Plataforma de Gestão Documental, Workflow e Gestão de Arquivo

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1 Plataforma de Gestão Documental, Workflow e Gestão de Arquivo Luanda, 2017 Página 1 de 12

2 Índice Índice Gestão Integrada de Documentos e Processos Solução Plataforma de Gestão Documental Vantagens de Implementação Principais Funcionalidades Gestão de Arquivo Características Técnicas do Sistema Página 2 de 12

3 1. Gestão Integrada de Documentos e Processos A gestão de documentos é um processo essencial ao bom desempenho de uma Instituição e um reflexo da sua organização interna. A existência de grandes volumes de informação, tanto oriundos do exterior como internos, torna fácil a perda de documentos, a falta de organização, aumenta a dificuldade em aceder rapidamente à informação e à sua localização física e dificulta o controlo dos fluxos de informação. A gestão documental e workflow é um processo que permite às Instituições a gestão de toda a informação não estruturada (documentos), factor decisivo para o seu negócio e que implementa os seguintes conceitos: Desmaterialização através da digitalização dos documentos em formato papel, produzindo documentos electrónicos que são classificados e disponibilizados segundo um determinado critério; Normalização de todos os tipos de documentos da Instituição, métodos de classificação e de entidades; Uniformização de processos utilizando sempre os mesmos procedimentos; Indexação através da catalogação e classificação dos documentos electrónicos. Esta fase é equivalente ao processo de arquivo físico, mas potenciando os benefícios dos sistemas de informação, podendo garantir a gestão integrada do arquivo físico e electrónico; Workflow definição dos vários estados pelos quais um documento passa, incluindo publicação, aprovação, distribuição e circulação ou arquivo possibilitando o controlo dos fluxos de circulação de documentos; Pesquisa através de implementação de um motor de busca capaz de realizar pesquisas no conteúdo de qualquer documento ou nos seus atributos, permitindo localizar e disponibilizar imediatamente o mesmo, quando necessário e em qualquer parte; Redução de Custo através do aumento de produtividade na procura, reencaminhamento e gestão de documentos, redução do custo de cópias e redução das necessidades de espaço de arquivo. Página 3 de 12

4 2. Solução Plataforma de Gestão Documental A Plataforma de Gestão Documental é uma solução integrada de gestão documental e de workflow que integra as funcionalidades de gestão do ciclo de vida do documento e organização por processos dos documentos permitindo a desmaterialização de processos da actividade da organização e de processos de decisão. Desenvolvido em tecnologia Microsoft para ambientes web, a Plataforma de Gestão Documental possui um interface amigável e de simples utilização, possibilitando o fácil acesso a partir de qualquer equipamento que possua um browser de Internet. A Plataforma de Gestão Documental integra numa aplicação informática o plano de classificação, processos, gestão de acessos e documentos. Página 4 de 12

5 O seu objectivo é a gestão da documentação e dos processos de forma rápida, fácil e eficiente, permitindo simultaneamente um maior controlo e manuseamento de toda a informação existente na organização. A Plataforma de Gestão Documental obedece às normas do modelo que especifica os requisitos para um sistema de gestão de documentos electrónicos). Este sistema constitui uma oportunidade para rever a gestão de documentos, pastas e processos, na perspectiva de um sistema tecnologicamente avançado, integrado e flexível. 3. Vantagens de Implementação A solução Plataforma de Gestão Documental apresenta as seguintes vantagens de implementação: Desmaterialização da documentação e dos processos de tramitação associados; Automatização e uniformização dos processos de trabalho; Gestão do arquivo da Instituição de uma forma centralizada; Normalização dos documentos, critérios de arquivo e procedimentos; Rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos; Controlo dos fluxos de informação (documentos e processos); Ganhos de eficiência administrativa e processual com consequente redução de custos operacionais; Redução da necessidade de espaço físico para arquivo e do custo com fotocópias; Possibilidade de medir a eficiência de recursos. 4. Principais Funcionalidades Multi-Site Para grupos organizacionais que pretendam com outras organizações, o software permite a interligação entre várias organizações de forma a responder a esta necessidade. Página 5 de 12

6 Acesso, Autenticação e Segurança O acesso ao sistema é efectuado via web browser independentemente da localização física do utilizador. A autenticação é efectuada mediante login e password ou por integração com a active directory da rede utilizando o conceito de single sign on. O acesso aos documentos é controlado através de um conceito de autorização detalhado que consiste na definição de grupos, papéis e perfis. Este conceito assegura que pessoas, departamentos, auditores, fornecedores, etc., apenas tenham acesso aos documentos correspondentes ao seu nível de autorização. Acesso directo através do disco ao ficheiro do documento não é permitido. As funcionalidades de log permitem analisar quem acedeu ou modificou um documento e por quem é que foi distribuído. O conceito de documento confidencial permite que um determinado documento apenas possa ser visualizado pelo seu emissor e destinatário. A Plataforma de Gestão Documental permite a utilização de assinaturas digitais, sejam elas simples ou através de certificados digitais garantido a integridade dos documentos e a autenticidade dos utilizadores. Entidades e Tarefas A base de dados de entidades deve ser gerida na Plataforma de Gestão Documental. Cada entidade é composta pelo tipo que irá determinar que campos irão compor a ficha de entidade, as várias moradas que cada entidade tenha e os contactos dentro dessa entidade. As tarefas baseiam-se no conceito existente no Outlook e podem ser tipificadas e associadas a documentos ou processos. Tanto os contactos como as tarefas podem ser sincronizados com o Outlook de cada utilizador e seguidamente com qualquer dispositivo móvel. Página 6 de 12

7 Digitalização de Documentos A Plataforma de Gestão Documental permite efectuar digitalizações de documentos individualmente ou em lote através da utilização de códigos de barra que funcionam como separadores de documentos. Durante a digitalização é possível extrair informação do documento através da utilização de OCR e/ou códigos de barras e depois utilizar essa informação para indexar os conteúdos e integrá-los num ERP. Os documentos digitalizados podem ser convertidos para PDF/A, permitindo que todo o seu conteúdo seja pesquisável por palavra-chave. A digitalização de documentos para pastas de rede é outra opção. A Plataforma de Gestão Documental tem a capacidade de ir buscar esses documentos, efectuar uma pré classificação e guardá-los sobre a sua base de dados. Durante o processo de digitalização e caso os scanners o permitam é também possível de imprimir no documento físico o número de entrada e respectiva data de registo. Criação de Documentos e Gestão de Versões A Plataforma de Gestão Documental disponibiliza uma série de funcionalidades de criação, edição e gestão do ciclo de vida dos documentos. No caso dos documentos internos ou de saída, os templates são geralmente disponibilizados e geridas na Plataforma de Gestão Documental garantindo assim a normalização dos tipos de documentos. Assim para um utilizador produzir um documento deverá seleccionar a opção registar uma saída, seleccionar o tipo de documento e respectivo template e proceder à sua classificação. Mesmo após a classificação de um documento é possível editar o seu registo e complementá-lo com informação adicional. Esta informação pode traduzir-se em associar documentos a outros, associar o documento a um ou mais processos, adicionar outros documentos e/ou e mails, etc.. Qualquer documento guardado na Plataforma de Gestão Documental pode ser editado a qualquer momento, desde que guardado no seu formato original. No caso dos documentos Word sempre que é efectuado um check out ao documento é criada uma nova versão que fica disponível para Página 7 de 12

8 consulta após ser efectuado o check in. Todas as versões são guardadas e disponibilizadas para consultas futuras. Registo de Ficheiros (Microsoft Office, PDF, CAD, etc.) A Plataforma de Gestão Documental oferece uma série de métodos para registar documentos e/ou ficheiros sobre a base de dados. Além do método de digitalização já mencionado é possível enviar para a Plataforma de Gestão Documental através de um plugin Windows qualquer tipo de ficheiro, esteja ele numa pasta local ou num servidor de ficheiros. O plugin Office permite enviar um documento Word, Excel ou Outlook. Todos os ficheiros que são registados sobre a Plataforma de Gestão Documental mantêm o seu formato original. Formulários A Plataforma de Gestão Documental integra um gestor de formulário que permite ao administrador da aplicação criar tipologias de formulários e definir para cada tipo de formulário os campos que o compõem. Os campos podem ser do tipo texto, numérico, data, escolha múltipla ou do tipo combo box. É possível definir por campo o número de caracteres, se é multilinha, valores de escolha pré definidos, o valor inicial e a sua ordem. Estes formulários funcionam como um documento normal, tendo um número de registo associado e podendo integrar uma circulação adhoc ou um workflow. Registo de Os e mails podem também ser facilmente registados. Dentro do Outlook existe um plugin disponível que permite efectuar o registo de um ou mais s na Plataforma de Gestão Documental. Os s são guardados no seu formato original incluindo os ficheiros em anexo. O tipo de documento, destinatário, remetente, assunto e data são utilizados para indexação automática do e mail. Página 8 de 12

9 A Plataforma de Gestão Documental está também preparado para atribuir um número de saída automático para o envio de um de forma a que este possa constar no assunto do , permitindo assim ao destinatário em caso de resposta poder usar o número como referência. Classificação de Documentos / Processos Após o envio de um ficheiro ou para a Plataforma de Gestão Documental ou de uma digitalização de um documento, poderá classificar o mesmo segundo os critérios definidos como por exemplo o tipo de documento, remetente, destinatário, assunto, processo a que pertence, data, etc.. Os documentos ou processos podem também ser classificados segundo um plano de classificação baseados numa estrutura hierárquica, de inspiração funcional com o objectivo de normalizar os códigos de classificação. Após a classificação, o documento é numerado automaticamente pelo sistema e guardado sobre a base de dados, podendo ser arquivado e passando a estar disponível para consulta por uma série de atributos pré-definidos. O processo de classificação poderá também dar origem um workflow de um documento ou processo. Workflow e Distribuição de Documentos e Processos A Plataforma de Gestão Documental ajuda a automatizar processos de negócios baseados em documentos e processos. Garante que um determinado documento/processo chega sempre à pessoa correcta através da definição de acções, transições e dos respectivos intervenientes. Os processos são desenhados directamente na área de administração da Plataforma de Gestão Documental ou em Microsoft Visio e depois importados para a Plataforma de Gestão Documental. As acções possíveis vão desde a circulação para um ou mais intervenientes com obrigatoriedade ou não de resposta, a criação de um determinado tipo de tarefa, a obrigatoriedade de associar um documento a um determinado tipo de processo ou a interacção com outros sistemas, nomeadamente ERP. Os workflows são controlados através da aceitação ou rejeição de um utilizador, determinando assim qual o próximo passo do workflow e para quem é que deve ser enviado. Página 9 de 12

10 Para cada workflow é sempre gerado um e mail de alerta que permite ao utilizador remotamente e através de um link aceder directamente ao ecrã correspondente. Para controlar os aspectos relacionados com datas limite de aprovação, será implementado um agente que será responsável pelo despoletar dos alarmes, definidos na parametrização do workflow. Sempre que um determinado processo de negócio não esteja definido existe a possibilidade de circular documentos ou processos adhoc, ou seja, o utilizador é que decide para quem vai enviar o documento/processo. Um processo é composto por documentos de vários tipos e formatos tais como cartas, faxes, e mails ou ficheiros, as entidades envolvidas, que outros processos lhe estão associados, etc.. Esta funcionalidade permite assim de uma forma fácil e rápida, distribuir de uma vez só, diversos documentos. Os tipos de circulações são parametrizáveis no sistema podendo ser, por exemplo, para informar, para pedido de parecer, para despacho, para assinatura, etc. O módulo de alertas da Plataforma de Gestão Documental permite definir regras específicas associadas a meta dados de documentos, processos ou workflows. Relatórios e Indicadores de Gestão A Plataforma de Gestão Documental traz de base um conjunto de relatórios, que permitem aos administradores da aplicação retirar um conjunto de indicadores do sistema. Estes indicadores dizem respeito a documentos, processos, circulações, workflows, tarefas, períodos de retenção física dos documentos e digitalizações. Os dados a retirar podem ser parametrizados com base num conjunto de atributos já disponibilizados pela Plataforma de Gestão Documental e agrupados segundo um critério a definir. Plataforma de Gestão Documental Web Services O software Plataforma de Gestão Documental disponibiliza um conjunto de interfaces baseados em web services e que permite integrar com os mais variados sistemas. Assim será possível que Página 10 de 12

11 qualquer aplicação de terceiros possa instanciar esses web services e ler ou gravar informação na base de dados da Plataforma de Gestão Documental. Plataforma de Gestão Documental Mobile A plataforma permite consultar os seus documentos ou processos pendentes ou efectuar pesquisas sobre os mesmos a partir de qualquer equipamento móvel. A versão Mobile da Plataforma de Gestão Documental está desenvolvida em cima da framework Jquery Mobile garantindo a compatibilidade com todos os equipamentos ou plataformas e browsers. 5. Gestão de Arquivo O sistema de gestão de arquivo deverá conter um armazém de custódia de arquivo com seguintes objectivos específicos: Gestão integrada do ciclo de vida dos documentos no arquivo; Gestão logística do arquivo; Gestão do processo de destruição massiva de documentos; Gestão de pedidos de consulta de documentos físicos; Controlo de acessos a documentos físicos em arquivo. Estas funcionalidades são vitais para o bom funcionamento do arquivo. Página 11 de 12

12 6. Características Técnicas do Sistema Plataforma de Gestão Documental A arquitectura de referência é composta por 3 camadas (camada de apresentação, camada de negócio e camada de dados) e respectivos módulos. Sistema de gestão de bases de dados relacionais com integração total dos dados no Microsoft SQL Server; Suporte de imagens de vários formatos: TIFF, BMP, JPEG, etc.; Suporte de qualquer tipo de documentos: Word, Excel, PDF, DWG, HTML, etc.; Compatibilidade com drivers TWAIN; Capacidade de integração com aplicações de terceiros através de web services. Servidor Microsoft Windows 2003 ou 2008; Internet Information Services 6.0 ou 7.0; Microsoft SQL Server 2005, 2008 ou 2012; Framework.net 4.0; Protocolo de comunicação TCP/IP; Processador XEON (Dual CPU Recomendado); Memória RAM 4 GB; Disco Rígido: Discos 125 GB em raid 0 ou raid 5; Unidade de backup próprio ou de rede. Cliente Windows XP, Vista ou 7; Internet Explorer 7.0, 8.0 e 9.0; Microsoft Office 2003, 2007 ou 2010; Pentium IV com 512 MB de RAM (1 GB recomendado e 2 GB de RAM para as estações de digitalização). Página 12 de 12