PAG.: 1 de 7 1. OBJETIVO: Estabelecer procedimentos para elaboração, análise, validação e controle dos contratos firmados pela Portobello para a aquisição de bens e serviços. 2. RESPONSABILIDADES: Este procedimento se aplica a todas as áreas da Portobello S/A. 3. DEFINIÇÕES: 3.1 Minuta de Contrato (modelos): Documento que inicia e possibilita o estabelecimento de um contrato. 3.2 Parecer Jurídico: é o documento por meio do qual o advogado fornece informações técnicas acerca de determinado tema, é utilizado como elemento necessário para tomada de uma decisão importante; 3.3 Parecer Comercial: Análise da minuta de contrato focando nas condições comerciais e de negociação financeira do contrato; 3.4 Parecer Técnico: Análise dos aspectos técnicos, para cada característica do contrato em análise. 3.5 Área requisitante: Área detentora do recurso financeiro para a aquisição do ativo, produtivo improdutivo e ou serviços. Gestora do contrato na administração da garantia da operacionalização das cláusulas dos eventos físicos, administrativos e financeiros. 3.6 Departamento Jurídico: Efetua os pareceres jurídicos, elaborar as minutas de contratos a partir das informações técnicas e comerciais do objeto do contrato, responsável pela indicação das proteções necessárias para cada tipo de contrato. 3.7 Suprimentos: Setor responsável pela solicitação de cotação, negociação, intermediação e administração do fluxo do contrato entre a área solicitante, jurídico e o fornecedor, bem como controle interno dos processos de documentação e arquivamento das vias originais dos contratos. 3.8 Procuração Portobello: Documento legal que habilita funcionários da Portobello como procuradores atendendo as características que cada caso requerer;
PAG.: 2 de 7 3.9 Contrato Social: Documento legal que informa os responsáveis pela empresa fornecedora; 3.10 Ficha de Informação de Contratos: Documento interno que contém todos os dados do contrato de forma resumida com a função de documentar estes dados conforme FCOMP08. 4 DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES E RESPONSABILIDADES: 4.1 ÁREA REQUISITANTE Cria a demanda de acordo com a sua necessidade de compra, verificando a disponibilidade financeira e orçamento devidamente aprovado. 4.1.1 Se o Contrato for de Prestação de Serviço ou locações, proceder conforme Comp- 05. 4.1.2 Para Contrato de Compra de Materiais. Proceder conforme Comp-06. 4.1.3 Aprovação do Mapa de Cotação ou cotação eletrônica; 4.1.4 A área requisitante quando Aprovar um Fornecedor que não possui a melhor proposta tem a Responsabilidade de enviar o Formulário de Justificativa conforme FCOMP09. 4.1.5 Para formalização de Contratos (sem requisição) é necessário o requisitante aprovar o mapa de cotação com a diretoria correspondente. 4.2 SUPRIMENTOS 4.2.1 Procede a elaboração de cotação junto aos fornecedores homologados. 4.2.2 Analisa as propostas quanto as questões comerciais. 4.2.3 Para contratos acima de R$ 50.000,00 solicita ao Departamento financeiro o Serasa e análise financeira da Empresa vencedora. Envia a informação se o fornecedor está ou não aprovado junto com o mapa de cotação.
PAG.: 3 de 7 4.2.4 Para contratos de Prestação de Serviços emitir Certidões Negativas: a) Debitos Federais: http://www.receita.fazenda.gov.br/aplicacoes/atspo/certidao/cndconjuntainter/inform anicertidao.asp?tipo=1 b) Débitos Estaduais (sempre do estado de origem da empresa) SC: https://tributario.sef.sc.gov.br/tax.net/sat.ctacte.web/solicitacaocnd.aspx c) ISS (http://www.tijucas.sc.gov.br/cidadao-web) ou prefeitura da prestação de serviços d) INSS (http://www.receita.fazenda.gov.br/previdencia/cnd/defaultpj.htm), e) FGTS (http://www.fgts.gov.br/empregador/servicos_online/consulta_crf.asp) e) Débitos Trabahistas (http://www.tst.jus.br/certidao). 4.2.5 Caso a análise seja positiva o processo tem o andamento normal, caso negativo, o departamento solicitante é responsável pela aprovação mediante o risco apresentado, se necessário assume os riscos de controle com o fornecedor. Se optar por desqualificar, deve ser feito formalmente no mapa de cotação e entregue ao comprador responsável. 4.2.6 Na impossibilidade de segunda opção, nova cotação deverá ser efetuada. 4.3 DEPARTAMENTO FINANCEIRO Realizar pesquisa financeira junto ao órgão competente e emitir análise financeira, sempre que solicitado pelo departamento de Suprimentos. 4.4 DEPARTAMENTO JURÍDICO 4.4.1 Disponibiliza minutas de contrato padrão ao depto de suprimentos; 4.4.2 Recebe do Departamento de Suprimentos, a minuta equivalente a contratação solicitada preenchida com os dados do fornecedor e informações comerciais e a proposta comercial vencedora 4.4.3 Revisa a minuta de contrato de ocordo com as características do objeto do Contrato, incluindo cláusulas específicas, atentando para a segurança e garantias legais. 4.4.2 Informa as alterações pertinentes e envia para o Suprimentos (Arquivo Protegido) para a análise junto ao Fornecedor.
PAG.: 4 de 7 4.5 SUPRIMENTOS 4.5.1 Envia via e-mail a minuta de contrato ao fornecedor (Arquivo protegido) para a sua análise e considerações. 4.5.2 No retorno do contrato analisado pelo fornecedor, verifica se houveram alterações, caso afirmativo analisa o grau de comprometimento em conjunto com o Departamento Jurídico e área solicitante, caso negativo, negocia com o fornecedor as alterações de forma a não comprometer as pretenções comerciais, técnicas e financeiras da Portobello. 4.6 DEPARTAMENTO JURÍDICO Atualiza na minuta de contrato as alterações negociadas préviamente. Emite e chancela 02 vias do contrato e envia para Suprimentos. 4.7 ÁREA REQUISITANTE Gerência da área Solicitante assina como testemunha e coleta as assinaturas dos procuradores da Portobello, protocola e encaminha para o Departamento de Suprimentos. 4.8 SUPRIMENTOS 4.8.1 Envia as 02 vias do contrato para o Fornecedor via sedex para as assinaturas dos Administradores do Fornecedor. As assinaturas devem ser de pessoas constantes do contrato social e/ou inseridas em procurações para esta finalidade devidamente documentada em cartório pertinente. 4.8.2 Recebe o contrato assinado pela Portobello e pelo Fornecedor (01 cópia fisica), insere seus dados para o controle de contratos por fornecedor. Efetua o cadastro do Contrato no sistema Oracle para controle de emissão de Ordens de Compra, providencia o scaner do documento e disponibiliza no controle de contratos por fornecedor disponível e acessível de forma individualizada para todos os Compradores e áreas requisitantes da empresa na rede M:\SERVICOS GERAL COMPRAS\ CONTRATOS\ CONTRATO (NOME DA EMPRESA). Providencia o arquivamento, uma via original no arquivo no Setor de Compras, arquivado em ordem alfabética e uma cópia digital escaneada PDF é enviada via email para a área solicitante para controle interno.
PAG.: 5 de 7 5- CERTIFICAÇÃO DOS PAGAMENTOS DOS CONTRATOS: As condições formas de pagamento e datas devem ser obedecidas conforme contrato. 5.1 PAGAMENTO DE CONTRATOS DE MÃO DE OBRA: Devem ser conferidos antes do lançamento da Nota Fiscal pela área requisitante o recolhimento dos impostos através da apresentação de negativas de débitos: ISS (da cidade do local de recolhimento) http://www.tijucas.sc.gov.br/cidadao-web, INSS (http://www.receita.fazenda.gov.br/previdencia/cnd/defaultpj.htm), FGTS (http://www.fgts.gov.br/empregador/servicos_online/consulta_crf.asp) Débitos Trabalhistas (http://www.tst.jus.br/certidao), A cada apresentação de nota fiscal pertinente por parte da contratada, sendo condicionado o pagamento da parcela correspondente a esta certificação. 5.1.1 COMPROVANTES DE RECOLHIMENTO DE FGTS: O Prestador de serviço terceirizado deverá apresentar juntamente com a Nota Fiscal cópia das guias de recolhimento de FGTS (GFIP/CFIP). O Setor tomador do serviço deve conferir e arquivar. Somente após apresentação e conferência nota fiscal deve ser encaminhada para digitação e pagamentos. 6 GESTÃO DE CONTRATOS RESPONSABILIDADES 6.1.1 REQUISITANTE: Cria a demanda de contrato, certifica-se que a demanda será atendida, mantém a gestão operacional dos eventos, monitora o cumprimento das cláusulas acordadas, administração dos pagamentos bem como suas autorizações, fiscaliza o cumprimento especificado no objeto do contrato, e a certificação do recolhimento dos impostos e de mão de obra. 6.1.2 ÁREA TÉCNICA: Validação se o objeto está de acordo com a necessidade do requisitante. 6.1.3 JURÍDICO: Criação e disponibilização de Minutas, avaliação e Indicação das proteções necessárias. 6.1.4 SUPRIMENTOS: Negociação dos termos comerciais, suporte na gestão dos contratos no fornecimento de informações quando acionado, cadastrar, acompanhar e controlar os prazos de vigência dos contratos no sistema Oracle. Emitir avisos de vencimento para área requisitante no tempo de pré-aviso contratual. Solicitar parecer técnico e jurídico. Encaminhar as questões relativas a: prorrogação de contrato, Notificações à Contratada (sempre por escrito), dos ajustes e situações de falta de
PAG.: 6 de 7 cumprimemto contratual e de suas consequências. Arquivamento físico da documentação da negociação, intercorrências, contrato, aditivos e notificações, bem como arquivo digital. 6.1.5 FINANCEIRO: Emissão do Histórico do Serasa e Análise Financeira sempre que solicitado. 6.1.6 DIREÇÃO: Aprovação final, Assinatura como responsável com carimbo de identificação. 6.2 STATUS DOS CONTRATOS: Vigente A vencer Em Renovação Em cancelamento Vencido 6.3 TIPOS DE CONTRATO: 6.3.1 CONTRATOS DE AQUISIÇÃO: Prestação de Serviço, Aquisição de Materiais, Apólices de Seguro, Locações, Telefonia; 6.4.2 CONTRATOS COMERCIAIS: Representantes, Revendas, Clientes; 6.4.3 CONTRATOS FINANCEIROS: Assessoria, Consultoria, Bancos; 7 - INÍCIO DO CONTRATO: 7.1 A Portobello só pode receber o objeto do contrato, quando o Contrato estiver devidamente assinado, ficando vedado qualquer prestação de serviço antes da assinatura das partes. 7.2 Para o serviço iniciado sem contrato será necessário autorização por escrito do diretor da área para formalização do contrato com data retroativa, bem como liberação do pagamento.
PAG.: 7 de 7 8 DOS PRAZOS: 7.1 Após finalizado o processo de cotação e aprovado a Requisição e / ou Mapa de Cotação: Setor Urgente Normal Jurídico 24 horas 2 dias Requisitante (análise Técnica) Requisitante (Coleta de Assinaturas) 24 horas 2 dias 24 horas 5 dias Fornecedor (Análise) 24 horas 5 dias Fornecedor (Assinaturas) 48 horas 15 dias Compras 24 horas 2 dias Total 7 dias 31 dias