TUTORIAL DO SISTEMA DE SOLICITAÇÃO DE HOSPEDAGEM 1 Solicitação de Hospedagem Para acessar o sistema, o servidor deve acessar no portal o seguinte caminho: Ensino Pós-Graduação Gestão de Recursos Capes. Figura 1 Acesso pelo portal Ao entrar na página inicial do sistema, o usuário deve ir no menu Solicitações e clicar na opção Hospedagem. Figura 2 - Hospedagem Serão exibidas para o usuário as solicitações em elaboração, as diligências e um histórico de todas as solicitações. Para cadastrar uma nova solicitação, clique no botão Nova Solicitação. Figura 3 - Nova Solicitação Serão exibidos para o usuário todos os convênios vigentes. Após selecionar o convênio e o item financiável, o usuário deve clicar no botão Salvar.
Figura 4 - Seleção de convênio Após salvar, é exibido para o usuário um formulário para buscar o hóspede, informar os dados da hospedagem e anexar documentos. Figura 5 - Formulário completo Para localizar uma pessoa, o usuário deve digitar parte do nome no campo Nome Completo. O sistema irá realizar uma busca no banco de dados, retornando uma lista com as pessoas encontradas. Caso a pessoa não seja localizada, deverá ser realizado o cadastro da visita no portal do servidor em Ensino Pós- Graduação Programas Informações Programas Geral Pessoa Externa. O link Pessoa não localizada direciona o usuário para o cadastro de pessoas externas.
Após localizar a pessoa, os dados pessoais serão automaticamente preenchidos. Na próxima etapa, o usuário deve informar os dados da hospedagem. Para localizar o hotel, o usuário deve informar o nome ou parte do nome do hotel. Informando as datas de chegada e saída, será calculado o valor da hospedagem com base nas tarifas cadastradas pela PROPG. Clicando no botão Novo Anexo, é exibida uma janela para o usuário anexar os seguintes documentos: cópia do RG ou Passaporte e convite para participação no evento/banca (em formato PDF com, no máximo, 5MB). Ao preencher a solicitação de hospedagem, o usuário tem disponível duas opções: Salvar ou Enviar para avaliação do Coordenador.
Clicando no botão Salvar, o usuário salva os dados da solicitação para posterior alteração. Para alterar a solicitação em elaboração, o usuário deve clicar no ícone ao lado da solicitação na página inicial. Ao clicar no botão Enviar para avaliação do Coordenador, será exibida uma mensagem de confirmação. Após confirmar, um e-mail é enviado ao coordenador do Programa de Pós-Graduação solicitando que faça a avaliação da solicitação de hospedagem. Após enviar para avaliação, a solicitação de hospedagem só pode ser alterada caso seja colocada em diligência. 2 Avaliação de Solicitação de Hospedagem pelo Coordenador Para avaliar uma solicitação de hospedagem, o coordenador do programa de pós-graduação deve acessar pelo portal de serviços no seguinte caminho: Ensino Pós-Graduação - Gestão de Recursos Capes Solicitações Hospedagem.
Todas as solicitações aguardando avaliação do coordenador serão exibidas. Para avaliar a solicitação, o coordenador deve clicar no botão Avaliação. Serão exibidos os dados da solicitação realizada. Caso julgue necessário, o coordenador pode alterar o convênio selecionado e anexar novos documentos. Após fazer a avaliação da solicitação, o coordenador pode colocar em diligência, devolvendo para o solicitante, ou encaminhar para avaliação da Pró- Reitoria de Pós-Graduação.
Para colocar uma solicitação em diligência, é necessário informar uma justificativa para a ação. Uma mensagem de confirmação será exibida para completar a ação. Após confirmar, o sistema retorna para a tela inicial e exibe uma mensagem de sucesso. 3 Solicitação de Hospedagem em Diligência Quando uma solicitação necessitar de correções, a pessoa que fez a solicitação de hospedagem receberá uma diligência da solicitação. As diligências podem vir do Coordenador ou da Pró-Reitoria de Pós-Graduação. Para fazer as alterações na solicitação em diligência, o usuário deve clicar no botão Avaliação. Um formulário com os dados da solicitação será exibido para o usuário para realizar as alterações.
Entre as opções disponíveis para o usuário nessa etapa estão: Cancelar (cancela a solicitação de hospedagem) ou Reenviar (reenvia a solicitação novamente para avaliação do Coordenador ou para a PROPG). avaliadores. Clicando no ícone ao lado de Histórico, é possível ver os comentários dos 4 Cancelando uma solicitação Depois de enviada para avaliação uma solicitação de hospedagem é possível solicitar o cancelamento até 2 dias antes do início da hospedagem. Ao clicar no botão Cancelar um e-mail é enviado para a PROPG informando o cancelamento. 5 Realização da Reserva Após finalizado o processo, a PROPG irá anexar o voucher à solicitação de hospedagem e um e-mail será enviado ao solicitante com o voucher em anexo. Ao clicar no botão Avaliação na tela inicial, são exibidos os dados da solicitação e um formulário para fazer o detalhamento do faturamento.