PROCEDIMENTO PARA CELEBRAÇÃO DE CONVÊNIO

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1 PROCEDIMENTO PARA CELEBRAÇÃO DE CONVÊNIO 1. Abertura de processo pelo COORDENADOR DO PROJETO, sendo juntados os seguintes documentos: 1.1. Ofício de encaminhamento do projeto, assinado por seu COORDENADOR, justificando a necessidade da realização do mesmo e de execução de Convênio com a FUNDAÇÃO DE APOIO, endereçado ao GESTOR DE CONVÊNIOS da UFJF; 1.2. Projeto, devidamente assinado por seu COORDENADOR; 1.3. Aprovação da realização do projeto pelos COLEGIADOS COMPETENTES da unidade acadêmica interessada; 2. GESTOR DE CONVÊNIOS analisa a pertinência da execução do projeto e da realização de convênio Se seu parecer for negativo quanto à execução (do projeto ou do convênio) ou entender que deva haver correções no projeto, devolve o processo ao COORDENADOR DO PROJETO para ciência e tomada de providências Caso, entretanto, seu parecer seja favorável, encaminha o processo para a COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS com o devido despacho de autorização, excepcionando a exigência do chamamento público, nos termos do art. 4º, 2º, III, do Decreto 6.170/2007. A execução do convênio estará condicionada à viabilidade financeira da concedente. 3. COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS encaminha o processo à PRÓ-REITORIA pertinente, para que esta junte ao mesmo declaração acerca do cadastro e aprovação do projeto, conforme disposto no art. 6º, 2º, Dec. 7423/2010 e 1º, do art. 7º da Resolução CONSU 03/2013, de 08/07/ No caso do projeto não estar cadastrado e aprovado, a PRÓ-REITORIA devolve o processo à COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS que cientifica o COORDENADOR DO PROJETO para a tomada de providências. Caso o projeto já esteja aprovado e cadastrado, junta cópia da aprovação feita pelo Conselho Setorial da PRÓ-REITORIA e devolve o processo à COORDENAÇÃO DE 4. COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS encaminha ofício à diretoria da FUNDAÇÃO DE APOIO, indagando acerca do interesse e da capacidade técnico operacional para execução do projeto Em caso de resposta negativa, a COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS devolve o processo ao COORDENADOR DO PROJETO para ciência e tomada de providências. 1

2 4.2. Em caso de resposta positiva, a FUNDAÇÃO DE APOIO envia à COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS os seguintes documentos para serem juntados ao processo: Ofício informando que há interesse da FUNDAÇÃO DE APOIO em executar o projeto; Comprovação de capacidade técnico operacional para execução do projeto; Comprovação de seu Credenciamento como Fundação de Apoio, nos termos do art. 1º do Decreto 7.423/ COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS encaminha processo à COORDENAÇÃO DE EXECUÇÃO E SUPORTE FINANCEIRO para análise da viabilidade financeira e indicação Programa (descrição do programa constante no Plano Plurianual vigente), Ação Orçamentária (código da ação constante no PPA), e dotação orçamentária, para abertura do Programa A COORDENAÇÃO DE EXECUÇÃO E SUPORTE FINANCEIRO realiza e registra no processo sua análise e retorna o processo à COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS com as informações solicitadas. 6. A COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS encaminha o processo ao GESTOR DE 6.1. Caso a análise da viabilidade financeira seja desfavorável, o GESTOR DE CONVÊNIOS pode rever sua autorização. Se não mais autorizar a celebração do convênio, retorna o processo à COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS, para que esta informe ao COORDENADOR DO PROJETO e à FUNDAÇÃO DE APOIO Caso o parecer seja favorável, o GESTOR DE CONVÊNIOS lança o Programa no SICONV e retorna o processo para a COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS para prosseguimento dos trâmites de celebração. 7. COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS comunica à FUNDAÇÃO DE APOIO acerca da disponibilização do Programa no SICONV. 8. FUNDAÇÃO DE APOIO encaminha Proposta/Plano de Trabalho, devidamente analisada e aprovada pelo COORDENADOR DO PROJETO, quanto à viabilidade e adequação aos objetivos do programa e à qualificação técnica e capacidade operacional para gestão do instrumento pela FUNDAÇÃO DE APOIO Deve a Proposta/Plano de Trabalho atender a todos os requisitos legais exigidos pela legislação pertinente, devendo ser observados os itens e observações descritas no check list de Plano de Trabalho/Termo de Referência, elaborado pela COORDENAÇÃO DE 8.2. A Proposta/Plano de Trabalho deverá ser inserida no SICONV No caso de não haver a indicação de pelo menos 2/3 de pessoas vinculadas à instituição apoiada na execução do objeto, devem ser juntadas ao processo 2

3 justificativa elaborado pela FUNDAÇÃO DE APOIO e aprovação do órgão colegiado superior (CONSU) para a realização do projeto. 9. A COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS, após juntar a Proposta/Plano de Trabalho ao processo, encaminha-o à PRÓ-REITORIA Pertinente para Parecer Técnico conclusivo, segundo suas competências, quanto ao atendimento das exigências formais e legais Caso o Parecer Técnico não seja favorável ou seja recomendada alguma adequação, a COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS comunica a FUNDAÇÃO DE APOIO acerca do parecer para a tomada de providências Caso o Parecer Técnico seja favorável à celebração do ajuste, a COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS encaminha o processo ao GESTOR DE CONVÊNIOS para aprovação da Proposta/Plano de Trabalho no SICONV O Parecer Técnico deverá ser inserido no SICONV 10. GESTOR DE CONVÊNIOS aprova a Proposta/Plano de Trabalho, gera o n. do pré- Convênio no SICONV e retorna o processo à COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS que, após juntar extrato do Plano de Trabalho aprovado no SICONV ao processo o encaminha à COORDENAÇÃO DE EXECUÇÃO E SUPORTE FINANCEIRO para emissão do Pré-Empenho, geração de UGTV e solicitação de abertura de conta bancária. 11. COORDENAÇÃO DE EXECUÇÃO E SUPORTE FINANCEIRO, após gerar a UGTV no sistema, elabora o pré-empenho, no valor total a ser transferido no exercício, solicita a abertura da conta bancária e retorna o processo à COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS com os devidos comprovantes dessas atividades No caso de convênio com vigência plurianual, a COORDENAÇÃO DE EXECUÇÃO E SUPORTE FINANCEIRO deve juntar ao processo a comprovação do registro no SIAFI, em conta contábil específica, dos valores programados para cada exercício subsequente. 12. A FUNDAÇÃO DE APOIO encaminha Termo de Referência elaborado em consonância com o Plano de Trabalho aprovado, devidamente analisado e aprovado pelo COORDENADOR DO PROJETO, atendendo a todos os requisitos legais exigidos pela legislação pertinente, devendo ser observados os itens e observações descritas no check list de Plano de Trabalho/Termo de Referência, elaborado pela COORDENAÇÃO DE A FUNDAÇÃO DE APOIO também insere o Termo de Referência na aba apropriada no SICONV A COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS junta ao processo o extrato do Termo de Referência inserido no SICONV Pode a FUNDAÇÃO DE APOIO, mediante justificativa, solicitar ao GESTOR DE CONVÊNIOS a apresentação do Termo de Referência após a celebração, porém antes da execução do primeiro repasse. 3

4 Caso seja feita tal solicitação, a COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS encaminha o processo ao GESTOR DE CONVÊNIOS para análise e manifestação No caso de não aprovação pelo GESTOR DE CONVÊNIOS da apresentação após a celebração, a COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS dá ciência à FUNDAÇÃO DE APOIO para a apresentação do Termo de Referência Sendo, entretanto, favorável o parecer do GESTOR DE CONVÊNIOS, a COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS, dará ciência à FUNDAÇÃO DE APOIO acerca da decisão, informando que o Termo de Referência deve ser encaminhado antes da realização do primeiro repasse. 13. COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS elabora Minuta do Instrumento de Convênio, atendendo a todos os requisitos legais exigidos pela legislação pertinente, observando o Check List de Minuta de Convênio elaborado e encaminha o processo à PROCURADORIA FEDERAL JUNTO À UFJF para Parecer Jurídico quanto ao atendimento dos requisitos legais e exigências formais para a formalização do convênio. 14. PROCURADORIA FEDERAL JUNTO À UFJF emite Parecer Jurídico O Parecer Jurídico deve ser inserido no SICONV Caso o mesmo não seja favorável ao prosseguimento da celebração, a COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS encaminha o processo ao GESTOR DE CONVÊNIOS para análise e manifestação Caso seja favorável o parecer jurídico, a COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS encaminha o Instrumento de Convênio para assinatura do representante da FUNDAÇÃO DE APOIO e do magnífico REITOR da UFJF. 15. Após assinado o Instrumento de Convênio, a COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS envia uma via para a FUNDAÇÃO DE APOIO, uma via para o COORDENADOR DO PROJETO e junta a terceira via ao processo, que é, então, encaminhado ao GESTOR DE CONVÊNIOS para formalização da celebração do Convênio no SICONV. 16. GESTOR DE CONVÊNIOS formaliza a assinatura do convênio no SICONV e retorna o processo à COORDENAÇÃO DE 17. COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS envia o convênio para publicação no DOU, via SICONV e junta ao processo o Extrato do Instrumento de Convênio retirado do SICONV e o Extrato da Publicação. 18. Publicado o extrato do instrumento, a COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS envia, via SICONV, os dados do convênio para o SIAFI e junta a comprovação ao processo. 19. A COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS disponibiliza, por meio de sua página na web, o Extrato do Convênio e comunica a FUNDAÇÃO DE APOIO sobre a celebração e a necessidade de disponibilização, por meio de seu site, do extrato do convênio, contendo, 4

5 pelo ao menos, objeto, a finalidade, os valores e as datas de liberação e detalhamento da aplicação dos recursos, bem como contratações realizadas para a execução do objeto. 20. A COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS comunica, através de ofício com extrato do convênio retirado do SICONV, a Câmara de Vereadores sobre a celebração do convênio e junta comprovação da comunicação ao processo. 21. O GESTOR DE CONVÊNIOS nomeia FISCAL ou COMISSÃO DE FISCALIZAÇÃO, por meio de portaria, registra tal nomeação no SICONV e encaminha uma via à COORDENAÇÃO DE A COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS junta ao processo cópia da portaria de nomeação do FISCAL ou COMISSÃO DE FISCALIZAÇÃO e de seu registro no SICONV. 22. Caso seja necessária OBTV convenente, a FUNDAÇÃO DE APOIO deve fazer solicitação formal da sua necessidade ao magnífico REITOR da UFJF, encaminhando a solicitação aos cuidados da COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS, informando o valor limite de OBTV CONVENENTE necessário, devidamente justificado A COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS encaminha o processo com a solicitação ao GABINETE DO REITOR para emissão de portaria autorizativa da realização de OBTV convenente, estipulando seu limite Retornando o processo à COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS, esta insere a portaria no SICONV e junta seu registro ao processo. 23. A FUNDAÇÃO DE APOIO solicita Pedido de Repasse, conforme cronograma de desembolso aprovado Caso a FUNDAÇÃO DE APOIO não tenha ainda apresentado o Termo de Referência devidamente aprovado, deverá fazê-lo juntamente com o devido registro do mesmo no SICONV A COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS solicita manifestação do FISCAL ou COMISSÃO DE FISCALIZAÇÃO no processo sobre a regularidade da execução do convênio e o encaminha para o GESTOR DE Caso o GESTOR DE CONVÊNIOS autorize a realização do repasse, a COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS junta ao processo as seguintes certidões relativas à FUNDAÇÃO DE APOIO: SICAF, CONTRANSF, CNDT e CADIN. Caso a FUNDAÇÃO DE APOIO esteja inadimplente ou com alguma certidão negativa, a COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS a cientificará da impossibilidade do repasse Se a FUNDAÇÃO DE APOIO estiver adimplente em todas as certidões a COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS encaminha o processo à COORDENAÇÃO DE EXECUÇÃO E SUPORTE FINANCEIRO para realização do repasse. 5

6 24. COORDENAÇÃO DE EXECUÇÃO E SUPORTE FINANCEIRO realiza o repasse e junta comprovantes ao processo e retorna o mesmo à COORDENAÇÃO DE 6