3ª Reunião do Subgrupo de Req to Pay Pagamentos
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- Agustina Garrido Lagos
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1 3ª Reunião do Subgrupo de Req to Pay Pagamentos TOTVS S/A 26/08/2014
2 Agenda 1. Alocação de pessoas e volumetria 2. Grau de terceirização 3. Aprovações e Datas 4. Sistemas utilizados 5. Principais desafios 6. Outros
3 Alocação de pessoas e volumetria Equipe Participante Cargo Tempo Casa Formação Carreira Patricia Regina Coordenadora 16 anos Gestão Financeira- Espanhol Intermediário 3 anos Adriana Maria Analista I 4 anos Gestão em RH, e cursando Administração de Empresas Gisele Manfrim Analista I 4 anos Administração de Empresas e cursando MBA Gestão de Negócios Patricia Rosa Assistente Financeiro 7 anos Administração de empresas. Espanhol Intermediário 3 anos Ligia Paula Assistente Financeiro 4 anos Administração de empresas (incompleto). Inglês Intermediário 7 anos Erika Costa Assistente Financeiro 2 anos e 4 meses Cursando Administração de empresas. Inglês Intermediário 3 anos Bianca Rossi Assistente Financeiro 2 anos e 4 meses Cursando Administração de empresas. Inglês avançado 6 anos Cobrança, conciliação bancária e Contas a Pagar Ouvidoria e Contas a Pagar Contas a Pagar Ouvidoria e Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a pagar Flavia de Jesus Assistente Financeiro 1 ano Cursando Gestão Financeira Contas a pagar Mayara Assistente Financeiro 3 meses Técnico Jurídico Arquivo contas a pagar
4 O processo é dividido em duas frentes de trabalho: Frente 1: Recebimento e validação de documentos a pagar Recebimento dos insumos a pagar Protocola o recebimento Conferência e Validação dos documentos a pagar Arquiva no Follow-Up de pagamento Após o pagamento, emite os comprovantes 2 participantes Frente 2: Processamento dos pagamentos Retira follow up com 48 horas e separa por tipo de pagamento Fecha o borderô de pagamento Envia os arquivos de Sispag Libera o Fluxo de Caixa Eletrônico Valida o retorno do arquivo de Sispag Encaminha para Tesouraria liberar o pagamento 3 participantes
5 Grau de terceirização Execução processo e Volumetria de pagamentos Eletrônicos Todos os pagamentos são realizados de forma eletrônica através de arquivo de Sispag. Após validação dos documentos a pagar; Fechamento dos borderôs; Envio para a diretoria realizar a aprovação de forma digital; Envio dos arquivos através do iexplore sistema de segurança de arquivo para o site da instituição financeira; Recepção do Arquivo retorno; Descrição Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Volumetria Pagto Devolvidos Todo o processo é executado na TOTVS não existe terceirização.
6 Aprovações e Data O Fluxo de Caixa é gerado no Protheus e programado para que, diariamente saiam do caixa da TOTVS as devidas previsões. O prazo do Contas a Pagar para recebimento de um documento a pagar é de 72 horas. A TOTVS realiza processamento de pagamentos diariamente. Os valores a pagar são processados em borderôs com 48 horas de antecedência ao vencimento e consequentemente atualiza a rotina de fluxo de caixa eletrônica. Temos projetos para o próximo ano, realizar pagamentos 1 vez por semana. O processo de aprovação é eletrônico após o fechamento dos borderôs temos uma rotina através do sistema Maxime - Protheus que dispara um WF para os estatutários e procuradores da empresa.
7 4. Sistemas utilizados Maxime Protheus Iexplorer Site Instituição financeira (Itaú, Santander e HSBC)
8 6. Outros Projetos entregues que trouxeram ganhos para o desempenho do processo de Contas a Pagar: Antes Borderôs assinados de forma manual RDA sem travas e lançado de forma manual mais de títulos mês Atendimento aos clientes por Documentos arquivados em caixas Fluxo de caixa em Excel Dificuldade para visualização de dados bancários Fraude em arquivo TXT Depois Borderôs com assinatura digital RDA com travas e geração automática Implantação do Service Desk Implantação do FLUIG para guarda digital de documentos Implantação do Fluxo de caixa eletrônico através do Protheus Visualização de dados bancários simultaneamente Ícone através Iexplore forma segura para envio de arquivos de pagamentos Próximos projetos: Desenvolvimento do Auto Atendimento para fornecedores; Solicitação de pagamento Eletrônica;
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