TÉCNICAS DE RACIONALIZAÇÃO DE PROCESSOS MÓDULO 4 Os Diferentes Tipos e Padrões de Fluxogramas Há muitos tipos diferentes de fluxograma, cada um com sua aplicação específica. A seguir apresentaremos os quatro principais tipos. Diagrama de Blocos Trata-se do fluxograma mais simples e comum que existe. Ele nos fornece uma visão rápida e simples do processo. A figura abaixo apresenta um diagrama de blocos que fornece uma visão geral do processo de contratação. Os retângulos indicam atividades e as linhas com setas interligam os retângulos para mostrar o sentido do fluxo de informação e/ou relacionamento entre as atividades. Como você pode observar, muitas atividades são executadas dentro de cada retângulo. Se for conveniente, cada retângulo pode ser desenvolvido em um diagrama de blocos. A Fig. 3.8 mostra o processo de considerar a primeira
atividade do fluxograma da Fig. 3.9 e expandi-la num diagrama de blocos mais detalhado. Observe que os rótulos descritivos de cada atividade começam com um verbo. Embora isto não seja determinante, é bom seguir esta regra. A padronização das frases torna a compreensão mais rápida para o leitor. Além disso, todas as atividades empresariais podem ser descritas por um verbo. Assim sendo, se você rotular cada bloco com verbo poderá assegurar que o rótulo descreve, de fato, uma atividade empresarial.
Símbolos padronizados para Fluxograma Padrão ANSI O retângulo indica uma operação. Ele estará presente sempre que houver uma mudança. transporte. Esta é a chamada seta grossa e indica movimento ou O Losango deverá estar posicionado no ponto do processo onde a decisão deverá ser tomada. Usa-se o círculo grande para mostrar que o processo deverá ser interrompido e a qualidade do que está sendo desenvolvido possa ser revista.
O retângulo com base ondulada mostra quando a saída de uma atividade inclui informações registradas em papel (relatório escrito, cartas, listagens de computador). O retângulo com um dos lados arredondados indica um intervalo no processo. Também pode indicar que um item deve ser colocado em estoque temporário. O triângulo invertido indica uma condição de armazenagem. No processo empresarial o triângulo mostra a situação de uma requisição de compras. O retângulo aberto é usado para designar quem é o responsável pela realização de uma atividade. Também pode-se utilizar o retângulo aberto interligado por uma linha tracejada ao fluxograma para registrar informações adicionais pertinentes ao símbolo ao qual está ligado. A seta indica o sentido, bem como a seqüência das fases de um processo. Ela pode estar posicionada para cima, para baixo, para a direita ou para a esquerda. Este símbolo é denominado seta interrompida e identifica a transmissão instantânea de uma informação, seja por correio eletrônico, telefone ou fax. O círculo pequeno com uma letra inserida é usado no final do fluxograma para indicar que a saída daquela parte do fluxograma será usada como entrada em outro fluxograma. Esse símbolo é usado com freqüência quando não há espaço para desenhar o fluxograma inteiro na folha de papel.
final do processo. O círculo alongado é utilizado para indicar o início ou Fluxograma padrão ANSI Um fluxograma padrão ANSI fornece uma compreensão detalhada de um processo, que excede, e em muito, aquela dada por um diagrama de blocos. Na verdade, o diagrama de blocos normalmente é usado como ponto de partida, e um fluxograma padrão é usado para detalhar as atividades dentro de cada bloco, até o nível desejado do detalhe. Um exemplo de processo pode ser o de cortar o cabelo no barbeiro da esquina, e/ou sair para uma pescaria. Apresentamos os fluxos dos processos nas figs. 3.10 e 3.11. Fig. 3.10
O Fluxograma padrão da fig. 3.10 mostra losangos como pontos de decisão, em que podem ser tomados percursos diferentes. Observe que as palavras SIM e NÃO são usadas para esclarecer as alternativas. Os pequenos círculos são símbolos de conexão, que levam a segunda parte do fluxograma (Fig. 3.11). Fig. 3.11 A Fig. 3.12 mostra o fluxograma do processo de cálculo do pagamento semanal dos vendedores. As atividades do procedimento estão anotadas ao lado de cada símbolo do fluxograma para melhor entendimento.
Fig. 3.12 IDENTIFICAÇÃO DOS PROCESSOS EMPRESARIAIS Análise dos processos-chave e de apoio Marketing / Vendas (processo chave): Levantamento das necessidades e expectativas dos clientes, a fim de determinar: As características de desempenho, físicas e funcionais do Produto ou Serviço. O preço pelo qual o cliente está disposto a pagar pelo Produto ou Serviço. Cliente alvo. Como promover o Produto ou Serviço. Produção (processo chave): Definição de como produzir para atender às Vendas. Desenvolvimento do produto ou serviço para atender às necessidades e expectativas dos clientes (Engenharia). Garantir o funcionamento contínuo das máquinas e
equipamentos da produção, bem como da estrutura física (predial) (Manutenção). Recursos Humanos (processo de apoio): Prover a organização de pessoas qualificadas para atender as suas necessidades. Para isso é necessário adequar as atividades de: Recrutamento, seleção e contratação. Integração. Atendimento à Legislação. Benefícios. Avaliação. Plano de Ação de melhoria da Qualificação. Acompanhamento da eficácia do Plano de Ação. Materiais (processo de apoio): Proporcionar a aquisição, o armazenamento e distribuição adequada dos materiais (matéria prima, insumos, equipamentos etc.). Transportes (processo de apoio) Adequar a entrega dos produtos atendendo o acordado com o cliente. Também abrange o transporte de colaboradores. Financeira (processo de apoio) Adequar os pagamentos aos recebimentos da organização. Planejar adequadamente os investimentos. Desenvolver adequadas Demonstrações Financeiras. Contratar seguros necessários. Gestão Administrativa (processo de apoio): Integrar todas as atividades e definir objetivos, indicadores e metas para toda a organização. Acompanhar, controlar e propor ações de melhoria. Fluxos dos principais processos empresariais
Tomando como base o Sistema de Gestão representado na figura anterior, podemos definir que: Para a Realização do Produto necessita-se da integração dos Processos de Marketing / Vendas e de Produção. A Gestão de Recursos abrange os Processos Financeiros, Transportes, Materiais e Recursos Humanos. É Responsabilidade da Administração a Gestão Administrativa. Para o atendimento aos Stakeholders, ou às partes interessadas em qualquer negócio como Acionistas / Proprietários; Clientes; Colaboradores; Fornecedores e Sociedade é necessário o acompanhamento contínuo de todos os processos, através de Medições, Análise dos Resultados e propostas de Aperfeiçoamento. Pode-se representar o fluxo dos processos empresarias conforme a seguir: