MANUAL DE VISITA DE ACOMPANHAMENTO GERENCIAL SANKHYA Material exclusivo para uso interno.
O QUE LEVA UMA EMPRESA OU GERENTE A INVESTIR EM UM ERP? Implantar um ERP exige tempo, dinheiro e envolve diversos riscos durante o seu processo. Portanto, se o gestor de uma empresa toma essa decisão, ele espera em troca que aquele sistema garanta mais simplicidade e organização nos processos de sua empresa, promovendo ganhos de eficiência e produtividade. Ele também conta com a integridade do ERP, para que sua operação esteja mais segura contra furos e erros. Além das melhorias processuais, o gestor espera que o ERP lhe ofereça dados para a tomada de decisões. Ele deve ter acesso a informações com diferentes níveis de detalhamento que lhe permita visualizar resultados para gerenciar sua empresa. Por melhor que seja um ERP, devemos sempre nos lembrar que ele sozinho não é capaz de fazer a gestão de uma empresa. Ele fornece os subsídios para a realização deste papel, e pode até mesmo indicar o melhor caminho a ser seguido. Mas quem de fato deve interpretar resultados e tomar as decisões é o gerente. Na Sankhya, entendemos que nem todo cliente que adquire nossa solução está preparado para utilizar todos os recursos e benefícios que ela oferece.
Reconhecer a necessidade de um software para melhoria de controles e processos é o primeiro passo para a evolução gerencial de uma empresa, mas pode ser que alguns gestores não saibam como prosseguir. Se a empresa tem um foco maior no controle operacional, de curto prazo, isto pode indicar que sua gestão ainda está em um nível inicial. O que não significa que o gerenciamento da empresa dos parceiros não seja eficiente ou não corresponda as suas necessidades atuais, mas sim que podem melhorar ainda mais os seus processos. Pode ser, porém, que encontrem dificuldades em lidar com o volume de indicadores que estarão disponíveis para eles. Como formar cada um da maneira mais precisa? Qual o custo de gerar determinada informação? Como aquele indicador reflete e pode ajudar na condução de seu negócio? Sem a utilização efetiva da informação, o valor percebido por seguir corretamente o processo como um todo fica comprometido. Por exemplo: se o administrador financeiro não entender a importância da projeção de receitas e despesas, será que ele se dará o trabalho de registrar as provisões de pagamento e recebimento? Se os registros não se tornarem informações úteis para tomada de decisão, até mesmo o uso adequado da solução é afetado.
A Sankhya acredita que deve ser mais do que fornecedora de uma solução, deve ser parceira de seus clientes. Pensando em mecanismos para apoiar no uso da ferramenta, temos, por exemplo, a Universidade Corporativa Sankhya, que conta com mais de 230 cursos disponíveis e novos são criados diariamente, tanto da linha Web, quanto da linha Gráfica. Os colaboradores Sankhya podem contar com a sua estrutura para se qualificarem para melhor atender nossos clientes. Com base na Proposta Exclusiva de Valor da Sankhya que se resume em Prover uma solução que conduz o cliente à plenitude da aplicação dos conceitos da administração de forma progressiva e única. Podemos perceber que o ERP Sankhya não se resume apenas no sistema, e sim, como nossa solução completa que irá atender as necessidades e garantir evolução de gerencial de nossos clientes. Para conduzir o parceiro na evolução de seu negócio, a Sankhya tem como uma de suas premissas a Visita de Acompanhamento Gerencial. Road Map O QUE É A VISITA DE ACOMPANHAMENTO GERENCIAL? Periodicamente, o cliente da base, deve receber uma visita de um Consultor Técnico para que seja avaliado o estágio em que a gestão de sua organização se encontra. Com base nesse diagnóstico, é desenvolvido um plano de ação para a melhoria e evolução dessa empresa. Com o plano de ação em mãos, o cliente definirá qual o melhor momento para colocá-lo em prática, bem como se ele será feito com a atuação de sua equipe interna, ou se ele deseja contratar a equipe da Sankhya para essa execução.
COMO SABER SE O CLIENTE TEM DIREITO A VISITA? A Visita de Acompanhamento Gerencial é um direito previsto em contrato, portanto, é nele que você encontrará esta informação. Caso o parceiro tenha contrato de manutenção tipo A, contando que ele queira, ele deverá receber a visita. Atenção! Alguns clientes com contrato de locação também podem adquirir as Visitas de Acompanhamento, portanto sempre confira a Proposta Comercial. Lembrando que a existência de bonificações não gera nenhum impacto sobre elas. Para as Unidades mais antigas, vale lembrar que, caso o cliente possua apenas produtos da linha SGE, a Unidade não precisará realizar as visitas.lembre-se: Nestes casos, entre em contato com o cliente para realizar o upgrade do seu produto. A UNIDADE DEVE FAZER ALGUMA COISA ANTES DE REALIZAR A VISITA? No fechamento de alguns contratos antigos, a periodicidade e duração da visita acordados não foram apropriadas para que as atividades do plano de ação fossem desenvolvidas de forma eficaz. A visita deve durar pelo menos 3 ou 4 horas, para que o diagnóstico possa ser feito com calma e discutido com o cliente. O cliente também precisa de um prazo para colocar o plano de ação em prática, portanto, o intervalo entre as visitas deve ser de 180 a 360 dias. Por isso, orientamos que a Unidade faça um levantamento de quais clientes da base possuem direito a visita, e qual a sua periodicidade e duração. Com esta informação em mãos, é necessário realizar o seguinte trabalho: 1 Divulgação da Visita de Acompanhamento Gerencial: Entre em contato com o Gestor do seu parceiro e explique o que é a Visita, qual a sua finalidade e como vocês pretendem ajudar a empresa dele a evoluir.
Possibilidades de evolucao da sua empresa Como apoio nesta atividade, solicite à Central de Projetos o material de divulgação preparado para contato com o cliente. 2 Aditivo 3 Novos contratual: Apresente ao cliente um aditivo contratual para alterar a periodicidade da visita de forma que ela seja mais efetiva, mas sem que nenhuma das partes seja prejudicada. Este aditivo contratual é fornecido pela Central de Projetos. Por exemplo: Se o cliente recebia a visita a cada 2 meses, com 2 horas de duração, a partir de agora a visita será realizada a cada 6 meses, com 6 horas de duração. Se ela fosse a cada 3 meses, com 2 horas de duração, ela será realizada a cada 6 meses com 4 horas de duração. Sempre respeitando o prazo de 6 meses. contratos: Os novos contratos devem ser assinados sempre com o prazo de 6 meses ou 1 ano, com duração de 4 a 8 horas.
COMO EU DEVO ME PREPARAR PARA REALIZAR A VISITA? Quando você faz uma visita ao cliente para discutir sobre os processos que ele utiliza em sua empresa, é importante se interar sobre o seu negócio e ramo de atuação. Pesquise o histórico do cliente, sua atuação e seus principais produtos e serviços. Essas informações são facilmente encontradas nos sites das empresas. Caso não tenha experiência com clientes de determinado perfil, busque informações sobre o setor. É possível encontrar materiais de qualidade em uma rápida pesquisa no Google. Procure colegas que já tenham atuado neste cliente para saber qual é o clima da empresa. Consulte na pasta do cliente quais módulos foram adquiridos e quais processos foram implantados. Verifique também se ele possui alguma customização e processo específico. Consulte a tela de CRM, informações administrativas, financeiras e histórico do parceiro. Verifique se existem OS s pendentes na Sankhya, e esteja preparado para responder aos questionamentos relativos a essas pendências. O QUE EU DEVO FAZER NA VISITA? Em primeiro lugar, tenha sempre em mente que o seu objetivo é apoiar o cliente na evolução gerencial de seu negócio. Para isso, é preciso que ele também entenda a importância deste trabalho. Em seguida considere as seguintes as orientações. Apresente claramente a proposta da Visita. Explique qual será o trabalho realizado na Visita e os benefícios que ela oferece a empresa.
Se o cliente possuir outras demandas como, erro de sistema, relatórios, etc, escute quais são, em seguida explique o procedimento para solucioná-las (abrir chamado no HDE, pedir atendimento para a Unidade). Se houver OS s abertas para essas demandas, registre o número de cada uma para verificar seus status quando voltar a Unidade. Dessa forma, o cliente terá a confiança de que seus problemas estão sendo tratados e poderá se dedicar mais a Visita. Ao receber a devida atenção do cliente, o verdadeiro trabalho da visita poderá ser iniciado: Faça o diagnóstico da situação atual da empresa Neste diagnóstico, avalie o nível de controle e acompanhamento dos processos da empresa. O diagnóstico será aplicado por meio do Sankhya-W. Para aprender a utilizá-lo corretamente, solicite a liberação do EAD Visita de Acompanhamento Gerencial Sankhya a Universidade Corporativa Sankhya. Durante os questionamentos, tenha atenção e deixe claro para o cliente qual é o conceito que está sendo discutido, pois devido as diferentes formações e experiências, pode ser que haja divergências na interpretação de alguns pontos levantados. Por exemplo, ao perguntar para o cliente se ele faz a análise da disponibilidade dos seus recursos financeiros, deve ficar claro o que pretende saber. Pode ser que ele não tenha conhecimento específico dos conceitos abordados, ou porque cada um dos envolvidos no processo tenham responsabilidade e conhecimentos diferentes. Isso deve ser bem explicado durante a aplicação do diagnóstico.
Apresentação do plano de ação Ao finalizar o diagnóstico, prepare o relatório com o plano de ação a ser desenvolvido no cliente. Com este plano em mãos, apresente ao cliente quais processos ele pode melhorar e quais controles devem ser implementados, esclarecendo suas dúvidas e questionamentos. Defina quem será o responsável por cada atividade, tanto no cliente, quanto na Unidade (caso ele queira contratar horas para a realização de alguns serviços e prazos). Atenção: Ao contratar essas horas, um gerente de contas deverá visitar o cliente com uma proposta comercial. Vale lembrar que o objetivo da Visita não é vender horas, por isso tenha cuidado no momento da apresentação para que o cliente não tenha essa impressão. Acompanhamento do plano de ação Na próxima visita, com o plano de ação em mãos, verifique todo o processo que foi realizado. A verificação deve ser detalhada e ir além da entrevista, para que realmente possa observar as melhorias e identificar se foram implantadas corretamente. Se ainda houverem pontos a serem trabalhados ou processos que não foram adequadamente implementados, utilize esta visita para finalizá-los até que o plano de ação esteja concluído.
Novas Etapas para Evolução Continua Para dar continuidade nas melhorias, ao finalizar o plano de ação, o cliente pode optar por realizar um novo diagnóstico ou gerar um novo plano de ação com base nas informações preenchidas anteriormente. E APÓS A VISITA? Se o cliente tiver apresentado alguma demanda ou pendência, verifique seus status e entre com contato e retorne com suas posições. Dessa forma, o cliente se sentirá seguro e poderá dedicar a Visita para o diagnóstico do plano de ação, pois suas outras demandas serão atendidas no tempo correto. Atualize a pasta do cliente com os resultados dos diagnósticos e dos planos de ação para possibilitar o acompanhamento da evolução da empresa. EXISTEM PLANOS PARA MUDANÇAS FUTURAS NO PROCESSO DA VISITA? Existem planos para mudanças, mas eles não são imediatos. Temos a intenção de que a Visita de Acompanhamento Gerencial venha a ser feita através do portal Maha Gestão, de forma a aproveitar todas as análises e indicadores que o programa oferece.
CONCLUSÃO ESTE MANUAL FOI DESENVOLVIDO PELA CENTRAL DE PROJETOS PARA APOIAR OS CONSULTORES DE SERVIÇOS ANTES E DURANTE O ACOMPANHAMENTO DA EVOLUÇÃO GERENCIAL DE NOSSOS CLIENTES. O objetivo da Central de Projetos da Sankhya é manter todos os processos em plena sintonia, respeitando criteriosamente a metodologia de implantação da Sankhya, oferecendo suporte aos nossos profissionais da área de serviços, e conduzi-los a realizarem cada vez mais um serviço de excelência que garanta a satisfação e evolução gerencial dos nossos clientes. Fique sempre atualizado. Consulte os canais Sankhya de informação online. sankhya.com.br wiki.sankhya.com.br canalsankhya.wordpress.com