Pagina 1/13 1. Objectivo Este procedimento tem por objectivo definir como é efectuado a conferência da via verde bem como a distribuição por centros de custos 2. Âmbito Este procedimento aplica-se a todas as empresas que utilizam os serviços partilhados. Incluem registos de portagens e estacionamentos. 3. Responsabilidade Após a recepção de todas as facturas do fornecedor, a responsabilidade deste procedimento é da Frota e Seguros. 4. Modo de Proceder 4.1 Fluxograma Recepção extracto via verde (email) 2 Importação e Conferencia 1 Consultar controlo gestão N Existe cc? Facturas internas S É p/ facturar? S Elaborar ficheiro p/ facturar 3 Entregar ao Dep. facturação N S 4 5 É phc? Elaborar encomenda Elaborar guia compra Importar encomenda 6 Recepção encomenda 7 Validação interna 8 Enviar para conferencia
4.2 Descrição do fluxograma Conferência de via verde PEGAF 17 Pagina 2/13 Os extractos de Via Verde são recebidos por e-mail, em PDF e em Excel, a partir do dia 5 de cada mês. É criado por empresa o ficheiro em Excel e é impressa a factura, para entregar á Contabilidade para lançamento. 1 Importação e Conferência Existe um ficheiro de importação Onde se vai colocar os dados das portagens: Este ficheiro tem a mesma equivalência, como se tratasse de combustíveis, mas assume os centros de custos conforme as marcações de cada viatura. É necessário imprimir a listagem que irá servir de base á conferência da Via Verde.
Pagina 3/13 Esta listagem é tirada em 3 módulos diferente (Construções, Industria e Abrantina) Modelo Lena Construções: lista das empresas Modelo Lena Industria: lista das empresas: O Modelo Abrantina só tem a empresa Construtora Abrantina. Após a escolha do modelo a tirar, é preciso preencher as datas que os dados reportam. A selecção de empresa é TODAS, pelo motivo do sistema tirar a lista com todas as empresas, conforme o modelo. Assim é necessário escolher os 3 modelos. Clica-se em OK
Pagina 4/13 Este é o quadro que o sistema fornece, e escolhe-se a opção de passar os dados para EXCEL. Aparece a mensagem: Abre-se um EXCEL novo, e na primeira coluna na primeira linha (A1), cola-se os dados (fazse este passo em todas as listagens dos vários modelos.) Este é o ficheiro onde se vai processar toda a conferência necessária para validar as facturas referentes a Via Verde. Para facilitar, é necessário fazer algumas alterações / ordenações no ficheiro.
Pagina 5/13 Exemplos: Alterar a data: vem do sistema com. em vez de - ( altera-se fazendo CTRL+U, seleccionando apenas a coluna a alterar ) Com estas formatações, consegue-se fazer uma primeira conferência se todas as passagens de Via Verde têm Centro de custo atribuída e, caso dê origem a Nota de débito, se encontram correctas. Quando as passagens se encontram rectificadas, passa-se uma macro já criada que fará algumas alterações (irá incluir as referencias conforme a empresa, o concatenar de células, o calculo do IVA, etc.). Para uma melhor conversão de Centros de Custos, e para o custo da Via Verde ficar no mesmo centro de custo da viatura, consulta-se o ficheiro da conferência dos alugueres já com as conversões todas efectuadas, tendo em conta as marcações efectuadas e o nome do colaborador (caso a viatura tenha sido usada por mais do que um colaborador) 2 - Consultar o Controlo de Gestão Caso exista alguma divergência ou alguma conversão que não exista ou algum centro de custo em falta. 3 - Elaborar Ficheiro de Facturação Aqui copiamos tudo, de todas a empresas, o que deu origem a Nota de Débito. Os dados necessários são: Nas empresas de modelo industria, é necessário fazer um Serviço Interno em cada base de dados e comunicar, via e-mail, ao departamento de facturação os dados para emitir as Notas de Débito de acordo com a informação constante no Serviço Interno.
Pagina 6/13 Nas restantes empresas manda-se um ficheiro, consoante a empresa, por e-mail para o departamento de facturação. Todos estes débitos têm como Centro de Custo de Saída, o da Frota: em EBS o E21.02 e em PHC SE.009.09 ou 245. OBS: Adicionalmente, antes de enviar o ficheiro para a facturação, é necessário verificar se a coluna do Centro de Custos é E21.02 (Lena Construções, ACE e Abrantina), SE.009.09 (Industria) ou 245 (Equimetra) 4 Elaborar encomenda Nesta fase, todas as conversões de centro de custos deverão estar feitas, assim bem como a base para a importação dos dados. Existe 3 ficheiros diferentes para Importação das encomendas: Para a empresa Dualidade: Para as outras empresas em PHC E para as empresas em EBS É necessário copiar do ficheiro da conferência de Via Verde, os dados para estes ficheiros de importação consoante a empresa que se pretende. Nas empresas em PHC: É necessário o preenchimento nome do fornecedor e data. Utiliza-se o atalho de Teclas do Utilizador e escolhe-se a opção F8. (importa ficheiro) Aparece o quadro abaixo e faz-se os seguintes passos: O meu computador Disco local (D) Escolhe-se o ficheiro da Dualidade
E por fim seleccionar Conferência de via verde PEGAF 17 Pagina 7/13 É preciso verificar se a importação está Ok, analisando se todos os campos necessários estão preenchidos. Se estiver tudo correcto, grava-se a encomenda. Na empresa Dualidade, existe um dossier interno Portagens. Para importar é igual a uma outra empresa em PHC. Não é necessária a criação de Guia de Compra. 5 - Elaborar a Guia de Compra Cria-se um novo registo e escolhe-se a opção:
Pagina 8/13 Preenche-se o cabeçalho da guia com o nome do fornecedor, data do factura, o nº da factura e que tipo de documento (Nota de debito, Factura). De seguida escolhe-se a opção de copiar as linhas de outro dossier Coloca-se o nº da encomenda, para copiar as linhas da encomenda, selecciona-se a divisória Linhas do dossier escolhido e aparece o quadro abaixo, onde se copia as linhas que são necessárias.
Pagina 9/13 Quando se tem todas as linhas necessárias, clica-se no Copiar as linhas seleccionadas que passam automaticamente para a guia de compra. Preencher o campo com Saída Automática. Para verificar se o valor da Guia de compra está correcto, clica-se no campo Totais
Pagina 10/13 Tanto o número da encomenda como da Recepção devem constar na factura. 6 Importar Encomenda - EBS Copia-se os dados necessários do ficheiro da conferência de Via Verde para o ficheiro de importação. As mesmas ficam aprovadas automaticamente. - Existe um manual de importação de encomendas para EBS 7 Recepção das Encomendas Entrar no EBS, e escolher a base e abrir as recepções (conforme a empresa) Escolhe-se a organização:
Pagina 11/13 Coloca-se o número da encomenda: Preenche-se os campos da data, tipo de documento (FT ou ND) e o número do documento:
Pagina 12/13 Clicando aqui, aparece o quadro onde se copia as linhas pretendidas Selecciona-se as linhas, clica-se no cabeçalho, e voltamos ao quadro onde se grava e aparece o número da recepção. Tanto o número da encomenda como da Recepção deve constar na factura.
Pagina 13/13 8 Validação Interna Esta validação atesta que todas as facturas estão devidamente validadas. Não só no sistema (nas bases de dados de cada empresa) mas também no papel. Ou seja: todas as facturas são impressas, e todas as viaturas estão validadas com centros de custos e com anotações de pedido de crédito e respectivo valor. Todas as facturas têm que ter a indicação do número da encomenda e também o número da guia de compra / Recepção. São validadas pelo responsável do departamento e enviadas para o departamento da conferência até ao dia 12.