as novas tecnologias ao serviço do desenvolvimento de projectos w w w. i m a d i p. c o m CABO VERDE: REALIZAÇÃO DE UMA ACÇÃO- PILOTO PARA A MELHORIA DA GESTÃO NUM GABINETE TÉCNICO SELECCIONADO OFITEC (MAC/3/C149) Setembro de 2014
CABO VERDE: REALIZAÇÃO DE UMA ACÇÃO- PILOTO PARA A MELHORIA DA GESTÃO NUM GABINETE TÉCNICO SELECCIONADO. ÍNDICE 1. INTRODUÇÃO...2 2. ENTRADA NA APLICAÇÃO...4 3. ECRÃ INICIAL OU PRINCIPAL...5 4. ECRÃ DE CONFIGURAÇÃO...6 5. GERIR OS TRABALHADORES DO SAMUO E OS UTILIZADORES DA APLICAÇÃO...8 5.1. INSCREVER UM NOVO TRABALHADOR...10 5.2. INSCREVER UM NOVO UTILIZADOR...11 6. GERIR AS LISTAS DISPONÍVEIS NA APLICAÇÃO...12 7. ADMINISTRAÇÃO DE PROCESSOS, PESSOAS, LUGARES, PROJECTOS E FACTURAS...13 8. CONFIGURAÇÃO DE PROCEDIMENTOS: ATRIBUIÇÃO DE ACÇÕES E DOCUMENTOS...16 8.1. GESTÃO DOS PROCEDIMENTOS...17 8.1.1. Dar entrada a um novo procedimento...18 8.1.2. Definir as acções-tipo de um procedimento...18 8.2. CRIAR / EDITAR UMA ACÇÃO-TIPO...19 8.3. DOCUMENTAÇÃO GERADA PELA APLICAÇÃO...21 9. CONFIGURAÇÃO DE TAXAS...22 10. OUTRAS CONFIGURAÇÕES...25 10.1. MUDAR O LOGOTIPO DA APLICAÇÃO E DOS DOCUMENTOS...25 10.2. REPOR A ZERO O CONTADOR DE PROCESSOS E FACTURAS...25 1
1. Introdução Neste manual abordaremos o modo como se acede à parte da configuração da aplicação. Os procedimentos normais podem ser consultados no Manual do Utilizador. O elemento central da aplicação é o PROCESSO que está sempre associado a um SOLICITANTE/REQUERENTE e a um LUGAR. Além disto, o processo tem de ser completado com OUTROS DADOS pertinentes e com ACÇÕES que vão sendo realizadas ao longo dos trâmites processuais. O processo termina com a entrega da documentação ao cidadão e o arquivamento do processo em papel. O administrador da aplicação, além de aceder a todos os ecrãs do utilizador normal, tem de desenvolver várias tarefas que são de sua competência exclusiva; algumas a pedido dos restantes utilizadores aplicação: Inscrever novos trabalhadores do SAMUO e inserir as funções atribuídas. Inscrever novos utilizadores da aplicação (criar uma nova conta) ou desactivar os que já não a utilizam. Inserir ou editar procedimentos, documentos e acções-tipo. Inserir ou editar itens nas listas da aplicação (Zonas, Localidades, Tipos de documentos de identidade, Destinos de obras, Natureza das obras e estados do terreno) Administrar os cidadãos incluídos na base de dados. Tem o privilégio de os apagar/eliminar, se for caso disso. Administrar os processos da aplicação. É o único que pode eliminar um processo. Administrar os projectos e lugares da aplicação. Tem competência exclusiva para remover estes elementos. Configurar as imagens que se utilizam na imagem corporativa da Câmara. Configurar os montantes e percentagens que se aplicam no cálculo das taxas relativas aos trâmites processuais, e no cálculo de outros impostos. 2
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2. Entrada na aplicação Ao clicar no ícone da aplicação SAMUO no Ambiente de Trabalho do utilizador, aparece o ecrã inicial, onde deverá introduzir o nome de utilizador e a palavra-passe: Carregando no botão verde, acede-se à aplicação. Ao ter privilégios de administrador, poderá entrar na parte da configuração da aplicação e disporá de opções diferentes nos ecrãs normais. 4
3. Ecrã inicial ou principal Este ecrã permite quer o aceso às várias partes da aplicação que podem ser usadas por um utilizador normal quer à parte da configuração da aplicação. A partir de qualquer ecrã, ao clicar no nome da aplicação, pode regressar ao ecrã inicial. Botão de acesso à configuração (Só disponível para administradores) 5
4. Ecrã de configuração O ecrã de configuração é o centro da actividade do administrador, porque é a partir dele que acede a todas as opções de configuração. As tarefas de administração dividiram-se em dois grupos: As que implicam gestão de listas (botões da esquerda) As que administram elementos da aplicação (botões da direita) Alguns dos botões da configuração aparecem a vermelho, junto com a palavra perigo, dado que se trata do acesso a elementos que necessitam de ser tratados com extrema precaução, porque um mau uso poderia desconfigurar a aplicação e 6
provocar erros no funcionamento. 7
5. Gerir os trabalhadores do SAMUO e os utilizadores da aplicação. Os trabalhadores do SAMUO, como participantes no tratamento dos processos, devem estar inscritos na aplicação. Posteriormente, de entre eles sairá um pequeno grupo de utilizadores da aplicação e, nessa altura, deverão ser inscritos como tal. Clicando em Trabalhadores do SAMUO, acede-se ao ecrã de controlo: Novo trabalhador Voltar ao ecrã principal Ordenar trabalhadores por nome, apelido ou nº Bilhete de Identidade Ver activos / inactivos Regressar ao ecrã de configuração Editar os dados do trabalhador Dar o trabalhador como inactivo Carregando no botão Editar, é possível mudar o estado do trabalhador. Se um trabalhador deixa de prestar serviço no SAMUO desmarca-se o campo activo. Os 8
trabalhadores não podem ser removidos da aplicação. O botão Apagar não elimina o trabalhador da lista, apenas o dá como inactivo. 9
5.1. Inscrever um novo trabalhador Ao inscrever um novo trabalhador é preciso atribuir-lhe, também, a função que vai ocupar de entre as disponíveis na lista de funções. No caso de não constar da lista, será inserido no ecrã >Função > Nova função. Voltar ao ecrã principal Novo trabalhador Regressar à lista Marcar como activo Atribuir a função 10
5.2. Inscrever um novo utilizador Após a inscrição do novo trabalhador, é possível adicioná-lo como utilizador da aplicação em: Configuração> Utilizador da aplicação> Novo utilizador Voltar ao ecrã principal Escolher o trabalhador Atribuição de função Regressar à lista Os utilizadores da aplicação devem ser previamente inscritos como trabalhadores do SAMUO. Além disso, é preciso atribuir-lhes uma função das duas disponíveis: Administrador. Com privilégios de administração da aplicação. Gestor. Utilizador normal da aplicação. 11
6. Gerir as listas disponíveis na aplicação. A partir do ecrã de configuração acede-se às listas utilizadas na aplicação e que servirão para fornecer valores a qualquer um dos quadros de lista suspensa/lista de selecão da aplicação. Normalmente, não será necessário recorrer à edição ou inserção de novos valores nas listas, dado que estas incluem valores por defeito. As listas disponíveis são as seguintes: Zonas do Município com parcelas disponíveis para ofertas de compra. Localidades do Município de Santa Cruz. Tipos de documentos de identidade que os solicitantes podem apresentar. Destino das obras nos pedidos. Natureza das obras. Estado do terreno. Estas listas funcionam sempre da mesma maneira, com 3 ecrãs: um, que contém a lista; outro, para inserir um novo item; e um terceiro, para editar os itens introduzidos. Eliminar item Novo item Lista Editar item 12
7. Administração de processos, pessoas, lugares, projectos e facturas. Quer quem possua privilégios de administrador quer quem tenha o papel de gestor pode utilizar estes quatro elementos da aplicação, com a salvaguarda de que só o administrador pode eliminar registos da base de dados. Os ecrãs de listas e de edição aos que acede quem tem a função de gestor são iguais aos do administrador, mas os deste incorporam também as opções de apagar/eliminar e de regressar ao Menu de configuração Exemplo de ecrã de lista de pessoas: Apagar Menu de configuração 13
Exemplo de ecrã de lista de processos: Apagar Menu de configuração 14
Exemplo de ecrã de edição de lugares: Apagar Menu de configuração 15
8. Configuração de procedimentos: atribuição de acções e documentos. Nesta parte da aplicação estão configurados os modelos dos procedimentos tratados no SAMUO. Em princípio, não será preciso fazer grandes mudanças na configuração, salvo a incorporação de uma ou outra acção nova ou a alteração da ordem pré-definida. Os procedimentos são compostos por acções (acções-tipo) que podem exigir ou não um documento associado. A criação de um novo procedimento desenrolar-se-á do seguinte modo: 1. Dar entrada a um novo procedimento (ecrã Novo procedimento ) 2. Definir as acções-tipo necessárias e inserir outras novas, se for caso disso (Ecrã Nova Acção-tipo ) 3. Definir os documentos requeridos para o procedimento. 4. Relacionar documentos com as acções que os geram. 5. Designar e ordenar as acções-tipo dentro do procedimento. (Ecrã Editar procedimento ) Tal como quase todos os elementos desta parte, a gestão de procedimentos executa-se em 4 ecrãs diferentes: Lista. Lista de procedimentos, a partir da qual se acede à edição e eliminação de procedimentos, ou se pode criar um novo. Ver. Ecrã de visualização dos dados do procedimento. Permite apenas revê-lo, mas dá acesso ao ecrã de edição. Novo. Ecrã para dar entrada a um novo procedimento. Editar. Zona onde se definem as acções ligadas ao procedimento. 16
8.1. Gestão dos procedimentos. Esta operação foi realizada em conjunto com os técnicos do SAMUO e, por isso, é pouco provável que seja necessário incorporar um novo procedimento. No entanto, deixamos aqui a explicação de como se procede neste caso. Ecrã da lista dos procedimentos, em que o administrador tem a possibilidade de eliminar registos: 17
8.1.1. Dar entrada a um novo procedimento No Menu de configuração pode aceder-se à lista de procedimentos disponíveis, clicando no botão Procedimento (perigo). Na lista, aparecem os procedimentos que já deram entrada junto com uma descrição e um botão para editar ou apagar o procedimento. Carregando no botão Novo procedimento, aparece o ecrã novo, onde se define o nome do procedimento e se inserem as observações tidas por pertinentes. Após Aceitar, o nome do procedimento passa a constar da lista. 8.1.2. Definir as acções-tipo de um procedimento. Depois de dar entrada ao procedimento, é preciso atribuir-lhe acções. Esta operação realiza-se no ecrã de Edição desse procedimento. Eliminar o procedimento Regressar à lista Escolher a acção a inserir Inserir acção, no final Eliminar essa acção A ordem das acções pode ser alterada, arrastando-as até ao lugar pretendido 18
A partir de então, este modelo de acções aparecerá sempre que se crie um processo novo que requeira este tipo de procedimento. 8.2. Criar / editar uma acção-tipo. Se, ao atribuir acções a um procedimento, se detectar que não existe na aplicação uma acção que lhe é indispensável, é preciso criá-la para, posteriormente, a juntar a uma fase concreta do procedimento. Para tal, abre-se o Menu de configuração e clica-se no botão Acções-tipo (perigo). Ecrã de lista de acções-tipo: Nova acção Editar Apagar Menu de configuração 19
Ecrã de edição de acções-tipo, similar ao da introdução de uma nova acção. Neste ecrã, também se procede à associação do documento a uma acção concreta. Apagar Função que costuma realizar esta acção Regressar à lista de acções-tipo Documento associado à acção Tipo de acção básica Referência aos campos da base de dados 20
8.3. Documentação gerada pela aplicação Como referimos anteriormente, as acções podem ter um documento associado. A aplicação gera os documentos mais comuns nos procedimentos, já configurados, associados à acção correspondente: Pedido de compra de terreno Pedido de planta de localização Pedido de elaboração de projecto Pedido de aprovação de projecto Pedido de Licença de obras Pedido de certificado de habitabilidade Pedido de transferência de lote Ficha de aprovação de projectos Homologação de projectos de construção Guia de Licenciamento (anteriormente, era criado em Excel) Alvará de licença (anteriormente, era criado em Excel) Licença de Obra Certificado de habitabilidade Facturas Tal como os outros elementos, a gestão faz-se em 4 ecrãs: Lista. Apresenta a lista de todos os documentos disponíveis. Para cada documento, existe a possibilidade de o eliminar ou de editar dados. Acede-se a partir do Menu de configuração, e permite inserir um novo documento. Ver. Ao clicar no nome do documento, aparecem os dados deste e as acções às que está associado. Novo. Ecrã para inserir um novo documento. Editar. Ecrã para editar os dados dos documentos. 21
9. Configuração de taxas A aplicação está preparada para gerar documentos de pagamento de licenças, pelo que só é preciso configurar os valores e percentagens das taxas que se usam nos cálculos, de acordo com o esquema seguinte: 22
A aplicação guarda os valores que surgem no esquema assinalados a vermelho. Se for necessário, estes valores podem ser alterados mais tarde. Para realizar essa operação, carregue no botão Alterar taxas que se encontra no ecrã de configuração. 23
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10. Outras configurações. 10.1. Mudar o logotipo da aplicação e dos documentos. Os dois últimos botões do ecrã de configuração servem para substituir o logotipo utilizado nos documentos emitidos e na própria aplicação. Esta alteração faz-se por separado em dois ecrãs. 10.2. Repor a zero o contador de processos e facturas. Embora a aplicação esteja preparada para reiniciar a numeração de processos e facturas todos os anos, no dia 1 de Janeiro, a operação pode fazer-se manualmente utilizando o botão Outras configurações. 25