Monitoramento e Controle de Projetos com e-kanban e Burndown: Um Relato de Experiência Marcius Gomes Brandão 1, Mariela I. Cortés 1, Enyo J. T. Gonçalves 2, Helio Augusto Saboia Moura 1 1 Universidade Estadual do Ceará (UECE), Campus Itapery Fortaleza CE Brasil 2 Universidade Federal do Ceará (UFC), Campus Quixadá Quixadá CE Brasil marcius.brandao@uece.br, enyo@ufc.br, mariela@larces.uece.br, helio.moura@uece.br Abstract. The monitoring of the work carried out during the project development is crucial for the control of the activities in order to meet the plan that was drawn related to scope, time and cost. However, the adoption of appropriate and useful methods and tools is a difficult task since depends on the adherence to the adopted process and to the working style of the development team in order to increase its productivity without taking the focus of the team. This paper reports the experience in the process definition and adoption of the Kanban and the Burndown chart as support tools. The integration of these tools provide a close monitoring of the project thereby reducing the risks of delay. Resumo. O monitoramento do trabalho desenvolvido durante as atividades de projeto é crucial para o controle das atividades de forma a atender ao plano que foi traçado em relação a escopo, tempo e custo. Porém, a adoção de métodos e ferramentas adequadas é uma tarefa difícil uma vez que a ferramenta precisa ser aderente ao processo adotado e à forma de trabalho da equipe de forma a aumentar a produtividade da equipe sem tirar o foco da equipe. O presente artigo apresenta o relato de experiência na definição do processo e adoção do quadro Kanban e do gráfico de burndown como ferramentas de suporte. Estas duas ferramentas juntas proporcionam um melhor acompanhamento do projeto reduzindo assim os riscos de atraso. 1. Introdução Apesar da grande evolução das técnicas de construção e gerência de sistemas baseados em computador nas últimas décadas, um dos problemas mais comuns ainda nos dias de hoje é entregar software de qualidade no prazo e dentro do orçamento (Pressman, 2006). O estudo de benchmarking realizado pelo PMI-Rio 1 (2011) reflete que ainda um 37% das empresas brasileiras raramente ou nunca atinge seus objetivos em relação a tempo, custo qualidade e satisfação do cliente na entrega de produtos. Neste contexto, a revisão e regulação do progresso nas atividades de projeto para atender aos objetivos de desempenho definidos no planejamento têm um papel fundamental. O processo de monitoramento (PMBOK, 2008) do trabalho do projeto inclui a coleta, medição e distribuição das informações de desempenho e sua avaliação de forma a fornecer insumos para a melhoria do processo. Idealmente, é recomendada a utilização de ferramentas de suporte aos especialistas para execução das atividades de 1 http://pmi-rio.ning.com
gerência uma vez que fornecem uma maneira padronizada, efetiva e eficiente de gerenciar, de forma centralizada, as informações de projeto. No entanto, tanto o nível de implementação do processo a ser seguido quanto às ferramentas a serem utilizadas devem ser cuidadosamente escolhidos pela equipe de projeto para se adequar da melhor forma à metodologia de trabalho adotada. Neste contexto, o presente artigo relata o processo de adoção de ferramentas aplicadas à gerência de escopo em projetos de software e sua adequação e integração com vistas a um melhor aproveitamento e aumento da produtividade por parte da equipe. O artigo é organizado da seguinte forma: a Seção 2 conceitua brevemente as ferramentas adotadas; a Seção 3 apresenta o relato de experiência descrevendo o cenário de aplicação, os projetos piloto e a experiência, detalhando pontos positivos, limitações e soluções adotadas. A Seção 4 apresenta brevemente a ferramenta que foi desenvolvida e finalmente, as conclusões são apresentadas na Seção 5. 2. Ferramentas para monitoramento do trabalho Nesta seção são apresentadas brevemente as ferramentas adotadas no suporte ao processo de monitoramento e controle do trabalho descrito no presente relato. 2.1. Kanban Kanban, traduzindo literalmente do japonês significa cartão ou placa visível, é um sinal visual indicando que algo está pronto para o trabalho. A idéia do Kanban é usá-lo como parte de um pull system 2 (Pries, 2010), baseado no controle visual de agendamento que estabelece o que, quando, quanto produzir e o que está sendo produzido (Ohno, 1997). Cada etapa do processo produtivo é representada por uma coluna no Kanban. Ou seja, cada coluna representa um estado de fluxo de trabalho e indicam onde cada tarefa está neste fluxo. Kim Pries (2010) acredita que o quadro de três colunas é simples e eficaz, a saber: a fazer, fazendo e feito. Porém, nada impede que outras colunas possam ser adicionadas e combinadas (Kniberg e Skarin, 2010). A Figura 1 apresenta um quadro Kanban adaptado para o desenvolvimento de software. 2.2. O gráfico de Burndown O gráfico de Burndown é uma representação gráfica da conclusão das tarefas em função do tempo, apresentando o acumulado das horas a fazer e em seguida as horas efectivamente consumidas versus as horas planejadas, para representar o consumo das horas previstas (Pries, 2010). O gráfico (Figura 1) mostra a taxa de produtividade (horas de trabalho realizado por dia) que permite estabelecer se o projeto está adiantado ou atrasado em relação à distância entre a linha real e a linha ideal (planejado). Figura 1. Quadro Kanban e Gráfico de Burndown (Kniberg e Skarin, 2010) 2 Pull system, ou sistema puxado, é um sistema em que o time executa o trabalho na medida de sua capacidade.
3. Relato de Experiência Os relatos de experiência a seguir baseiam-se em projetos realizados pelo setor de desenvolvimento de sistemas do Departamento de Informática da Universidade Estadual do Ceará (DI-UECE), localizada em Fortaleza-CE, na busca por aprimorar o controle da produção de software visando aumentar o desempenho da equipe de desenvolvimento. Inicialmente, o DI-UECE não tinha seu processo de desenvolvimento definido, e em particular, nenhum método ou técnicas eram definidas para dar suporte ao processo de monitoramento das atividades de projeto, o que tornava difícil acompanhar o andamento dos projetos assim como também a verificação do escopo no sentido de determinar se todas as funcionalidades solicitadas pelo cliente estavam sendo atendidas. A continuação, a abordagem seguida para a definição do processo de monitoramento e controle dos projetos no DI-UECE é apresentada. Ao longo dos estudos de caso melhorias no processo são incorporadas e adequações na utilização das ferramentas de suporte são indicadas de forma a atingir uma maior aderência ao processo 3.1 Definição do processo Considerando a inexistência de um processo anterior para a execução da atividade de monitoramento do trabalho do projeto, e levando em conta a premissa de que o melhor processo de software é aquele que se aproxima do pessoal que fará o serviço (Pressman, 2006), a equipe de projeto optou inicialmente pela adoção de um método mais adaptativo, i.e. com um nível baixo de prescrição em relação a indicação de ações e/ou artefatos, no intuito de que o processo evolua de acordo com o nível de maturidade da equipe. O processo inicialmente adotado segue uma abordagem iterativa e incremental onde: i) cada iteração tem por objetivo a entrega de uma versão executável e estável do produto, ou seja, software funcionando; ii) as atividades de desenvolvimento são acompanhadas por um quadro Kanban e um gráfico de burndown; iii) a cada entrega é obtido um feedback do cliente, desburocratizando o processo de prestação de contas com cliente além de diminuir o risco do projeto. Dessa forma o cliente e a equipe de desenvolvimento conseguem acompanhar o progresso do projeto. A implantação do processo proposto usou como projeto-piloto o desenvolvimento do sistema Avalere e em seguida o sistema de Gestão do Restaurante Universitário. Durante a adoção e aprimoramento do processo foram utilizados e avaliados tanto Kanban e Burndown físicos como eletrônicos para o acompanhamento da evolução dos projetos. Após experiência de um ano (abril/2010 a abril/2011) os resultados alcançados apontam ganhos significativos, tanto qualitativos quanto quantitativos, como entrega dentro dos prazos previstos, diminuição de defeitos detectados e maior qualidade percebida pelos clientes. 3.2 Avalere O Avalere é um Sistema de Gerenciamento de Projetos de Avaliação desenvolvido para o Laboratório de Avaliação Educacional da UECE (LAV). O projeto durou quatro meses (maio/2010 a agosto/2010) e foi desenvolvido por uma equipe composta de quatro membros fixos e dois para suporte (uma web-designer e um facilitador). Sendo dois integrantes do LAV e dois do DI (um analista de sistemas e um programador em tempo integral). O sistema é integrado pelos seguintes módulos, a saber: gestão de projetos, gestão de instrumentos de avaliação, gestão de audiências e análise via BI.
3.3 Sistema de Restaurante Universitário O RU é um sistema de apoio a gestão do Restaurante Universitário da UECE que visa o controle integrado do estoque com o planejamento mensal de refeições e geração automática de relatórios de custos. O projeto durou quatro meses (outubro/2010 a fevereiro/2011) foi desenvolvido por uma equipe de quatro membros fixos e dois para suporte (uma web-designer e um facilitador). Sendo dois do DI (um analista de sistema e um programador em tempo integral) e dois do RU. O sistema consta de 46 funcionalidades implementadas em 60 dias úteis distribuídas em quatro módulos: Compras, Estoque, Planejamento e Custos. 3.4 Relato da Experiência 3.4.1 Fase 1: Característica: Utilização do quadro físico para o Kanban e para o gráfico Burndown. Pontos positivos: Boa adequação e adoção por parte da equipe. Equipe manteve o foco apenas no projeto, sem requerer demandas adicionais Limitações: para a gerência do trabalho. Fácil interpretação e eficiência no alerta de possíveis atrasos ou impedimentos no projeto, em relação a outras ferramentas. A visualização do fluxo do trabalho apresenta a real situação do projeto auxiliando a equipe na tomada de decisões e evidenciando antecipadamente possíveis atrasos no projeto impulsionando a equipe a agir preventivamente e não reativamente. A equipe agora possui em tempo real a situação do andamento do projeto, se está adiantado ou atrasado e a partir daí tomar as devidas decisões. O trabalho manual significativo para a montagem do quadro físico a cada iteração (limpeza do quadro, criação dos post-it e desenho do gráfico). Visual nem sempre de fácil leitura. Dificuldade para o acompanhamento do quadro por parte do cliente devido à distância. A representação típica de três colunas (Kniberg e Skarin, 2010) (a fazer, fazendo e feito) se mostrou inadequada em alguns casos, em particular, no caso em que uma funcionalidade dada por concluída (feito) pela equipe de desenvolvimento ficava na coluna fazendo até a aprovação por parte do cliente. Em qualquer caso, a situação implicava uma distorção do gráfico Burndown. Soluções propostas: Inclusão da coluna Pronto-Pronto no quadro Kanban, onde a passagem de uma tarefa para esta coluna implica necessariamente na aprovação do cliente. Essa modificação no quadro acarretou em uma drástica redução na ocorrência de erros na liberação de versões. Adoção do Kanban eletrônico. Embora o sistema de Kanban físico seja mais conhecido, muitas empresas têm implementado sistemas de Kanban Eletrônico (e- Kanban) em substituição ao sistema tradicional. O sistema eletrônico tem como
um de seus principais objetivos eliminar problemas comuns à utilização do sistema físico de Kanban como a perda de cartões e a atualização dos quadros. 3.4.2 Fase 2: Uso do Kanban eletrônico Característica: Adoção do Kanban eletrônico. Dentre as várias soluções gratuitas no mercado, utilizamos o sistema PRONTO 3. PRONTO é um sistema para controle de tarefas baseados no método ágil SCRUM que dá suporte ao quadro Kanban e ao gráfico de Burndown. Pontos positivos: Redução do trabalho manual na montagem do quadro inicial a cada interação. Visual muito mais agradável. Limitações: Agilização do processo de atualização do gráfico de Burndown. Melhora na comunicação e o acompanhamento remoto do projeto pelo cliente via internet. Perda de visibilidade e usabilidade por parte da equipe e demais componentes do setor que foi contornada com a disponibilização de um monitor para exibir o quadro eletrônico. Foram detectadas algumas limitações na adequação da ferramenta PRONTO, tais como: o Considerar os sábados, domingos e feriados na construção do Burndown. o Capacidade para gerenciar apenas um projeto por vez. Soluções propostas: A partir das limitações detectadas pela equipe optou-se por desenvolver uma ferramenta customizada para uma melhor adequação às atividades de projeto e as necessidades da equipe. A ferramenta desenvolvida foi batizada de KanbanFX. 4. A ferramenta KanbanFX A ferramenta foi desenvolvida com objetivo de atender a uma demanda da equipe de desenvolvimento do DI-UECE para apoio da atividade de monitoramente e controle do trabalho do projeto. A ferramenta KanbanFX tem por objetivo tornar público um ambiente Kanban interativo, via web, possibilitando que todos os interessados no projeto possam acompanhar as definições das funcionalidades e o desenvolvimento dos sistemas. A partir do andamento atualizado registrado no quadro Kanban eletrônico, a ferramenta disponibiliza automaticamente a curva de evolução do desenvolvimento do produto, i.e., o gráfico Burndown. A ferramenta fornece um amplo e fácil acesso a quadros Kanbans, Backlogs e gráficos Burndown. A ferramenta KanbanFX foi desenvolvida utilizando recursos de software livres tais como a linguagem JavaFX no desenho e uso do quadro Kanban como uma Applet Java na página Web. A partir do início de 2011 uma nova versão do KanbanFX foi lançada, agora com uso do framework Entities para aplicar a metodologia DDD (Domain Driven Design) no desenvolvimento das telas de cadastros e manutenção do Backlog (funcionalidades) do sistema. A ferramenta pode ser acessada em http://aragatu.uece.br. A figura 2 apresenta o quadro Kanban e o gráfico de Burndown gerados pelo KanbanFX. 3 http://pronto.bluesoft.com.br
5. Conclusão Figura 2. Quadro Kanban e Gráfico Burndown na ferramenta KanbanFX. O presente trabalho descreve o relato da experiência de uma equipe de desenvolvimento vinculada ao um órgão acadêmico, na definição de um processo para o monitoramento e controle do trabalho de projeto. Assim como a adoção de ferramentas de suporte ao processo, visando a melhor adequação à realidade e estilo de trabalho da equipe. Neste cenário, o quadro Kanban e o gráfico de Burndown foram adotados com sucesso, porém a adequação das ferramentas à realidade da equipe demandou alguns ajustes e melhorias que foram incorporados ao longo da execução de dois projetos piloto. O maior benefício dessa abordagem é a de promover a proximidade do cliente da equipe de desenvolvimento, diminuindo assim os riscos de atraso nas entregas do projeto e auxiliando na verificação do escopo. Observou-se que a adoção do processo e das ferramentas não acarretou na sobrecarga da equipe com procedimentos adicionais extras tais como atualizar sistemas de gerência e preencher formulários. O resultado da análise empírica sugere que o quadro Kanban combinado com o gráfico de Burndown pode ser um instrumento eficaz para visualizar e organizar o trabalho do projeto. O sucesso do quadro Kanban integrado ao gráfico Burndown tem encorajado o seu uso em outros projetos internos do departamento. Referências Kniberg H., Skarin M. (2010) Kanban and Scrum making the most of both.usa, C4Media Inc. Ohno, T. (1997) Toyota Production System - beyond large-scale production. Productivity Press,1988. Porto Alegre, Bookman. PMBOK. Project Management Institute (PMI) (2008) Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBoK), 14 Campus Boulevard Newtown Square, Pennsylvania, Estados Unidos, 4º Edição. Pressman R. (2006) Engenharia de Software 6a ed.são Paulo,McGraw-Hill. Pries H. e Quigley, M. (2010) Scrum Project Management. New York, CRC Press.