GUIA DE BOAS PRÁTICAS NO USO DO E-MAIL CORPORATIVO
ATENÇÃO! O e-mail é uma poderosa ferramenta de comunicação, além de ser um recurso prático e acessível para transmitir mensagens. Por isso deve ser usado com o máximo de atenção, evitando mal entendidos ou, até mesmo, problemas mais severos. Neste material, reunimos algumas dicas para o bom uso do e-mail. Aproveite!
O E-MAIL PONTOS +POSITIVOS Registro e formalização de informações Rapidez a agilidade Baixo-custo - PONTOS NEGATIVOS Transformar-se em CHAT Propagação de SPAM Excesso de mensagens desnecessárias Promove falhas de comunicação O simples envio do e-mail não é garantia de que a mensagem está entendida ou disseminada.
Como ser produtivo no uso corporativo de e-mails? Assim que sai da caixa de saída, o e-mail corporativo envia não só dados importantes sobre as funções ou negócios, mas também diz muito sobre o remetente da mensagem. Estilo de escrita, formas de agradecimento e o bom uso da ferramenta transmitem ao destinatário impressões sobre a personalidade de quem envia o e-mail.
Tudo o que está vinculado ao profissional no ambiente de trabalho o representa, por isso é importante que a pessoa sempre passe uma imagem de... CREDIBILIDADE COMPROMETIMENTO
Dicas básicas dia a dia: 1 Use o português correto para se comunicar. Isso passará uma boa imagem do profissional. Evite linguagem informal, nas mensagens corporativas. 2 Utilize o campo cco para ocultar os e-mails, quando a sua mensagem for informativa, a fim de evitar respostas desnecessárias a todos os destinatários! 3 Ao enviar um anexo, tenha o cuidado para não gerar anexos pesados (tamanho). Isso enche a caixa postal das pessoas, e gera tráfego desnecessário na rede da empresa. Tente utilizar formatos leves como pdf, ou então deixar o arquivo na rede (e indicar o caminho na mensagem). 4 Enviar e-mails para repassar problemas pode não ser uma boa prática para resolver os assuntos da empresa. Não seja refém do já mandei e-mail... Procure também falar com as pessoas sobre as solicitações enviadas eletrônicamente, e coloque-se sempre no lugar do outro, empatia!
BOAS PRÁTICAS
DETALHANDO... Informações úteis para ajudar no uso do e- mail na empresa.
Responder a todos Evite abusar da opção responder a todos e quando encaminhar mensagens para vários destinatários, recomende que eles façam o mesmo. Escreva no final da mensagem: Por favor, respondam somente para mim. É muito mais prático e eficaz. Imagine, por exemplo, que você encaminhou um e-mail com cópia para 6 destinatários solicitando uma sugestão de data para uma reunião no início do próximo mês. Se todos os seis responderem com cópias para todos e cada um sugerir uma data diferente teremos um total de 42 e-mails sem que uma data seja definida. Não tem como ser pior. Bastava encaminhar um e-mail com duas ou três sugestões de datas e solicitar a resposta apenas para você. Simples assim.
Enviar e ligar? Compreenda e aceite que um e-mail pode ser entregue imediatamente, mas que, necessariamente, ele não precisa ser lido e respondido imediatamente. Portanto, se você tiver pressa e precisar tratar de um assunto com urgência é melhor pegar o telefone ou procurar diretamente os envolvidos. Porém, muitos profissionais enviam e-mails para, logo em seguida, ligar para o destinatário e perguntar se ele os recebeu. Este comportamento é extremamente equivocado, deselegante e improdutivo. Um grande exemplo de retrabalho e desperdício de tempo. Faça uma escolha: Telefone ou e-mail? Se escolher enviar, não ligue.
Respeite o tempo alheio O paradoxo do e-mail é que quase todo mundo reclama do excesso de e-mails que recebe, porém são poucos aqueles que se preocupam em enviar menos e-mails. Você quer receber menos e-mails? Comece dando o exemplo. Respeite o tempo do destinatário. Envie menos e-mails e também envie e-mails cada vez mais diretos e assertivos.
Respeite o tempo alheio 1. Preencha o campo assunto do e-mail de maneira clara e objetiva. Se necessário, use marcações como importante ou baixa prioridade. 2. Evite e-mails longos e rebuscados. Faça perguntas simples e fáceis de responder. Evite perguntas abertas. 3. Preservar o histórico de e-mails anteriores respondendo um e-mail após o outro é bastante prático, e mantém o histórico para novos destinatários. 4. Se a mensagem não precisa ser respondida finalize o e- mail com não é preciso responder.
E POR FIM... 09 dicas preciosas de etiqueta no uso do e-mail corporativo.
Assunto O campo "assunto" é uma boa ferramenta para gerenciamento do tempo. Seu bom uso permitirá que a mensagem seja acessada mais rapidamente, respondida com prioridade e arquivada adequadamente. Mas cuidado, isso não significa que você deva fazer deste campo uma extensão do e-mail, com um texto muito amplo. Seja objetivo, sintético e preciso. 1
Destinatários (Campos Para, CC e CCO) Antes de enviar o e-mail analise para quem de fato é destinada a mensagem. A falta de atenção pode resultar em postagens incorretas. Use o campo Para para direcionar a mensagem ao(s) interlocutor(es), e CC (com cópia) para copiar pessoas a serem informadas. Use o campo CCO (com cópia oculta) quando possível para evitar respostas desnecessárias a todos os destinatários! 2
Erros ortográficos/coerência Esse tipo de erro denuncia a falta de preparo dos profissionais. Revise sempre a mensagem e utilize o corretor ortográfico para evitar saias justas. Antes de escrever um e-mail é preciso pensar em cada palavra e ter toda uma preocupação em transmitir a mensagem corretamente. Por isso, é importante a revisão. O ideal é ler duas, três vezes para se certificar que está tudo claro. 3
Fofocas O e-mail não é o local adequado para uma conversa informal. Evite fofocas sobre terceiros, em especial, colegas de trabalho. Primeiro, por uma questão de ética profissional e bom senso. Segundo, porque se a mensagem for lida por outra pessoa, não haverá o que temer. 4
Fontes Use uma fonte amigável, de fácil leitura, como arial, verdana, tahoma, trebuchet. Além disso, trabalhe com um corpo de letra entre 10 (mínimo) e 14 (máximo). Fontes e cores extravagantes no texto são deselegantes e pouco profissionais. 5
Não escreva e-mails quando estiver emocionalmente abalado Se o profissional estiver irritado, por exemplo, ele pode enviar ou responder um determinado e-mail de forma inadequada, de maneira grosseira. Essa situação pode causar constrangimentos futuros e por isso deve ser fazer o possível para não cometer esse erro. 6
Objetividade É importante zelar sempre pela objetividade. Procure organizar seu e-mail por tópicos a fim de contemplar todos os assuntos pretendidos. E lembre, a mensagem precisa ter necessariamente um começo, meio e fim. 7
Organização Evite ficar com mensagens paradas em sua caixa de entrada. Crie o hábito de encerrar o dia de trabalho com ela vazia. Se algo ficar pendente, transfira para uma pasta específica, a qual deverá ser tratada já na manhã seguinte. Não utilize esta pasta de pendências como uma muleta para prorrogar o retorno dos e-mails. 8
Lado pessoal e profissional Não use as ferramentas que a empresa disponibiliza para tratar de assuntos particulares. A qualquer momento o profissional pode ser fiscalizado, conforme as políticas da empresa. 9
Fonte: As políticas de uso do e-mail corporativo, estão estabelecidas no Procedimento Geral: PG-35-I, item 6.3 UOL Notícias Empregos: http://noticias.uol.com.br/empregos/ultimasnoticias/2011/12/02/profissional-deve-ter-cuidados-com-a-troca-de-e-mailsno-ambiente-de-trabalho-veja-dicas.jhtm, acessado em 04/11/16. Procedimento Geral PG-35-I:04: Política do uso dos Recursos de Tecnologia, Comunicação e Segurança da Informação.
EDER FANTINI JUNQUEIRA Ver. 01, 16/12/2016 Obrigado. Informações adicionais em: http://jm.digital