RECEPÇÃO DE E FAX P - DAG - 04

Transcrição

1 OBJECTIVO: Definir o processo de recepção de s e faxs no contexto da Câmara Municipal de Beja RESPONSÁVEL PELO PROCESSO: Responsável do Expediente ÂMBITO: Aplica-se a todos os e fax recebidos no contecto da actividade da Camara Municipal de Beja REQUISITOS LEGAIS, REGULAMENTARES E NORMATIVOS: Processos a montante: aplicável NORMAS DE INSTRUÇÃO DO PROCESSO: Modelos diversos INPUTS: Faxs e s recebidos OUTPUTS: s e fax encaminhados RECURSOS: Processos a jusante: Todos os processos MEDIÇÃO E MONITORIZAÇÃO: INDICADOR DE MEDIÇÃO E MONITORIZAÇÃO DO PROCESSO. Tempo médio de encaminhamento dos s e faxs Nº de documentos encaminhados

2 Entidade Externa PROCESSO Câmara Municipal Início Envio de /fax 01 Digitalização 02 In: /Fax enviado s/fax Digitalizados e Registados Registo Fax/ Digitalizados e Registados Classificação de Documento Documento Classificado 04 Possivel Classificar documento? Associar Processo existente? 05 Associação de Processo Processo existente associado Criar Oficio 06 Oficio Emitir Oficio? 06 Registar Saida? Criar Processo Filho? Criar Processo Filho 08 Registar Saida Distribuir Documento Encaminhamento para Arquivar 09 Enviar a Despacho Despachar Presidente, Vereação e delegação competencias Decisão Enviar para Despacho Superior para Arquivar Agendar Reunião de Camara

3 DESCRIÇÃO: 01 Os s/faxs são enviados do exterior e dão entrada numa unidade orgânica. 02 É efectuada a analise dos s/fax, digitalização (se aplicavel) e efectuado o registo na aplicação no processo respectivo, seguindo os procedimentos definidos no Manual do GIP-EXP. Consoante a natureza do assunto do /fax, a avalia se é possível classificar o(s) /fax(s), se associa a um processo existente na aplicação, colocando o nº, se cria um processo filho ou se tem necessidade de emitir um oficio ou documento para o exterior. 04- Se quiser classificar o(s) /fax(s), clica no botão Classificar Documentos, que lhe abre o classificador e que permite a classificação. 05 Se quiser associar um processo já existente na aplicação, clica no botão Associar Processo existente e indica o nº do processo e tipo. 06- Se quiser emitir oficio, clica no botão emissão de documentos e escolhe o tipo de documento e o processo Emitir Oficio é despoletado e segue-se as instruções nele contemplada, isto é carregar na emissão de documentos, no criar template seleccionar o tipo de template e a template que se pretende, descarregar copia do template, redigir o template, carregar no menu do Word, no IPDMS e carregar em enviar, escrever o Utilizador e a senha, carregar em enviar e fechar o word e carregar em anterior até chegar ao ecrã inicial. 07 Se quiser fazer a saída do documento, carregar em registar saída e abre automaticamente um processo filho Registar Saída, carregar em executar, escrever a área do processo relacionado ou seja o processo pai (qual a área, que se for emissão de oficio é DAG-SEXP e o tipo de processo que é Emissão de Oficio), escrever o nº do processo pai, escrever os dados das entidades e de Registo de saída ( os que faltam, pois existem muitos que estão já preenchidos), seleccionar os documentos a dar saída, isto é só os do processo ou adicionar mais. Se adicionar mais, é necessário anexa-los inscrevendo o nome e fazendo a sua anexação, seleccionando para onde se quer enviar. 08- Se quiser criar um processo filho, diferente do Emitir oficio, clica no botão criar Processo Filho, selecciona-se a área do processo que se pretende e o tipo de processo e o processo é despoletado e segue-se as instruções nele contempladas. 09- Caso não se emita nenhum oficio ou crie um processo flho, é é efectuada a distribuição para: -Enviar a Despacho (se for um membro do executivo, chefe de divisão, responsável de equipa ou outro colaborador com competências) - (Se for para as unidades orgânicas) - para Arquivar (se for para arquivo imediato) O Executivo, Chefes de Divisão, Responsáveis de equipa ou outros colaborador com competências para despacho, dão o despacho e consoante a natureza do Despacho distribuem para: -Enviar para Despacho Superior (Outros membros do Executivo) -Agendar Reunião de Câmara (se o documento ou assunto tiver que ir a reunião de câmara) - (para Unidades orgânicas) - para Arquivar (se for para arquivo imediato) NOTA: Em qualquer ecrã da aplicação, após Registo, o utilizador pode Consultar Processo, Consultar Documentos, Anexar Documentos, Mostrar Etapas e Definir alertas e Notificações. (canto superior direito): Consultar Processo - Consultar tudo o que ocorreu em relação ao processo até à etapa onde se encontra. Consultar Documento Consultar todos os documentos que estão anexos ao processo até à etapa onde se encontra Anexar Documentos Anexar mais documentos ao processo Mostrar Etapas Mostrar toda a informação e documentos relativos à tapa onde se encontra Definir Alertas e Notificações Definir lembretes para o utilizador, que aparecem no dia em que o mesmo definiu para o lembrar de algo que entenda relevante no contexto da etapa.

4 Entidade Externa PROCESSO Câmara Municipal 09 Agendar Reunião de Camara Registar Saida 13 Colaboradores nomeados Inclusão na agenda 12 Registar Saida? Associar Processo existente? 14 Associação de Processo Quem agenda Processo existente associado Criar Oficio 12 Oficio Emitir Oficio? Criar Processo Filho 15 Criar Processo Filho? Análise dos documentos 21 UO Correspondência encaminhada para arquivo Classificação de Documento Documento Classificado 17 Possivel Classificar documento? Associar Processo existente? 18 Associação de Processo Processo existente associado Criar Oficio 19 Emitir Oficio? Oficio Registar Saida? Registar Saida 20

5 DESCRIÇÃO: Os colaboradores nomeados para preparar a agenda de Reunião de Câmara incluem o assunto na agenda, preparam a agenda e avaliam se precisam de efectuar a emissão de oficio ou criar um processo filho. 12- Se quiser emitir oficio, clica no botão emissão de documentos e escolhe o tipo de documento e o processo Emitir Oficio é despoletado e segue-se as instruções nele contemplada, isto é carregar na emissão de documentos, no criar template seleccionar o tipo de template e a template que se pretende, descarregar copia do template, redigir o template, carregar no menu do Word, no IPDMS e carregar em enviar, escrever o Utilizador e a senha, carregar em enviar e fechar o word e carregar em anterior até chegar ao ecrã inicial. 13 Se quiser fazer a saída do documento, carregar em registar saída e abre automaticamente um processo filho Registar Saída, carregar em executar, escrever a área do processo relacionado ou seja o processo pai (qual a área, que se for emissão de oficio é DAG-SEXP e o tipo de processo que é Emissão de Oficio), escrever o nº do processo pai, escrever os dados das entidades e de Registo de saída ( os que faltam, pois existem muitos que estão já preenchidos), seleccionar os documentos a dar saída, isto é só os do processo ou adicionar mais. Se adicionar mais, é necessário anexa-los inscrevendo o nome e fazendo a sua anexação, seleccionando para onde se quer enviar. 14- Se quiser criar um processo filho, diferente do Emitir oficio, clica no botão criar Processo Filho, selecciona-se a área do processo que se pretende e o tipo de processo e o processo é despoletado e segue-se as instruções nele contempladas. 15- Os colaboradores nomeados, efectuam a distribuição da Agenda da Reunião de Câmara para os colaboradores que participam na Reunião de Câmara. Consoante a natureza da informação, a Unidade Orgânica receptora, avalia se é possível classificar o(s) /fax(s), se associa a um processo existente na aplicação, colocando o nº, se cria um processo filho ou se tem necessidade de emitir um oficio ou documento para o exterior, emite parecer se necessário e distribui para: -Enviar a Despacho (se for um membro do executivo, chefe de divisão, responsável de equipa ou outro colaborador com competências) -Reencaminhar (para Unidades orgânicas) - para Arquivar (se for para arquivo imediato) 17- Se quiser classificar o(s) /fax(s), clica no botão Classificar Documentos, que lhe abre o classificador e que permite a classificação. 18 Se quiser associar um processo já existente na aplicação, clica no botão Associar Processo existente e indica o nº do processo e tipo. 19- Se quiser emitir oficio, clica no botão emissão de documentos e escolhe o tipo de documento e o processo Emitir Oficio é despoletado e segue-se as instruções nele contemplada, isto é carregar na emissão de documentos, no criar template seleccionar o tipo de template e a template que se pretende, descarregar copia do template, redigir o template, carregar no menu do Word, no IPDMS e carregar em enviar, escrever o Utilizador e a senha, carregar em enviar e fechar o word e carregar em anterior até chegar ao ecrã inicial. 20 Se quiser fazer a saída do documento, carregar em registar saída e abre automaticamente um processo filho Registar Saída, carregar em executar, escrever a área do processo relacionado ou seja o processo pai (qual a área, que se for emissão de oficio é DAG-SEXP e o tipo de processo que é Emissão de Oficio), escrever o nº do processo pai, escrever os dados das entidades e de Registo de saída ( os que faltam, pois existem muitos que estão já preenchidos), seleccionar os documentos a dar saída, isto é só os do processo ou adicionar mais. Se adicionar mais, é necessário anexa-los inscrevendo o nome e fazendo a sua anexação, seleccionando para onde se quer enviar. NOTA: Em qualquer ecrã da aplicação, após Registo, o utilizador pode Consultar Processo, Consultar Documentos, Anexar Documentos, Mostrar Etapas e Definir alertas e Notificações. (canto superior direito): Consultar Processo - Consultar tudo o que ocorreu em relação ao processo até à etapa onde se encontra. Consultar Documento Consultar todos os documentos que estão anexos ao processo até à etapa onde se encontra Anexar Documentos Anexar mais documentos ao processo Mostrar Etapas Mostrar toda a informação e documentos relativos à tapa onde se encontra Definir Alertas e Notificações Definir lembretes para o utilizador, que aparecem no dia em que o mesmo definiu para o lembrar de algo que entenda relevante no contexto da etapa.

6 Entidade Externa Câmara Municipal Criar Processo Filho? Criar Processo Filho Enviar a Despacho para Arquivar Devolver Resp. pelo arquivo correcto? Documentos todos classificados? Classificar Documentos UO Documentos Classificados Arquivo 23 UO Processo Arquivado FIM

7 DESCRIÇÃO: 21- Se quiser criar um processo filho, diferente do Emitir oficio, clica no botão criar Processo Filho, selecciona-se a área do processo que se pretende e o tipo de processo e o processo é despoletado e segue-se as instruções nele contempladas. Quem recepciona os /fax para arquivar, tem que submeter para arquivo, ou caso tenha sido erradamente enviado, pode reenviar para o emissor, para nova redistribuição.20 Quem recepciona os documentos para arquivar, avalia se os documentos estão todos classificados, procedendo à sua classificação, clicando no botão Classificar documentos se for necessário e caso tenha sido erradamente enviado, pode reenviar para o emissor, para nova redistribuição. 23 O processo é arquivado através de submissão. NOTA: Em qualquer ecrã da aplicação, após Registo, o utilizador pode Consultar Processo, Consultar Documentos, Anexar Documentos, Mostrar Etapas e Definir alertas e Notificações. (canto superior direito): Consultar Processo - Consultar tudo o que ocorreu em relação ao processo até à etapa onde se encontra. Consultar Documento Consultar todos os documentos que estão anexos ao processo até à etapa onde se encontra Anexar Documentos Anexar mais documentos ao processo Mostrar Etapas Mostrar toda a informação e documentos relativos à tapa onde se encontra Definir Alertas e Notificações Definir lembretes para o utilizador, que aparecem no dia em que o mesmo definiu para o lembrar de algo que entenda relevante no contexto da etapa.