Manual Operacional do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCDP Agência de Viagem (NOVEMBRO 2010)
Índice 1. Agência de Viagem...03 1.1. Emissão de Passagem...04 1.2. Solicitações...05 1.3. Relatórios...06 1.4. Reembolso...07 2
1. Agência de Viagem A agência de viagem é parte integrante do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens SCDP, porém possui endereço de acesso próprio (https://www.scdp.gov.br/agenciaviagem). As orientações para esse acesso são obtidas no Manual de Acesso do SCDP. As suas ações incluem a emissão, rejeição e alteração do número de bilhetes, emissão de relatórios e o registro ou a rejeição das solicitações de reembolso de valores. 3
1.1 Emissão de Passagem As solicitações de emissão de passagens são encaminhadas automaticamente para a agência de viagem, ao mesmo tempo em que é enviada uma mensagem eletrônica para o endereço indicado no cadastro da empresa. Assim que encaminhadas, as PCDPs passam a constar na lista de viagens disponíveis para a emissão dos bilhetes. Na PCDP estão registrados o Órgão, Representante, Telefone, Número da PCDP, Data de criação, a fonte do recurso e o nome do proposto com seus dados de identificação. As ações possíveis em relação ao processo estão descritas abaixo: Confirmar Emissão do Bilhete os dados para emissão do bilhete são recebidos conforme autorizados pela instituição. O usuário deve verificar se a data, hora e valor estão de acordo com o negociado. Somente após esse procedimento, confirmar a emissão do bilhete, pois a operação não pode ser desfeita. Rejeitar Solicitação o usuário pode rejeitar a emissão do bilhete se constatar divergência em algum dado da solicitação com o que foi negociado. Para isso é obrigatório o preenchimento do campo Observações. Alterar Valor do Bilhete o valor do bilhete pode e deve ser alterado sempre que a tarifa sofrer redução do seu valor, após o lançamento na solicitação. Para isso, acessar a opção [Alterar]. Caso aconteça o aumento de tarifa, é necessária uma nova autorização e a emissão deve ser rejeitada. Remarcar Bilhete a solicitação para a remarcação do bilhete é identificada pelo termo Remarcado e o registro das alterações é visualizado acessando o link [Histórico]. Para essa operação, o usuário deve verificar os dados do pedido de remarcação e proceder da mesma forma da emissão normal de um bilhete. Anexar opção disponível para o usuário inserir documentos considerados importantes ao processo. 4
1.2 Solicitações Esse relatório fornece, conforme a seleção dos parâmetros, todas as solicitações de bilhetes ou as pendentes de emissão, as com emissão rejeitada ou as que foram atendidas, por meio de transporte, envolvendo uma ou todas as cidades, por companhia aérea e por beneficiário, para viagens nacionais e/ou para o exterior. 5
1.3 Relatórios Essa opção fornece o relatório de bilhetes emitidos para a instituição ou unidade subordinada, conforme a seleção dos parâmetros, com os dados classificados sob diversas formas, selecionada pelo usuário, mostrando todos os bilhetes ou somente os utilizados ou os não utilizados, adquiridos em uma ou todas companhias aéreas, em determinado período. 6
1.4 Reembolso Essa função permite à agência de viagem confirmar ou rejeitar a solicitação de reembolso de valores de bilhete feita pelo Coordenador Logístico. O acesso a essas solicitações é feito por meio da opção Reembolso, com o preenchimento dos campos Órgão (um ou todos), Companhia Aérea (uma ou todas), Data Inicial da Emissão do Bilhete e Data Final da Emissão do Bilhete. 7
Os procedimentos que são efetuados pela agência de viagem no processo de reembolso de bilhetes são os seguintes: Confirmar essa função serve para aceitar a solicitação de reembolso do bilhete, devendo ser preenchido o campo Valor do Crédito, calculado com base nas cláusulas contratuais, que, preferencialmente, devem ser indicados no campo Observação/Justificativa. No caso da não aceitação desse valor do crédito pelo Coordenador Logístico, rejeitando-o, uma nova avaliação deve ser feita, adotando-se o mesmo procedimento, sucessivamente, até que se chegue a um acordo. Confirmada a aceitação do valor do crédito pelo Coordenador Logístico a PCDP não mais aparece na funcionalidade Reembolso da agência de viagem. Rejeitar essa função serve para a agência de viagem devolver ao Coordenador Logístico as solicitações de reembolso das quais discorda da existência de direito de crédito por parte da instituição, segundo avaliação feita com base nas cláusulas contratuais. Nesse procedimento é obrigatório o preenchimento do campo Observação/Justificativa. Caso não seja aceita a rejeição pelo Coordenador Logístico, será feita uma nova solicitação. Retornar retorna para a tela anteriormente utilizada. Observações: Valor a Reembolsar é o valor nominal a ser reembolsado pela Agência de Viagem, do qual serão abatidos os encargos contratuais, determinando o valor que efetivamente será devolvido. Valor do Crédito valor que efetivamente será reembolsado pela agência, correspondente a diferença entre o valor a reembolsar e os encargos contratuais. Observação/Justificativas deve ser preenchida no caso da não aceitação do valor calculado pela Agência de Viagem, devolvendo a solicitação de reembolso. 8