TOTVS Gestão Hospitalar Manual Ilustrado - Controle de Documentos e Pendência de Conta 11.8x março de 2015 Versão: 2.0
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Sumário 1 Objetivos... 3 2 Controle de Documentos... 3 2.1 Cadastro de Tipos de Documento... 4 2.2 Utilizando o Controle de Documentos... 5 2.2.1 Realizando a transferência do Documento... 5 2.2.2 Confirmando o Recebimento de Documento... 7 3 Pendências de Conta... 9 3.1 Setor de Controle de Pendências... 10 3.2 Cadastro de Pendências de Conta... 12 3.3 Cadastro de Motivo de Recusa de Documentos... 13 3.4 Cadastro de Motivo de Pendência... 13 3.5 Incluindo Pendência de Conta... 14 3.6 Incluindo Pendência de Conta... 15 3.7 Gerando Malote... 17 2
1 Objetivos O material que está sendo apresentado a você tem o objetivo de orientá-lo quanto aos seguintes processos do Faturamento, da solução TOTVS Gestão Hospitalar: Controle de Documentos Pendências da Conta 2 Controle de Documentos Em uma instituição de saúde um documento pode transitar por diversos setores, principalmente os documentos relacionados ao prontuário dos pacientes e as guias de faturamento. Geralmente, a recepcionista repassa a guia devidamente preenchida e assinada pelo paciente ao faturamento que, por sua vez, confere e, se necessário, devolve à recepcionista ou ao médico para completar ou corrigir algo, dentre outras situações semelhantes. O Controle de documentos permite a instituição evitar perdas, retrabalho e otimizar o tempo. Durante o processo é comum algum documento importante desaparecer ou ficar bastante tempo em poder de uma pessoa que pode se ausentar por determinado período etc. Pensando nisso, o TOTVS Gestão Hospitalar permite ao usuário fazer esse controle de repasse de documentos, garantindo eficiência e diminuindo chances de falhas humanas. O fluxo abaixo apresenta as etapas de controle de documentos na solução TOTVS Gestão Hospitalar. Incluir o Documento Transferir o Documento Confirmar o Recebimento do Documento 3
2.1 Cadastro de Tipos de Documento Para utilizar o Controle de Documentos é necessário cadastrar os Tipos de Documento que serão controlados pelo sistema. Nessa opção é realizada a associação do tipo de documento com a pendência. 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Registro e Controle/Tipos de Documento. 2. Clique em Incluir (página em branco). 3. Informe a Descrição de Tipo de Documento. 4. Selecione o Tipo de Documento (Fatura, Conta, Paciente, Guia, Exame, Disponibilização do PEP para o Paciente, etc). 5. Selecione a pendência, a pendência escolhida será gerada sempre que o documento, referente ao tipo selecionado, for gerado. 4
6. Clique em OK. 2.2 Utilizando o Controle de Documentos 2.2.1 Realizando a transferência do Documento 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Faturamento/Controle de Documentos. 2. Se não deseja utilizar filtros, clique em Fechar. 3. Será exibida a tela inicial de Controle de Documentos. 4. Clique em Incluir (página em branco). 5
5. Selecione o Tipo de Documento que será encaminhado. 6. Para maior controle é possível incluir o número do documento e selecionar um paciente para associá-lo. 7. Inclua observações se necessários. 8. Clique em OK. 9. Na tela inicial, selecione o documento incluído. 6
10. Clique em Processos/Repassar. 11. Selecione o usuário que deverá receber o Documento. 12. Preencha a justificativa do encaminhamento do Documento. 13. Clique em OK. 2.2.2 Confirmando o Recebimento de Documento Após o repasse do documento o usuário de destino deve realizar a confirmação. 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Faturamento/Controle de Documentos. 2. Se não deseja utilizar filtros, clique em Fechar. 3. Será exibida a tela inicial de Controle de Documentos. 4. Selecione o documento que deseja confirmar o recebimento. 7
5. Clique em Processos/Confirmar. 6. Será exibida a tela de confirmação, clique em Sim. Importante Os filtros da tela inicial de Controle de Documentos devem ser marcados de acordo com o status dos documentos que deseja visualizar. 8
3 Pendências de Conta O controle de pendências tem como objetivo controlar as pendências vinculadas à parcial da conta de cada paciente, vinculando o encerramento da conta ao encerramento destas pendências. Importante No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Opções/ Parâmetros/ Parâmetros Gerais/Faturamento II. Para habilitar a funcionalidade, marque a opção Utiliza controle de pendências. 9
3.1 Setor de Controle de Pendências Para utilização do controle de pendências é necessário realizar o cadastro dos setores que terão suas pendências de contas controladas. 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Cadastros/Faturamento/ Setor de Controle de Pendências. 2. Clique em Incluir (página em branco). 3. Preencha a descrição do setor. 4. Selecione a aba Perfis Associados. 5. Selecione qual perfil de usuário terá relação com esse setor. O perfil selecionado visualizará e poderá receber (ou recusar, no caso de malote) qualquer documento enviado a esse setor. 10
6. Selecione a aba Transferências de Setor para especificar para quais setores o setor selecionado anteriormente poderá enviar documentos. 11
7. Selecione o(s) setor(es) de destino. 8. Clique em OK. 3.2 Cadastro de Pendências de Conta Também é necessário realizar o cadastro de Pendências da Conta. Esse cadastro diz respeito às pendências existentes na conta, vinculado a apenas um parcial. A pendência pode ser Impeditiva (impede o encerramento da parcial) ou Risco Gerenciável (não impede o fechamento da parcial). 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Cadastros/Faturamento/ Pendências de Conta. 2. Clique em Incluir (página em branco). 3. Preencha a descrição. 4. Selecione o Tipo (Impeditiva ou Risco Gerenciável). 5. Clique em OK. 12
3.3 Cadastro de Motivo de Recusa de Documentos Nessa opção é realizado o cadastro o Motivo de recusa de documentos. 1. Acesso Cadastros/Registro e Controle/Motivo para Recusa de Documentos. 2. Clique em Incluir (página em branco) para adicionar um novo motivo. 3. Informe a Descrição do Motivo. 4. Clique em Salvar. 3.4 Cadastro de Motivo de Pendência A pendência de uma conta pode ser vinculada a um motivo. O cadastro de motivo de pendência possui código auxiliar, pois existem convênios que disponibilizam códigos específicos para as pendências da conta. 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Cadastros/Faturamento/ Pendências de Conta. 2. Clique em Anexos/Motivos de Pendências da Conta. 3. Clique em Incluir (página em branco). 4. Preencha o Código e a Descrição do Motivo de Pendência. 13
5. Clique em OK para finalizar. 3.5 Incluindo Pendência de Conta Nessa opção a pendência da conta é vinculada ao setor da pendência e motivo de pendência previamente cadastrados. 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Faturamento/ Pendências da Conta. 2. Clique em Incluir (página em branco) para inserir pendência de conta. 3. Informe o setor da pendência e o código da pendência. 4. Selecione o motivo da pendência de conta. 14
5. Clique em OK. 3.6 Incluindo Pendência de Conta 1. Para finalizar uma pendência selecione-a, em seguida clique em Processos/Fechamento de pendências da conta. 2. Clique em Executar. 15
3. Na tela de confirmação clique em Sim. 4. A execução será concluída. 16
3.7 Gerando Malote O Malote de Documentos deve ser utilizado, quando se deseja enviar um conjunto de documentos à um setor ou a um usuário. 1. Para iniciar o processo de criação de malotes acesse Faturamento/Controle de Documentos 2. Selecione os documentos que farão parte do malote. 3. Clique em Processo/Gerar Malote. 4. Será exibida a tela de repasse para Usuário ou Setor. Informe para onde será enviado o malote e também a justificativa. 5. Clique em OK. 6. Será informado o número do malote que foi gerado. Para fazer a confirmação do recebimento/recusa de Malotes de Documentos: 1. Acesse a tela de Controle de Documentos. 2. Identificar os documentos que estão agrupados por malote. 3. Selecione um ou mais documentos do malote escolhido. 4. Clique em Processos/Confirmar Malote. 5. Será exibida a tela do Assistente para Confirmação de Recebimento de Malote de Documentos. 6. Se deseja informe a descrição do processo. 7. Clique em Avançar. 17
8. Na tela seguinte, será listado todos os documentos pertencentes ao malote. 18
9. Selecione os documentos que serão aceitos. Os não selecionados serão recusados. 10. Caso algum documento não tenha sido selecionado, uma terceira tela será exibida solicitando um motivo para a recusa do documento. Esses motivos devem ser cadastrados para que se possa usar essa funcionalidade. 19
11. A última tela é o passo de confirmação para o recebimento parcial ou integral dos documentos contidos no malote. 12. Clique em Executar. 20
13. Após o processamento será exibida a tela de conclusão do processo. 21