O que é, e para que serve o Cronograma: O cronograma é um instrumento de planejamento e controle semelhante a um diagrama em que são definidas e detalhadas minuciosamente as atividades a serem executadas durante um período estimado. Em nível gerencial, um cronograma é um artefato de controle importante para levantamento dos custos de um projeto e, a partir deste artefato, pode ser feita uma análise de viabilidade antes da aprovação final para a realização do projeto. Todo projeto é um processo único, um conjunto de informações e atividades com data de início e de término, conduzidas para atingir um objetivo com requisitos especificados. O gerenciamento dos diversos processos e fases de um projeto será feito através do Cronograma. Nele cronograma - são expressos fatores como a articulação entre as pessoas, a demanda de investimentos, os prazos, as etapas de avaliação, entre outros. Nele se faz de forma objetiva a apresentação da maior parte das atividades planejadas de todo o projeto que ainda vamos desenvolver. Poderemos desestrutura-lo por partes, dividir as partes por tarefas para cada pessoa da equipe que desenvolverá ou participará do projeto. Todas as tarefas do cronograma possuem um prazo, este prazo servirá para demarcar o início e o final de cumprimento das tarefas agendas, bem como demonstrar atrasos ou adiantamento de etapas. Tanto em um como no outro caso, determinará a reestruturação do cronograma. A mudança é um processo complexo exige reanálise de diversos aspectos, como a ambiência organizacional, envolvendo problemas estratégicos, táticos e operacionais, além de levar em consideração a cultura da empresa; não pode apenas trocar a função de um funcionário se não for analisado com cuidado se este funcionário demoraria tempo até se integrar às novas tarefas. Não é tão simples como mover uma peça de xadrez. Em termos de estrutura cada alternativa tem seus pontos fortes e fracos, que devem ser minuciosamente pesquisados para, basicamente, definir desde o inicio quais os objetivos da empresa, assim o processo da mudança pode ser positivo. Portanto, o Cronograma é uma ferramenta que serve para auxiliar no gerenciamento e controle dos projetos embora seja difícil estabelecer uma comunicação sem ruídos e seguir exatamente o planejado; ele é um documento importante que estabelece metas e prazos. Assim é possível ter uma estimativa de custos, de tempo, o propósito do cronograma é superálo, ele é uma lista de metas e regras a ser cumprido em seu prazo que deve ser feito se possível antes do prazo para não acumular tarefas.
O cronograma é a última etapa para o processo de planejamento do projeto. Como elaborar um cronograma? Sua essência é a composição de uma lista de atividades interligadas por relações de dependência (obrigatórias, arbitrárias e externas), que aplicadas sobre um calendário (datas, considerando os feriados, sábados e domingos, se não forem trabalhados) e, após a análise da disponibilidade de recursos humanos/materiais (Nivelamento de Recursos), possibilita a identificação e controle da data de realização de atividades e a sua duração (extensão do prazo). O cronograma normalmente é baseado no Gráfico de Gantt, que é uma ferramenta gráfica para visualização do trabalho ao longo do tempo. O diagrama de Gantt é um gráfico usado para ilustrar o avanço das diferentes etapas de um projeto. Os intervalos de tempo representando o início e fim de cada fase aparece como barras coloridas sobre o eixo horizontal do gráfico. Desenvolvido em 1917 pelo engenheiro mecânico Henry Gantt, esse gráfico é utilizado como uma ferramenta de controle de produção. Nele podem ser visualizadas as tarefas de cada membro de uma equipe, bem como o tempo utilizado para cumpri-la. Assim, pode-se analisar o empenho de cada membro no grupo, desde que estejam associados, à tarefa, como um recurso necessário ao desempenho dela. O grande segredo do cronograma é a identificação do Caminho Crítico, pois apenas com essa técnica o Gerente de Projetos têm a possibilidade de aplicar técnicas de controle (Fast Track, Crashing, Corrente crítica, buffers, etc.) que aumentem a probabilidade de entregar o projeto no prazo estipulado. O caminho crítico então é a sequência de atividades que devem ser concluídas nas datas programadas para que o projeto possa ser concluído dentro do prazo final. Se o prazo final for excedido, é porque no mínimo uma das atividades do caminho crítico não foi concluída na data programada. É importante entender a sequência do caminho crítico para saber onde você tem e onde você não tem flexibilidade. Por exemplo, você poderá ter uma série de atividades que foram concluídas com atraso, no entanto, o projeto como um todo ainda será concluído dentro do prazo, porque estas atividades não se encontravam no caminho crítico. Por outro lado, se o seu projeto está atrasado, e você alocar recursos adicionais em atividades que não estão no caminho crítico não fará com que o projeto termine mais cedo. Como fazer um cronograma? A forma mais simples para explicar como montar é listar o passo a passo do processo:
1. Montar a EAP; 2. Listar atividades; 3. Estimar duração das atividades; 4. Definir Recursos das atividades; 5. Definir dependências entre as atividades; 6. Definir calendário para os recursos; 7. Definir data inicial do projeto; 8. Montar cronograma em uma ferramenta de Gestão de Projetos; 9. Nivelar recursos; 10. Identificar e analisar o caminho crítico; 11. Traçar uma linha de base; 12. Iniciar o monitoramento e controle do projeto. OBS.: Talvez você esteja se perguntando o que é a EAP acima citada no 1º tópico. Vamos explicar isso detalhadamente: Em Gerência de projetos, uma Estrutura Analítica de Projetos (EAP), do Inglês, Work breakdown structure (WBS) é um processo de subdivisão das entregas e dos trabalhos a serem executados na vicência do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis. É estruturada em árvore exaustiva, hierárquica (do mais geral para o mais específico) orientada às entregas, fases de ciclo de vida ou por subprojetos (deliverables) que precisam ser feitas para completar o projeto. O objetivo de uma EAP é identificar elementos terminais (os produtos, serviços e resultados a serem feitos em um projeto). Assim, a EAP serve como base para a maior parte do planejamento. A ferramenta primária para descrever o escopo do projeto (trabalho) é a estrutura analítica do projeto (EAP). A Work Breakdown Structure é um processo bastante comum. Várias resoluções de trabalho do governo dos Estados Unidos têm como requerimento uma work breakdown structure. A EAP não é criada apenas para o gerente do projeto, mas para toda a equipe de execução do projeto, bem como para as demais partes interessadas tais como clientes e fornecedores. Ciclos de vida de projetos: O ciclo de vida é baseado na natureza do projeto, os 3 mais comuns são: A. Cascata As atividades são executadas de inicio a fim apenas uma vez.
B. Iterativo As fases do projeto se repetem iterativamente C. Iterativo incremental A cada iteração são definidos ou executados novos requisitos no projeto; Veja as figuras para entender: Figura 1 - Cronograma em Cascata Figura 2 - Cronograma Interativo
Figura 3 - Cronograma Interativo Incremental Recomendações práticas sobre uso do cronograma: A. Mesmo nos projetos mais simples, identifique o caminho crítico; B. Cronograma desatualizado não serve para nada; C. O cronograma deve ser distribuído às equipes do projeto, senão não saberão que atividade fazer na sequência; D. Atividades não devem ser maiores que 40 horas, nem menores que 4 horas; E. Use um padrão de atualização como 20-50-100, 20-50-80-10, 50-100 ou 0-100. Geralmente não é relevante encontrar o percentual exato de completude de uma atividade; F. O cronograma por si só não garante entregas no prazo, para isso dependemos das pessoas; G. Use uma ferramenta de apoio para geração e controle de cronograma, fazer no Excel geralmente não compensa o trabalho.