Exmo. Senhor OFÍCIO CIRCULAR 2009 Assunto: Instruções para iniciar o ano 2009 nos organismos com Sistema de Informação Contabilística (SIC) implementado. Deverá efectuar uma leitura atenta das presentes instruções antes de executar qualquer tarefa no SIC. Na inicialização do ano económico de 2009 devem observar-se as seguintes instruções: 1. Carregar o Orçamento Aprovado O ficheiro do orçamento aprovado será enviado pelo Instituto de Informática, sendo disponibilizado pelo Sistema Central de Contabilidade SCC no final do mês de Dezembro, o qual é identificado a partir da carta, onde constará uma mensagem diferente da habitual, nomeadamente: RETORNO DE: RUBRICAS, ACTIVIDADES, ORÇAMENTO a) Verificar e confirmar as Classificações Orgânicas para 2009 Gestão de Tabelas Tabelas Gerais Classificação Orgânica Verificar na tabela das Classificações Orgânicas para 2009 se consta a orgânica do Serviço (em caso de dúvida, confirmar com a respectiva Delegação da DGO).
2 b) Após a confirmação da recepção do ficheiro deverá desencadear a seguinte opção de menu do SIC: Preparação c) Devem actualizar a base de dados, através da opção de menu: Ligação ao Sistema Central Carregamento do Orçamento Aprovado Nota: O procedimento do carregamento do orçamento aprovado não emite qualquer mapa, pelo que deve ser efectuada a verificação, através da opção: Emissão do Orçamento Inicial (Imprimir o mapa) No mesmo dia em que ocorrer o envio do ficheiro do orçamento aprovado, poderá existir em simultâneo, outro ficheiro com o retorno normal, que deverá ser tratado de acordo com os procedimentos habituais, respeitando a numeração sequencial, ou seja, se o ficheiro do orçamento aprovado tiver uma numeração inferior ao ficheiro de retorno normal, deverá primeiro fazer o Carregamento do Orçamento Aprovado e só posteriormente executar a Actualização da Base de Dados Local. 2. Introduzir as Classificações de Receita para 2009, através da opção: Orçamento de Receita Classificação Introduzir as classificações de Receita, não esquecendo que têm que ser introduzidas por níveis.
3 3. Efectuar a previsão do Orçamento de Receita para 2009 e emitir os respectivos mapas, através das opções: A previsão do orçamento de receita bem como a sua execução, é efectuada por Fonte de Financiamento, Programa e Medida. No campo P* deverá colocar S, uma vez que vai fazer previsão de receita própria. Orçamento de Receita Previsão Elaboração (fazer a consignação às rubricas de classificação económica da despesa) Emissão (imprimir o mapa) Emissão da Receita Consignada (imprimir o mapa) 4. Efectuar a abertura do ano de 2009, através da opção: Abertura do Ano Nos termos do artº 16º do DL 155/92, pode optar por utilizar contabilidade analítica. Assim, nesta fase de abertura do ano deve inscrever 1 no campo Analítica). SE OPTAR POR UTILIZAR SIC COM ANALÍTICA, DEVERÁ DEFINIR OS CENTROS DE CUSTO NAS TABELAS PRINCIPAIS. Gestão de Tabelas Tabelas Principais Centros de Custo IMEDIATAMENTE APÓS ABERTURA DO ANO (Antes da abertura do mês de Janeiro) DEVE DISTRIBUIR O ORÇAMENTO APROVADO PELOS CENTROS DE CUSTO, através da opção:
4 5. Definir o regime duodecimal, através da opção: Lançar Dotação Por Centro de Custo Definir Regime Duodecimal, definir as rubricas que estão sujeitas ao regime duodecimal NOTA: na ausência de publicação do Decreto-Lei de execução orçamental para 2009, mantêm-se em vigor as normas estabelecidas para 2008. 6. Efectuar a abertura do mês de Janeiro (não criar ficheiro), através da opção: Abertura do Mês 7. Registar as cativações (caso existam), através da opção: Alterações Orçamentais Registo Alteração orçamental Tipo 5 Cativações. No registo, quando é afecto o cativo às rubricas de classificação económica da despesa deve ser utilizado o sinal menos no campo Montante. 8. Registar o PLC e emitir os respectivos mapas, através das opções: Libertação de Créditos Registo
5 Regista um único PLC para todas as fontes de financiamento, programas e medidas com compromissos a assumir. Libertação de Créditos Emissão Documentos para DGO O Mapa LC-M001 (rosto do PLC) e os Mapas que acompanham o PLC, são enviados para a respectiva Delegação, conforme procedimento habitual. 9. Criar ficheiro, através da opção: Ligação ao Sistema Central Criação de Ficheiro de Movimentos Enviar o ficheiro para o Instituto de Informática. 10. Verificar a existência de ficheiro de retorno No(s) dias seguinte(s) devem verificar a existência de ficheiro de retorno, através da leitura da carta e em caso afirmativo actualizar a Base de Dados Local, através da respectiva opção. No caso de terem ocorrido rejeições, contactar o Instituto de Informática, através de e-mail, para o endereço ccut@inst-informatica.pt. Direcção-Geral do Orçamento, em 22 de Dezembro de 2008 Com os melhores cumprimentos A Subdirectora-Geral (Marta Abreu)