SalesMove Microsoft CRM 4.0 Gestão de Paragens POT Manual de Utilizador Projecto Paragens POT Manual de Utilizador
Índice Criação de caso no CRM... 3 Separador General... 3 Separador POT... 4 Descrição de campos POT no Caso... 6 Início do Workflow... 8 Resultado... 8 Validação de dados do cliente... 10 Resultado... 10 Request Made to POT... 12 Resultado... 12 Confirmed To Client... 13 Resultado... 13 POT Stop Acceptance Received... 14 Resultado... 14 Customs Clearance Done... 14 Resultado... 14 Feeder Request Made... 14 Resultado... 14 Feeder Info Sent To Client... 15 Rejected... 15 Notificação de Free Time ultrapassado... 16 Esquema de utilização básico... 17 Utilização de templates de emails para envio manual de emails... 18 Projecto Paragens POT Manual de Utilizador 2
Criação de caso no CRM Para criar um caso de gestão de paragens, basta que seja criado um caso normal no CRM, com subject DESPACHOS POT, introduzindo a seguinte informação e clicando em Save no final. Separador General A incluir obrigatoriamente informação relativa a Title, Customer e Subject (o Owner é preenchido automaticamente com o utilizador que cria o caso, pode ser alterado caso desejado). A realçar o facto de que o Customer escolhido deve ter endereço de email associado na respectiva account, para que os emails automáticos sejam enviados com sucesso. Todos os emails enviados ao cliente consideram todos os endereços de email dessa Account, email geral da conta e contactos associados. Figura 1 - Criação de caso - separador "General" Projecto Paragens POT Manual de Utilizador 3
Separador POT Neste separador deve ser preenchida a maior quantidade de informação possível, para que os emails automáticos ao serem enviados levem toda a informação, obtida a partir desta área. É obrigatório que conste o POT Agent. O campo POT Agent refere uma Account, que deverão também criar, caso não exista ainda no CRM e onde poderão inserir contactos associados. Deverá existir um email geral na Account do POT Agent e/ou pelo menos um contacto associado a esta Account, com endereço de email, para que os emails automáticos sejam enviados correctamente. O mesmo acontece com o campo Agent for Clearance, que deverá ser preenchido no caso de os despachos não serem efectuados pelo agente, para que os emails de notificação ao cliente levem em cópia estes contactos. Nesta situação em que o despacho não é efectuado pelo agente, devem indicar também no campo C. Clearance by Org. Figura 2 - Criação de caso - separador "POT" Projecto Paragens POT Manual de Utilizador 4
A informação a preencher nesta secção será utilizada posteriormente para envio dos emails de pedido de paragem ao POT e notificações ao cliente (de pedido efectuado e informação sobre feeder). Abaixo, segue descrição dos campos em questão e da sua função. Projecto Paragens POT Manual de Utilizador 5
Descrição de campos POT no Caso General Info POT BL Number: Número de BL (alfa numérico) ETA to POT: Estimated Time Arrival ao POT (data) POT Status: campo que define o estado do pedido de paragem (lista). Os estados existentes são os seguintes: o Requested By Client: estado inicial em que o cliente efectuou o pedido o Validated: dados do cliente validados pela organização o Request Made to POT: pedido de paragem efectuado ao POT o Confirmed to Client: confirmação ao cliente de pedido de paragem efectuado o POT Acceptance Received: confirmação de pedido de paragem recebido pelo POT o Customs Clearance Done: despacho efectuado (quer seja pelo agente quer pelo cliente) o Feeder Request Made: pedido de feeder efectuado ao POT o Feeder Info Sent To Client: informação sobre feeder enviado ao cliente o Rejected : pedido rejeitado o Waiting for Client s Data Amends: a aguardar informação do cliente POT Costs : custos de pedido de paragem a enviar ao cliente (numérico) Penalty POT : valor de penalidade a aplicar caso o pedido não seja efectuado dentro do tempo estipuado Storage & Dem. Costs: custos de Storage & Demurrage aplicável. POT Agent: agente ao qual será enviado pedido de Paragem (Account) Agent for Clerance: agente aduaneiro do cliente C.Clearance by Org: campo que define se o despacho é efectuado ou não pela organização Menifested Info Vessel: navio / viagem (alfanumérico) Schedule: Schedule de saída do navio Origin Port: porto de origem, caso exista (Location) POL: Port of Loading (Location) POD: Port of Discharge (Location) Destination Port: porto de destino, caso exista (Location) Transhipment 1: POT 1 (Location) Transhipment 2: POT 2, caso exista (Location) ETD from POT: data estimada de saída do POT (data) Requested POT: porto de Transhipment para o qual irá ser efectuado o pedido 1 ou 2 (numérico) Stop Time: tempo de paragem Free Time: free time aplicável no POT ETA to POD : data estimada de chegada ao POD ATA to POT : data de chegada ao POT Projecto Paragens POT Manual de Utilizador 6
Tracking Information Containers: número do contentor ou contentores alvo de paragem (alfanumérico) Container Type: tipo de contentor (Product) Shipped On: carregado em (data) Shipped To: carregado em (Location) Feeder: designação do feeder (alfanumérico) Number of Containers: número de contentores Emails Configuration Send Stop Request: opção de envio automático de email com pedido de paragem ao POT Send Stop Confirmation: opção de envio automático de email de confirmação de pedido de paragem, ao cliente Send Feeder Info: opção de envio automático de email ao cliente com descrição de feeder Send Reception Confirmation to Client: opção de envio automático de confirmação de recepção do pedido de paragem ao cliente Send Rejected Message: opção de envio automático de mensagem ao cliente com razão de rejeição de pedido de paragem ao cliente. Language: língua em que será enviado o email de rejeição de pedido de paragem Generate Alert X Days Before Stop Time: número de dias (por omissão 5) depois do stop time a partir do qual é gerado alerta aos utilizadores. Projecto Paragens POT Manual de Utilizador 7
Início do Workflow Para dar início ao workflow, basta que seja preenchida toda a informação já conhecida, relativa ao processo de pedido de paragem. A não esquecer o facto de, por omissão, as configurações de email no caso estarem desactivadas, ou seja o envio não é feito automaticamente sem que o utilizador marque as opções de quais os emails que pretendem que saiam de forma automática. Após todo o preenchimento ser efectuado, podem clicar em Save para que a informação seja guardada. Caso desejem iniciar desde logo o processo de pedido de paragem com o envio de confirmação de recepção do pedido ao cliente, baste que seleccionem a opção Requested by Client no campo POT Status e cliquem então em Save. Resultado É enviado ao cliente (endereços de email que conste da Account/Contactos do Cliente + agente aduaneiro) um email de acuso de recepção do seu pedido de paragem, com o seguinte formato: Figura 3 - email automático de confirmação de recepção do pedido para envio ao cliente Projecto Paragens POT Manual de Utilizador 8
É criada a tarefa associada ao caso, para validação dos dados do cliente. Esta tarefa constará nas tarefas de Outlook dos utilizadores pertencentes à Team CRM POT Users e gerará um alerta automático dois dias depois da data actual. Figura 4 - Tarefa / Alerta gerado para validação dos dados Projecto Paragens POT Manual de Utilizador 9
Validação de dados do cliente Quando a validação dos dados do cliente está concluída podem dar-se 2 situações: ou são necessárias alterações e mais informações por parte do cliente ou os dados estão correctos e pode passar-se ao pedido de paragem ao POT. Assim, caso se dê a primeira opção, deve escolher-se o POT Status no caso como Waiting for Client s Data Amends até que a informação correcta seja recebida e possamos passar ao status Validated. Caso a informação esteja correcta deve então acrescentar-se alguma informação em falta que exista no caso e alterar o status para Validated, efectuando posteriormente um Save and Close ao caso. Resultado Figura 5 - alteração do estado do caso Existem duas opções e o resultado difere consoante cada uma delas: Opção de envio de email automático de pedido de paragem ao POT está activa Figura 6 - zona de configuração das opções de envio de emails automáticos o É enviado automaticamente pedido de paragem ao POT, com informação constante no caso e para os endereços de email constantes na Account do POT Agent associada ao caso (ou contactos associados a este POT Agent). Projecto Paragens POT Manual de Utilizador 10
Figura 7 - Email enviado automaticamente ao POT com pedido de paragem o Caso a opção de envio automático de email com confirmação de pedido para o cliente esteja activa ( Send Stop Confirmation = Yes) é também enviado um email para o cliente com esta informação e o status é alterado para Confirmed to Client Projecto Paragens POT Manual de Utilizador 11
Figura 8 - Email com confirmação de pedido para o cliente o o Caso a opção não esteja activa, é gerado automaticamente o alerta (task) para envio de confirmação de pedido ao cliente, para o dia seguinte à data actual e é alterado o status para Request made to POT É também criado alerta para lembrança de recepção de resposta por parte do POT com aceitação de pedido. Opção de envio de email automático de pedido de paragem ao POT está desactivada o É criado alerta para lembrança de envio de pedido de paragem ao POT e o status não é alterado. O utilizador deve alterar o estado para Request Made to POT manualmente, assim que faça o pedido. Request Made to POT Caso o utilizador opte por não enviar o pedido de paragem ao POT automaticamente, pode fazê-lo de forma manual e posteriormente actualizar o status do caso para Request Made to POT (seguido da acção de Save and Close do caso). Resultado Nesta situação, caso a opção de envio automático de email ao cliente com confirmação do pedido esteja activa ( Send Stop Confirmation = Yes) é enviado automaticamente um email ao cliente com a confirmação, tal como apresentado na figura 10. O status é automaticamente alterado para Confirmed to Client. Projecto Paragens POT Manual de Utilizador 12
Caso contrário, o utilizador poderá proceder a este envio manualmente e alterar então o status para Confirmed to Client. Neste estado é também gerada task/alerta para 5 dias antes de terminar o stop time, para relembrar que estamos a aguardar recepção de resposta afirmativa por parte do POT. Estes 5 dias são pré-definidos no campo generate Alert X Days Before Stop Time, mas podem ser alterados pelo utilizador. Figura 9 - Tarefa/alerta gerada automaticamente para lembrança de recepção de resposta por parte do POT Confirmed To Client Este é o estado em que o caso se encontrará quando o pedido de paragem já tiver sido enviado ao POT e o cliente já tiver recebido confirmação deste pedido. Resultado É fechada automaticamente a task/alerta para envio de confirmação ao cliente. Assim que a resposta do POT seja recepcionada, o utilizador deve alterar o status do caso para POT Stop Acceptance Received. Projecto Paragens POT Manual de Utilizador 13
POT Stop Acceptance Received Quando for recepcionada pela organização a resposta afirmativa do POT ao pedido de paragem, o estado do caso deve ser alterado para POT Stop Acceptance Received. Resultado Após efectuar Save and Close do caso, a task aberta para lembrança de verificação de resposta por parte do POT não será fechada, até que o utilizador o faça. Customs Clearance Done Quando o despacho estiver concluído, quer seja por parte do agente ou por parte do cliente, deve ser seleccionado este estado e efectuar-se um Save and Close do caso. Resultado Uma nova task/alerta é gerada automaticamente para lembrança de pedido de informação sobre feeder ao POT. Figura 10 - Tarefa / alerta para lembrança de pedido de feeder Feeder Request Made Assim que o pedido de informação sobre feeder for recepcionado pela organização, por parte do POT, deve ser alterado o status do caso para Feeder Request Made. Resultado Duas situações podem ocorrer: Opção de envio automático de email com confirmação de feeder ao cliente está activa ( Send Feeder Info = Yes) Projecto Paragens POT Manual de Utilizador 14
o É enviado automaticamente email ao cliente com esta informação (a preencher previamente pelo utilizador nos campos Feeder e ETD from POT ) Figura 11 - email enviado automaticamente para o cliente com informação de feeder o Status é automaticamente alterado para Feeder Info Sent to Client Opção de envio automático de email com confirmação de feeder ao cliente está desactivada ( Send Feeder Info = No) o Utilizador deve alterar manualmente o status do case para este estado assim que efectuar o envio do pedido de feeder para este pedido de paragem. Feeder Info Sent To Client A alteração do status do caso para este estado fecha automaticamente todas as actividades em aberto para o caso, dando-o assim por finalizado. Rejected O utilizador deve seleccionar este estado quando o pedido de paragem é rejeitado. Automaticamente todas as actividades em aberto (que tenham sido criadas de forma automática) serão fechadas. Projecto Paragens POT Manual de Utilizador 15
É enviado um email ao cliente (e agente aduaneiro) indicando a razão da rejeição. Para isso, basta que o utilizador seleccione o POT Status Rejected e escolha, da lista que aparecerá posteriormente, abaixo do POT Status, qual a razão da rejeição. Figura 12 - Indicação da razão de rejeição de pedido de paragem Figura 13 - email de rejeição de pedido de paragem Notificação de Free Time ultrapassado Diariamente o CRM pesquisará todos os casos de pedidos de paragem que contenham já preenchidos os campos ATA e Free Time, e cria um alerta para todos os utilizadores da Team POT Users quando a data de free time seja ultrapassada. Projecto Paragens POT Manual de Utilizador 16
Esquema de utilização básico Segue descrição dos passos a realizar quando a configuração básica é utilizada (opções de envio automático de emails activa). 1. Criação de caso no CRM, onde se associa o email enviado pelo cliente 2. Preenchimento dos campos da secção POT do caso e início processo, alterando o POT Status para requested by Client e clicando em Save a. Automaticamente é criada task para validação de dados e enviado email de confirmação de recepção de pedido ao cliente 3. Importação valida os dados e altera POT Status para Validated. Save and Close do caso. a. Automaticamente é enviado pedido de paragem ao POT e enviada confirmação de pedido de paragem ao cliente b. É gerada task para lembrança de recepção de resposta c. Status fica em Confirmed To Client 4. Assim que o utilizador receba resposta do POT altera status do caso para POT Stop Acceptance Received (caso não receba, 5 dias antes do stop time terminar, é despoletado o alerta no Outlook) a. Fechada automaticamente task criada no ponto 3.b) 5. Assim que seja concluído despacho, utilizador altera status do caso para Customs Clearance Done a. Gerada automaticamente task para lembrança de pedido de feeder ao POT 6. Assim que seja enviado pedido de feeder por parte do utilizador ao POT, utilizador altera status do caso para Feeder Request Made, não sem antes actualizar a informação do caso com os campos de Feeder e ETD From POT, para que esta informação seja inserida no email a enviar ao cliente. a. É fechada automaticamente task criada no ponto 5.a) b. É enviado automaticamente email para o cliente com informação de feeder, c. É alterado automaticamente estado do caso para Feeder Info Sent To Client Caso as opções de envio automático de emails esteja desactivada, nenhum email é enviado automaticamente, sendo apenas geradas as tarefas/alertas à medida que vão sendo alterados os estados, pelo utilizador. Projecto Paragens POT Manual de Utilizador 17
Utilização de templates de emails para envio manual de emails Caso o utilizador prefira efectuar o envio manual de emails, tem a possibilidade de utilizar os templates fornecidos para o envio automático e editá-los ants do seu envio. Para este efeito, o utilizador apenas terá de seguir o procedimento abaixo: abrir o caso POT em questão e clicar em Activities New Activity Seleccionar a opção Email Clicar em Insert Template Seleccionar a linha Regarding Object, seleccionando o caso em questão e clicando em OK. Projecto Paragens POT Manual de Utilizador 18
Seleccionar o template de email desejado Efectuar as alterações ao template pretendidas e clicar em Send (após escolher os destinatários da mensagem). Projecto Paragens POT Manual de Utilizador 19