2ª Reunião do Contabilidade Atendimento à Auditoria 09/09/2015
Empresas Participantes
Agenda 1. Atendimento à Auditoria Externa 2. Controle de Entregáveis 3. Cronograma de Atendimento 4. Sistema de Controle 5. Controle interno 6. Escala de Ganho de Tempo 7. Número de Empresas Auditadas 8. Profissionais Envolvidos 9. Contatos
Atendimento à Auditoria Externa Em 88% das empresas respondentes, os CSCs são responsáveis por realizar o atendimento à auditoria externa para as empresas do grupo. Apenas a Roche não possui seu CSC responsável por realizar o atendimento à auditoria externa para as empresas do grupo. São elas: Ambev, CCR, CPFL, Johnson & Johnson, Randon, Solvay e Solví. Não 13% Sim 88% Gráfico 1 - O CSC de sua empresa é o responsável por realizar o atendimento à auditoria externa para as empresas do grupo? Todas as empresas respondentes indicaram ser, financeiramente, compensatório o atendimento da auditoria externa no CSC, se comparado ao atendimento feito individualmente em cada empresa do grupo.
Controle de Entregáveis Todas as empresas responsáveis por realizar o atendimento à auditoria externa possuem um responsável pelo controle de entregáveis da lista de solicitação. Em caso positivo, como é feito esse controle? a) Os auditores elaboram e disponibilizam o pedido de análises para apreciação / revisão pelo CSC / Controladoria; b) O CSC revisa o conteúdo / natureza dos itens solicitados (criticando, se aplicável), bem como os contatos responsáveis por cada informação requisitada, já previamente definidos e carregados do histórico das últimas auditorias; c) A Controladoria valida o pedido e sinaliza ao CSC que podemos dar prosseguimento ao fluxo; d) O CSC alinha junto aos responsáveis um prazo factível para o levantamento e disponibilização destas informações; e) O facilitador da contabilidade valida estas datas de entrega junto aos auditores; f) O facilitador circula a todos os envolvidos um comunicado, via e-mail, com a lista de solicitações do pedido de análises, bem como respectivos donos / áreas / data de solicitação / prazos previstos de entrega / e status dos itens requisitados. g) O facilitador realiza regularmente um acompanhamento junto aos responsáveis e gestores, via e-mail (em média 3 x na semana), com um farol que apresenta o status de entrega de cada um dos itens, por responsável; (...)
Controle de Entregáveis Todas as empresas responsáveis por realizar o atendimento à auditoria externa possuem um responsável pelo controle de entregáveis da lista de solicitação. Em caso positivo, como é feito esse controle? h) Cada responsável prepara as informações solicitadas e as disponibiliza ao facilitador, que irá atualizar seu status de entrega no pedido e salvar as informações em um share point (nuvem), o qual os auditores possuem acesso para consulta / donwload. Isto se faz necessário, visto que os auditores não possuem livre acesso às estações de trabalho dos nossos funcionários, garantindo assim que o fluxo de trabalho destes não seja conflitado pelo atendimento aos auditores e, principalmente, que as informações possam ser previamente verificadas e seu formato validado antes da entrega; i) Caso seja necessário o contato dos auditores diretamente com os responsáveis das informações, damos preferência para que este contato ocorra via telefone ou e-mail, sendo que o facilitador também pode intermediar eventuais esclarecimentos e/ou alinhamentos que se façam necessários. Em períodos de auditoria, diariamente efetuamos um controle entre as solicitações e os atendimentos, desta forma, podemos assegurar que as informações solicitadas estão sendo entregues e atendidas.
Controle de Entregáveis Todas as empresas responsáveis por realizar o atendimento à auditoria externa possuem um responsável pelo controle de entregáveis da lista de solicitação. Em caso positivo, como é feito esse controle? O controle é realizado em planilha de Excel - controle manual. Através de planilhas de Excel, onde controlamos para quem foi demandado e o prazo. Temos um software onde os auditores colocam as perguntas, e todo o dia tem feito um follow up das respostas. O compromisso com os auditores e que dentro das 24hs toda pergunta tem que ser respondida. Nós temos uma célula na contabilidade só para atender auditoria e fazer as Demonstrações Financeiras. Eles fazem todos os pedidos dos documentos via chamado no sistema de Service Desk, e nós devolvemos via Service Desk (Qualitor).
Cronograma de Atendimento Todas empresas responsáveis por realizar o atendimento à auditoria externa possuem um cronograma de atendimento de todas as etapas de auditoria, incluindo inventários físicos dos estoques. Em caso positivo, esse cronograma é respeitado durante todas as etapas? Não 14% Sim 86% Gráfico 2 - Em caso positivo, esse cronograma é respeitado durante todas as etapas?
Sistema de Controle 29% das empresas respondentes possui um sistema que controla os entregáveis e que dispara as solicitações. Sim 29% Em caso positivo, qual? Não 71% Gráfico 3 - Existe algum sistema que controla os entregáveis e que dispare as solicitações? Como falei antes temos um acordo com os auditores onde eles tem que colocar as perguntas num software especifico, nos temos que responder em 24hs. Além disso antes de cada processo de auditoria os auditores tem que enviar uma lista, llamada PBC (Prepared by customers, preparado pelo cliente) onde se solicitam os dados necessários que os auditores requerem para iniciar o trabalho e a data que tem que estar disponível para eles. Só controla ao solicitação da Auditoria e a devolução dos documentos. Internamente, controlamos manualmente.
Controle Interno Como funcionam as entrevistas com a auditoria externa para fins de controles internos? Os procedimentos de validação de controle são realizados pela Auditoria Externa e pela equipe de controles internos de forma independente com os responsáveis pela execução dos controles. Todo o entendimento é formalizado nas etapas de Teste de Efetividade de Desenho e de teste de Efetividade operacional. Recebemos da auditoria uma relação dos assuntos a serem abordados e, alinhamos com os responsáveis os horários para atendimento e o escopo da entrevista. O objetivo é centralizar as solicitações e ter um controle de quem está sendo abordado pela auditoria. Normalmente, o gestor da área é o responsável pelo atendimento. A maioria das entrevistas são realizadas no corporativo referente a controles internos. Quando há necessidade de interação com o CSC, o atendimento é realizado por telefone. A documentação é enviada por e-mail. A auditoria solicita entrevistas presencias nas diversas áreas da empresa e realiza checagem dos materiais de controles internos. Nós intermediamos todo o trabalho com as empresas do grupo e controlamos o cronograma. Basicamente temos muito poucas entrevistas, e quando e necessária. Centralmente no grupo existe um Comitê de Auditoria que se junta para ver o resultado da mesma globalmente. Localmente temos reuniões diárias para fazer follow up de como vai o processo.
Controle Interno 83% das empresas respondentes discutem de forma tempestiva com a administração as deficiências de controles internos. São elas: Ambev, CCR, CPFL, Johnson & Johnson e Solví. Não 17% Gráfico 4 - As deficiências de controles internos são discutidas de forma tempestiva com a administração? Somente a empresa Randon não discute as deficiências de controles internos. Sim 83%
Escala de Ganho de Tempo 29% das empresas respondentes possuem uma escala de ganho de tempo sendo o CSC responsável pelo atendimento da auditoria. São elas: CCR e Solví. Sim 29% Não 71% Em caso positivo, como funciona? Gráfico 5 - Existe uma escala de ganho de tempo sendo o CSC responsável pelo atendimento da auditoria? No CSC, os assuntos são tratados de forma centralizada. Os gestores são profundos conhecedores dos assuntos e podem atender a auditoria de forma precisa e coerente, abordando eventuais exceções de cada unidade de negócio. Essas exceções sempre são tratadas com algum responsável do CSC e, caso a unidade de negócio deva ser envolvida, são prontamente contatados pelos gestores do CSC. Atendemos 16 empresas auditadas pela KPMG. A equipe da auditoria é a mesma, existe padrão de relatórios, e padrão dos trabalhos.
Número de Empresas Auditadas Em média, o CSC auxilia a auditoria de 17 empresas. A empresa CCR apresenta o maior número de 27 empresas. E a Randon apresenta o menor número, equivalente a 7 empresas. 27 19 16 14 7 CCR CPFL Solví Ambev Randon Gráfico 6 - Quantas empresas são auditadas com o auxílio do CSC? Todas as do grupo, mas basicamente existem vários níveis de empresas e as mesmas são auditadas em diferentes períodos.
Profissionais Envolvidos Em média, a quantidade de empresas envolvidas diretamente no processo é de 7 pessoas. 10 9 5 5 4 Ambev Randon CPFL Solví CCR Gráfico 7 - Quantas pessoas estão envolvidas diretamente no processo? Na estrutura de Controles Internos (planejamento / validação / revisão) estão envolvidas 10 pessoas. Para atendimento direto com Auditoria, o atendimento é realizado por ponto focal (5 pessoas). Quando há algum assunto específico, pode haver interação com outras pessoas que executam atividade como conciliação, apuração de impostos ou fechamento contábil de alguma empresa específica. Não é possível falar com certeza porque depende do momento, tipo de auditoria (anual, semestral, intermedia, etc.). 1 Coordenador, 1 analista sênior, 2 plenos e 1 assistente.
Profissionais Envolvidos Em média, a quantidade de empresas envolvidas indiretamente no processo é de 42 pessoas. 50 42 35 CCR CPFL Randon Gráfico 8 - Quantas pessoas estão envolvidas indiretamente no processo? Todos os donos de controles estão envolvidos nos processos de validação de controles. Os validadores e revisores se restringem às 10 pessoas listadas acima. Não é possível falar com certeza porque depende do momento, tipo de auditoria (anual, semestral, intermedia, etc.). A equipe citada no item 14, a gerencia contábil, as 65 empresas do grupo e a auditoria de Riscos da Holding.
Contatos Empresa Respondente E-mail Ambev Helton Cardoso Fernandes 99789215@ambev.com.br CCR Daniel Barauna daniel.barauna@grupoccr.com.br CPFL Aelma aelma@cpfl.com.br Johnson & Johnson Adriana Costa acosta33@its.jnj.com Randon Ana Paula Morsch ana.morsch@randon.com.br Roche Ricardo Brasileiro ricardo.brasileiro@roche.com Solvay Pablo de la Pena pablo.delapena@solvay.com Solví Marcos Gondaline mgondaline@solvi.com
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