Multas Orçamento Manutenção Ordem de Serviço Sinistro Abastecimento Plano de Manutenção (Revisão) Estoque Comece o cadastro de Multas clicando em Incluir, depois coloque a data e horário do momento da inclusão (ao dar Tab, o sistema mostra a data e horário automaticamente). O N. Infração/AIT (Auto de Infração) deve ser cadastrado corretamente e está descriminado no campo Nº do Auto da Notificação/Multa. É importante mostrar corretamente ao sistema o que é Notificação e Multa, pois é necessário faturar a Notificação (Recebimento; envia para o contrato de aluguel e contas a receber) e faturar a Multa (Pagamento; envia para o contas a pagar). Em alguns casos a locadora recebe a multa primeiro que a notificação. Assim, o usuário pode cadastrar a Multa (e não a notificação) e faturar os dois faturamentos (Recebimentos e Pagamentos). A Data de emissão é a data que o Detran emitiu. A Data/Hora da Multa deve ser cadastro segundo a folha da Notificação/Multa.. Ao colocar a placa e apertar o botão Tab, o sistema mostrará automaticamente o modelo do veículo, agência, número do contrato e cliente. Caso o sistema não mostre as informações, verifique no Tráfego onde este veículo estava nesta data e horário. O Orgão Expedidor é aquele que emitiu a Notificação/Multa. Ao colocar o Código Enq. (Código da Infração) o sistema preencherá os campos posteriores como Lei (Art*Inci), Valor com e sem desconto, Pontos na carteira, Gravidade da Multa, UFIR (Unidade Fiscal de Referência), Competência (Estado / Município) e Infrator (Expedidor, Pessoa Física, Condutor, Pessoa Física/Jurídica Proprietário, Seguradora e Transportadora) dora). Se ao faturar o Pagamento não tiver a data de vencimento da multa, o sistema irá mostrar a mensagem: Se o cliente levou a multa e a locadora irá pagar é só marcar a opção Cobrar: Locadora, e neste caso a multa terá um Contas a pagar e um Contas a Receber no mesmo valor (com desconto). Se for o cliente deixe marcado Cliente.
O texto abaixo mostra a descrição da multa (Motivo da multa), Local é um campo em branco para inclusão de informações (usuário deverá colocar endereço e informações sobre o local da multa) e Observações / Descrição Multa copia o texto da descrição da multa (Motivo da multa). Data Limite para Indicar Condutor e Data de Notificação do Cliente é opcional. Tx. Admin (%) (Taxa Administrativa) serve para calcular a Taxa Administrativa da multa que só é cobrada quando a opção Cobrar está marcada para o cliente. 10% sobre o valor da multa (sem desconto) que vai como Forma de Pagamento no Contrato de Aluguel do Cliente que levou a multa. A opção da forma de pagamento desta taxa fica habilitada ao lado. Orçamento serve para a locadora Autorizar ou não Autorizar alguns serviços que tenham sido cotados. Para incluir um orçamento basta ir em Veículos Orçamento e clicar em Incluir. Ao incluir a placa do carro, aparecerá informações correspondentes a placa e ao que está vinculado a ela (Nº de Sinistro, Manutenção, Contrato de Aluguel, nome do cliente.) O histórico de Manutenções mostra as seguintes informações do Orçamento: A Manutenção de Frota é benéfica para o setor de Manutenção da Locadora lançar todas as manutenções que cada veículo teve e terá para não realizar manutenções repetidas e ter um controle exato de valores que serão cobrados referente a cada manutenção.
Para locadoras que possuem sua própria oficina, o sistema FleetMax fornece a opção de ordem de serviço interna. Por este motivo é importante que, se a locadora usa peças do Estoque, esta ferramenta do FleetMax (Arquivos - Estoque) deverá ser preenchida corretamente. A tela abaixo apresenta uma interface com todos os dados que o usuário deverá cadastrar. Data de Abertura e Término estimado é uma data base para o Serviço ser realizado e devem ser preenchidos corretamente assim como os campos Veículo e Contrato de Aluguel. Ao finalizar o procedimento o usuário poderá imprimir uma Ordem de Serviço que pede a assinatura do setor responsável pela autorização da ordem de serviço ou uma Requisição de Peças que mostra as peças que foram incluídas para este serviço que são peças de Estoque. Terceiro ou da Avaria / Reembolso. Para incluir um Sinistro ou Reembolso clique em Incluir e insira os dados do Sinistro com A Data/Hora do Sinistro deve ser cadastro corretamente dentro da data que o carro estava locado. Ao colocar a placa e dar Tab, o sistema mostrará automaticamente o modelo do veículo, agência, número do contrato e cliente. Caso o sistema não mostre as informações, verifique no Tráfego onde este veículo estava nesta data e horário. Preencha o campo Local (Local do Sinistro/Reembolso).
Há duas formas de abastecer um veículo: Lançado em Veículos Abastecimento (Manual *incluir todas as informações*) ou sendo gerado por contrato de aluguel. O abastecimento gerado pelo sistema como mostra a inscrição *GERADO PELO SISTEMA Data e hora * no campo Complemento. Para isso, basta ir no contrato de Aluguel, aba Placas/Avarias e ao mudar o campo Combs, o sistema vai gerar um Reembolso ao incluir uma Forma de Pagamento. Ao fechar o contrato o sistema irá perguntar: O sistema entenderá que o motorista irá levar o veículo para abastecer e precisa da requisição para anotar as informações do abastecimento como a quantidade (em litros) que foi abastecido e valor, que só serão vistos após o abastecimento. Vá em Veículos Abastecimento e pesquise a placa do veículo no campo e em seguida insira os dados do abastecimento (Litros e Valor) e se for necessário imprimir a requisição novamente basta clicar em e o sistema volta para Requisição. Estes campos devem ser inseridos antes de clicar em Contas a Pagar. Para finalizar o procedimento clique em Contas a Pagar, coloque os filtros do abastecimento para faturamento e selecione-o clicando em CTRL + Clique. Envie para o contas a pagar. O modo lançado em Veículos Abastecimento deve ser preenchido todos os campos (apenas Litros e Valor ficarão inalteráveis). Após a impressão, mesmo que seja só na tela, o sistema permite a inclusão de Litros e Valor e após isso segue ao Contas a Pagar conforme explicado anteriormente (acima). Mas existe outra ferramenta que facilita o trabalho da locadora que tem convênio com Posto de Gasolina. A explicação desta ferramenta prática segue abaixo.
Exportar P/ Seguradora é uma opção para o veículo que tem seguro e que vai entrar para o sistema da seguradora. Para isso basta selecionar o veículo que está no campo Exclusão e gerar para o campo de Inclusão. É gerado um arquivo txt que deve ser entregue a Seguradora. E para tirar um carro do seguro basta selecionar o veículo que está no campo Inclusão e gerar para o campo de Exclusão. A opção de Importar Abastecimento serve para a locadora que tem convênio com um posto de gasolina e no fim do mês soma as notas e gera o contas a pagar. Com este módulo o usuário economiza tempo ao incluir Abastecimento para cada carro que vai para o posto durante um período. Entre em contato com a administração do posto de gasolina e peça informações sobre o controle de abastecimento com empresas. Eles irão exportar um Arquivo (formato CSV) para a Locadora. Este Arquivo deverá ser habilitado somente no FleetMax, por isso não devem ser alteradas depois de geradas pelo posto de gasolina. Clique no Botão Arquivo da tela acima (Sistema Integração Importar Abastecimento) Ache o arquivo do Posto de gasolina, e após verificar os abastecimentos gerados, clique em Importar.
O sistema perguntar: Confirmar Importação do Arquivo? Clique em Sim e em seguida pesquise os abastecimentos pela data do abastecimento. Para faturar estes abastecimentos basta clicar em Período (Datas) e Data de Pagamento (Filtros mais importantes). e incluir o nome do fornecedor (Posto de gasolina), O Plano de Manutenção serve para a locadora gerenciar as Revisões de cada modelo de carro. Para cadastrar inclua Agência e Descrição (ex: Celta 1000, que significa que a revisão é de 1000 km do Celta). Coloque no campo Km a Quilometragem da Revisão e em Km de Aviso, a Quilometragem que você quer que o sistema avise quando estiver chegando perto da revisão. (O O sistema calcula de forma a decrescente o Km de aviso. Então, se o usuário quiser que o sistema avise a revisão de 10000km com 9800km é necessário colocar 200Km em Km de Aviso.) O Sistema Fleet Max avisa uma revisão cadastrada por meio do comando Alerta de Pendências. Para mais informações sobre o Alerta de Pendências no Sistema. Ao clicar em Insert outra janela será habilitada. Nela, o usuário deve ticar os itens que serão avaliados na revisão do veículo. Após isso, clique em Gravar, Salva e Aplica. Para vincular o registro ao modelo do veículo é só ir em Arquivo -> Veículos -> Modelos e pesquisar o modelo do carro. Verifique se o modelo do veículo que irá fazer a revisão já está cadastrada pois quando isso acontece o sistema mostra a seguinte mensagem: Impossível Incluir Novo Registro. Este Registro Já Está Cadastrado. Termine de preencher todos os campos solicitados e antes de preencher o Plano de Manut e Depreciação, Salve e Aplique. Em seguida vá ao campo Plano de Manut. e na seta preta ao lado clique em Insert. A aba Depreciação serve de modelo para uma visualização a cada mês a depreciação que o modelo em questão está sofrendo. Ao termino do cadastro o sistema mostrará a Revisão, quando o veículo chegar no Km de Aviso, em Alerta de Pendências. Ao dar duplo clique na descrição Revisões pendentes o sistema mostrará as revisões, e ao selecionar uma o sistema mostra o botão para a revisão começar a ser feita. Esta ferramenta é muito útil para um controle exato do Estoque da locadora. Comece inserindo todos os itens de estoque que a locadora tem de Itens. Clique em incluir e insira a descrição (ex: filtro de ar para celta) e código do Fabricante (Código do produto - opcional). Coloque em que Grupo este item se enquadra no veículo (ex: Motor, Escapamento) e se este grupo não estiver cadastrado, clique no para cadastrá- -lo. O campo UN significa Unidade, por isso já está cadastrada como PC (peça). Para inserir os itens que vão entrar em estoque e faturá-los, insira em Inventário de Estoque todos os itens que entrarão. Todos os campos devem ser preenchidos, Número do Documento, Data (da compra), Operação (Entrada/Saída/Reparo/Manutenção), Tipo (Automático), o), Fornecedor/Cliente, Situação (Aberto/Fechado).
Para faturar essas compras é necessário que a aba Pagamentos esteja totalmente preenchida. Após isso, basta clicar em Faturar e já estará no Contas a Pagar com o mesmo número de Documento. Ao usar os itens do estoque em Ordem de Serviço, o sistema já entenderá o que foi usado ou reservado, ou seja, quando incluir uma peça em Ordem de serviço o sistema subtrairá o item do Estoque.