Idade dos arquivos Fabrício Mariano A classificação das idades dos arquivos varia de autor para autor, pois cada uma tem origem em um país diferente ou é influenciada em maior ou menor grau por uma cultura específica. * Mestre em Economia pela Wisconsin International University. Pós-graduado em Finanças e Gestão Corporativa pela Universidade Candido Mendes (UCAM). Graduado em Física pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ).Professor do Instituto de Administração do Rio de Janeiro (IARJ). Professor de cursos preparatórios para concursos. A seguir, serão abordadas as idades dos documentos, no que se refere a bibliografias indicadas para concursos públicos. Classificação das idades, segundo T. R. Schellenberg Primeira idade: arquivo corrente ou ativo É constituído de documentos de uso frequente, normalmente nas próprias unidades que os receberam ou produziram. Nessa fase, os documentos são analisados, organizados, classificados e arquivados, até que cumpram o seu tempo de vida útil, especificado na tabela de temporalidade. Na verdade, os documentos de primeira idade são os que têm função administrativa e estão ligados à alta gerência da instituição. Diz-se também que o documento na primeira idade tem gênero de valor primário. Segunda idade: arquivo intermediário ou temporário É constituído de documentos que deixam de ser consultados frequentemente, mas que ainda poderão ser solicitados (virtualmente transferidos dos arquivos correntes), como também de documentos que aguardam o cumprimento do prazo que antecede à microfilmagem ou reprodução em CD-ROM. Na verdade, os documentos de segunda idade são os que têm função administrativa, mas não ligados à alta gerência, mais ligados à parte operacional da empresa. Diz-se também que o documento na segunda idade tem gênero de valor primário. 1
Terceira idade: arquivo permanente, custódia, morto ou inativo É constituído de documentos que perderam seu valor administrativo e que são conservados por seu valor legal e/ou histórico. Normalmente, são guardados distantes do local de trabalho e acondicionados em outras mídias, visando o racionamento de espaço. Possui documentos processados, estudados ou assuntos resolvidos. Deve ficar claro que arquivo permanente, custódia, morto ou inativo tem denominação relativa à terceira idade, mas, na verdade, cada nome tem uma razão de ser, de acordo com a Revolução Francesa. Schellenberg (2005), enfatiza o gênero de valor primário e secundário dos documentos. Gênero de valor primário: são os documentos com função administrativa, logo, pertencem à primeira ou à segunda idade. Segundo o autor, estes são os arquivos propriamente ditos. Deve ficar entendido que o autor tem uma preocupação maior com os documentos de uso corrente na instituição, ou seja, os documentos utilizados pela instituição no seu dia a dia, seja ligado à alta gerência ou à sua parte operacional. Gênero de valor secundário: um documento passa a ter gênero de valor secundário quando ele perde sua função administrativa, podendo este ser microfilmado. Deve ficar claro que a microfilmagem, de acordo com Schellenberg, está diretamente associada à importância do documento, no que se refere ao seu destino final para a instituição. Caso este seja importante, a microfilmagem será necessária, seja para diminuir o espaço ocupado ou para garantir que não haja perda do documento. Observação: Schellenberg preocupa-se com a destinação final da massa documental, e os termos arquivo permanente, custódia e morto são conquistas da Revolução Francesa, e cada nome tem a sua característica histórica. Classificação das idades, segundo Heloísa Bellotto Heloísa Bellotto define prazos fixos para a guarda do material de arquivo independente do tipo de empresa, ou seja, independente da sua estrutura, função e ação. 2
Primeira idade: arquivo corrente Abrigam documentos no seu uso funcional, administrativo ou jurídico. A permanência dos documentos nesse arquivo depende de sua tipologia ou função, e principalmente de sua vigência. Os documentos nessa idade podem passar dali para um arquivo central dentro do respectivo órgão gerador, onde permanecerão de 5 a 10 anos. Segunda idade: arquivo intermediário Os documentos nessa fase já ultrapassaram seu prazo de validade jurídico-administrativa, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor. Nessa fase, os documentos já são transferidos para um arquivo que centraliza documentos de vários órgãos da instituição, onde devem permanecer por aproximadamente 20 anos. É na segunda idade que documentos são submetidos às tabelas de temporalidade, que determinam seus prazos de vigência e vida, de acordo com a finalidade dos documentos. Terceira idade: arquivo permanente ou histórico É caracterizada pelo recolhimento dos documentos, podendo ficar de 25 até 30 anos. Observação: Heloísa argumenta que os arquivos propriamente ditos são os de terceira idade, pois é na passagem da segunda para a terceira idade que devemos fazer a TTD (Tabela de Temporalidade dos Documentos) e, nesse sentido, ou seja, através do estudo da TTD, é que será verificado o que se deve fazer com os documentos. De acordo com Heloísa Bellotto, os arquivos propriamente ditos são de terceira idade. Isso significa que a sua preocupação maior é quanto ao destino final dos documentos, e dentro desse contexto entende-se que o documento de primeira e segunda idade tem objetivo funcional e função administrativa. 3
Classificação das idades, segundo Marilena Leite Paes Primeira idade: arquivo ativo Possui função administrativa e é utilizado com muita frequência. Segunda idade: arquivo inativo Possui função administrativa, mas é utilizado com pouca frequência. Terceira idade: arquivo permanente São arquivos que perderam sua função administrativa e são guardados pelo seu caráter legal, e são conservados em razão de seu valor histórico ou documental, e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. São arquivos propriamente ditos. De acordo com Marilena Leite Paes, os documentos também devem obedecer ao Princípio da Proveniência, ou seja, princípio básico da Arquivologia, segundo o qual os arquivos gerados por uma instituição ou pessoa não devem ser misturados aos de outros geradores. Segundo o princípio da proveniência, pode-se verificar que os documentos podem vir de outros órgãos, e se acumular em um arquivo central. De acordo com a definição acima, esse arquivo central nada mais é que um centro de documentação que recebe documentos de outros órgãos de arquivos de terceira idade, em regra, pois esses documentos perdem sua função administrativa no respectivo e recaem em um arquivo central, podendo esses documentos serem de vários tipos, classificação e formas. Tabelas de temporalidade dos documentos A Tabela de Temporalidade dos Documentos (TTD) é um instrumento arquivístico, que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos. Esse instrumento é resultante do processo de avaliação de documentos. Na elaboração da tabela de temporalidade, deve ser observada a teoria das três idades, que define parâmetros gerais para arquivamento e destina- 4
ção dos documentos de arquivos, em síntese, a TTD é um método de pesquisa utilizado pelo profissional de Arquivo. Em resumo, pode-se dizer que a TTD é um método de pesquisa que orienta o arquivista, no que se refere à criação das idades dos documentos. Classificação dos documentos quanto à entidade mantenedora Públicos: são documentos provenientes de órgãos federais, estaduais e municipais. Privados: são documentos provenientes de instituições particulares. Classificação dos documentos quanto ao acesso Franqueados: tem como característica o fato de serem disponibilizados ao público. Restritos: referentes à segurança nacional e à ordem política, acessados somente por militares. Confidenciais: documentos de posse do Ministério das Relações Exteriores, e acessados somente por pessoas credenciadas. Resolução de questões 1. Podemos associar os termos arquivo inativo, arquivo central e arquivo morto, respectivamente, aos arquivos: a) corrente, intermediário e permanente. b) permanente, intermediário e corrente. c) permanente, intermediário e permanente. d) intermediário, corrente e permanente. e) permanente, permanente e permanente. 5
Um documento, quando chamado de inativo, pode pertencer tanto à segunda idade (de acordo com Marilena Leite Paes) quanto à terceira idade (de acordo com Schellenberg). De acordo com esse fato, o termo inativo pode gerar uma dúvida, pois a questão não cita em qual autor se baseia. Entretanto, quando se fala em arquivo central, não há dúvida de que o autor é Heloísa Bellotto, ou seja, o documento está na primeira idade. Assim, o arquivo central tem que pertencer à primeira idade, e a única alternativa cujo termo intermediário se refere ao arquivo corrente pertencendo à primeira idade é a D. Gabarito: D 2. Em âmbito arquivístico, os termos acondicionar, ordenar e descrever podem ser associados, respectivamente, a a) embalar // instruir // segunda idade. b) guardar // arranjar // terceira idade. c) guardar // organizar // primeira idade. d) embalar // instruir // primeira idade. e) embalar // arranjar // terceira idade. Analisando o termo ordenar, tem-se duas correntes distintas: a visão de Schellenberg e a de Marilena Leite Paes. Para Schellenberg, ordenar é um ato executório, ou seja, é uma ordem para fazer o arquivo, depois de feita a análise e classificação do material. De acordo com Marilena Leite Paes, ordenar está associado a organizar os documentos. Assim, Marilena define o conceito de arranjo como o processo que, na organização de arquivos permanentes, consiste na ordenação dos documentos em fundos e na ordenação das séries dentro dos fundos (PAES, 2005). A autora também define descrição como sendo o conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de conteúdo 6
das unidades de arquivamento, as representa nos instrumentos de pesquisa (PAES, 2005). Considerando essas definições, conclui-se que o termo ordenar é equivalente a arranjar, e se refere a documentos de terceira idade. Nesse caso, as únicas alternativas possíveis são B e E. Como acondicionar significa embalar os documentos e guardar é a função do arquivo, a única alternativa possível é a E. Gabarito: E 3. (BNDES) No arquivo financeiro da empresa Arquiz de Investimentos Ltda. existe uma pasta de número 14, onde os documentos da firma Antunes & Cia estavam arquivados. Devido a fatores externos, as transações com a Arquiz de Investimentos Ltda. não puderam continuar. Desta forma, o técnico administrativo transferiu os documentos da pasta para uma caixa e a encaminhou para o arquivo geral da empresa. Sabendo que o arquivo financeiro possui 180 pastas numeradas, o número da pasta 14 será: a) transferido junto com a documentação. b) aproveitado para um novo cliente. c) eliminado, mantendo-se a notação. d) conservado no arquivo intermediário. e) recolhido ao arquivo permanente. Em uma caixa que contém documentos, deve ser escrito com lápis ou caneta. De acordo com a banca CESPE e alguns autores de Arquivologia, a regra é: caneta pode, mas a preferência é lápis, pois quando o lápis é usado, pode-se aproveitar a numeração, dado que a massa documental é flexível e as caixas podem aumentar ou diminuir no tempo. De acordo com a definição anterior, pode-se verificar que a caixa pode ser aproveitada para um novo cliente. Gabarito: B 4. (BNDES) A teoria arquivística apresenta as três idades dos arquivos como estágios de sua evolução. A idade em que são arquivados os documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa é a: 7
a) permanente. b) especializada. c) pública. d) corrente. e) empresarial. De acordo com Schellenberg, quando um documento perde a função administrativa, este passa a não pertencer mais à primeira nem à segunda idade, pois, segundo o autor, os documentos da primeira e segunda idade têm natureza administrativa (função administrativa). Quando o documento passa para a terceira idade, ele perde a natureza administrativa. De acordo com o referido autor, o documento na terceira idade pode ter as seguintes denominações: inativo, custódia, morto ou permanente. Logo, segundo Schellenberg, a alternativa correta é a A. Gabarito: A 5. Qual o nome dado à passagem do material de arquivo de segunda idade para terceira idade? a) Abstração documental. b) Fatores concretos. c) Transferência. d) Custódia. e) Recolhimento. Quando um documento passa da primeira para a segunda idade, diz- -se que há uma transferência. Quando um documento passa da segunda para a terceira idade, tem-se o recolhimento. Assim, a alternativa correta é a E. Gabarito: E 8
6. (TSE Técnico Judiciário CESPE) O arquivo intermediário é uma das fases do ciclo de vida dos documentos de arquivo. Constitui objetivo do arquivo intermediário: a) evitar a manutenção de documentos por um longo período, nos escassos espaços dos setores de trabalho. b) guardar os documentos históricos. c) diminuir os custos com a duplicação de documentos. d) manter os documentos de maneira descentralizada. Como o arquivo intermediário guarda documentos que em regra são documentos utilizados com menor frequência em relação à primeira idade, pode-se dizer que o objetivo do arquivo intermediário é evitar que documentos menos utilizados ocupem espaço dos arquivos mais utilizados. Gabarito: A 7. (TRE/MS Técnico Judiciário FCC) No processo de análise dos arquivos, com vistas à sua destinação final, levam-se em conta, entre outros, a) valores administrativos, isto é, qualidades pelas quais os documentos demonstram a aquisição, manutenção, transferência, modificação ou extinção de direitos. b) valores fiscais, isto é, qualidades inerentes aos documentos, a partir da presença de sinais de validação. c) valores probatórios, isto é, qualidades pelas quais os documentos permitem conhecer a estrutura e o funcionamento da instituição que os acumulou. d) valores históricos, isto é, referências a grandes personagens da vida política, econômica e social de uma nação. e) valores jurídicos, isto é, qualidades pelas quais os documentos servem ao desempenho das atividades-meio e das atividades-fim de uma instituição. 9
No que se refere à destinação final dos documentos, deve-se levar em conta o seu valor probatório. De acordo com alguns autores, pode-se definir valor probatório como valor de prova dos documentos, ou seja, qualidades pelas quais os documentos permitem conhecer a estrutura e o funcionamento da instituição que os acumulou. De acordo com a definição acima, e fazendo uma analogia com Marilena Leite Paes, quando se fala em conhecer a estrutura e o funcionamento da instituição que acumulou o documento, deve ficar entendido que ela está se referindo à ideia de arquivo central, ou seja, centro de documentação que recebe documentos de outros órgãos. Gabarito: C 8. (TRE/SE Técnico Judiciário FCC) O conceito de instrumento de pesquisa, no âmbito dos arquivos permanentes, é aplicado, com exclusividade, a a) mecanismos de controle topográfico do acervo, para fins de preservação dos documentos mais antigos. b) transcrições integrais de documentos isolados, para efeitos de sua eventual publicação. c) obra de referência, publicada ou não, que identifica, localiza, resume ou transcreve fundos, grupos, séries e peças documentais. d) formas seletivas de descrição, com a perspectiva de disponibilizar repertórios dos documentos mais importantes do acervo. e) bancos de dados e outros produtos do advento da tecnologia da informação. O conceito de instrumento de pesquisa, no âmbito dos arquivos permanentes, é aplicado, com exclusividade, a obra de referência. Gabarito: C 9. (UFRJ/Arquivista) Os princípios arquivísticos adquirem universalização a partir do seu emprego e referência. No entendimento de alguns autores, como Schellenberg, Paes e Bellotto, agregar documentos por 10
fundos, isto é, reunir todos os títulos (documentos) provenientes de um corpo, de um estabelecimento, de uma família ou de um indivíduo, e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos, é da essência do princípio da: a) proveniência. b) territorialidade. c) naturalidade. d) temporalidade. e) informalidade. O princípio da proveniência está diretamente relacionado à ideia de arquivo central, ou seja, esse arquivo central recebe documentos de outros órgãos associados a seus documentos, que perderam a sua função administrativa. De acordo com essa realidade, pode-se dizer que o arquivo central recebe documentos de várias fontes, tipologias e suportes, sendo estes recolhidos, transferidos, transportados, arrumados, acondicionados nesse arquivo central. No entanto, deve ficar claro que esses documentos são oriundos de outros arquivos. Gabarito: A Dica de estudo MARIANO, Fabrício. Arquivologia para Concursos. Rio de Janeiro: Academia, 2010. Referências BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: FGV, 2004. 11
DISPONíVEL EM: <www.siga.arquivonacional.gov.br/media/siga/roteiro%20para%20 mensuracao%20de%20documentos%20textuais.pdf>. Acesso em: 15 jan. 2010. DICIONÁRIO de Termos Arquivísticos: subsídios para uma terminologia brasileira. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1992. FARIA, A. Nogueira de. Organização de Empresas. Rio de Janeiro: Record, 1969. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 2005. SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princípios e técnicas. Rio de Janeiro: FGV, 2005. 12