MANUAL DO UTILIZADOR DO MÓDULO DE GESTÃO DA CONTABILIDADE B DO SISTEMA DE CONTABILIDADE ADUANEIRA

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1 MANUAL DO UTILIZADOR DO MÓDULO DE GESTÃO DA CONTABILIDADE B DO SISTEMA DE CONTABILIDADE ADUANEIRA DSRNRPC Agosto de 2008

2 1 INTRODUÇÃO O longo processo de acumulação de funcionalidades informáticas no Sistema de Contabilidade Aduaneira (SCA) e de condições técnicas ( 1 ), indispensáveis para a informatização da Contabilidade Auxiliar (Contabilidade B), chegou a uma fase que permite, desde já, disponibilizar a gestão desta contabilidade pelo sistema informático, com efeitos a partir de 1 de Janeiro de Assim, a partir deste ano, o registo de liquidação dos montantes que deverão ser inscritos naquela contabilidade é disponibilizado pelo SCA, que também assegurará os respectivos apuramentos e controlos associados a esses registos, pelo que deixará de ser necessário o preenchimento das folhas que até 31.Dez.2003 constituíram o suporte do Livro de registo da Contabilidade B. Durante 2003 foi solicitado às Alfândegas que validassem e completassem os registos activos na contabilidade B em 31.Dez.2002, entretanto introduzidos no SCA pela DGITA ( 2 ). Esse trabalho decorreu com diversas vicissitudes, resultantes da complexidade deste processo, havendo agora necessidade de se proceder a uma actualização semelhante, referente aos registos activos nesta contabilidade, em 31.Dez Assim, após a disponibilização daqueles registos à DGITA, esta Direcção-Geral está a proceder a uma actualização dos dados residentes no SCA, na área da contabilidade B (de forma a não se perder toda a informação já introduzida pelos serviços nos registos anteriores a 2003), prevista nos seguintes moldes: o Se o registo já existe no SCA (estava activo em 31.Dez.2002) poderão ocorrer duas situações: Continua a existir saldo em 31.Dez.2003, caso em que os montantes em saldo de cada rubrica serão actualizados; Foi apurado durante 2003, caso em que será dado como ultimado. 1 Importava, nomeadamente, conseguir a plena informatização das unidades contabilísticas da DGAIEC, propósito alcançado no passado dia 1 de Julho de 2003, com a informatização da Delegação Aduaneira das Encomendas Postais. 2 Estes registos foram disponibilizados à DGITA a partir de uma base de dados desenvolvida na DSRNRPC para recolha da informação constante dos impressos modelo CB-1 e CB-2 remetidos pelas Alfândegas. 1/30

3 o Se o registo não existe no SCA (registo inicial efectuado em 2003), o mesmo será introduzido, havendo então necessidade de a Alfândega registar toda a informação em falta, nomeadamente o tipo de documento, o número e data de aceitação (se aplicável), o número de identificação fiscal do operador, a cédula profissional do despachante (se aplicável) e os dados referentes à garantia ( 3 ). Urge agora dotar os Serviços de instruções para a adequada utilização do sistema informático, assim como esclarecer em que moldes é prestada a informação relativa aos apuramentos, tanto dos Recursos Próprios Comunitários, como da Receita Nacional, como das Dívidas Incobráveis, em especial porque é requerido um esforço adicional às Alfândegas: o de introduzir, ainda no corrente mês de Janeiro, todos os registos já processados, manualmente, neste mês, tanto de aumento (inscrições na contabilidade B), como de rectificação ou anulação (transferência para o Livro de Registo das Dívidas Incobráveis), para que os mesmos venham a constar dos apuramentos de Janeiro de No caso da garantia já ter sido movimentada pelo montante agora registado na contabilidade B, através do recurso a uma liquidação provisória (p. ex., FLUG 44 Contencioso técnico aduaneiro), esta deverá ser anulada, processando-se uma liquidação nula, com referência expressa àquela LPV, para que o montante não seja duplamente abatido à garantia. 2/30

4 2 GENERALIDADES O processamento informático da Contabilidade B é tratado em 3 menus (módulos) distintos: o O menu da Gestão da Contabilidade B, onde serão inseridos e alterados os movimentos desta contabilidade; o O menu da Gestão da Contabilidade, onde habitualmente é processada a Contabilidade Principal e onde se passará a efectuar o Apuramento da Receita Auxiliar (B) (veja-se a opção Resumos Gerais ); o O menu de Caixa, onde se efectuarão, directamente, as cobranças de registos da contabilidade B: o tesoureiro invocará o ano e o número do registo de liquidação da B e o SCA gerará, automaticamente, o correspondente registo de liquidação na contabilidade A e o respectivo movimento de caixa. O programa informático agora disponibilizado permite um tratamento adequado dos pagamentos parciais de uma liquidação, o que implica a preparação prévia, na contabilidade, para a cobrança (veja-se a opção 6 no menu da Gestão da Contabilidade B ). Este tratamento subdividirá a liquidação em duas, uma com as rubricas e valores indicados para cobrar e a outra com o remanescente. Disponibiliza-se também a transferência para dívidas incobráveis (opção 7 no menu da Gestão da Contabilidade B ), que manterá o registo com o mesmo número, apenas lhe mudando o estado ( INC ), identificando a data e o funcionário que processou esta transferência, pelo que deixarão de se efectuar os registos de anulação, previstos no ponto da Parte III da circular n.º 273/91, Série II. Outra alteração na filosofia introduzida pelas instruções constantes dessa circular é a omissão de numeração da figura da cobrança na contabilidade B. De facto, quando é efectuada uma cobrança de um registo da contabilidade B, o SCA não gera um registo nesta contabilidade (RLB 900???) mantendo a ligação entre o registo de liquidação da contabilidade A, efectuado no acto da cobrança, e o registo cobrado, de forma a poder contabilizar os montantes cobrados provenientes da B, para efeitos do preenchimento dos mapas de prestação de informação. Tudo se passa ao nível do estado da liquidação e das referências entre os registos das diferentes contabilidades. 3/30

5 3 MENU GESTÃO DA CONTABILIDADE B Este é o menu inicial da Gestão da Contabilidade B, que dá acesso às diferentes funcionalidades previstas. 4/30

6 3.1 OPÇÃO 1- INSCREVER A inscrição de um registo na contabilidade B deverá continuar a obedecer aos critérios em vigor, nomeadamente os referidos no ponto da parte III das instruções de aplicação anexas à circular n.º 273/91, série II. Assim, verificando-se aquelas condições, deverá ser utilizada a opção 1 do menu da Gestão da Contabilidade B : Os écrans disponibilizados para esta funcionalidade são em tudo semelhantes aos da contabilidade A, pelo que é escusado determo-nos no desenvolvimento dos diferentes códigos a utilizar no preenchimento dos vários campos. Apresenta-se, no entanto, um exemplo de preenchimento de um registo relativo a um processo de cobrança a posteriori: 5/30

7 O sistema devolve o registo de liquidação atribuído na contabilidade B, que deverá ser exarado, como habitualmente, no documento de liquidação. Ainda do mesmo modo, deverá ser extraída uma cópia do documento de liquidação, para suporte documental do registo. 6/30

8 3.2 OPÇÃO 2 - ALTERAR INSCRIÇÃO Esta opção pode ser acedido para dois tipos de operações muito similares: Validação dos dados inseridos no sistema, relativos aos registos do ano de 2003 introduzidos no SCA com base nos dados existentes na DSRNRPC, conforme já foi referido na Introdução a este manual e Alteração de dados gerais dos registos. Assim, o sistema solicita a chave do registo (ano e número do registo de liquidação na contabilidade B): De seguida é dada a possibilidade de se efectuarem alterações de âmbito geral ao registo: 7/30

9 Após o processamento das alterações é dada uma mensagem do sucesso da operação: 8/30

10 3.3 OPÇÃO 3 - GUIA RECTIFICATIVA A guia rectificativa corresponde ao registo da figura da rectificação, prevista no ponto da Parte III da circular 273/91. O funcionamento desta rectificação é idêntico ao que vigora na contabilidade A, ou seja, na sequência do registo da rectificação é dada a possibilidade de se registarem os valores que permanecem activos neste registo. Assim, esta filosofia de registo também difere da que até agora vigorava no registo manual, ou seja, anteriormente bastava registar a rectificação, não havendo necessidade de registo rectificativo, porque a contabilidade B era uma contabilidade em conta-corrente. Agora, na contabilidade B informatizada, sempre que um registo se altere sem ficar ultimado (permanece um saldo activo) há sempre lugar a um novo registo de liquidação na contabilidade B. No entanto, a adopção desta filosofia de registo não implica que os efeitos legais inerentes ao registo inicial se percam, por este registo inicial vir a ser substituído: ele não é anulado, simplesmente muda de estado informático, permanecendo na base de dados. Assim, deverá ser preenchido o seguinte ecrã: 9/30

11 Se os dados corresponderem a um registo válido para rectificação, o sistema mostra-o, pedindo confirmação da intenção de rectificação (anulação completa dos montantes do registo inicial): 10/30

12 Após o registo da rectificação, o sistema pergunta se pretende registar a liquidação rectificativa, o que deverá ser sempre feito (excepto se a rectificação for pela totalidade): 11/30

13 Aqui permanecerão os montantes ainda activos (ainda devidos pelo operador) do registo. De notar que é possível registar uma rectificação a registos inscritos no Livro de Registo das Dívidas Incobráveis. 12/30

14 3.4 OPÇÃO 4 - ESTORNAR Esta opção destina-se a fazer estornos, ou seja, correcções de lapsos de digitação de rubricas aduaneiras de receita. No sentido de responsabilizar os Serviços foi determinado que no processamento dos estornos não é permitido que o total registado seja alterado, sendo, porém, admissível qualquer outro tipo de rectificação. A forma de interagir com o sistema é, em tudo, semelhante à utilizada no registo das rectificações, ou seja, é acedido pela chave do registo e, após o estorno, é gerado um novo registo de liquidação, com a sua contabilização alterada em conformidade. 13/30

15 3.5 OPÇÃO 6 - PREPARAR PAGAMENTO PARCIAL Na contabilidade B foi previsto o pagamento parcial da dívida, através da substituição do registo activo por outros dois, um para concretizar o pagamento da prestação e outro, com o remanescente da dívida, que ficará a aguardar o desenvolvimento do processo. Após a introdução da chave do registo, este é mostrado: 14/30

16 Utilizando a opção A ( Altera ), o sistema questiona qual o montante a pagar: Depois dá acesso ao quadro das rubricas para que esse montante seja repartido pelas mesmas. De notar que, no caso de não se ir afectar nenhum valor a uma determinada rubrica se deverá inscrever o valor zero no campo respectivo: 15/30

17 Após o registo, o sistema devolve dois registos de liquidação da contabilidade B: O primeiro registo é o que irá ser pago; o segundo é o que permanece activo, ficando a aguardar o terminus do processo. Aqui também parece relevante realçar-se que esta funcionalidade também está disponível para registos inscritos no Livro de Registo das Dívidas Incobráveis. 16/30

18 3.6 OPÇÃO 7 - TRANSFERIR PARA DÍVIDAS INCOBRÁVEIS A transferência de um registo da contabilidade B para o Livro de Registo das Dívidas Incobráveis processa-se através desta opção. Após introdução da chave, o sistema mostra o registo: Usando a opção A, o sistema inicia o processo, solicitando o motivo da transferência para o Livro de Registo das Dívidas Incobráveis: 17/30

19 Introduza um dos códigos constantes da tabela seguinte: Lista de motivos da transferência para o livro de registo das dívidas incobráveis Código Descrição 02 Declaração em falhas 03 Invalidação acto liquidação por decisão definitiva Tribunal 05 Outros (carece de apreciação prévia da DSRNRPC) 06 Considerado incobrável O sistema pede confirmação do motivo da transferência para o Livro de Registo das Dívidas Incobráveis, revelando a descrição do código digitado pelo utilizador. É permitido o registo de anotações (por exemplo, o número e data do ofício que comunica o motivo da transferência para o Livro de Registo das Dívidas Incobráveis). 18/30

20 Após confirmação, o sistema dá uma mensagem, revelando o sucesso da operação. 19/30

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22 3.7 OPÇÃO 8 - CONSULTAR LIQUIDAÇÃO Trata-se de uma opção em tudo idêntica à disponibilizada na contabilidade A, pelo que se dispensam mais esclarecimentos. 21/30

23 3.8 OPÇÃO 9 - LISTAGENS As listagens relevantes para a Contabilidade B encontram-se disponibilizadas neste módulo da Gestão da Contabilidade B e no módulo da Gestão da Contabilidade, conforme já se referiu nas Generalidades. As que são acedidas por este menu são as listas de movimentos na Contabilidade B (opção 1) e as listas de movimentos no Livro de Registo das Dívidas Incobráveis (opção 2). A primeira listagem corresponde ao Livro de Registo da Contabilidade B e deverá ser extraída todos os meses e adequadamente arquivada. Dada a alteração da filosofia dos movimentos, não são listados registos de cobrança, pois estes correspondem a uma mudança de estado do registo: poder-se-á verificar que determinado registo já está cobrado lendo o seu estado na listagem emitida. Trata-se de uma listagem mensal pelo que, quando seleccionada esta hipótese, o sistema solicita o intervalo dos meses a listar: 22/30

24 A interacção com o utilizador para obtenção do Livro de Registo das Dívidas Incobráveis (opção 2) é absolutamente idêntica. O sistema, após indicação do intervalo de meses pretendido, listará todos os registos efectuados neste livro, naquele intervalo temporal. Também esta listagem deverá ser extraída todos os meses e arquivada. 23/30

25 4 MENU GESTÃO DA CONTABILIDADE Neste menu, através da opção Resumos Gerais, deverão ser efectuados os apuramentos da contabilidade B. Trata-se de uma operação fundamental a realizar, sem excepção, ou no último dia do mês (após o fecho do mês na contabilidade), ou nos dois primeiros dias úteis do mês seguinte. 24/30

26 4.1 OPÇÃO 3 - RESUMOS GERAIS Aqui far-se-á o apuramento da Contabilidade B que, por ser uma operação mensal (não se faz dia a dia, como os apuramentos da contabilidade A), requer a utilização das opções 2 ( mensal ), 3 ( auxiliar (B) ), 2 ( apuramento ) e 2 ( euros ): Para prosseguir, deverá introduzir o ano e mês em questão: 25/30

27 Quando o programa perguntar se pretende que sejam emitidos mapas detalhados, ao responder s (sim) o SCA imprime os mapas que servirão, no futuro, para a prestação da informação que, actualmente, é fornecida pelos mapas S-1111 e S Se responder n (não) é sempre possível emitir segunda via deste apuramento, usando a opção 3 no quadro função. Foi entendido que, como medida cautelar, a informação dos apuramentos da contabilidade B relativos aos primeiros quatro meses de 2004 deverá ser prestada, simultaneamente, através dos mapas S-1111 e S-1114 manuais e dos mapas produzidos pelo SCA. A partir de Maio do corrente ano, apenas deverão ser remetidos os mapas produzidos pelo sistema, até que seja possível a agregação central dos dados referentes a esta contabilidade. 26/30

28 5 MENU - CAIXA É através deste menu que se procede à cobrança dos montantes registados na Contabilidade B, utilizando-se a opção 2 Cobrança de Doc. da Própria Estância. 27/30

29 5.1 OPÇÃO 2 COBRANÇAS DE DOCUMENTOS DA PRÓPRIA ESTÂNCIA A necessidade de se transferir os montantes registados na contabilidade B para a contabilidade A é a única diferença relativamente à habitual utilização desta funcionalidade. Assim, após a inserção do ano, número de registo na contabilidade B e respectivo montante, o SCA informa que vai proceder a essa transferência, solicitando confirmação: 28/30

30 Assim, o registo que é indicado para cobrança já não é o registo da contabilidade B, mas sim o correspondente registo na contabilidade A (no exemplo, gerou-se o registo de liquidação na contabilidade A com o n.º 2004/ ): O número de registo de liquidação na contabilidade A criado automaticamente neste processo será recuperado se o funcionário desistir da cobrança, ou seja, não é registado. 29/30

31 Após a introdução de meios de pagamento suficientes para extinguir a dívida, o sistema dá indicação do movimento de caixa gerado, que deverá ser aposto no documento, como habitualmente. Sempre que ocorra uma cobrança relativa a um registo na situação de incobrável que envolva um montante de recursos próprios comunitários deverá ser seguido o procedimento estabelecido no ponto D da Circular n.º 70/2008, Série II. 30/30