Confira neste ebook dicas valiosas de como fazer um planejamento cuidadoso de obra, garantindo gestão eficiente e cuidadosa em todas as etapas! 2
ÍNDICE
INTRODUÇÃO O aumento da competitividade no setor e da complexidade dos projetos de construção civil vêm exigindo das construtoras a adoção de melhores práticas de gerenciamento. Neste contexto, dominar a arte de planejar projetos se tornou uma das necessidades para sobrevivência e progresso da construtora moderna. É só andar pelas ruas observando as construções para se deparar com diversas obras paradas, virou algo comum no cenário brasileiro hoje em dia. Casas, prédios e obras públicas são as vítimas mais constantes deste mal, cada uma por suas razões que, no final, se resumem à falta de planejamento, um dos principais efeitos da administração deficiente. Imagine que você precisa fazer uma cirurgia e, ao chegar no hospital, percebe que os médicos não foram chamados, os aparelhos não foram checados, os exames necessários não foram analisados pela equipe de cirurgia e, pior, ninguém no hospital sabia que você iria fazer o procedimento. A situação é parecida quando se vai construir: tudo tem que estar planejado, o material encomendado e os profissionais contratados e cientes do que se espera deles para que os resultados fiquem dentro da expectativa. Por isso, os atrasos nas obras além de gerarem custos extras e insatisfações aos clientes, significam que a obra foi mal gerenciada. 4
O sucesso de um projeto é medido por atendimento ao prazo, custo e qualidade. Então, como fazer um gerenciamento de obra completo e eficiente? Que etapas devem ser contempladas? Pensando nisso, a Softplan desenvolveu este ebook com dicas valiosas de como realizar um planejamento de obra assertivo do início ao fim. Aproveite a leitura! 5
1. ORÇAMENTO: IMPOSSÍVEL COMEÇAR UMA OBRA SEM ELE Antes de mais nada, o primeiro passo para iniciar uma obra é elaborar um orçamento assertivo. Para se ter uma ideia, o custo da construção, medido pelo Índice Nacional da Construção Civil (Sinapi), cresceu 0,84% em fevereiro de 2016, quando chegou a R$ 972,82 por metro quadrado. A taxa é superior às observadas em janeiro do mesmo ano (0,55%) e em fevereiro de 2015 (0,18%). Por sinal, o indicador calculado pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) acumula alta de preços de 6,55% em 2015. Um estudo recente realizado pela consultoria Deloitte junto a construtoras aponta o desvio médio de 21,7% entre o orçado e o custo real de uma obra. Portanto, diagnosticar os fatores que acarretam a imprecisão orçamentária é o primeiro passo para reduzir a margem de riscos e manter os desvios controlados. 6
As dicas a seguir deixarão claro para sua construtora por que investir em um orçamento de obras assertivo e completo torna a obra mais rentável, os desvios muito menores e as dores de cabeça bem menos frequentes: 1. CADA ORÇAMENTO É ÚNICO: um prédio a ser construído em Florianópolis terá um orçamento diferente se for construído em São Paulo. Então, para que se possa obter o orçamento mais real possível, é necessário conhecer os preços de insumos e mão de obra da região onde será executada a obra; 2. ASSERTIVIDADE NA APRESENTAÇÃO DE DADOS: profissionais envolvidos no processo de elaboração orçamentária precisam conhecer técnicas que envolvam o cálculo de composições unitárias, encargos, tributação e formação de preços; 3. TEMPORALIDADE: os valores orçados tornam-se defasados ao longo do tempo. Tal fato ocorre em função da inflação, flutuação de preços dos insumos, alterações tributárias e de cenários financeiros que limitam no tempo a validade de um orçamento. Por isso, é importante verificar sempre se os valores ainda são compatíveis com a realidade para evitar surpresas no meio do caminho; 4. PADRONIZAÇÃO E DETALHAMENTO: os custos de materiais, equipamentos e mão de obra necessários para cada serviço devem estar bem identificados, quantificados e mensurados de forma objetiva no orçamento por meio de um padrão de medida único (como quilogramas para materiais e horas para mão de obra, por exemplo). 7
A prática de uma boa gestão de obra na execução do seu empreendimento envolve o investimento de tempo e a aplicação de técnicas e recursos de forma eficiente. A atenção dispensada a esta etapa do projeto é vital não apenas para você reduzir riscos e evitar futuros problemas, como também para garantir maior precisão e assertividade na entrega ao seu cliente. Quer saber mais? Baixe o modelo de orçamento de obra gratuito aqui! 8
2. CUSTOS: COMO IDENTIFICAR OPORTUNIDADES DE REDUZIR A obra pode ser uma, mas as expectativas de todos os envolvidos nela são diversas. Imagine só: o engenheiro espera utilizar determinada marca de rejunte e o orçamentista indica outra. A área de compras, por sua vez, opta por uma terceira marca. Multiplique essa cena pela quantidade de materiais utilizada ao longo do período de obras. Melhor nem imaginar o resultado, não é? Para evitar problemas de alinhamento como esse, é importante estabelecer etapas sequenciais, que sejam alimentadas pelas áreas da construtora especializadas no assunto. Veja as contribuições que as áreas de Compras e Planejamento, por exemplo, podem fazer na etapa de levantamento de custos da construção: 9
1. COMPRAS: contar com a avaliação desse setor contribui para diminuir problemas com fornecedores, seja por atraso nas entregas ou por má qualidade da mercadoria, por exemplo. Qualificar e avaliar os prestadores de serviço evita que sua construtora fique refém de um único fornecedor, o que pode gerar impactos no custo da obra; 2. PLANEJAMENTO: ter uma visão global do projeto contribui para dimensionar os custos com mais precisão. Até porque assim será possível prever o trabalho de logística ou ainda identificar melhores técnicas e serviços a serem adotados. Outra vantagem é que, com essas informações, é possível estruturar uma curva ABC de insumos. Como a obra é executada em um largo período, a melhor saída para o registro e compartilhamento dos dados entre as áreas é contar com um ERP (sistema de gestão integrado) especializado em construção civil. Essa ferramenta contribui para o armazenamento de informações durante todo o período da obra e permite também cruzar dados com os de outros empreendimentos já realizados, facilitando o cálculo preciso dos custos da obra com base no histórico de outros projetos. 10
3. PLANEJAMENTO: AÇÕES ADOTADAS PARA SE OBTER SUCESSO Para o bom gerenciamento de uma obra também é necessário pensar no controle de execução e, para isso, o planejamento se faz presente. Confira abaixo aspectos muito importantes que não podem ser deixados de lado no momento de planejar a obra e montar o cronograma: RESPONSABILIDADES SOCIAIS E TRABALHISTAS: é importante que você dê atenção ao planejamento da rotina trabalhista e a como são contratados seus funcionários. Seguir a legislação reduz o risco de processos e de prejuízos de ordem social e financeira. O direito brasileiro manifesta clara preferência pela contratação de mão de obra por meio de regime de emprego, regulado pelo artigo 443 da CLT, por meio do qual o trabalhador é arregimentado para prestar serviços subordinados, de forma pessoal e continua, mediante o pagamento de salário mensal. Na construção civil é comum depararmos com outras formas de contratação além dessa, como por exemplo, a contratação 11
por meio de figuras jurídicas da empreitada e da subempreitada. A empreitada está prevista no Código Civil, em seus artigos 610 a 626 e visa a contratação dos obreiros para a consecução de uma determinada obra. A principal diferença entre o contrato de empreitada e o contrato de trabalho, consiste na questão da característica hierárquica do empregado em relação ao seu empregador. No contrato de empreitada, a figura do empreiteiro executa seu trabalho para o contratante sem se submeter a nenhum tipo de subordinação, diferente do que é visto no contrato de trabalho. Neste caso, o empreiteiro pratica atos sem subordinação à vontade do dono da obra; RESPONSABILIDADES AMBIENTAIS: defina quais serão as ações sustentáveis da sua empresa, como destinar resíduos das construções a obras populares ou de caráter público e controlar o uso da água e energia para reduzir desperdícios. Além disso, é possível usar materiais menos agressivos ao meio ambiente de forma geral. O cimento reciclado é um bom exemplo, afinal, é um produto que além de ser ecologicamente correto ajuda a reduzir os custos da obra; RESPONSABILIDADES COM O CONSUMIDOR: para garantir que sua construtora atenda as expectativas do cliente, é importante providenciar em tempo a documentação exigida para a liberação do imóvel e seguir um processo de trabalho que atenda as especificações apresentadas inicialmente, como a entrega da obra no prazo 12
combinado, por exemplo. A implantação de um sistema da gestão da qualidade aumenta a produtividade dos funcionários, reduz custos e desperdícios, garante um controle eficiente de processos e uma melhor organização interna. Fique atento as novas normas para construção, como a NBR ISO 9001, específica para gestão da qualidade. Outro ponto, é o certificado PBQP-H que é pré-requisito para a concessão de financiamentos habitacionais, como o programa Minha Casa, Minha Vida. Ou seja, é obrigatório para construtoras que fornecem obras para o setor privado ou público; RESPONSABILIDADES FINANCEIRAS: considere em seu planejamento ações para garantir pontualidade nas entregas, fluxo de caixa com receita e despesas sincronizadas e que facilitem a contratação de mão de obra. Não acumule obras em atraso, as quais fatalmente exigirão mais dinheiro para conclusão. Reavalie seu plano de negócios com olhar bem crítico e aplique estas dicas nos pontos que merecem revisão. 13
4. CRONOGRAMA FINANCEIRO DA OBRA: POR QUE É IMPORTANTE Planejar bem uma obra antes mesmo de ela começar traz inúmeras vantagens à construtora. Essa organização pode ser garantida por meio do cronograma de obra. Adicionando a esse documento os valores listados no orçamento também é possível obter outra ferramenta de gestão muito importante para o sucesso do empreendimento, chamada de cronograma financeiro de obra. Um cronograma físico-financeiro é a distribuição na linha do tempo do avanço físico de uma obra e a estimativa do quanto será gasto na realização de cada etapa, para saber o quanto ainda precisará ser desembolsado para finalizar o que está programado, define Ronaldo Machado Júnior, consultor de Produto da Softplan. 14
Outro recurso que também contribui bastante para a elaboração desse planejamento financeiro é a utilização da curva ABC, metodologia que permite estabelecer um orçamento organizado com foco na gestão do custo. Por meio dela, por exemplo, é possível mensurar os custos de insumos, mão de obra e equipamentos. Com a curva ABC de insumos é possível visualizar de maneira rápida todos os itens ordenados por grau de importância (do maior custo para o menor). Essa ferramenta ajuda a evitar a redução no ritmo da construção e até parar o trabalho por motivos de falta de dinheiro. E o melhor de tudo: ela pode ser feita utilizando o Excel. Sem contar que esse método ajuda a construtora a se planejar melhor em relação a custos e tornar seu cronograma de desembolso mais assertivo. Quanto mais preciso, melhor! 15
5. TECNOLOGIA: FACILITADORA NO GERENCIAMENTO DE UMA OBRA Como você viu, uma obra envolve uma grande quantidade de materiais, recursos, máquinas e contratos, e para que ela atinja a rentabilidade desejada é essencial ter um controle minucioso do orçamento, planejamento e acompanhamento de todas as etapas, certo? De olho nisso, existem softwares preparados para registrar todas as informações referentes a esses planejamentos, que poderão ser resgatadas com facilidade sempre que necessário e ainda conectadas às informações das obras fornecidas por outras áreas. Na hora de escolher a melhor solução de gestão de obra para sua construtora você deve ficar atento e optar por uma ferramenta que atenda estas necessidades. A solução ideal para a sua construtora deve ser capaz de consolidar os controles e as informações dos departamentos em um repositório único, trazendo mais produtividade para os processos internos. 16
Confira abaixo os principais recursos que uma solução adequada para auxiliar no gerenciamento de obra não pode deixar de ter: NEGOCIAÇÃO: as áreas que estão em contato direto com os fornecedores, como a equipe de compras e suprimentos, conquistam melhor desempenho quando o sistema facilita a comparação de diferentes versões dos orçamentos recebidos e pode agrupar solicitações semelhantes de várias obras; ESTRATÉGIA: uma solução especializada consegue criar um fluxo de informação integrado dentro da empresa, passando por diretores, gerentes, investidores, engenheiros e demais envolvidos. As informações da curva ABC, por exemplo, ficam disponíveis para serem usadas na definição da estratégia e como guia na escolha dos fornecedores e parceiros de negócios; MOBILIDADE: é uma das grandes facilidades proporcionadas pela tecnologia. Por meio de tablets e smartphones é possível acessar dados armazenados no ERP e lançar atividades efetuadas no canteiro de obras a qualquer hora e de qualquer lugar; REDUÇÃO DE CUSTOS E DESPERDÍCIOS: um software de gerenciamento de obra reduz as chances de extravio de suprimentos, calcula com mais precisão o espaço para armazenamento dos insumos e garante a melhoria das condições de estoque, evitando as avarias dos materiais. Isso ajuda a evitar desperdícios e favorece um cálculo mais preciso da quantidade de suprimentos úteis para a obra, evitando compras maiores do que o necessário. 17
CONCLUSÃO O sucesso de um empreendimento depende muito, ao final, da relação previsto versus realizado. Pode-se dizer, então, que quanto mais assertivo o gerenciamento de obra for, envolvendo orçamento e planejamento, mais bem-sucedido o projeto e a execução da obra serão. Os capítulos trabalhados neste ebook mostraram as etapas que devem ser contempladas em um bom gerenciamento de obra do início ao fim. Fica mais fácil quando cada etapa está definida. No início, o engenheiro, com um orçamento assertivo em mãos, pode comparar informações de todas as áreas da construtora, de uma forma que possa avaliar os custos e escolher a forma mais favorável. Também é preciso ficar atento às responsabilidades legais que envolvem a construção de um empreendimento. Com todas as informações desses processos organizadas, você já consegue elaborar o cronograma da obra e, além dele, também o cronograma financeiro da obra. Vimos que um gestor de obra precisa ficar atento às mudanças tecnológicas, porque estas influenciam também os processos do empreendimento. Uma solução tecnológica eficiente auxilia em todas as etapas do gerenciamento de obra, permitindo o registro de várias informações e cenários das etapas de construção de um empreendimento, ajudando na escolha da alternativa mais vantajosa. 18
SOBRE O SIENGE O Sienge é um sistema de gestão, também chamado de ERP Enterprise Resource Planning, especializado na Indústria da Construção. Você pode gerenciar e integrar todas as áreas de uma empresa sem ter que abrir mão de um software que atenda com propriedade a produção da sua empresa. Com o Sienge e sua equipe altamente capacitada neste segmento, todas as necessidades do setor estão ao seu alcance. Você encontra outros materiais disponíveis em nosso blog, sempre com novidades interessantes. Visite: www.sienge.com.br/blog/ 19
REFERÊNCIAS Agência Brasil Blog do Sienge CBIC - Câmara Brasileira da Indústria da Construçào IBGE - Instituto Brasileito de Geografia e Estatística Revista Construção Mercado 20