Objetivos 1) Padronização dos processos: Os ganhos em produtividade aumentam consideravelmente no trabalho quando se há padronização nos processos e na forma de conduzir cada etapa do negócio. Um sistema de workflow digital geralmente organiza e padroniza os fluxos de trabalho, o que traz uma redução significativa na quantidade de erros, principalmente na entrada de dados, na preparação do ambiente para uma certificação de qualidade e retenção de conhecimento, eliminando o risco causado pela possível saída de um funcionário. 2) Redução no tempo do ciclo de trabalho: Todo emprego tem um fluxo de ritmo e tempo para se realizar determinada tarefa. Quando promovida digitalmente, o ciclo de trabalho ajuda a eliminar atividades que não agregavam valor ao produto final. Um exemplo claro são conferências, retrabalho, controles paralelos e cobrança de pendências. 3) Maior controle nas atividades envolvidas: Como o processo de trabalho é registrado periodicamente por meio digital, a facilidade em ter acesso a quando e de que forma foi produzida determinada tarefa torna o processo muito mais ágil. Isso aumenta o controle, pois os sistemas comportam processos de cobrança automático, entre outras medidas para garantir a realização de determinados serviços. Benefícios 1) Não há necessidade de acesso ao sistema Protheus; 2) Notificações através de e-mail e interação em todos navegadores; 3) Agilidade nas aprovações / reprovações de pedidos de compras; 4) Mobilidade de acesso (Tablet, Smartphones e Computadores); 5) Segurança no tráfego de informações; 6) Maior produtividade; Premissas Controle de Alçadas Deverá ser configurado o controle de alçadas padrão contido no módulo de Compras. O processo de workflow respeitará as regras definidas no cadastro de Grupos de Aprovação. Para referência ao processo padrão, consulte o Help do módulo. https://www.totvs.com/mktfiles/tdiportais/helponlineprotheus/portuguese/sigacom.htm
Fluxo do processo O processo de aprovação de pedidos de compras poderá ser realizado a partir das rotinas do Protheus ou a partir do processo de workflow. Aprovação de Pedidos de Compra Aprovador(es) Comprador Inclusão/Alteração do Pedido de Compra Geração do Controle de Alçadas Aprovação do Pedido de Compra Transf. p/ superior Pedido Aprovado? Existe outro nível? Pedido Liberado/Email notificando aprovação Fim Superior Aprovação do Pedido de Compra Pedido Aprovado? Existe outro nível? Parametrizações no Protheus
Configurações O processo de workflow será disparado sempre após a inclusão/alteração/cópia de um pedido de compras, desde que o parâmetro ES_WFPCAUT esteja configurado para tal. Também é possível disparar o processo a partir da opção Workflow Aprovação no link Ações Relacionadas no browse da rotina de pedidos de compra e do P.O. Os e-mails sempre serão enviados considerando o cadastro de usuários do TOTVS Protheus. Portanto, recomenda-se uma revisão no cadastro dos usuários que estarão associados ao processo. Quando o processo for acionado, será enviado um e-mail ao aprovador/superior com um link para uma página onde estarão os detalhes do pedido de compras. A partir desta página, o aprovador/superior deverá interagir e aprovar ou rejeitar o pedido de compras. Toda ação realizada na página será automaticamente reproduzida no pedido de compras dentro do sistema. Exemplo do e-mail que será enviado ao aprovador/superior: E-mail enviado para o 1º Aprovador
E-mail enviado para o 2º Aprovador Página que será aberta para o 1º Aprovador a partir do link:
Página que será aberta para o 2º Aprovador a partir do link:
O comprador será notificado via e-mail, assim que o pedido de compra for Aprovado ou Reprovado: