PRI 638/1 RECEPÇÃO E EXPEDIÇÃO DE SERVIÇOS DE STI INSTITUTO SENAI DE INOVAÇÃO EM ENGENHARIA DE POLÍMEROS REVISÃO 03 PÁGINA 1 DE 20 DOCUMENTO DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE - PROCEDIMENTO 1. OBJETIVO Este documento estabelece a sistemática de recepção e expedição de serviços de STI (Serviços de Tecnologia e Inovação). 2. CAMPO DE APLICAÇÃO Este documento aplica-se ao Instituto SENAI de Inovação em Engenharia de Polímeros. 3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA - Manual de Utilização do Autolab 4. DEFINIÇÕES 4.1 SERVIÇOS de STI São ações destinadas à criação, inovação e melhoria de processos e produtos ou ao desenvolvimento de conhecimentos e informações sobre os mesmos, bem como à certificação de produtos e processos. Linhas de atuação dos Serviços de Tecnologia e Inovação; - Serviços Técnicos Especializados; - Consultoria em Tecnologia; - Pesquisa, Desenvolvimento e Inovação (PD&I); - Serviços Metrológicos para Ensaios de Proficiência; - Serviços Metrológicos para Material de Referência; - Serviços Metrológicos para Ensaios; 4.2 Autolab: Software de automação de laboratório de ensaios. 5. AUTORIDADE E RESPONSABILIDADE Revisão: Verificação: Emissão: Aprovação: Taís Cristina dos Santos Machado Josemar Luis Stefens Taís Cristina dos Santos Machado Viviane Meyer Hammel Lovison É de responsabilidade dos Coordenadores de Setor/Programa o controle e a implementação das ações descritas neste documento.
Área Técnica Coordenação STI Secretaria Técnica ISI EM ENGENHARIA DE POLÍMEROS PRI 638/1 6 FLUXOGRAMA RECEPÇÃO E EXPEDIÇÃO DE SERVIÇOS DE STI Recebimento do pedido Cancelar cotação NÃO Encerrar solicitação Emissão da cotação SIM Recebimento da aprovação da cotação Emissão da OS Envio do relatório ao cliente Cotação aprovada? Classificar o pedido Faz parte do portfólio de Serviços? NÃO Comunicar ao cliente que não temos condições de atender Aprovação do relatório SIM Análise Crítica para emissão da Cotação Análise Crítica da amostra p/emissão da OS Realização do Serviço Emissão do relatório de ensaio
7 METODOLOGIA / DETALHAMENTO 7.1 RECEBIMENTO DO SERVIÇO DE STI O atendimento para recepção de Serviços de STI deve ser efetuado preferencialmente pela Secretaria Técnica. As solicitações de serviços de STI poderão ocorrer das seguintes formas: via e-mail, atendimento telefônico, visita de cliente e/ou por recebimento de amostra. Os e-mails de Serviços de STI são recebidos, salvos no diretório E-mail do servidor e vinculados ao processo cadastrado no autolab para garantir a rastreabilidade dos registros. Ao receber a solicitação do cliente a resposta padrão deve ser enviada, conforme modelo apresentado abaixo: Prezado Sr. XXX, Sua solicitação esta em análise pela área responsável. Em breve entraremos em contato. 7.1.1 CLASSIFICAÇÃO DO PEDIDO Todas as solicitações de serviços de STI serão encaminhadas para o Coordenador do Laboratório analisar se a demanda faz parte do portfólio de serviços do laboratório e/ou encaminhar para as outras áreas verificarem a capacidade de atendimento nas demais linhas de atuação. Caso não seja possível o atendimento da solicitação, o responsável deverá comunicar o cliente. 7.1.2 ANÁLISE CRÍTICA PARA EMISSÃO DA COTAÇÃO Antes da emissão da cotação deve-se efetuar a Análise critica no Software Autolab, sendo de responsabilidade do técnico que elabora a mesma considerar todos os serviços nas quantidades e métodos solicitados pelo cliente, bem como a adequada definição dos preços, prazos, e outros requisitos pertinentes. Os prazos, preços e as condições de pagamento, necessidades de subcontratação, devem ser definidos, levando em consideração a disponibilidade de equipamentos, recursos humanos com habilidades e qualificação necessárias, fluxo de trabalho e outros aspectos legais. Após a análise crítica dos itens técnicos, deve ser realizada a análise de crédito conforme estabelece o procedimento PR GECON/6. 7.1.2.1 SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS METROLÓGICOS PARA ENSAIOS - As amostras devem ser previamente identificadas pelo cliente; - A amostragem e a identificação prévia das amostras são de inteira responsabilidade do cliente, contudo se for solicitado que a amostragem seja executada pelo próprio Laboratório do Instituto, a mesma deve ser efetuada/selecionada conforme normas adequadas, registrada a identificação do executor e o procedimento utilizado; - Cada solicitação de serviço de ensaio deve possuir Ordem de Serviço própria; - As amostras devem ser adequadamente embaladas com o documento Etiqueta de Identificação da Amostra RQ 638/1/02 Anexo II e armazenada na sala de amostra da Secretaria Técnica até abertura da Ordem de Serviço. Revisão 03 Conferir a Lista Mestra para assegurar o uso da revisão atualizada 3/20
- Deve ser efetuada a descrição, caracterização e identificação o mais completa possível do estado, da condição, das dimensões, etc... da amostra recebida, como forma de assegurar que não haja equívoco em qualquer tempo, com relação à identidade da amostra e inicio dos ensaios. Deve-se também, registrar a quantidade da amostra e desvios da condição padrão prescrita nos métodos de ensaio (por exemplo, espessura, n de c.d.p. s, tipo, etc...) - Deve ser comunicado ao cliente já na entrega das amostras, o prazo de armazenamento das mesmas, após terem sido testadas (observar orientações do documento Armazenamento das amostras em Ensaios e Contraprovas PRI 638/7). Nos casos em que houver a solicitação por parte do cliente de armazenar as contraprovas por um período maior que o definido e/ou nos casos de solicitações de devolução parcial ou total da amostra depois de ensaiada, esta exigência deve ser registrada no campo Informações da Amostra e Descarte no cadastro de Recebimento de Amostras, casos excepcionais ou solicitações posteriores, devem ser submetidos à análise e autorização do Coordenador do Laboratório ou seu substituto legal. - O fornecimento de qualquer informação sobre amostras e resultados de ensaio(s) por meio eletrônico (telefone, fax ou e-mail), pode ser previsto e solicitado pelo cliente, já na contratação dos serviços. O responsável pela abertura da ordem de serviço deve registrar esta necessidade na orelha/ aba Informações do Recebimento no campo Envio dos Resultados no cadastro de Recebimento de Amostras. Maiores informações no documento Apresentação de Resultados PRI 638/3. 7.1.2.2 SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS OPERACIONAIS As solicitações de Serviços Operacionais deverão ser encaminhadas para realizar a Análise Crítica da solicitação, após deve ser encaminhada para a Secretaria Técnica efetuar a emissão da cotação ao cliente. Posterior à aprovação e depósito da cotação pelo cliente, deve ser realizada a abertura da Ordem de Serviço. Na abertura da Ordem de Serviço, os campos que se referem a informações de recebimento de amostras, devem ser preenchidos como Não Aplicável. 7.1.2.3 SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS DE CONSULTORIA EM TECNOLOGIA As solicitações devem ser encaminhadas ao setor de Consultoria em Tecnologia para que seja realizada a análise crítica e o contato com o cliente pelo facilitador ou técnico responsável designado para tratativas de atendimento da demanda. Depois de elaborada a proposta, a mesma deverá ser encaminhada para Secretaria Técnica para emissão da cotação e sendo pertinente, também as amostras recebidas, para emissão e formalização da cotação. Após a aprovação pelo cliente da Cotação dos Serviços, deverá ser efetuada abertura de uma Ordem de Serviço específica no Sistema Autolab e no SIS Sistema Integrado Senai e descrever número da ordem de serviço SIS no campo disponível no Autolab Cadastro de Ordem de Serviço. 7.1.2.4 SOLICITAÇÃO DE PROJETOS DE PDI As solicitações de PDI devem ser encaminhadas ao setor de PDI para que seja realizado o contato com o cliente para tratativas do projeto. A proposta de projeto deve ser elaborada e encaminhada diretamente pelo especialista responsável designado pelo projeto ao interessado ou ao organismo de fomento. Após a aprovação da Proposta de Projeto de PD&I, pelo interessado, deverá ser efetuada abertura de uma Ordem de Serviço específica no Autolab e no SIS Sistema Integrado Senai e descrever número da ordem de serviço SIS no campo disponível no Sistema Autolab Cadastro de Ordem de Serviço. Revisão 03 Conferir a Lista Mestra para assegurar o uso da revisão atualizada 4/20
7.1.2.5 SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS DO PROVEDOR DE ENSAIOS DE PROFICIÊNCIA (PEP) As solicitações de Serviços do PEP são feitas através de uma Ficha de Inscrição preenchida pelo participante (cliente) na qual é divulgada a cada rodada, conforme orienta o documento Comunicação com os Participantes do PEP PRI 638/122. A Ficha de Inscrição é encaminhada à Secretaria Técnica para emitir a Confirmação de Inscrição. 7.1.2.6 SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS DO PRODUTOR DE MATERIAIS DE REFERÊNCIA (PMR) As solicitações de Serviços do PMR deverão ser encaminhadas ao responsável do serviço de PMR para realizar análise crítica e em seguida para Secretaria Técnica emitir a cotação. Após aprovação formal da cotação pelo cliente seguida deverá ser efetuada abertura de uma Ordem de Serviço específica. Notas: ¹ Quando necessidade de cotação Substituta atualizar a Análise Crítica. ² Pedidos/solicitações de serviço que não constem na lista usual de serviços do Instituto devem ser analisadas criticamente. ³ Para o Programa de Ensaios de Proficiência por Comparação Interlaboratorial (PEP) não é necessário formulário de Análise Crítica, pois a ficha de inscrição preenchida e enviada pelo cliente é o documento de referência para emissão da cotação (Anexo X). No caso de serviços relacionados ao PEP, os serviços são encaminhados para Secretaria Técnica emitir a Confirmação de Inscrição. 4 A inspeção da amostra, os detalhes técnicos para possibilitar a abertura da Ordem de Serviço, a execução do serviço e o registro da solicitação de armazenamento especial ou de devolução das contraprovas (amostras já ensaiadas) são de responsabilidade do técnico responsável pela análise crítica RQ da solicitação do cliente. 5 A identificação da amostra deve ser efetuada com o documento Etiqueta de Identificação da Amostra RQ 638/1/02, é de responsabilidade da pessoa responsável pela abertura da Ordem de Serviço. 6 No caso de dúvidas o Coordenador do Laboratório deve ser contatado para esclarecimentos. 7.2 ELABORAÇÃO/ EMISSÃO DAS COTAÇÕES DE STI As cotações a serem enviadas aos clientes devem ser cadastradas no software Autolab, utilizando-se como base os modelos de apresentação a seguir neste procedimento: - Modelo de Cotação (Geral) Anexo VIII; - Modelo de Cotação NIT Anexo IX; - Modelo de Cotação PEP Anexo X Notas: ¹ A emissão de cotações é restrita aos usuários que possuam autorização conforme o Manual de Utilização do Software Autolab. ² As cotações de Serviços de STI que envolvam Serviços Laboratoriais(ensaios) devem citar além do(s) nome(s) do(s) ensaio(s), a indicação da(s) norma(s) ou procedimento(s) de referência que será(ão) utilizado(s) para realização do(s) serviço(s). ³ Para cotações de Consultoria em Tecnologia e PDI, deve ser enviada a cotação, conforme modelo da Proposta de Prestação de Serviço, conforme modelo do anexo XI. O encaminhamento, negociação e o retorno das cotações devem ser efetuados via e-mail, objetivando-se maior rapidez, porém cópias das mesmas devem ser arquivadas. Revisão 03 Conferir a Lista Mestra para assegurar o uso da revisão atualizada 5/20
Cotações fornecidas verbalmente (telefone, pessoalmente, etc.) só poderão ser validados mediante fornecimento de uma cotação escrita ao cliente, como forma de confirmar preços e prazos negociados, bem como autorizando a realização do serviço. Em caso de recebimento das amostras anteriormente à aprovação da cotação, encaminhar para o Técnico responsável juntamente com a documentação para análise crítica da amostra e após arquivá-las separadamente na sala de amostras da Secretaria Técnica com etiqueta de identificação de amostra (anexo II). Notas: ¹ O controle de cotações emitidas e aprovadas permite avaliar o grau de conformidade das propostas emitidas às expectativas e necessidades dos clientes. 7.2.1 RECEBIMENTO DE AMOSTRAS As amostras recebidas para realização de STI sem cotação emitida devem ter sua entrada registrada no software Autolab Módulo de Amostras, previamente à realização do orçamento, com uma etiqueta Etiqueta de Recebimento da Amostra, conforme RQ 638/01/16, identificando o n do processo, empresa, data de recebimento e contato na empresa e fone de contato. 7.2.2 RECEBIMENTO DA APROVAÇÃO DA COTAÇÃO O aceite/aprovação deve ser efetuado preferencialmente direto na Cotação e escaneada por e- mail. O Cliente deve informar o nome do responsável pela aprovação, setor, data de aprovação e condições do envio da documentação original por e-mail (relatório, contrato, Nota Fiscal, Bloqueto...). Nota: ¹ Para o Programa de Ensaios de Proficiência por Comparação Interlaboratorial, as condições de envio da documentação e amostras são informadas previamente pelo cliente na ficha de inscrição. ² A cotação pode ser previamente aprovada por telefone para agilizar a execução do atendimento, porém deve ser registrado pelo responsável pela abertura da mesma esta negociação no corpo do RQ 638/1/01- Ordem de Serviço e mantida a solicitação ao cliente de envio de uma aprovação escrita, como forma de ratificar o negociado. ³ Será aceito e-mail e/ou pedido de compra como aceite da cotação, desde que aprovado pelo solicitante do serviço indicando a cotação de referência. 7.2.3 ANÁLISE CRÍTICA/INSPEÇÃO DA AMOSTRA PARA ABERTURA DA ORDEM DE SERVIÇO Após a aprovação formal e o recebimento da amostra o técnico responsável, preenche no autolab a Análise Crítica para Abertura da Ordem de Serviço que deverá ser encaminhado a Secretaria Técnica responsável pela abertura da Ordem de Serviço. O documento Ordem de Serviço Externa deve ser arquivado durante a realização do serviço na pasta identificada como Ordens de Serviço em Execução. A abertura das Ordens de Serviços deve ser realizada por pessoal treinado e autorizado pela equipe da secretaria técnica. As definições para acesso ao cadastro de Ordem de Serviço e cadastro de Recebimento de amostra estão descritas no Manual de Utilização do Software Autolab e no documento Atribuições e Responsabilidades dos Recursos Humanos - PRI 638/41. Revisão 03 Conferir a Lista Mestra para assegurar o uso da revisão atualizada 6/20
Notas: ¹ No caso de Serviços Metrológicos para Ensaios, a amostra deve ser recebida pela Secretaria Técnica e inspecionada pelo Coordenador do Laboratório ou técnico por ele indicado, como forma de garantir o registro das condições/características da amostra no recebimento, melhor identificação das necessidades do cliente e avaliação da capacidade do Laboratório de realizar o serviço demandado em termos técnicos e de prazo (Análise crítica). ² No caso do Provedor de Ensaios de Proficiência (PEP), a ordem de serviço é aberta por atendimento, conforme a Ficha de Inscrição preenchida pelo participante. ³ No caso do Produtor de Ensaios de Proficiência (PMR), a ordem de serviço é aberta individualmente para cada Material de Referência solicitado pelo cliente. A abertura dos documentos Ordem de Serviço, Recebimento de Amostra e Análise Crítica, tem por finalidade: - Registrar a Análise Crítica do Pedido, ou seja, com seu preenchimento o responsável do setor ou pessoa autorizada faz uma análise da capacidade e das condições do Instituto para efetuar o atendimento da demanda. - Registrar quaisquer modificações ou alterações significativas que necessitam ser efetuadas nos métodos e procedimentos técnicos usualmente utilizados pelo Instituto na realização dos serviços. - Registrar o discutido e acordado com o cliente com relação ao pedido e às suas necessidades e exigências (cotação, prazo, devolução da amostra, envio de documentos/resultados por fax ou telefone, norma(s), método(s) ou procedimento(s) para realização do(s) serviço(s)/ensaio(s), e registros do cliente que forem pertinentes). - Conter informações detalhadas dos dados do cliente. - Registrar a necessidade ou não de subcontratação. - Atualizar dados cadastrais da empresa no sistema Autolab, quando necessário. 7.2.4 Identificação e numeração das ordens de serviços A numeração das Ordens de Serviço é crescente, controlada automaticamente pelo Autolab. No recebimento de amostras cada uma deve ser cadastrada com número de identificação (ID) diferente. O controle das numerações das Ordens de Serviço e Recebimento de Amostra é realizado pelo Autolab de forma numérica crescente, a contagem inicia anualmente em 1(um) contendo um sufixo com dois dígitos que corresponde ao ano (XXXX/YY), que deve ser atualizada a cada começo de ano. É de responsabilidade da Secretaria Técnica e do responsável pela implementação do sistema Autolab o controle da atualização desta numeração do sufixo. 7.2.5 Subcontratação/Contratação de Serviços No caso de ensaios deverá seguir as orientações do Manual da Qualidade do Laboratório de Ensaios MQ 638/1.Para as demandas de Consultoria em Tecnologia e PDI a necessidade de contratação de serviços de terceiros complementares (Subcontratação) deverá ser analisada e autorizada pela gerência operacional da unidade ou seu substituto legal, seguindo procedimento PRI 638/67 para contratação de serviços de terceiros e PR GESUP/7 Credenciamento de Profissionais Técnicos/Docentes e Consultoria do SENAI-RS No caso do PEP e PMR deverá seguir as orientações do documento Subcontratação Aplicada ao PEP e PMR PRI 638/273. 7.3 CADASTRAMENTO DA ORDEM DE SERVIÇO O preenchimento dos campos do cadastro de Ordem de Serviço deve ser efetuado conforme orientações abaixo: - A pessoa responsável autorizada para abertura da Ordem de Serviço deve verificar o prazo de entrega do serviço na cotação. Este prazo é o que deve permanecer em vigor, porém caso haja alguma dificuldade em mantê-lo, buscar acordar com o cliente um novo prazo. Revisão 03 Conferir a Lista Mestra para assegurar o uso da revisão atualizada 7/20
O prazo estipulado para realização das análises do recebimento de amostras é contado em dias úteis conforme informado na cotação. O responsável pela análise crítica deverá acrescentar manualmente o número de dias referentes a feriados no prazo para realização do serviço. Notas: ¹ Amostras de menor estabilidade de propriedade, tais como, composições elastoméricas não vulcanizadas, soluções de látex não estabilizadas, etc., devem ter prioridade e prazos de atendimento mais rápido. ² O prazo para realizar o serviço deve ser baseado na disponibilidade operacional (Equipamentos e Recursos Humanos), a urgência do cliente na execução do serviço (prazo) e a estabilidade da amostra. Informações referentes à disponibilidade operacional para realização do serviço devem ser obtidas junto ao(s) Coordenador(es) dos setores/programas ou a seu(s) substituto(s). 7.4 CONFIRMAÇÃO DE PRAZO E ENTREGA O documento Confirmação do Prazo de Entrega RQ 638/1/06 Anexo IV. deve ser obrigatoriamente fornecido aos clientes dos Serviços de STI, exceto os casos de atendimentos fora do prazo habitual. 7.5 COMUNICAÇÃO DE PROBLEMAS Quaisquer problemas detectados no decorrer da realização dos serviços, tais como, atrasos, desvios, modificações necessárias depois do trabalho iniciado, devem ser imediatamente informadas e acordadas com o cliente pelo Coordenador/facilitador do Setor/Programa ou pessoa autorizada pelo mesmo, possuindo confirmação do aceite do cliente, podendo esta ser por fax, e- mail, carta ou qualquer outro meio escrito. Registrar o acertado no campo de observações do passo em que a análise se encontra. Problemas relacionados ao sistema informatizado devem ser imediatamente encaminhados ao administrador do sistema Autolab. Para serviços de Consultoria em Tecnologia, em que exista contrato de prestação de serviços de Tecnologia e Inovação e o cliente, se houver necessidade de emenda de contrato, deve-se seguir o prescrito no PRR GEITEC/1-Controle do Processo de Assessoria Técnica e Tecnológica. Para os serviços de Produtor de Ensaio de Proficiência seguir o descrito no PRI 638/122- Comunicação com os Participantes do PEP. Sempre que houver alteração do valor do preço informado na cotação, além de obter o aceite do cliente e de realizar o registro na Ordem de Serviço, o responsável pelo serviço deve informar o setor de secretaria técnica para que seja feita adequação na cotação e ajuste na Ordem de Serviço. 7.6 EXPEDIÇÃO DO SERVIÇO 7.6.1 Emissão de Documentos Internos Os Coordenadores de Setor ou um técnico autorizado por ele(s) deve(m) providenciar a elaboração de um Relatório ou documento escrito, quando se tratar de serviços técnicos/tecnológicos que demandem a elaboração do mesmo. Nota: ¹ Relatórios que envolvam resultados de ensaios devem ser elaborados, revisados e assinados conforme documento Apresentação dos Resultados dos Ensaios - PRI 638/3. ² Relatórios do Programa de Ensaios de Proficiência devem ser elaborados conforme o procedimento Relatório Final do PEP PRI 638/120. Relatórios de Consultoria em Tecnologia devem ser elaborados conforme orientações do documento Apresentação dos Resultados de ATT e PDI PRI 638/84. Para Serviços de Consutoltoria em Tecnologia acima de 50 horas, deve ser elaborado relatório parcial de Revisão 03 Conferir a Lista Mestra para assegurar o uso da revisão atualizada 8/20
acompanhamento, conforme prescrito no PRR GEITEC/1- Controle do Processo de Assessoria Técnica e Tecnológica, 4 Os certificados dos Materiais de Referência (PMR), a serem fornecidos aos clientes, devem ser elaborados conforme documento Apresentação dos Certificados dos Materiais de Referência PRI 638/189. 7.6.2 Entrega/Envio de Relatórios/Documentos A Secretaria Técnica após realizar a verificação dos itens (nº relatório/os, aprovação da cotação, paginação, RQ s, uso do selo (quando pertinente), dados da empresa, descrição da amostra e norma) efetua o fechamento da Ordem de Serviço e providência a entrega do relatório/documento/produto do serviço realizado ao cliente. Documentos/Relatórios/Produtos que envolvam resultados de ensaios/pareceres técnicos/informações restritas, bem como entrega de produtos, quando impressos, devem ser expedidos em envelope fechado no qual externamente deve estar registrado o número do relatório e o nome da empresa. Quando enviados via correio devem ser mandados em correspondência registrada. Caso a pessoa que venha retirar o relatório/documento não esteja identificada (crachá da empresa) a pessoa responsável que estiver atendendo deve pedir para que a mesma se identifique e de posse da identificação, deve contatar por telefone a empresa interessada e verificar se a referida pessoa está autorizada a retirar o relatório/documento/serviço. Após a autorização ser aprovada, deve-se coletar a assinatura e o número da carteira de identidade da pessoa que está retirando, no documento Protocolo de Registro de Entrega RQ 638/1/04 Anexo III, bem como anotar o nome da pessoa que autorizou por parte da empresa no campo observações. Os relatórios emitidos em formato digital, deverão ser enviados por e-mail. Estes relatórios deverão ser enviados de forma confidencial ao contato indicado na aprovação da cotação. O e-mail de envio do relatório ao cliente, bem como, a confirmação de leitura/recebimento do e-mail (quando houver) deverá ser salvo. 7.7 DESPACHO DE ITENS DE SERVIÇOS TÉCNICOS Itens de serviços técnicos que venham a ser enviados a clientes devem, sempre que considerado necessário, ser adequadamente embalados, acompanhados de uma correspondência específica, identificando o material, a finalidade e o interessado. Deve-se documentar/evidenciar o envio para o cliente, utilizando carta Registrada (quando devolvido por correio) e também registrar no caso de contraprovas no cadastro de Recebimento de Amostra em Informações de Amostra e Descarte no campo Observações Devolvido ao cliente. 7.8 EMISSÃO DO CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE STI Para prestação de serviços de tecnologia e inovação aprovada previamente pelo cliente (quando pertinente), deverá ser emitido um Contrato de Prestação de Serviços de Tecnologia e Inovação. O modelo de contrato a ser utilizado é o aprovado pela GEITEC, encontra-se no seguinte caminho: http://aplicativos.sistemafiergs.org.br/lndocqualsenai.nsf/sistemaqualidade?openframeset Nota: Em caso de dúvidas, verificar orientações internas referentes às exceções de emissão de contratos de prestação de serviços. 7.9 ARQUIVAMENTO O controle e arquivamento dos registros da qualidade, já utilizados, devem ser efetuados Revisão 03 Conferir a Lista Mestra para assegurar o uso da revisão atualizada 9/20
conforme orientações do documento PRR GEITEC/3 Elaboração e Controle de Documentos do Sistema de Gestão. As amostras já ensaiadas, devidamente embaladas e identificadas, devem ser arquivadas, como contraprovas, conforme documento Armazenamento das Amostras em Ensaio e Contraprovas PRI 638/7. 8 REGISTROS DA QUALIDADE RQ 638/1/01 Ordem de Serviço - Anexo I RQ 638/1/02 Etiqueta de Identificação da Amostra - Anexo II RQ 638/1/04 Protocolo de Entrega - Anexo III RQ 638/1/06 Confirmação Prazo de Entrega do Serviço - Anexo IV RQ 638/1/07 Análise Crítica - Anexo V RQ 638/1/09 Ordem de Serviço Interna - Anexo VI RQ 638/1/11 Check-List Final da O.S. PMR Anexo VII RQ 638/1/16 Etiqueta de Recebimento de amostra Anexo VIII 8 ALTERAÇÕES Revisão: 00 - Cabeçalho: alteração do logotipo, incluída a expressão Sistema de Gestão da Qualidade e excluída e edição. - Excluído o Sumário do procedimento. - Foram excluídos no item 3 Documentos de Referência os Procedimentos Internos PRI s e Procedimentos Regionais PRR s. Revisão: 01 -- Item 6.7.1 alterado para 6.8.1 - Item 6.7.2 alterado para 6.8.2 - Item 6.7.2.1 alterado para 6.8.2.1 - Item 6.7.2.2 alterado para 6.8.2.2 - Item 6.8 alterado para 6.9 - Item 6.9 alterado para 6.10 - Item 6.8.1 atualização sobre Avaliação de Satisfação de Cliente de ASPLAN/02 para AGE/2 - Item 6.10 atualizado de PRR EQS/4 para PRR AGE/6 - O item 6.5.23 incluído mais um item na nota - Alterado (excluso) Anexo VIII (O.S / Recebimento do Núcleo de Informação Tecnológica, Mesmo Formulário Anexo I) - Atualizados anexos Anexo I, Anexo II, Anexo III, Anexo IV, Anexo V, Anexo VI, Anexo VII, Anexo X, Anexo IX, Anexo XI. - Inclusos novos anexos, Anexo XI - RQ 638/1/13/01 Análise Crítica para Abertura Da Ordem de Serviço, Anexo XII - RQ 638/1/14/01 Controle de Entrada de amostras e Anexo XIII - RQ 638/1/15/01 Controle de Entrada de amostras ( Etiqueta ) - Altualização do CheckList Final da O.S. e PMR - Inclusão de novos RQs, RQ 638/1/13/01 Análise Crítica para Abertura Da Ordem de Serviço, RQ 638/1/14/01 Controle de Entrada de amostras, RQ 638/1/15/01 Controle de Entrada de amostras (Etiqueta) - Inclusão de um novo item para verificação no Formulário check list final da OS -Anexo V Revisão: 02 - Item 6.1.1 Atualizada informações; - Item 6.1.2 e nota 1 Atualizada informações; - Item 6.1.3 inclusa a frase Para abertura de Ordem de Serviço não é necessária análise crítica ; - Item 6.1.4 e 6.1.5 inclusa informação, sobre abertura de ordem de serviço no SIS; - Exclusa nota do item 6.2; - Item 6.2.2 Atualizado informações e cancelado RQ 638/1/10; Revisão 03 Conferir a Lista Mestra para assegurar o uso da revisão atualizada 10/20
- Item 6.3, 6.4 alterado informações; - Alterada figura 1 do item 6.4.2; - Item 6.5.15 e 6.6 atualizadas informações - Alterada figura 14 do item 6.5.21.1; - Inclusos itens 6.5.21.1.1 e 6.11; - Excluso Anexo IX - Solicitação de Prestação de Serviço - RQ 638/1/10; - Atualizado RQ 638/1/05 e RQ 638/1/11; - Atualizado RQ 638/1/14 e RQ 638/1/15; - Atualizado RQ 638/1/06 e RQ 638/1/03; - Incluso fluxograma Anexo XIII. Revisão: 03 - Item 2: Alterado nome do laboratório de CETEPO para Instituto SENAI de Inovação em Engenharia de Polímeros; - Item 4.1: Alterado tipos de serviços de STT para linhas de atuação dos serviços de tecnologia e inovação; - Item 4.2 : Incluso Manual de Utilização do Software Autolab; - Item 5: Inclusão do quadro de responsabilidades; - Item 6: Inclusão do fluxograma do processo de recepção e expedição de serviço de STI - Itens 7.1.2 e 7.2.3 alterado a sistemática de realização das análises crítica para emissão da cotação e análise crítica para abertura da Ordem de serviço de meio impresso para via sistema no software autolab. - Itens 7 até 7.2.2: Metodologia descrita no PRI 638/2 Emissão de cotações que foi cancelado e unificado para este procedimento. - Item 7.2.5: Alterado procedimento PR GESUP/2 para PR GESUP/7. - Item 7.6.2: Incluso a forma de envio de relatório para em formato digital por e-mail. - Item 7.9: Alterado procedimento PRR AGE/6 para PRR GEITEC/3. - Excluído RQ 638/01/03 Autorização de retirada de Serviços - Excluído RQ 638/01/05 Check List Final da OS (Itens de verificação feitos antes do envio do relatório ao cliente) - Excluído RQ 638/01/13 Análise crítica para Abertura de Ordem de Serviço (análise crítica feita em tela do sistema Autolab) - Excluído RQ 638/01/14 Etiqueta de amostras aguardando aprovação (substituído pelo RQ 638/01/16) - Excluído RQ 638/01/15 Controle de entrada de amostra, planilha de controle de amostra foi cancelada em virtude do recebimento ser controlado via software autolab. Revisão 03 Conferir a Lista Mestra para assegurar o uso da revisão atualizada 11/20
ANEXO I INSTITUTO SENAI DE INOVAÇÃO EM ENGENHARIA DE POLÍMEROS RQ 638/1/01/03 ORDEM DE SERVIÇO OS Nº 1425/16 ----------------- Identificação do Cliente Cliente/Razão Social: Endereço: CEP: ----------------- Fone: Fax: ----------------- CNPJ: IE: ----------------- OS N : 1425/16 Contato: ----------------- Cotação N : 0 Prazo de Entrega: ----------------- Término Previsto: ----------------- Tipo de Serviço: Serv. Lab. - Serviços Laboratoriais Subsidio: ----------------- Amostra: Tipo de Amostra: Análises a Realizar N ID Análise Descrição Análise Norma ID Cliente Complemento 1 AVALIAÇÃO DA CONFORMIDADE Avaliação de Conformidade Modelo: PAN 20 Análise dimensional. 2 ENSAIO DE EMPILHAMENTO Ensaio de Empilhamento ANTT- RESOLUÇÃO Nº 420, de 12 de fevereiro de 2004 - PRI 638/260 Modelo: PAN 20 28 dias a 40 C 3 ENSAIO DE ESTANQUEIDADE Ensaio de Estanqueidade ANTT- RESOLUÇÃO Nº 420, de 12 de fevereiro de 2004 - PRI 638/259 Modelo: PAN 20 20 kpa por 5 min 4 ENSAIO DE PRESSÃO HIDRAULICA Ensaio de Pressão Hidráulica Interna ANTT- RESOLUÇÃO Nº 420, de 12 de fevereiro de 2004 - PRI 638/261 Modelo: PAN 20 100 kpa por 30 min 5 ENSAIO DE QUEDA - BAIXA TEMPERATURA Ensaio de Queda - Baixa Temperatura ANTT- RESOLUÇÃO Nº 420, de 12 de fevereiro de 2004 - PRI 638/258 Modelo: PAN 20 Ensaio realizado, com condicionamento a -18 C. 6 HORA TÉCNICA Hora Técnica Modelo: PAN 20 Acompanhamento dos ensaios. Acima são apresentadas as análises aprovadas pelo cliente na cotação. O valor cobrado pelas mesmas foi de R$ 2.630,00 Forma de Pagamento: Responsável Abertura da OS: Lucas Pimentel Data: 02/08/2016 Aprovação do Recebimento: 0 0 Observações: Revisão 03 Conferir a Lista Mestra para assegurar o uso da revisão atualizada 12/20
ANEXO II INSTITUTO SENAI DE INOVAÇÃO EM ENGENHARIA DE POLÍMEROS RQ 638/1/02/03 ETIQUETA DE IDENTIFICAÇÃO DA AMOSTRA Ordem de Serviço Nº: 1425/16 - Serv. Lab. - Serviços Laboratoriais OS N : COTAÇÃO Nº: DESCRIÇÃO DA AMOSTRA: Identificadas como: XXXX/XX XXXX/XX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX - xxxxxxxxxxxxxxxxx ANEXO III INSTITUTO SENAI DE INOVAÇÃO EM ENGENHARIA DE POLÍMEROS RQ 638/1/04/03 Protocolo de Entrega Ordem de Serviço Número: 1425/16 - Serviços Laboratoriais Assinatura: Nome: Nº RG: Data: Data Disp: / / Forma de Entrega: ( ) Presencial ( ) Correio ( ) Envio por e-mail Func. Responsável: ANEXO IV INSTITUTO SENAI DE INOVAÇÃO EM ENGENHARIA DE POLÍMEROS RQ 638/1/06/03 CONFIRMAÇÃO PRAZO DE ENTREGA DO SERVIÇO Empres Data de Entrada: COTAÇÃO Nº ORDEM DE SERVIÇO Nº 1425/16 00/01/1900 0 Contato/Responsável: - Fone: Término Previsto: ----------------- Prazo de entrega do serviço: Informamos que recebemos a aprovação para execução dos serviços e iniciaremos os ensaios a partir de 02/08/2016 e que o prazo previsto para a entrega do serviço está para ----------------- Favor verificar se a identificação da amostra na coluna "ID cliente" está de acordo com a necessidade. Caso for necessário alguma correção / alteração entre em contato o mais breve possível e envie por meio de fax ou e-mail a informação completa. Informações: Instituto SENAI de Inovação em Engenharia de Polímeros Av. Presidente João Goulart, 682 Morro do Espelho São Leopoldo/RS CEP: 93030-090 Fone: (51) 3904-2700 E-mail: lab.cetepo@senairs.org.br Site: www.cetepo.rs.senai.br DESCRIÇÃO DO SERVIÇO N ID Análise Descrição Análise Norma ID Cliente Complemento AVALIAÇÃO DA 1 Avaliação de Conformidade - Modelo: PAN 20 Análise dimensional. CONFORMIDADE 2 ENSAIO DE EMPILHAMENTO Ensaio de Empilhamento ANTT- RESOLUÇÃO Nº 420, de 12 de fevereiro de 2004 Modelo: PAN 20 28 dias a 40 C Revisão 03 Conferir a Lista Mestra para assegurar o uso da revisão atualizada 13/20
ANEXO V INSTITUTO SENAI DE INOVAÇÃO EM ENGENHARIA DE POLÍMEROS RQ 638/1/07/03 ANÁLISE CRÍTICA Ordem de Serviço Número: 1425/16 - Serviços Laboratoriais Empresa: Endereço: Município: Fone/Fax: CNPJ/CPF: UF: CEP: Contato/Responsável: Tipo de Serviço: Serv. Lab. - Serviços Laboratoriais Data de Recepção: 02/08/2016 Término Previsto: ----------------- Análise Crítica de Solicitações: I - A solicitação faz parte da lista de serviços usuais do Centro? ( X ) Sim ( ) Não II - A solicitação exige alguma modificação/alteração do procedimento/método/produto usual Indique o que deve ser providenciado: Não é solicitado nenhuma criação / alteração de método e processo para realização do serviço III - A amostra fornecida está de acordo com o exigido para a realização do trabalho (quantidade, tipo,...)? ( ) Sim ( X ) Não Deve ser providenciado: VI - Envio dos resultados: VII - Registro de solicitações/requisitos adicionais acordados com o cliente deve-se proceder: Devolução da amostra: Receber informações preliminares: Envio da documentação (contrato, cobrança, Nota Fiscal, Relatório original e FASC): Contrato: Retorno de Contrato: VIII - Necessita subcontratação de serviços externos? ( X ) Não ( ) Sim, para qual serviço? Quem subcontratar? IX - Registro de observações na contratação do serviço e/ou alterações posteriores: X - Como você ficou sabendo de nossos serviços? Já é Cliente Responsável Pela Análise Crítica: Impresso em: 08/09/2016 16:30 Revisão 03 Conferir a Lista Mestra para assegurar o uso da revisão atualizada 14/20
ANEXO VI INSTITUTO SENAI DE INOVAÇÃO EM ENGENHARIA DE POLÍMEROS RQ 638/1/09/03 ORDEM DE SERVIÇO INTERNA ORDEM DE SERVIÇO Nº : 1425/16 - Serviços Laboratoriais Abertura da OS Análise Crítica da OS Elaboração do Relatório Verificação da Transferência dos Dados Conferência de Resultados Atividade Data Técnico 00/01/1900 0 00/01/1900 0 Realização de ensaios Análise Id Cliente Complemento Técnico Data de Realização Avaliação de Conformidade Modelo: PAN 20 Análise dimensional. Ensaio de Empilhamento - ANTT- RESOLUÇÃO Nº 420, de 12 de fevereiro de 2004 - PRI 638/260 Ensaio de Estanqueidade - ANTT- RESOLUÇÃO Nº 420, de 12 de fevereiro de 2004 - PRI 638/259 Ensaio de Pressão Hidráulica Interna - ANTT- RESOLUÇÃO Nº 420, de 12 de fevereiro de 2004 - PRI 638/261 Ensaio de Queda - Baixa Temperatura - ANTT- RESOLUÇÃO Nº 420, de 12 de fevereiro de 2004 - PRI 638/258 Modelo: PAN 20 28 dias a 40 C Modelo: PAN 20 Modelo: PAN 20 Modelo: PAN 20 20 kpa por 5 min 100 kpa por 30 min Ensaio realizado, com condicionamento a -18 C. Hora Técnica Modelo: PAN 20 Acompanhamento dos ensaios. Data de entrada no Setor Prazo de saída do setor 02/08/2016 #VALOR! Data de saída do Setor Data de Emissão do Relatório Prazo de saída do setor #VALOR! Revisão 03 Conferir a Lista Mestra para assegurar o uso da revisão atualizada 15/20
ANEXO VII INSTITUTO SENAI DE INOVAÇÃO EM ENGENHARIA DE POLÍMEROS RQ 638/01/16/03 ETIQUETA DE RECEBIMENTO DA AMOSTRA Serv. Lab. - Serviços Laboratoriais Nº Proposta : XXXX/ Data de Recebimento: / / Cliente: Contato: Fone: Revisão 03 Conferir a Lista Mestra para assegurar o uso da revisão atualizada 16/20
Anexo VIII (Modelo Cotação GERAL) Serviços Laboratoriais Nº da proposta de Cotação: São Leopoldo, 0 de Janeiro de 1900 Prezado(a) Senhor(a), Conforme solicitado, estou encaminhando a cotação para realização dos seguintes serviços: Nº de Item Serviço Serviços Norma Complemento Valor Unitário Sub Total 1 2 3 Sub Total DESPESA DE ENVIO VIA SEDEX VALOR TOTAL Avaliação de anel de Avaliação de anel elastômero para sistema de elastômero de abastecimento de água para sistema de conforme ABNT NBR abastecimento de R$ 0,00 Nota 2: Estão inclusos nesta cotação: - Avaliação da Conformidade Validade do orçamento: 30 (trinta) dias a contar da data da emissão. Favor enviar aceite deste orçamento por e-mail Favor preencher todos os campos pertinentes Autorização de realização do serviço: ( ) SIM ( ) NÃO Condições de pagamento: A cobrança será efetuada através de bloqueto a ser pago em rede bancária. O bloqueto será enviado juntamente com serviço prestado. Prazo da execução do servico: 10 dias uteis a partir do recebimento da(s) amostra(s), aprovação deste orçamento e disponibilidade dos equipamentos. Estaremos informando o prazo final. Identificação da(s) amostra(s): Condições de entrega do relatório: Forma de apresentação: Relatório de ensaio emitido em formato digital com assinatura digital certificada (formato ADOBE.pdf). Envio do relatório para: ( ) Solicitante da cotação ( ) Outro. E-mail: Nome do responsável pela autorização: Assinatura do responsável pela autorização: Setor: Data: / / As amostras encaminhadas para cotação serão armazenadas por um período máximo de 45 dias a contar da data de emissão da mesma. Após este período serão descartadas, salvo solicitação contrária do interessado. Atenciosamente, Usuário SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM INDUSTRIAL - ISI POLIMEROS - CNPJ: 03.775.069/0009-32 Av. João Goulart, 682 - Morro do Espelho 93030-090 - São Leopoldo - RS Fone: (51) 3904-2700 E-mail: lab.cetepo@senairs.org.br Site: www.cetepo.rs.senai.br Revisão 03 Conferir a Lista Mestra para assegurar o uso da revisão atualizada 17/20
Anexo IX Modelo Cotação Serviços Operacionais Núcleo Informação Tecnológica Nº da proposta de Cotação: São Leopoldo, 0 de de 1900 Prezado(a) Senhor(a), Estamos enviando o orçamento solicitado de literatura técnica abaixo para sua aprovação e autorização de envio. Item 1 2 Qtd Prestação de Serviço de Informação Técnica / Técnológica Ano da Norma / Livro Valor Unitário Desconto (R$) Sub Total 3 VALOR TOTAL DA INFORMAÇÂO TÉCNICA SEM DESPESAS DE ENVIO (retirada no CETEPO) R$ 0,00 RELAÇÂO VALOR FINAL COM DESPESAS DE ENVIO Tipo de Postagem Correio (SEDEX) com aviso de recebimento Correio (Encomenda Normal)* com aviso de recebimento Valor Postagem Insira o valor do SEDEX Insira o valor da Postagem Valor Final #VALOR! #VALOR! Opção de Entrega: ( ) SEDEX ( ) Encomenda Normal* ( ) Retira no CETEPO A validade do orçamento é de 30 dias O prazo de entrega dos materiais no CETEPO é de 10 dias O prazo da entrega por SEDEX é aproximadamente 13 dias. O prazo da entrega por encomenda normal é de aproximadamente 25 dias * O Cliente deverá retirar o produto na agência de correio de sua cidade após aviso de correio Formas De Pagamento: Diretamente no CETEPO. Sem custos de taxas de correio Enviar a confirmação de aprovação deste orçamento por fax (51) 3904-2700 ou por e-mail devidamente autorizado. Atenciosamente, Usuário Nome / Assinatura do Responsável pela autorização Setor: Data: SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM INDUSTRIAL - ISI POLIMEROS - CNPJ: 03.775.069/0009-32 Av. João Goulart, 682 - Morro do Espelho 93030-090 - São Leopoldo - RS Fone: (51) 3904-2700 E-mail: nit.cetepo@senairs.org.br Site: www.cetepo.rs.senai.br Revisão 03 Conferir a Lista Mestra para assegurar o uso da revisão atualizada 18/20
Anexo X Cotação PEP PEP - Programa de Ensaios de Proficiência Confirmação de inscrição e cotação: São Leopoldo, 0 de Janeiro de 1900 Prezado(a) Senhor(a), Estamos enviando a cotação e a confirmação de sua inscrição no Programa de Ensaios de Proficiência por Comparação Interlaboratorial nas seguintes análises. Item Qtd Análise Norma Valor 1 2 3 - --- ------------ ----- ------------ VALOR TOTAL DESCONTO CONCEDIDO DESPESA DE ENVIO VIA SEDEX VALOR TOTAL DE SUA INSCRIÇÃO Forma De Envio: As amostras serão enviadas por SEDEX com aviso de recebimento Forma De Pagamento:. A cobrança será efetuada através de bloqueto a ser pago em rede bancária. Atenciosamente, Usuário CENTRO TECNOLÓGICO DE POLÍMEROS SENAI - CETEPO - 03.775.069/0009-32 Av. João Goulart, 682 - Morro do Espelho 93030-090 - São Leopoldo - RS Fone: (51) 3904-2700 E-mail: genilson.pacheco@senairs.org.br ou pep.cetepo@senairs.org.br Site: www.cetepo.rs.senai.br Revisão 03 Conferir a Lista Mestra para assegurar o uso da revisão atualizada 19/20
Anexo XI Modelo Proposta de Prestação de Serviços EMPRESA CONTRATANTE Cotação: xxxx/xx Revisão: Data da Elaboração: / / Data da última revisão: 1. Dados do proponente Instituto SENAI de Inovação em Engenharia de Polímeros CNPJ: 03.775.069/0009-32 Inscrição Estadual: Isento Inscrição Municipal: 22029-3 Av. Presidente João Goulart, nº 682, Morro do Espelho CEP 93030-090 São Leopoldo RS Fone/fax: 51 3904 2700 2. OBJETIVO 3. METODOLOGIA 4. RESULTADOS 5. VALIDADE DA PROPOSTA A proposta possui validade de 30 dias corridos contados da data de emissão.. 6 PRAZO PARA EXECUÇÃO 7 VALORES Nota 1: Nota 2: Atenciosamente, Revisão 03 Conferir a Lista Mestra para assegurar o uso da revisão atualizada 20/20