Sua empresa está preparada para ter uma rede social corporativa?

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ÍNDICE 1. Introdução 1.1 Empresas 2.0 1.2 Comunicação Interna 1.3 Colaborativismo? 1.4 Integração: Parceiros e Forncedores 2. Avalição: A Empresa 2.1 Necessidade e objetivos da empresa 3. Processo de Adoção 3.1 É preciso incentivar 3.2 Quem precisa estar envolvido? 3.3 Políticas de uso 4. Conclusão

1. Introdução Acompanhando o crescimento vertiginoso das redes sociais, no âmbito pessoal; daquelas específicas para networking, como o LinkedIn; e de outras dedicadas a temas específicos, surge uma nova modalidade: as redes sociais corporativas. Elas são uma nova realidade para a comunicação interna e para a integração dentro das empresas. Entre seus benefícios, é possível destacar: 1. Promovem a integração interna entre os departamentos/setores; 2. Facilitam a integração externa com fornecedores/parceiros/clientes; 3. São eficientes repositórios de informações; 4. Facilitam e incentivam a comunicação; 5. Estimulam a inovação e a colaboração entre os profissionais. Muitos dizem que a implantação das redes sociais corporativas é privilégio de empresas 2.0. Mas o que são empresas 2.0? Sua empresa está preparada para ter uma rede social corporativa? ebook 2012 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 3

1.1 Empresas 2.0 A internet trouxe novos paradigmas para a gestão de empresas, juntamente com um batalhão de novos colaboradores: os nativos digitais. As ferramentas estão se tornando mais baratas e de fácil usabilidade. Os funcionários são mais jovens e o público, em geral, espera uma comunicação mais eficiente e maior colaboração. Nesse contexto, inovação e agilidade são fundamentais para a competitividade. A combinação disso tudo resulta em uma empresa 2.0, aberta a inovações, à aplicação prática das tecnologias e a uma comunicação mais intensa. Porém, a busca por se tornar uma empresa 2.0 é mais do que alterar significativamente processos importantes dentro da corporação, é preciso levar em consideração a cultura da empresa e o quanto ela está aberta a mudanças, principalmente na comunicação e colaborativismo internos, bem como na integração com a cadeia de fornecimento em que está inserida. Sua empresa está preparada para ter uma rede social corporativa? ebook 2012 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 4

1.2 Comunicação interna Um dos paradigmas na gestão empresarial que tem sofrido fortes modificações, principalmente por causa da inserção de novas tecnologias, é a comunicação interna, responsável pela troca de informações e incentivo à interação entre membros de uma corporação. Quando o processo de comunicação é bem estabelecido, as melhorias são visíveis no clima organizacional. Da mesma forma que a comunicação está se modificando, de maneira geral e nas esferas sociais, a utilização cada vez mais frequente de tecnologias e o uso das redes sociais também é perceptível, e isso se estende à realidade empresarial. Adaptando-se a esse novo cenário, as redes sociais corporativas estão ganhando espaço nas corporações, também por terem funcionalidades semelhantes às ferramentas já conhecidas. A implantação de uma solução desse tipo, que implica necessariamente na mudança de cultura da empresa, precisa respeitar um processo de implantação comprometido e consciente. Sua empresa está preparada para ter uma rede social corporativa? ebook 2012 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 5

1.3 Colaborativismo? Uma das maiores contribuições das redes sociais corporativas dentro de uma empresa é o incentivo ao colaborativismo. Mas, o que isso quer dizer? Resumidamente, colaborativismo significa: pessoas trabalhando juntas para resolver um problema comum. Colaborativismo também implica em pessoas dividindo experiências, conhecimento e conteúdo. Essas ações podem acontecer pessoalmente, em tempo real, ou a distância. O foco está na interação entre as pessoas. Por meio dessa interação, é possível resolver problemas, criar novas soluções, descobrir novas formas, mais rápidas e eficentes, de desenvolver um processo. É uma maneira de ajudar a empresa a atingir seus objetivos, seja pelo compartilhamento de informações, pela rapidez na comunicação e pelo acesso comum ao conteúdo. Sua empresa está preparada para ter uma rede social corporativa? ebook 2012 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 6

1.4 Integração: Parceiros e Fornecedores As redes sociais corporativas permitem criar uma ambiente restrito aos funcionários de uma empresa ou então aberto também à parceiros e fornecedores. Tudo depende da intenção ao se implantar tal ferramenta. É preciso identificar o quanto a empresa está disposta a estender seus investimentos em colaboração para incluir parceiros e fornecedores. Existem cadeias onde algumas empresas centralizam fortemente o poder de geração de valor, e nesse caso a opinião dos parceiros e fornecedores não teria tanta relevância e seriam pouco requisitadas para as decisões do dia a dia. Porém, mesmo nesse cenário, o engajamento externo no desenvolvimento de produtos ou suporte para demais atividades traz benefícios concretos, principalmente na redução de custos e aumento de produtividade. Sua empresa está preparada para ter uma rede social corporativa? ebook 2012 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 7

Empresas mais abertas tendem a ter um relacionamento mais próximo, envolvendo parceiros e fornecedores em diferentes estágios do produto ou serviço.os processos formais são apenas uma parte de todas as formas de interações possíveis, além disso o crescimento no valor desses parceiros e fornecedores faz parte da estratégia de negócios da empresa. Portanto, a aceitação e incentivo à adoção de uma rede social corporativa poderá envolver esses outros braços da empresa, caso assim ela deseje, mas isso ocorrerá em diferentes intensidades, de acordo com o relacionamento entre as partes. Com base nessas considerações, esse ebook pretende abordar alguns aspectos importantes, que precisam ser avaliados no momento de decisão e na posterior implantação de uma rede social corporativa, principalmente para orientar e dar mais segurança àquelas empresas que estão analisando as possibilidades de melhorias na área da comunicação interna. Sua empresa está preparada para ter uma rede social corporativa? ebook 2012 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 8

2. Avaliação: A Empresa Antes de implantar uma nova ferramenta para a comunicação interna, como uma rede social corporativa, é necessário que se conheça o perfil e a situação atual da empresa. Ela pode atuar tanto de forma autoritária e hierárquica, como colaborativa e democrática. Muitas empresas ainda estão no meio termo. Quando se deseja inserir uma nova cultura na corporação, o principal desafio está em convencer os diretores dos benefícios em se investir recursos humanos e financeiros para a implantação e difusão da ferramenta, de forma que depois, as necessidades e objetivos almejados sejam atingidos. Sua empresa está preparada para ter uma rede social corporativa? ebook 2012 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 9

2.1 Necessidades e objetivos da empresa É essencial a definição das necessidades e objetivos da empresa pelas áreas que podem ser impactadas pelo uso de uma rede social corporativa, principalmente por parte dos seus diretores e gestores. O que se espera da ferramenta? Como ela pode contribuir para gestores e colaboradores? Ela será um canal de comunicação único ou complementar? Esses são alguns questionamentos que precisam ser trabalhados. É igualmente importante deixar claros os impactos da adoção e uso da rede, evitando ambiguidades. Além disso, definir um processo mensurável e passivel de acompanhamento é necessário. Nesse processo, a comparação com ferramentas existentes e em uso também é válida, para mostrar as diferenças e vantagens. Sua empresa está preparada para ter uma rede social corporativa? ebook 2012 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 10

3. Processo de adoção Alguns processos poderão/deverão ser mudados com a introdução de uma nova tecnologia ou canal de comunicação. Nesse momento, é importante identificar quem precisa ser envolvido no processo de adoção. Entre os principais desafios na implantação de redes sociais corporativas, destacam-se: inevitável mudança cultural, compreensão da segurança envolvida com a computação em nuvem, noção de arquitetura da informação, além da definição de regras de convivência e o envolvimento de diferentes gerações. Sua empresa está preparada para ter uma rede social corporativa? ebook 2012 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 11

3.1 É preciso incentivar Bons resultados na implantação de programas que envolvem esse tipo de tecnologia dependem, primordialmente do estágio de maturidade digital da empresa, mas também de planejamento e educação. O ideal é que o primeiro passo seja a identificação dos funcionários que são relevantes para todo o grupo, pessoas que incentivam as redes de relacionamento, seja no meio virtual ou não. Uma política de incentivo de participação também é essencial. Usualmente, um ambiente com restrições às interações online não é propicio para a difusão de uma rede social corporativa. O planejamento da implantação deve oferecer um ambiente livre para as interações, propor objetivos, metas e códigos de conduta, que funcionem como fatores motivacionais para seus participantes. Sua empresa está preparada para ter uma rede social corporativa? ebook 2012 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 12

3.2 Quem precisa estar envolvido O apoio e incentivo a uma iniciativa, como a implantação de uma rede social corporativa, deve partir tanto de cima, como de baixo, na hierarquia organizacional. Ou seja, diretores e gestores, assim como os colaboradores precisam adotar e tornar isso algo viral. A promoção boca a boca ainda se mostra muito eficiente. No processo de decisão e posterior implantação, o setor de TI precisa estar envolvido, principalmente quando se trata de suporte, segurança e integração com outros sistemas. A TI deve estar alinhada com as estratégias de negócio da empresa, pois é um importante influenciador, assim como os setores de Marketing e de Comunicação. Por estar estritamente ligada ao relacionamento entre pessoas, a adoção das redes sociais corporativas também precisa de participação ativa do setor de Recursos Humanos. É possível afirmar, que em muitos casos, essa área é responsável pela decisão da compra, levando em em conta o histórico da empresa e seus colaboradores. Sua empresa está preparada para ter uma rede social corporativa? ebook 2012 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 13

3.3 Políticas de uso As políticas de uso das redes sociais devem se preocupar em orientar e tratar dos riscos relativos ao uso da tecnologia da informação, como limitações referentes à segurança de dados e à reputação da empresa. Algumas situações podem ser minimizadas pela adoção de um regulamento, que pode estar no próprio regulamento interno da empresa ou em documento separado. Considerando que a pessoa jurídica poderá responder civil e criminalmente por atos de seus funcionários, a definição de uma política interna precisa tratar algumas questões fundamentais: Base de clientes: o que acontece quando o funcionário deixa a empresa? Seus contatos pertencerão à empresa ou ao funcionário? Segurança da informação: o envio de dados pelas redes é facilitado e, dependendo da segurança em TI adotada, pode ser fácil vazar informações sigilosas da empresa. Divulgação indevida de marca, nome e imagem: a vinculação da marca, nome ou imagem da empresa a situações constrangedoras na rede pode ser causa para rescisão do contrato de trabalho e os funcionários precisam estar cientes disso. Amizade com colegas de trabalho: como sua empresa vê isso nas redes sociais? Deseja vedar ou orientar? Os valores da corporação devem estar alinhados com os direitos fundamentais dos funcionários. Postagens sobre clientes, comentários políticos ou sobre os negócios da empresa: sem orientação, esse tipo de ação pode gerar problemas tanto para a empresa, como para o funcionário. Monitoramento e privacidade: se sua empresa irá monitorar os funcionários no ambiente de trabalho, é preciso deixar isso claro, embora publicações sem restrições de privacidade são, pela essência, de acesso público. Uso da imagem dos colaboradores: a empresa não pode utilizar a imagem de seus funcionários sem sua autorização. Esse consentimento pode ser colhido já na adesão à política da empresa pelo trabalhador. Ainda assim, é importante destacar alguns aspectos básicos para o relacionamento das redes sociais: evitar entrar em polêmicas, repassar fofocas e boatos, falar mal de colegas ou do chefe ou ainda postar fotos ou opiniões que possam prejudicar a imagem do colaborador e seu futuro dentro da empresa. Sua empresa está preparada para ter uma rede social corporativa? ebook 2012 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 14

Conclusão Frente aos benefícios já apresentados relativos a implantação das redes sociais corporativas, concluise que proibir seu uso é ir contra as tendências modernas de networking empresarial. Além disso, não considerar sua implantação resulta no aumento no risco da gerar falta de engajamento dos colaboradores e redução de competitividade da empresa. O envolvimento das pessoas é fundamental, por isso, é preciso identificar lideranças nos setores diretamente impactados pela implantação da ferramenta de modo que analisem o uso da rede e incentivem sem uso. Além de gestores, a TI e o RH são as principais áreas, que precisam acompanhar os processos de decisão e implantação. Resumidamente, podemos afirmar que, antes de implantar uma rede social corporativa é preciso analisar os hábitos dos funcionários e preparar tanto a empresa quanto os colaboradores. No entanto, para alcançar uma boa eficácia, a empresa precisa definir seus objetivos, conscientizar os colaboradores e estabelecer regras claras, para que se faça o melhor uso do sistema. O aprimorando na comunicação será perceptível, assim como o aumento do colaborativismo e a melhora na produtividade. Sua empresa está preparada para ter uma rede social corporativa? ebook 2012 Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br 15

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