CONSIDERAÇÕES SOBRE A GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DE JUIZ DE FORA PRÓ-REITORIA DE PESQUISA ARQUIVO HISTÓRICO DA UFJF CONSIDERAÇÕES SOBRE A GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS Versão do dia 14/11/07. gad.pdf Prof. Galba Ribeiro Di Mambro JUIZ DE FORA NOVEMBRO DE 2007

2 2 SUMÁRIO APRESENTAÇÃO NOÇÕES PRELIMINARES TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E ARQUIVOS GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVISTICA DE DOCUMENTOS: SIGAD MODELO DE REQUISITOS PARA SIGAD: e-arq REFERÊNCIAS... 12

3 3 APRESENTAÇÃO O Arquivo Histórico da Universidade Federal de Juiz de Fora, Órgão Suplementar da UFJF, iniciou suas atividades em 25 de março de Sua natureza institucional é de um centro de documentação. Embora não seja, de fato o arquivo permanente da Universidade, teve sempre a perspectiva de vir a exercer esta função de arquivo permanente, no contexto de um sistema de arquivos da instituição. Na expectativa de que a UFJF venha a criar e implantar um sistema de arquivos - SIARQ, e que esse sistema, tendo em vista a natureza híbrida de seus documentos (convencionais e digitais), seja a base para a criação e implantação, paralelamente, de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos SIGAD, o Arquivo Histórico da UFJF elaborou o presente texto visando difundir alguns conceitos básicos, esperando, assim, contribuir para a criação do SIARQ/UFJF. Juiz de Fora, 14 de novembro de Prof. Galba Ribeiro Di Mambro Diretor do Arquivo Histórico da UFJF <di.mambro@ufjf.edu.br>

4 4 NOÇÕES PRELIMINARES DOCUMENTO Define-se documento como Unidade constituída pela informação e seu suporte. 1 Com o avanço da tecnologia, passamos a dispor de documentos eletrônicos, que são definidos como uma Unidade de registro de informações acessível por meio de um equipamento eletrônico. 2 Os documentos digitais representam um avanço tecnológico em relação aos anteriores, podendo ser definidos como Unidade de registro de informações codificada por meio de dígitos binários ARQUIVO Ao termo arquivo correspondem quatro significados: 1. Conjunto de documentos (...) 2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso(1) a documentos. 3. Instalações onde funcionam arquivos(2). 4. móvel destinado à guarda de documentos. 4 A Lei Federal de Arquivos define arquivo sendo um conjunto de documentos de qualquer natureza ou suporte produzidos e recebidos por instituição / pessoa física, no exercício de suas funções/atividades. 5 O decreto que regulamentou esta lei define arquivos públicos como sendo... os conjuntos de documentos: I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias; II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público no exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente; III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista. 6 São duas as funções dos arquivos: função primária: servir à administração (valores primários) função secundária: servir à pesquisa e ao cidadão (valores secundários) Do ponto de vista de sua função primária, os documentos de arquivo têm um duplo caráter instrumental: instrumentos fundamentais para apoio à tomada de decisão e prestação de contas fonte de prova e garantia de direitos ao cidadão CAMARGO e Bellotto. Dicionário de terminologia arquivística, p. 24. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. CONARQ. Glossário de documentos arquivísticos digitais, p. 8. Idem, p. 7. ARQUIVO NACIONAL, Dicionário brasileiro de terminologia arquivística, p. 27. BRASIL. Lei de 08/01/1991, Art. 2º. BRASIL. Decreto n , de 3 de janeiro de 2002, Art. 15. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos; e-arq, p. 12.

5 5 1.3 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO O documento arquivístico é o "... documento que um determinado organismo - seja ele pessoa física ou jurídica - produz no exercício de suas funções e atividades. Sendo que "Produção (...) pode significar tanto a elaboração do documento pelo próprio organismo, como a recepção e guarda)." 8 Os documentos arquivísticos são Registros de informação, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou ótico; produzidos ou acumulados por uma pessoa ou organização pública ou privada, no exercício de suas funções e atividades. (Sublinhamento nosso.) 9 É interessante examinar, ainda, mais uma conceituação de documento arquivístico: Informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, 10 que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades. 11 [Negritos nossos.] 1.4 TEORIA DAS TRÊS IDADES A denominada teoria das três idades, constitui uma referência importante para o tratamento dos documentos de arquivos, sendo, em síntese, assim expressa:... os arquivos são considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a freqüência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário. 12 Os documentos correntes são aqueles em tramitação ou que foram arquivados, mas que são consultados frequentemente e por isto são mantidos junto ao órgão produtor/receptor. Os documentos intermediários não têm mais uso corrente embora tenham interesse administrativo. Aguardam o cumprimento de prazos de destinação, podendo ser descartados ou recolhidos aos arquivos permanentes, custodiadores dos documentos que serão preservados por seu valor probatório e histórico SISTEMA DE ARQUIVOS Um sistema de arquivos, entendendo-se aqui a palavra arquivo como sendo uma instituição, um órgão ou serviço, é constituído por um Conjunto de arquivos(2) de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pública ou privada, que, independente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecução de objetivos técnicos comuns. 14 Um sistema de arquivos busca a articulação das três idades ou fases dos documentos arquivísticos de qualquer natureza ou suporte, incluindo tanto os documentos convencionais como os documentos eletrônicos GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo, p. 20. BERNARDES, Ieda Pimenta. Como fazer avaliação de documentos de arquiv0, p. 4. Por organicidade entende-se a qualidade... segundo a qual os arquivos refletem a estrutura, funções e atividades da entidade acumuladora em suas relações internas e externas. (CAMARGO e Bellotto, op.cit., p CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Glossário..., 2004, p. 7. Ver tb: Conarq, Res. 20, art. 1º., 1º. 12 ARQUIVO NACIONAL, Dicionário..., op. cit., p. 13 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Modelo de requisitos..., op. cit., p CAMARGO e Bellotto, op. cit., p..

6 6 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E ARQUIVOS AVANÇOS DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO (TIC) A produção de documentos arquivísticos mudou radicalmente com os avanços introduzidos na tecnologia da informação e comunicação, que podem ser apresentados esquematicamente: ATÉ DÉCADA DE computador limitado aos especialistas - complexidade de hardware e software - Centros de Processamento de Dados - CPDs - separados da instituição DÉCADA DE disseminação dos computadores pessoais - tecnologia de rede: locais e Internet DÉCADA DE documentos arquivísticos convencionais passam a ser gerados em meio digital - surgem as GEDs - Gerenciamento Eletrônico de documentos CARÁTER HÍBRIDO DOS ARQUIVOS Entretanto, ainda é necessário enfatizar que os documentos arquivístico não são apenas os documentos em papel. Julga-se, comumente, que a informação contida em computadores, seja em arquivos de texto word, pdf ou com outra extensão e, especialmente, em sistemas eletrônicos ou bancos de dados, não se relacionam com arquivos. Toda informação, registrada em qualquer suporte e sob qualquer tecnologia, desde que gerada no exercício das atividades e funções de uma pessoa física ou jurídica, integra o arquivo desta pessoa, como já vimos e não será desnecessário relembrar. Neste sentido, os arquivos podem ter, também, documentos arquivísticos digitais. O documento arquivístico digital é um documento... codificado em dígitos binários produzido, transmitido e armazenado por sistema computacional. 16 Os arquivos podem ter um caráter híbrido, contendo, neste caso, documentos analógicos (convencionais) documentos digitais. São exemplos de documentos arquivísticos digitais: textos; imagens fixas e em movimento; gravações sonoras; mensagens de correio eletrônico; páginas web; bases de dados; etc, etc. 17 A existência de arquivos híbridos apresenta a necessidade de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos - SIGAD, conforme será visto mais adiante. 2.3 PROBLEMAS COM DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS 15 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Modelo de requisitos..., op. cit., p Idem. Glossário..., op. cit., p. 7. Ver tb: Conarq, Res. 20, art. 1º., 2º. 17 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Glossário..., p. 7.

7 7 Os documentos arquivísticos digitais podem ser criados e transmitidos com uma grande facilidade. Mas esta facilidade tem o seu reverso, pois gera informalidade na linguagem e nos procedimentos administrativos além de contribuir para o esvaziamento das posições hierárquicas em uma instituição. A facilidade de acesso aos documentos digitais pode favorecer intervenções não autorizadas, acarretando adulteração de documentos digitais ou sua perda. Por outro lado os documentos digitais apresentam dificuldades típicas de preservação a longo prazo e de acessibilidade contínua, tendo em vista a obsolescência tecnológica (softwares, hardwares e formatos) e a degradação da mídia CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Modelo de requisitos..., op. cit., p. 12.

8 8 GESTÀO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS: GAD 03. O caráter instrumental dos documentos arquivísticos, já mencionado acima, torna imperativo um controle rigoroso dos arquivos com o objetivo de garantir a confiabilidade e autenticidade dos documentos e o acesso contínuo a eles, o que somente será possível com um programa de gestão arquivística de documentos GAD. 19 A produção de documentos arquivísticos digitais levou a comunidade arquivística internacional a focar a gestão arquivística de documentos - GAD. 20 Entende-se por gestão arquivística de documentos - GAD,... o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 21 A Gestão Arquivística de Documentos... compreende a responsabilidade dos órgãos produtores e das instituições arquivísticas em assegurar que a documentação produzida seja o registro fiel das suas atividades e que os documentos permanentes sejam (...) recolhidos às instituições arquivísticas. 22 (Sublinhamento nosso.) São duas as ferramentas básicas e indispensáveis da gestão arquivística de documentos: o Plano de Classificação de Documentos Arquivísticos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Arquivísticos. Estas ferramentas permitem simplificar e racionalizar a gestão dos documentos arquivísticos de forma a recuperar a informação arquivística com agilidade e precisão. Permitem, ainda, eliminar os documentos destituídos de valor permanente, preservando os detentores de tal valor. 23 Para entender a importância da Gestão Arquivística de Documentos como a ferramenta indispensável para dar suporte aos documentos arquivísticos, devemos considerar, em primeiro lugar, que Os documentos arquivísticos conferem às entidades a capacidade de: conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governança e o controle social das informações; apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão; possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros [e tb. mudança de administração]; fornecer evidências em caso de litígios; proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos usuários ou clientes; assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem como a pesquisa histórica; manter a memória corporativa e coletiva. 24 Mas, para que os documentos possam conferir tal capacidade à entidade a cujo arquivo pertencem eles necessitam ser confiáveis; autênticos; acessíveis; compreensíveis; 19 Idem. 20 Idem, p Idem, Resolução n /07/2004, art. 1º., 3º. 22 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Modelo de requisitos..., op. cit., p BERNARDES, I. P. e DELATORRE, H. Como elaborar plano de classificação e tabela de temporalidade, p Idem, p

9 9 e devem ser preservados. Tudo isto somente será possível se for implantado um programa de gestão arquivística de documentos, aplicável a ambientes convencionais, digitais ou híbridos (qualquer que seja a forma ou suporte dos documentos) Idem, p. 14. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resolução n. 20, art. 2º.

10 10 SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS: SIGAD O QUE É UM SIGAD O Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos - SIGAD - é... desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos arquivísticos. 26 Tem ampla abrangência, incluído os documentos convencionais (analógicos), além dos documentos arquivísticos digitais, sejam eles convencionais ou dinâmicos, inclusive bancos de dados e páginas web. O SIGAD tem como ações básicas: o registro das referências dos documentos convencionais, podendo incluir imagens digitalizadas, a captura, armazenamento e promoção do acesso aos documentos digitais. O SIGAD pode ser composto por software único vários softwares integrados, adquiridos ou encomendados. Entretanto, seu sucesso dependerá da implantação prévia de um programa de Gestão Arquivística de Documentos CARACTERÍSTICAS ARQUIVÍSTICAS DO SIGAD 28 Listamos, a seguir, algumas características importantes de um SIGAD: captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos e de todos os componentes digitais do documento arquivístico, como,por exemplo, um relatório com os anexos em diferentes arquivos; integração entre documentos digitais e não digitais; gestão dos documentos a partir do plano de classificação; avaliação dos documentos e aplicação da tabela de temporalidade e destinação para recolhimento e preservação dos que tenham valor permanente; exportação dos documentos para transferência e recolhimento; armazenamento seguro para garantir a autenticidade dos documentos; Instrumentos para gestão de estratégias de preservação dos documentos; Implementação de metadados 29 para descrever os contextos documentais [a] jurícoadministrativo, [b] de proveniência, [c] de procedimentos, [d] documental e [e] tecnológico. 26 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Modelo de requisitos..., op. cit., p Idem, p Transcrito com adaptações de CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Modelo de requisitos..., op. cit., p Metadados são: Dados relativos a outros dados, isto é, dados estruturados e codificados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender ou preservar outros dados ao longo do tempo. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Glossário..., op. cit., p. 11.

11 11 MODELO DE REQUISITOS PARA SIGAD: e-arq O QUE É O e-arq A concepção e produção de um sistema informatizado de Gestão Arquivística de Documentos SIGAD, deve se orientar por um documento elaborado pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos denominado Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos, conhecido pela denominação e-arq, elaborado no período de 2004 a 2006, tomando como referências os fundamentos da Diplomática, 30 da Arquivologia (especialmente a gestão documental) e da tecnologia da Informação. 31 O e-arq é um documento contendo um conjunto de especificação de requisitos que devem ser atendidos tanto pela entidade titular do arquivo quanto pelo sistema de gestão arquivística de documentos e pelos documentos arquivísticos. O atendimento aos requisitos do e-arq visa garantir a confiabilidade, autenticidade e acesso aos documentos. 32 Sua função primordial é...garantir que os documentos arquivísticos digitais sejam produzidos e mantidos de forma confiável, autêntica e permaneçam acessíveis. 33 O e-arq tem como objetivos orientar a implantação da Gestão Arquivística de Documentos em acervos híbridos e fornecer especificações técnicas e funcionais e metadados de modo a permitir: a avaliação e aquisição de sistema pré-existente; a especificação de um sistema; o desenvolvimento de um sistema. 34 O Modelo de Requisitos pode ser aplicado tanto a documentos de atividades-meio quanto a documentos de atividades-fim, podendo ser utilizado por instituições públicas de todas as esferas e por instituições particulares. 35 O e-arq destina-se a atender necessidades de: fornecedores e programadores; profissionais da gestão arquivística; usuários de um SIGAD; potenciais usuários de um SIGAD; potenciais compradores de serviços externos de gestão; organizações de formação; instituições acadêmicas. 36 O documento está dividido em duas partes. A primeira apresenta as bases para desenvolver um programa de gestão arquivística de documentos. A segunda descreve os requisitos para desenvolver um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos - SIGAD. O e-arq tem limitações, pois é incompleto. Apesar de apresentar um grande número de requisitos, não abrangendo todos os para um SIGAD. Desta forma, cada instituição deve levar em conta as suas necessidades, tendo sempre em vista os princípios da Gestão Arquivística de Documentos. Seu sucesso exige que a instituição adote uma ampla política arquivística, o que significa muito mais que a compra ou adaptação de um software Diplomática é a disciplina... que tem por objetivo a estrutura formal e a autenticidade dos documentos. (CAMARGO e BELLOTTO, Dicionário..., op. cit., p CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Modelo de requisitos..., op. cit., p. 3 e Idem, p Idem, p Idem, p Idem, p Idem, p Idem, p. 8.

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13 13 REFERÊNCIAS ARQUIVO NACIONAL, Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, p. (Publicações Técnicas, 41) BERNARDES, Ieda Pimenta. Como fazer avaliação de documentos de arquivo. São Paulo: Associação de Arquivistas de São Paulo; Arquivo do Estado, p. (Projeto Como Fazer, Oficinas 2003) e DELATORRE, Hilda. Colo elaborar plano de classificação e tabela de temporalidade. Manual, São Paulo: Associação dos Arquivistas de São Paulo, p. (Como Fazer, Oficinas BRASIL. Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. CAMARGO, Ana Maria de Almeida & BELLOTO, Heloísa Liberalli. Dicionário de terminologia arquivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros - Núcleo Regional de São Paulo; Secretaria de Estado da Cultura CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Glossário de documentos arquivísticos digitais. Rio de Janeiro: p Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos; e-arq. Versão 0. Rio de Janeiro: p Resolução nº 20-CONARQ, de 16 de julho de Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. GONÇALVES, Janice Como classificar e ordenar documentos de arquivos. São Paulo: Associação dos Arquivistas de São Paulo; Arquivo do Estado, p. (Projeto Como Fazer, 2)