipos de documento, veja o manual de administração do Intellikon. Temas 15
Para acrescentar Temas (veja: Glossário): Selecione os Temas a acrescentar/eliminar Utilize as flechas Palavras chave Para acrescentar Palavras Chave (veja: Glossário): Selecione as Palavras Chave a acrescentar ou eliminar Utilize as flechas Resultados 16
Uma vez realizada a busca, a lapela de resultados contém os documentos que cumprem com os critérios: Para utilizar os documentos: Pressione o botão direito para acessar o menu de opções Selecione a opção desejada Opção Editar documento Ir ao site Ver história Manejar bloqueios Enviar para revisão Clonar documento Funcionalidade Abre o documento com o programa selecionado no Windows. Para o caso de documentos de Microsoft Office, abre os documentos em modo leitura/escritura. Para o resto o faz em modo de só lectura. Visita o site do Sharepoint Portal Server em que se encontra o documento. Esta opção está disponível nas instalações do Intellikon Portal (ver manual do Intellikon Portal) Mostra as versões do documento, permitindo acessar versões anteriores do mesmo. Permite realizar check-in e check-out dos documentos Ativa o workflow de revisão de documentos. Esta opção se encontra disponible em instalaçoes que incluem o Q-flow (veja manual Intellikon + Q-flow) Permite gerar uma cópia local do 17
Eliminar documento documento e abri-lo. Esta funcionalidade, combinada com a de check-in e checkout, permitem trabalhar de forma desconectada. Elimina o documento do banco de documentos. 18