GUIA PRÁTICO Aquisição de Bens e Serviços ajuste directo (com consulta a duas ou mais empresas) AJUSTE DIRECTO

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1 1. CONSULTA A DUAS OU MAIS ENTIDADES Diagrama com as fases do procedimento AJUSTE DIRECTO 1ª FASE Despacho Informação Escolha do procedimento 2ª FASE Ofício convite Mínimo duas empresas Anexo: caderno de encargos Prazo mínimo: 9 dias seguidos 3ª FASE Recepção das propostas 4ª FASE Análise das propostas 5ª FASE Audiência prévia dos concorrentes Despacho 6ª FASE Informação p/ adjudicação e autorização da despesa DIRECÇÃO REGIONAL DE EDUCAÇÃO DE LISBOA E VALE DO TEJO Página 1 de 6

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3 1.2 - Descrição das fases 1º - Informação para escolha do procedimento prévio Para iniciar este procedimento é necessário solicitar autorização ao órgão competente para a decisão de contratar, o Presidente do Conselho Administrativo. Deve ser sempre elaborada uma informação a solicitar autorização para a abertura do procedimento, indicando a qualidade e a quantidade do bem a comprar e a estimativa do valor e as condições que considere relevantes. Após análise da informação o Presidente do Conselho Administrativo, emite um Despacho autorizador do procedimento, após confirmação do cabimento da verba no Programa Leite Escolar do orçamento da Acção Social Escolar. Anexo - Minuta de informação para escolha do procedimento 2º - Envio do convite às empresas Enviar convite a pelo menos duas empresas (n.º 1, art.º 114º) através da plataforma electrónica ou do endereço electrónico - alínea g), n.º 1, art.º 115º) com as condições para a apresentação das propostas e as especificações para o fornecimento de leite escolar. Os convites devem ser enviados simultaneamente às empresas convidadas (n.º 4, art.º 115º). No caderno de encargos devem ser indicados, designadamente, os seguintes elementos (n.º 1, 2 e 3 do art.º 115º): a) Objecto do fornecimento (descrição das especificações técnicas do leite escolar a adquirir); b) Critério de adjudicação adoptar o do preço mais baixo. * Caso sejam recebidas propostas com preços rigorosamente iguais, deverá ser considerado factor de desempate o prazo de execução mais curto, a maior data de validade do leite escolar. c) Elementos que devem ser indicados nas propostas; d) Documentos que a devem acompanhar, quando exigidos; e) Modelo de apresentação das propostas e prazo de entrega. (Endereço electrónico e a hora e data limites para a apresentação das propostas). DIRECÇÃO REGIONAL DE EDUCAÇÃO DE LISBOA E VALE DO TEJO Página 3 de 6

4 O prazo para entrega das propostas não deve ser inferior a 9 dias seguidos a contar da data do envio do convite. Em caso devidamente justificado pode ser prorrogado o prazo fixado (art.º 64º). O convite deve ser acompanhado dos seguintes documentos (anexos): Caderno de encargos (art.º 42º) Declaração (alínea a), n.º 1 do art.º 57º) Anexo Minuta do convite para apresentação de proposta Anexo Minuta do caderno de encargos Anexo Minuta da declaração 3º - Recepção das propostas escritas As propostas, bem como os documentos que as acompanham devem ser enviadas por endereço electrónico ou através da plataforma da contratação pública, devendo a respectiva recepção ocorrer dentro do prazo fixado para a sua entrega. 4º - Análise das propostas As propostas são analisadas por um Júri que elabora um relatório preliminar devidamente fundamentado, no qual deve propor a ordenação das mesmas, eventuais exclusões das propostas e de esclarecimentos prestados aos concorrentes e enviá-lo a todos os concorrentes, nos termos do n.º 1 do art.º 123º. Devem ser excluídas as propostas que: a) Não forem recebidas dentro do prazo; b) Não contenham os elementos exigidos nos termos do art. 146º. DIRECÇÃO REGIONAL DE EDUCAÇÃO DE LISBOA E VALE DO TEJO Página 4 de 6

5 c) Não sejam acompanhadas, quando exigível, de declaração a que se refere a alínea a) do n.º 1 do art.º 81º; A lista de excluídos e as razões que levaram à exclusão devem constar do relatório preliminar (n.º 2 do art.º 122º) e do relatório final, caso se verifique a situação prevista no n.º 2 do art.º 124º. A lei não estabelece um n.º mínimo de concorrentes a admitir. A sua admissão depende, apenas, do cumprimento dos requisitos exigidos. É obrigatória a audiência prévia dos concorrentes (art.º 123º), incluindo aqueles cujas propostas sejam excluídas nos termos do art.º 146º. 5º - Informação para adjudicação e autorização da despesa Submeter ao Conselho Administrativo, órgão competente para autorizar a despesa (art.º 36º) o relatório final devidamente fundamentado, ou seja deve ser enviado ao Conselho Administrativo informação solicitando autorização para adjudicar a aquisição do Leite Escolar. Se o Conselho concordar, emite um despacho de adjudicação e de autorização da despesa. Anexo - Minuta de informação para adjudicação e autorização da despesa Anexo - Minuta do contrato Após a autorização é necessário publicitar o acto, procedendo à notificação das empresas, nos termos do art. 88º do Código do Procedimento Administrativo, ou seja deve ser enviado o relatório final de análise das propostas. Da notificação devem constar: (art.º 68 do C. P. A.) a) O texto integral do acto administrativo; b) A identificação do procedimento administrativo, incluindo a indicação do autor do acto e a data deste; c) O órgão competente para apreciar a impugnação do acto e o prazo para este efeito; DIRECÇÃO REGIONAL DE EDUCAÇÃO DE LISBOA E VALE DO TEJO Página 5 de 6

6 O adjudicatário deve apresentar a caução no prazo de 10 dias após a notificação, quando exigida (n.º 1 do art.º 90º). Só após a entrega da caução por parte do adjudicatário o Júri deve propor ao Senhor Director a minuta do contrato para a respectiva aprovação. Para efeitos de recurso, o prazo são 5 dias úteis após a notificação (art.º 270º do DL 18/2008). Caso exista recurso é necessário aguardar pela sua decisão. Antes da execução do contrato, a entidade adjudicante (a escola) deve publicitar a adjudicação no portal da internet dedicado aos contratos públicos através de uma ficha conforme modelo constante do anexo III do Código dos Contratos Públicos, nos termos do art.º 127º do diploma já citado. O endereço electrónico a utilizar para este efeito é: Nenhuma despesa pode ser efectuada sem que, além de ser legal, tenha cabimento no programa Leite Escolar do orçamento da Acção Social Escolar. Após a conclusão de todas as fases anteriores, inclusive a assinatura do contrato, pode-se efectuar a encomenda, de acordo com as especificações contratuais. O pagamento da facturação só deverá ocorrer após a confirmação de que todas as cláusulas contratuais foram cumpridas. Antes do pagamento deverá exigir a entrega de documentos comprovativos das Finanças e da Segurança Social em como o adjudicatário tem os impostos e contribuições em dia. DIRECÇÃO REGIONAL DE EDUCAÇÃO DE LISBOA E VALE DO TEJO Página 6 de 6