INSTRUÇÔES PARA PREENCHIMENTO PROGRAMA GESTÃO DE PROPRIEDADES DE SUCESSO DE MA T O GROSSO
Qual a finalidade da planilha? Hoje em dia, e no futuro cada vez mais, a realidade econômica irá exigir uma maior precisão na produção de qualquer bem ou serviço. Na produção pecuária não é diferente. O que acontece é que há toda uma dedicação na atividade e o resultado esperado no fim do processo, o retorno do dinheiro que é o que interessa, não acontece. Para que esse dinheiro apareça, o administrador tem que ir atrás de uma maior rentabilidade, e essa é a proposta dessa planilha, auxiliá-lo em sua produção para que no fim o dinheiro apareça como fruto de seu trabalho. Pois bem, em uma atividade rural, para que seu administrador saiba qual a rentabilidade de sua propriedade, ou seja, se ela está propiciando retornos financeiros, ele terá que analisar não só as suas receitas, ou seja, suas vendas que lhe dão dinheiro, mas também o quanto ela consome dele. Então estará desenvolvendo uma análise de custos de produção. Tendo a visão de suas receitas, que é a entrada de dinheiro, e de seus custos de produção, ou a saída dele, seguramente conseguirá enxergar a rentabilidade econômica da sua propriedade rural, o que não é simplesmente saber o quanto se tem de lucro ou prejuízo, mas também conseguirá visualizar uma informação muito importante, que é onde esta produção contribui retornando mais dinheiro e onde ela rouba mais dinheiro. É de conhecimento de todos que essas informações não são visualizadas pela maioria dos pecuaristas, pois embora eles as tenham, sempre falta uma forma fácil e rápida para processá-las e se conseguir visualizar resultados para a tomada de decisões mais precisas. Para isto se criou essa planilha para ser o sistema de custos do administrador e que irá registrar, de forma contínua e correta, onde o dinheiro está indo e o que o faz retornar no desenvolvimento da produção de pecuária de corte. O que é a planilha? Ela é a materialização desse sistema de custos de uma forma simples e eficiente. Quando se desenvolveu a planilha, se levou em conta que o mais importante era ter em mente quais são as informações necessárias para se visualizar e para se melhorar a produção. A partir daí, se identificou quais são os dados que precisam ser levantados e analisados. Portanto, se algum dado não irá trazer informações importantes, não se irá perder tempo com o levantamento dele, e por isso, o administrador só irá se concentrar na coleta de dados que irão criar as informações. Como funciona? Basicamente o administrador irá digitar as informações que são importantes na planilha, e elas serão processadas, e no final ela demonstrará o quanto o produtor aplicou de seu dinheiro em sua propriedade e como a atividade de criação de gado está se comportando no sentido de trazer esse dinheiro de volta para o seu bolso. Para se enxergar o caminho percorrido pelo dinheiro, algumas informações importantes terão de ser anotadas em alguns mapas de forma fácil de serem visualizadas. São apenas três mapas que indicarão o caminho do dinheiro. Para se iniciar esta tarefa, um primeiro levantamento necessário é uma parte do patrimônio da propriedade, ou seja, o gado que está lá, pois ele não apareceu ali sozinho. Ele é o resultado de trabalho que ainda não terminou, que se comparando a uma fábrica, é o equivalente ao estoque de produtos que ainda estão inacabados. Portanto é muito importante esse levantamento. Para se ter as informações desse patrimônio, basta preencher o mapa de gado. Este mapa, para facilitar a sua coleta, foi criado em uma tabela impressa para anotações manuais. Basta levá-la a campo para as anotações. Posteriormente, é importante se conhecer o quanto se gasta para a transformação desse gado no pasto em animais prontos para serem vendidos aos frigoríficos. Estes gastos são os custos de transformação, ou seja, os custos com a mão de obra, com os insumos e com a energia para a produção. Para se conhecê-los, basta preencher o mapa de gastos. Este mapa também está presente em forma de tabela para o preenchimento manual, facilitando sua coleta e manuseio. E para se finalizar essa tarefa, um último levantamento necessário é coletar onde está investido o dinheiro, ou seja, visualizar qual a fazenda que se tem. Para se obter essas informações e conhecer realmente a fazenda, basta se preencher o mapa de patrimônio.
Qual o resultado? Com o preenchimento desses mapas já será possível ter todas as informações para se entender o que está acontecendo na propriedade. Por exemplo, como saber o quanto custa manter a propriedade sempre nova e funcionando? O trator vai ficando velho, o pasto vai se deteriorando, de fez em quando as cercas têm que ser trocadas, assim como o curral tem que passar por uma reforma geral, e para que tudo isto seja feito é necessário gastar dinheiro. Com o preenchimento do mapa de patrimônio é possível se identificar os valores necessários para se manter essa fazenda sempre na mesma situação de quando se iniciou suas atividades. Resumindo, se essa fazenda possui um trator, ele irá se desgastar com o tempo, então a criação de gado têm que pagar um trator novo quando o antigo fica velho. Da mesma forma, os pastos sempre precisam ser reformados, pois eles também se desgastam. Essa reforma da pastagem também precisa ser paga pela criação de gado. Porém esses gastos não levam o dinheiro do produtor continuamente e aos poucos, conforme se usam esses bens. Um trator não cobra sua desvalorização por mês, ele irá cobrar essa conta somente na hora de sua troca, quando se compra um novo, e depois ele só exigirá de seu proprietário as manutenções do dia a dia. Ou seja, um investimento que é feito na compra de um trator, embora seja pago no ato de sua compra, será usado por muito tempo, então esse dinheiro gasto terá de ser distribuído por todo esse tempo. O nome que se dá a essa distribuição desses gastos é o de depreciação. Também se pode saber qual é o valor da matéria prima. Mas o que é a matéria prima? Em uma produção, seja ela qual for, se necessita de matéria prima. De posse dela e se utilizando máquinas, insumos e mão de obra se irão transformá-la em algo que tenha maior valor. Quando uma empresa compra madeira para transformá-la em móveis, o que ela faz é comprar essa madeira por um preço, dar forma a ela de cama ou cadeira e vendê-la a um preço mais caro. Na atividade de criação de gado é a mesma coisa. Compra-se um bezerro desmamado para transformá-lo em um animal pronto para o abate. Neste caso o bezerro é a matéria prima. Após essa transformação, se vende esse produto final e se tem um resultado financeiro. Se o valor da venda for maior que o que se pagou pelos bezerros, mais o que se pagou para se transformá-los em animais prontos para abate e mais o que se paga para manter a fazenda nova e funcionando, se obtém um lucro. Em outra linguagem, para se verificar se uma propriedade está dando dinheiro ou tomando dinheiro, o produtor terá que somar todas suas receitas e verificar se esse valor é maior que seus gastos na compra de bezerros, a matéria prima, somado ao valor seus gastos para se engordar do gado, que são os custos de transformação. Se houver uma diferença positiva, então se obteve um lucro bruto. Lucro bruto = receitas (Gastos com matéria prima+custos de transformação) E se for acrescentado os gastos que ele não vê no seu extrato bancário, que são os destinados a manter sua fazenda nova, que são os gastos com a depreciação e ainda assim essa soma for menor que suas receitas, ele terá um lucro líquido. Lucro Líquido = Receitas (Gastos com Matéria prima+ Custos de transformação + Depreciação) O importante é salientar que para se visualizar todos esses valores não é preciso fazer conta alguma, tudo será fornecido pela planilha. Basta preencher os três mapas. Para melhor entendimento desses termos e suas diferenças, veja a figura abaixo: Custos da Matéria Prima Custos da Matéria Prima Custos de Transformação Custos de Transformação Total de Receitas Custo de Depreciação Lucro Bruto Lucro Líquido Obviamente se os valores dos custos forem maiores que o valor da receita haverá um prejuízo, o que ninguém quer, pois trará como conseqüência uma dificuldade para que essa propriedade continue produzindo no longo prazo, em função de não se ter dinheiro para renovar suas máquinas e equipamentos, seus currais, suas cercas e seus pastos.
O que fazer? Para se buscar resultados positivos melhores a cada ano, com os mesmos dados que se obtém nos três mapas se consegue indicadores importantes que irão ajudar e estão disponíveis na planilha. Instruções para o preenchimento do Mapa de Gastos O correto preenchimento do mapa de gastos propicia um levantamento objetivo da situação administrativa e financeira da propriedade, enfocando e identificando os reais pontos de estrangulamento que estão diretamente ligados à renda e eficiência produtiva. Para facilitar o controle financeiro e o preenchimento destes valores se criou a tabela para preenchimento manual do mapa de gastos. Nesta tabela o administrador irá registrar todas as movimentações financeiras que ocorrerem na propriedade. Seu preenchimento é bastante simples, basta indicar na primeira coluna se a anotação é de entrada de dinheiro (receitas) ou de saídas (despesas). Na segunda coluna se descreve o histórico da movimentação financeira. Não precisa ser uma anotação com nomes técnicos, o importante é que o administrador lembrese do que se trata em um período futuro. Na próxima coluna se registra o valor propriamente dito da movimentação financeira e na última coluna há a necessidade de se classificar a natureza desta movimentação. Os gastos devem ser classificados por itens, agrupados através da coleta e identificação dos documentos como recibos, notas fiscais e anotações, que serão reunidos semanalmente e transcritos para o mapa de gastos ao final de cada mês pelo proprietário e ou administrador do negócio pecuário. O mapa está separado em centros de custo que contemplam todas as despesas ocorridas na propriedade, estes estão compostos de itens que se necessário serão adaptados a cada propriedade. Os gastos são classificados em: Manutenções de equipamentos Reúne todas as despesas com máquinas, carros, motosserras, bombas d agua, etc. Incluem os gastos como combustíveis e as manutenções. Manutenções de instalações Neste item são registradas todas as despesas com consumo e manutenção das instalações físicas da fazenda, como manutenção de currais, casas, galpões e cercas. Gastos com suplementação São registrados todos os gastos com suplementação como o sal mineral, o proteinado, etc. Gastos com reprodução São registrados aqui os gastos que envolvem a operação de reprodução, se houver, na estação de monta ou na inseminação artificial. Gastos com sanidade Neste caso, são os gastos com as vacinas, vermífugos, etc. Gastos com a administração São os gastos da gestão da propriedade, como o combustível do proprietário para se locomover a fazenda, os gastos com o contador ou com consultorias, os gastos com informática, etc. Gastos com mão de obra Estes registros são de todos os gastos com folha de pagamento, não necessitando que se desdobrem os valores de INSS, FGTS ou qualquer outro encargo pode ser registrado o valor total deste gasto. Gastos com pastagens Todos os gastos corriqueiros aplicados na pastagem como roçadas, aplicação de produtos químicos, etc. Compra de animais São registrados os valores totais de todas as compras de animais.
Venda de animais São registrados os valores recebidos das vendas dos animais. Investimentos São os custos efetuados em benefícios que durem acima de um ano. Exemplo: reforma e formação de pastagens, construções de instalações (cercas, galpões, currais, açudes), casas, compra de tratores e equipamentos de grande durabilidade. Após o encerramento do mês e todas as movimentações financeiras registradas, somam-se todas as movimentações de cada centro de custos anotado e seu saldo final é transcrito para a tabela de resumo. Depois é só transcrever o total de receitas e de custos e se obter o resultado do mês. Instruções para o preenchimento do mapa de patrimônio São relacionados como patrimônio os itens ditos imobilizados, ou seja, aqueles que são consumidos em mais de um ciclo de produção como exemplo, as instalações e benfeitorias, as máquinas e equipamentos, os veículos, as reformas de pastos, os computadores e animais reprodutores. No preenchimento desse mapa, os valores que devem ser atribuídos aos bens são os equivalentes ao de produtos novos, independente deles já serem usados, além de se determinar qual a sua vida útil em anos e qual o valor de venda desses bens usados. No caso especial de reprodutores, as fêmeas somente serão imobilizadas se o valor de aquisição for maior que o valor recebido no momento de sua venda ou abate. Instruções para o preenchimento do mapa de gado Este mapa trará as informações que possibilitam o levantamento dos dados do rebanho no decorrer do ano. É necessário seu preenchimento para se identificar os valores do estoque de gado, número de animais vendidos, mortos, comprados e transferidos de categoria. Destes dados se originarão os seguintes índices zootécnicos financeiros: taxa de mortalidade, taxa de desmame, estoque de gado mensal; taxa de venda; diferencial de inventário do rebanho. Os dados devem ser registrados no momento em que ocorrerem as mortes, as compras, as vendas e transferências, para que ao final de cada mês se possa compor o mapa de gado. Poderão ser utilizadas cadernetas ou o próprio mapa para as anotações. Este mapa também pode ser preenchido em uma tabela manual, onde se tem a praticidade de poder fazer as anotações no campo, sem a necessidade de um computador.