IBILCE UNESP 2012 GUIA DO USUÁRIO Gerenciador de Processos Coordenação: Prof. Dr. Carlos Roberto Valêncio
IBILCE - UNESP2012 Controle do Documento Título Nome do Arquivo Autor(es) GBD Guia do Usuário GePrOC GBD Guia do Usuário GePrOC.doc Diogo Lemos Guimarães Informações Gerais Resumo de Alterações Versão Alteração Feita Responsável Data 1.0 Documento Inicial Diogo 01/03/2012 1.1 Revisão do Documento Toni 01/03/2012 GRUPO DE BANCO DE DADOS GUIA DO USUÁRIO - GEPROC 2
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IBILCE - UNESP2012 Conteúdo CONTEÚDO... 4 UTILIZANDO O SISTEMA GEPROC... 5 ACESSANDO O SISTEMA... 6 TELA INICIAL... 7 MENU... 7 CENTRO... 8 INFORMAÇÕES... 8 CADASTRAR PROCESSO... 10 DEFINIR DADOS DO PROCESSO... 10 DEFINIR PARECERISTA... 11 DEFINIR RESPONSÁVEIS... 13 CONFIRMAR... 14 ENCAMINHAR PROCESSO... 16 EFETUAR PARECER... 16 ANEXAR DOCUMENTO... 18 ENCAMINHAR PROCESSO... 18 VISUALIZAR PROCESSO... 20 GRUPO DE BANCO DE DADOS GUIA DO USUÁRIO - GEPROC 4
Utilizando o sistema GePrOC Grupo de Banco de Dados IBILCE - UNESP2012 O Gerenciador de Processos é um sistema que tem como objetivo permitir ao usuário o controle do andamento de um processo, podendo de forma simples, saber a localização, documentos anexados e pareceres vinculados a um determinado processo. Objetivo Deste Guia Este guia descreve as funcionalidades do sistema GePrOC. Suporte ao Usuário Caso o usuário necessite de suporte referente ao acesso do sistema e suas funcionalidades, deve enviar um e- mail para gbd@ibilce.unesp.br. GRUPO DE BANCO DE DADOS GUIA DO USUÁRIO - GEPROC 5
Acessando o sistema Grupo de Banco de Dados Todos os usuários precisam efetivar a entrada no sistema através da página de autenticação de usuário. Para isto, o usuário deve digitar no primeiro campo seu CPF e no campo abaixo sua senha, quando terminar o mesmo deve clicar no botão Entrar e será direcionado para a página inicial. O acesso deve ser realizado utilizando o navegador Firefox 4.0 ou superior. Figura 1: Página de Autenticação GRUPO DE BANCO DE DADOS GUIA DO USUÁRIO - GEPROC 6
Tela Inicial Grupo de Banco de Dados Exibe de forma resumida os processos que o usuário é responsável e está atribuido. A tela inicial é organizada em três áreas diferentes: Menu, Centro e Informações MENU Figura 2: Menu No canto esquerdo são exibidos os menus de acesso às funcionalidades, onde pode ser acessada a tela inicial e a tela de cadastro de um novo processo. GRUPO DE BANCO DE DADOS GUIA DO USUÁRIO - GEPROC 7
CENTRO Figura 3: Interface Centro Os processos em que o usuário está envolvido são exibidos na tela central, organizados em 4 tipos distintos, a saber: Processos pendentes: São aqueles que o usuário deve tomar alguma ação, seja efetuar um parecer ou apenas encaminhar o processo para outra pessoa responsável. Processos que estou envolvido: São aqueles que, no momento, o usuário não tem nenhuma ação pendente a ser efetuada, porém permite que o mesmo possa acompanhar o andamento do mesmo. Processos que sou responsável: Lista aqueles processos que o usuário é responsável pelo mesmo. Trâmites finalizados: Exibe todos os processos finalizados no qual o usuário é responsável. INFORMAÇÕES GRUPO DE BANCO DE DADOS GUIA DO USUÁRIO - GEPROC 8
Figura 4: Interface de Informações No canto direito é exibido um resumo dos processos, onde é exibida de forma rápida a quantidade de processos em atraso, finalizados ou em andamento. GRUPO DE BANCO DE DADOS GUIA DO USUÁRIO - GEPROC 9
Cadastrar Processo Grupo de Banco de Dados Permite ao usuário cadastrar um novo processo e definir os pareceristas, responsáveis e informações importantes sobre o processo. v ACESSO 1) Na tela inicial na área de menu clique sobre o botão Processo Um novo processo é cadastrado em 3 etapas. Primeiramente devem ser definidos os dados iniciais básicos do processo, preenchendo os campos exibidos no formulário. DICA! Os campos indicados com asterisco em vermelho são dados obrigatórios DEFINIR DADOS DO PROCESSO Figura 5: Definir dados do processo GRUPO DE BANCO DE DADOS GUIA DO USUÁRIO - GEPROC 10
Finalizada esta etapa, deve-se clicar na opção Definir parecerista. DEFINIR PARECERISTA O parecerista é responsável por efetuar um ou mais pareceres no processo. Quando um usuário é definido como parecerista, ele deverá realizar o parecer antes de encaminhá-lo ao próximo usuário. IMPORTANTE! O parecer estará disponível a todos os usuários que tem acesso ao processo. Figura 6: Definir Parecerista Na tela de seleção de pareceristas é possível escolher o desejado digitando o nome diretamente. Apenas começe a digitar o nome da pessoa que sugestões irão aparecer. GRUPO DE BANCO DE DADOS GUIA DO USUÁRIO - GEPROC 11
Figura 7: Filtro de parecerista Quando localizar a pessoa desejada, arraste a mesma para a área na esquerda. Figura 8: Seleção de parecerista GRUPO DE BANCO DE DADOS GUIA DO USUÁRIO - GEPROC 12
IMPORTANTE É possível utilizar filtros para consultas, dentre eles, campus, unidade ou departamento da pessoa, para facilitar a busca. Também é possível definir um grupo de pessoas para que todas sejam localizadas mais facilmente. Figura 9: Grupos de Pessoas Uma vez que todos os pareceristas do processo são definidos, deve-se clicar na aba Definir Responsáveis. DEFINIR RESPONSÁVEIS Os responsáveis por um processo tem o privilégio de poder editar e remover pareceristas, assim como alterar os dados do processo. GRUPO DE BANCO DE DADOS GUIA DO USUÁRIO - GEPROC 13
A seleção de um responsável é realizada da mesma maneira a seleção de pareceristas. Basta consultar as pessoas desejadas. Ao finalizar clique na tela de Confirmar. Figura 10: Definir responsável CONFIRMAR Nesta tela é exibido um resumo de todo o processo, se os dados estiverem corretos, clique em Confirmar. Caso contrário volte na aba desejada e faça a alteração necessária. GRUPO DE BANCO DE DADOS GUIA DO USUÁRIO - GEPROC 14
Figura 11: Confirmação da criação do processo GRUPO DE BANCO DE DADOS GUIA DO USUÁRIO - GEPROC 15
Encaminhar Processo Grupo de Banco de Dados Permite a um usuário encaminhar o processo para qualquer outra pessoa do sistema. v ACESSO 1) Na tela inicial, acesse a área Processos Pendentes e clique sobre o botão Encaminhar referente ao processo desejado. EFETUAR PARECER Na tela de encaminhar o processo, caso o usuário seja um parecerista ele deverá realizar o parecer clicando no botão Parecer no topo do sistema. Figura 12: Efetuar Parecer Será então exibida uma tela para que o usuário preencha o parecer e, para concluir, deve clicar em Salvar. IMPORTANTE! O parecerista pode formatar o texto de várias maneiras, e caso desejar, ainda pode digitar o texto em um editor de texto (Word) e colar o texto já formatado. GRUPO DE BANCO DE DADOS GUIA DO USUÁRIO - GEPROC 16
Figura 13: Formatação no parecer Quando finalizado, a lista de pareceres será exibida no resumo do processo. Para visualizar o mesmo clique sobre o mesmo. Figura 14: Lista de parecer GRUPO DE BANCO DE DADOS GUIA DO USUÁRIO - GEPROC 17
ANEXAR DOCUMENTO Grupo de Banco de Dados Para anexar um documento, clique no botão Anexar exibido no topo do sistema. Será então exibida a tela para selecionar o arquivo que deseja enviar. Figura 15: Enviar documento em anexo A lista de documentos enviados também será exibida no resumo do processo. ENCAMINHAR PROCESSO Para encaminhar um processo clique sobre o botão Encaminhar. Será exibida a tela para que o prazo seja escolhido para a próxima etapa e a escolha de quem vai receber o processo. Ao finalizar clique em Confirmar. GRUPO DE BANCO DE DADOS GUIA DO USUÁRIO - GEPROC 18
Figura 16: Encaminhar Processo GRUPO DE BANCO DE DADOS GUIA DO USUÁRIO - GEPROC 19
VISUALIZAR PROCESSO Grupo de Banco de Dados Caso a pessoa esteja envolvida com o processo, ela poderá acompanhar o andamento do processo sempre que desejar. Para isso, acesse a tela inicial e clique no botão Visualizar para o projeto desejado. Figura 17: Visualizar Processo GRUPO DE BANCO DE DADOS GUIA DO USUÁRIO - GEPROC 20