Como ser um fornecedor da SAE: cadastramento

Transcrição

1 Guia Rápido Como ser um fornecedor da SAE: cadastramento Rapidez, celeridade e segurança empresarial em contratações

2 Para começar... Este guia foi elaborado como orientação de cadastramento de fornecedor na Santo Antônio Energia (SAE) e destina-se a empresas prestadoras de serviço diversos, fornecedoras de materiais e autônomos. Nosso objetivo é conferir transparência, organização e eficiência ao processo de cadastramento, facilitando-o tanto para a SAE como para os fornecedores. Leve em conta que a inserção do fornecedor no cadastro da SAE somente ocorre após a finalização dos quatro passos abaixo: 1. Análise técnica e administrativa da documentação exigida para o pré-cadastro. 2. Avaliação das condições gerais do fornecedor, inclusive com a possibilidade de visita técnica a ser agendada com antecedência de até 24 horas. 3. Definição do segmento de atuação do fornecedor, visando o devido cadastramento nas áreas de interesse, de modo a viabilizar a sua participação em processos de consultas de preços futuros. 4. Classificação do fornecedor segundo implicações e impactos que poderão ocorrer em seus processos de negócio. Caso tenha dúvidas a respeito deste material, por favor, escreva para [email protected]. Boa leitura e sucesso! 2

3 Expectativas da SAE A SAE é uma concessionária de uso de bem público para geração de energia elétrica, que nasceu do desafio de se instalar uma das maiores hidrelétricas do país na Amazônia Legal, aproveitando ao máximo o potencial hídrico do rio Madeira e respeitando as populações locais e o meio ambiente. Sua sede localiza-se em São Paulo, SP, e a hidrelétrica situa-se em Porto Velho, RO. Dependendo da natureza da contratação, os fornecedores relacionam-se com colaboradores da SAE em ambos os endereços. A SAE tem oito valores básicos que orientam o dia a dia da empresa, inclusive a relação com fornecedores. É importante que o potencial fornecedor os conheça, a fim de refletir sobre sua aderência a eles: 1. Sustentabilidade: nada tem razão de ser, se houver prejuízo a algo já existente. 2. Responsabilidade individual: acima dos códigos está o afeto social, a responsabilidade de cada um pelo outro e pelo meio. 3. Inovação: o que não anda, cai. O que não se inventa, envelhece; 4. Preservação: o passado se descobre, se mantém e se transmite ao futuro. 5. Amizade: em uma sociedade de rede, a amizade é o afeto primordial; 6. Eficiência: é o fazer mais, com menos. 7. Inspiração: inspirar a formação de novos profissionais, novos sonhos, novos empreendimentos. 8. Transparência: o que não pode ser dito, não vale a pena ser feito. 3

4 Expectativas da SAE Não menos importante é que se saiba, desde já, que a SAE se compromete a garantir o atendimento, pelos fornecedores, das seguintes políticas que nortearão nossas ações e relações, caso venhamos a fechar algum acordo de prestação de serviços ou fornecimento de materiais: 1. Política de Suprimentos: atender as necessidades, aumentar a eficiência, a competitividade e agregar valor à Santo Antônio Energia S/A através da integração da logística de suprimento com preço, qualidade e prazo, visando o fortalecimento de seu poder de compra, a redução de custos de aquisição e a administração de bens e serviços. 2. Política da Qualidade: promover a melhoria contínua da qualidade dos produtos e serviços para a permanente satisfação dos clientes, acionistas, colaboradores e parceiros. 3. Política Integrada de Saúde, Segurança, Meio Ambiente e Responsabilidade Social: fazer a gestão sistemática dos riscos relacionados aos impactos socioambientais e às oportunidades de desenvolvimento sustentável, em conformidade com os requisitos legais aplicáveis às atividades reconhecendo o ser humano e o meio ambiente como valores essenciais dentro da organização. Nenhuma situação de emergência ou meta de produção pode comprometer a saúde e a segurança das pessoas e acarretar danos irreparáveis ao meio ambiente. 4. Política de Responsabilidade Corporativa: considerar permanentemente a responsabilidade e a sustentabilidade social nos processos de gestão dos negócios da SAE, através do gerenciamento dos impactos das ações da empresa nos campos econômico, social e ambiental, em sintonia com a legislação pertinente, os legítimos interesses da sociedade e os padrões de sustentabilidade estabelecidos pelos Princípios do Equador. 4

5 Expectativas da SAE A SAE ainda espera de seus fornecedores, conforme a natureza de sua atividade: Analisem criteriosamente as especificações do processo de compras e contratações. Atendam as especificações de entrega e prazos definidos. Forneçam informações imediatas na confirmação do pedido sobre quaisquer mudanças. Forneçam toda a documentação solicitada. Forneçam dados estatísticos, quando solicitados. Apresentem informações solicitadas nos prazos acordados. Sejam flexíveis em casos de mudanças nas quantidades dos pedidos e nas datas de entrega. Cumpram os preços, qualidade e prazos acordados. Realizem todos os procedimentos de faturamento corretamente. Prestem esclarecimentos durante todo processo de compra. Iniciem a execução do objeto contratual somente a partir de autorização formal da Gerência de Contratações ou com o recebimento da via do contrato devidamente chancelado pela área jurídica e assinado por dois representantes legais da SAE. 5

6 O pré-cadastro O pré-cadastro consiste no envio, pela empresa que deseja fazer negócios com a SAE, dos documentos solicitados para análise por parte da gerência de contratações. Essa etapa objetiva avaliar a capacidade dos potenciais fornecedores de cumprir exigências jurídicas, fiscais, trabalhistas e técnicas. Todos os candidatos a fornecedor deverão preencher a ficha cadastral de pessoa jurídica. Empresas que pretendem prestar serviços ou fornecer materiais estimados deverão entregar o cadastro correspondente à classificação que segue: fornecedores de serviços ou materiais com valores acima de R$ 70 mil; fornecedores de serviços ou materiais estimados acima de R$ 5 mil e até R$ 70 mil; fornecedores de compras de pequeno valor, estimados em até R$ 5 mil; empresas estrangeiras; organizações sem fins lucrativos. Os documentos solicitados podem ser enviados à Gerência de Contratações ([email protected]) a qualquer tempo e deverão se referir à sede da empresa e ser atualizados, pelos fornecedores, anualmente ou segundo a data de expiração dos documentos. A SAE se reserva o direito de aplicar penalidades de suspensão ou exclusão de fornecedores de seu cadastro, caso não seja demonstrado interesse em sua renovação, pela falta de atualização dos documentos exigidos. Os fornecedores cadastrados responderão, ainda, na forma da Lei, pela falta de veracidade dos documentos apresentados à SAE. Fornecedores de serviços de treinamento, independentemente do valor contratado, deverão entrar em contato diretamente com a Gerência de Contratações: [email protected] ou (11)

7 Serviços e materiais acima de R$ 70 mil Documentação necessária ao pré-cadastro de empresas fornecedoras de serviços ou materiais com valor estimado maior que R$ 70 mil: a) ANÁLISE DE CAPACIDADE JURÍDICA 1. Ato constitutivo, estatuto ou contrato social e suas alterações, registrados na Junta Comercial 2. Ata de eleição da diretoria, se aplicável 3. Alvarás de licença e funcionamento 4. Cartão de Inscrição Estadual, quando aplicável 5. Carteira de identidade e do cartão do Cadastro de Pessoa Física (CPF) do representante legal da contratada, bem como endereço, nacionalidade, profissão cópias 6. Comprovantes de Inscrições Municipais, junto às Prefeituras da sede e filiais 7. Procuração para os representantes não incluídos no contrato social 7

8 Serviços e materiais acima de R$ 70 mil b) ANÁLISE DE CAPACIDADE TÉCNICA 1. Atestados de capacidade técnica referente a obras e/ou serviços executados (se aplicável) 2. Registro ou inscrição do interessado na entidade profissional competente (ex.: CREA, CRA, CRC, CRM, etc.), se for o caso, comprovando a aptidão para atividades que se pretenda desempenhar 8

9 Serviços e materiais acima de R$ 70 mil c) ANÁLISE DE REGULARIDADE FISCAL E TRABALHISTA 1. Cartão de inscrição no CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) 2. Certidão Negativa de Débito Municipal 3. Certidão Negativa de Débito Estadual 4. Certidão Negativa de Débito do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço FGTS 5. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) 6. Certidão Negativa da Dívida Ativa da União e Tributos Federais 7. Certidões Negativas de Débitos de Cartórios 8. Declaração de optante pelo SIMPLES, quando aplicável 9

10 Serviços e materiais acima de R$ 70 mil d) QUALIFICAÇÃO ECONÔMICO-FINANCEIRA 1. Balanço Patrimonial do ano civil anterior ao de assinatura do Contrato de Prestação de Serviços e/ou Balanço de Abertura para empresa recém-constituída 2. Certidão Negativa de Falências, Concordatas e de Execução Judicial e) OUTROS DOCUMENTOS 1. Declaração de ciência do código de conduta SAE 2. Declaração de pessoa politicamente exposta 3. Declaração da empresa e do contador que o contratado mantém sua contabilidade atualizada e em ordem 4. Ficha cadastral de pessoa jurídica 10

11 Serviços e materiais acima de R$ 7 mil e até R$ 70 mil Documentação necessária ao pré-cadastro de empresas fornecedoras de serviços ou materiais com valor estimado maior que R$ 7 mil e até R$ 70 mil: a) ANÁLISE DE CAPACIDADE JURÍDICA 1. Ato constitutivo, estatuto ou contrato social e suas alterações, registrados na Junta Comercial 2. Ata de eleição da diretoria, se aplicável 3. Cartão de Inscrição Estadual, quando aplicável 4. Carteira de identidade e do cartão do Cadastro de Pessoa Física (CPF) do representante legal da contratada, bem como endereço, nacionalidade, profissão cópias 5. Comprovantes de Inscrições Municipais, junto às Prefeituras da sede e filiais 6. Procuração para os representantes não incluídos no contrato social 11

12 Serviços e materiais acima de R$ 7 mil e até R$ 70 mil b) ANÁLISE DE CAPACIDADE TÉCNICA 1. Atestados de capacidade técnica referente a obras e/ou serviços executados (se aplicável) 2. Registro ou inscrição do interessado na entidade profissional competente (ex.: CREA, CRA, CRC, CRM, etc.), se for o caso, comprovando a aptidão para atividades que se pretenda desempenhar 12

13 Serviços e materiais acima de R$ 7 mil e até R$ 70 mil c) ANÁLISE DE REGULARIDADE FISCAL E TRABALHISTA 1. Cartão de inscrição no CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) 2. Certidão Negativa de Débito Municipal 3. Certidão Negativa de Débito Estadual 4. Certidão Negativa de Débito do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço FGTS 5. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) 6. Certidão Negativa da Dívida Ativa da União e Tributos Federais 7. Declaração de optante pelo SIMPLES, quando aplicável 13

14 Serviços e materiais acima de R$ 7 mil e até R$ 70 mil d) QUALIFICAÇÃO ECONÔMICO-FINANCEIRA Certidão Negativa de Falências, Concordatas e de Execução Judicial e) OUTROS DOCUMENTOS 1. Declaração de ciência do código de conduta SAE (clique para ver modelo) 2. Declaração de pessoa politicamente exposta (clique para ver modelo) 3. Declaração da empresa e do contador que o contratado mantém sua contabilidade atualizada e em ordem (clique para ver modelo) 4. Ficha cadastral de pessoa jurídica (clique para baixar formulário) 14

15 Compras de até R$ 7 mil Documentação necessária ao pré-cadastro de empresas mais voltadas ao mercado local e fornecedoras de pequenas compras, isto é, com valor de até R$ 7 mil: a) ANÁLISE DE CAPACIDADE JURÍDICA 1. Ato constitutivo, estatuto ou contrato social e suas alterações, registrados na Junta Comercial 2. Cartão de Inscrição Estadual, quando aplicável 3. Comprovantes de Inscrições Municipais, junto às Prefeituras da sede e filiais b) ANÁLISE DE REGULARIDADE FISCAL E TRABALHISTA 1. Cartão de inscrição no CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) 2. Declaração de optante pelo SIMPLES, quando aplicável (clique para ver modelo) c) OUTROS DOCUMENTOS 1. Declaração de Ciência do Código de Conduta SAE (clique para ver modelo) 2. Declaração de pessoa politicamente exposta (clique para ver modelo) 3. Ficha Cadastral com todos os campos preenchidos (clique para ver modelo) 15

16 Organizações sem fins lucrativos Documentação necessária ao pré-cadastro: a) ANÁLISE DE CAPACIDADE JURÍDICA 1. Ato constitutivo, estatuto ou contrato social e suas alterações, registrados na Junta Comercial Ata de eleição da diretoria 2. Cartão de Inscrição Estadual, quando aplicável 3. Comprovantes de Inscrições Municipais, junto às Prefeituras da sede e filiais b) ANÁLISE DE REGULARIDADE FISCAL E TRABALHISTA 1. Cartão de inscrição no CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) 2. Declaração de optante pelo SIMPLES, quando aplicável c) OUTROS DOCUMENTOS 1. Declaração de Ciência do Código de Conduta SAE 2. Declaração de pessoa politicamente exposta 3. Ficha Cadastral com todos os campos preenchidos 16

17 Foreign companies Documentação necessária ao pré-cadastro de empresas estrangeiras / Documents required for foreign companies 1. Evidence of the legal status of the company 2. Balance sheets and financial statements of the last fiscal year, as evidence of the good financial stability of the bidding company 17