MANUAL COMPRAS & SERVIÇOS

MANUAL COMPRAS & SERVIÇOS

PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO EQUIPE DE ELABORAÇÃO Jeremias da Cunha Lemos Garcia Clayton Franco Ribeiro Gabriel de Oliveira Miranda 1º Edição Manual de Compras e Serviços Rio de Janeiro, em 10 de outubro de 2011 2

Sumário Sumário... 3 1. Esclarecimento... 5 2. Objetivo... 5 3. Definições Prévias... 5 3.1. Licitações... 5 3.1.1. Modalidades... 6 3.2. Processo de aquisição de material ou de contração de serviço... 7 3.3. Agente Público... 8 3.4. Termo de Referência... 8 3.5. Memorando de Solicitação de Compra e ou Serviço... 9 4. Fracionamento de Despesa... 9 4.1. Calendário de Compras e Serviços... 10 5. Elaboração do pedido... 11 5.1. Solicitação de Material e Serviço... 12 5.1.1. Do Material... 13 5.1.2. Do Serviço... 14 5.2. Descrição do Objeto.... 14 5.3. Da Pesquisa de mercado... 19 6. Por onde anda o processo de compras... 20 7. Recebimento de Material e atestado de prestação de serviço... 22 7.1. Comissão de Recebimento... 24 7.2. Contratação de Serviço... 24 8. Legislação e normas... 25 9. Anexo I Modelo de memorando de solicitação de compras ou serviços... 27 9.1. Modelo: Formulário de compras ou serviços... 28 3

10. Anexo II Classificação da despesa pública segundo a sua natureza... 29 10.1. Material de Consumo (3.3.90.30.00)... 30 10.2. Material de Permanente (4.4.90.52.00)... 33 10.3. Serviços de Terceiros Pessoa Física (3.3.90.36.00)... 35 10.4. Serviços de Terceiros Pessoa Física (3.3.90.39.00)... 36 11. Anexo III Termo de referência - MODELO... 40 12. Anexo IV Calendário de compras e serviços... 42 13. Bibliografia... 43 4

1. Esclarecimento Considerando as mudanças e exigências impostas pelas leis aos gestores públicos, são necessárias alterações nos procedimentos administrativos, que busquem a adequação de ferramentas para melhor atender as demanda. Ressalta-se que, não raramente, os administradores estão sendo responsabilizados por falhas que ocorrem em suas gestões, principalmente as relacionadas com as finanças públicas, pois estas mexem com o dinheiro público, o qual deve ser utilizado para a satisfação do bem comum da população. Salientamos que este Manual não tem a pretensão de esgotar todas as dúvidas acerca dos procedimentos de compras e contratações de serviços efetuados pela Administração da UNIRIO, mas esclarecer aos solicitantes as questões básicas relacionadas ao assunto, a partir da experiência acumulada pelos setores envolvidos no processo de compras e contratações de serviços, que são a Pró-Reitoria de Administração, Departamento Financeiro, o Departamento de Atividade de Apoio e suas frações. 2. Objetivo Definir parâmetros para solicitação de compras de materiais e contratação de serviço, visando: a) À dinamização do processo; b) À racionalização dos trâmites; c) Minimização dos custos; d) À eficácia das aquisições e contratações da UNIRIO; e ainda, e) Cumprir as determinações legais, atendendo às orientações da Controladoria Geral da União e do Tribunal de Contas da União. 3. Definições Prévias 3.1. Licitações Licitação é o procedimento administrativo, por meio do qual a Instituição Pública seleciona a proposta mais vantajosa para a contratação de seu interesse; desenvolve-se através de uma 5

sucessão ordenada de etapas, o que propicia igual oportunidade a todos os interessados e atua como fator de eficiência e moralidade nos negócios administrativos. LEI Nº 8.666, DE 21 DE JUNHO DE 1993 - Art. 3º: A licitação destina-se a garantir a observância do princípio constitucional da isonomia e a selecionar a proposta mais vantajosa para a Administração e será processada e julgada em estrita conformidade com os princípios básicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhes são correlatos. A licitação é a regra, porém há casos específicos em que a lei de licitações entendeu por razoável desobrigar a Administração de utilizá-la, podendo essa também adotar para fins de contratação a dispensa de licitação (Lei 8.666/93, art. 17, I e II; art. 24, I a XX) ou a inexigibilidade de licitação (Lei 8.666/93, art. 25). 3.1.1. Modalidades Segundo o Tribunal de Contas da União, a Modalidade de licitação é a forma específica de conduzir o procedimento licitatório, a partir de critérios definidos em lei. O valor estimado para contratação é o principal fator para escolha da modalidade de licitação, exceto quando se trata de Pregão, Concorrência, Concurso e Leilão os quais não estão limitados a valores. As modalidades de licitação que se referem às letras A, B e C são determinadas em função dos limites de valor estimado para a contratação (Lei 8.666/93). As modalidades de licitação que se referem às letras D e E são disciplinadas pelo artigo 22, 4 e 5 da Lei 8.666/93. A modalidade de pregão F é determinada pela Lei n 10.520/02, independentemente do valor do objeto a ser adquirido, restringindo-se a utilização desta 6

modalidade para compras e serviços de menor complexidade. Obras, por hora, ainda não possuem autorização legal para seguirem as regras do pregão. Então, vejamos: Os casos de dispensa e inexigibilidade (G e H) ( Lei 8666/96 em seus artigos 24 e 25). - Obras e Serviços de Engenharia: Modalidade de Licitação Valor Concorrência A partir de 1.500.000,01 Tomada de Preço De 150.000,01 até 1.500.000,00 Convite Até 150.000,00 Pregão Não há limite Dispensa Até 15.000,00 - Compras e Serviços Comuns: Modalidade de Licitação Valor Concorrência A partir de 650.000,01 Tomada de Preço De 80.000,01 até 650.000,00 Convite Até 80.000,00 Pregão Não há limite Dispensa Até 8.000,00 3.2. Processo de aquisição de material ou de contração de serviço Simploriamente, o processo de compras e ou contratação de serviço pode ser definido como o conjunto de procedimentos documentados e circunstanciados por despacho escrito assinado e datado por agente público designado, em obediência estrita à legislação específica e aos Princípios da Administração Pública, organizado em ordem cronológica, com numeração crescente, com a capa de processo padrão, e autuado, isto é, uma organização segundo orientações do sistema de protocolo gerido pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão MPOG, conforme Portaria Normativa nº 05, de 19 de dezembro de 2002. O processo deverá conter os atos da Administração desde a solicitação do gasto até o pagamento da despesa, preferencialmente, encerrado com um parecer analítico do controle interno, ressalvando as falhas porventura cometidas com o fim de orientar o gestor e sua equipe a evitá-las em procedimentos futuros. Uma das finalidades da formalização do processo é servir de prova documental dos atos praticados pela Administração e seus agentes. Os autos do processo permitem deste modo a análise dos atos e identificação dos agentes, na ordem em que aconteceram, por parte dos órgãos de controle interno e externo e da sociedade em geral. 7

3.3. Agente Público É a pessoa física que exerce uma função pública no âmbito da sociedade. A função pública é a atribuição, o encargo ou a competência previamente definidos por lei, para o exercício de uma determinada atividade que tem por objetivo precípuo o interesse público. Dentre os agentes públicos figuram os agentes administrativos (servidores/empregados públicos), que mantêm com a Administração relação de trabalho remunerado, não eventual e com vínculo de subordinação. 3.4. Termo de Referência O Termo de referência é documento que antecede ao procedimento licitatório, ele serve de parâmetro para elaboração do edital na modalidade de Licitação Pregão Eletrônico, inclusive nessa modalidade sua confecção é obrigatória. Nele deve conter, dentre outros, os seguintes elementos: a descrição do objeto de forma precisa, suficiente e clara; os critérios de aceitação do objeto; os critérios de avaliação do custo do bem ou serviço pela Administração, em conformidade com os preços praticados no mercado; valor estimado em planilhas de quantitativos e preços unitários; prazo de execução do serviço ou de entrega do objeto; definição dos métodos e estratégia de suprimento; cronograma físicofinanceiro, se for o caso; deveres do contratado e do contratante; prazo de garantia, quando for o caso; procedimentos de fiscalização e gerenciamento do contrato; sanções por inadimplemento. Em nosso humilde entendimento, o Termo de Referência é um documento essencial para qualquer procedimento de compra ou contratação de serviço, até porque é nele que constam os principais dados do procedimento. Muito embora apenas apresente previsão literal na modalidade pregão eletrônico, as informações nele constantes afiguram-se como pressupostos lógicos para a boa contratação, razão pela qual devem compor a fase preparatória do certame, seja qual for à modalidade licitatória adotada. Nesse sentido são as palavras de Marçal JUSTEN FILHO, para quem a função e a natureza do termo de referência equivalem às do projeto executivo, previsto na Lei nº 8.666. Aliás, é irrelevante a denominação atribuída, eis que o fundamental é a satisfação do dever administrativo de planejamento sério e satisfatório acerca da futura contratação. (JUSTEN FILHO, Marçal. Pregão - Comentários à Legislação do Pregão Comum e Eletrônico. 4. ed. São Paulo: Dialética, 2005. p. 71). Segundo a legislação vigente ele é um documento que deve ser elaborado pelo setor requisitante do objeto da licitação, em conjunto com a área de compras, e aprovado por quem autorizou a realização do procedimento licitatório; todavia, dada a peculiaridade de sua formalização, consideramo-lo um documento multissetorial, o que exige que cada setor envolvente do processo colabore para sua confecção. 8

Disponibilizamos no Anexo III o modelo que atualmente é adotado nos certames licitatório desta Entidade. Decreto nº 5.450, de 31 de maio de 2005, Art. 9º: I - elaboração de termo de referência pelo órgão requisitante, com indicação do objeto de forma precisa, suficiente e clara, vedadas especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem ou frustrem a competição ou sua realização; II - aprovação do termo de referência pela autoridade competente; 3.5. Memorando de Solicitação de Compra e ou Serviço É o documento, emitido pelo Requisitante, contemplando a justificativa da aquisição ou contratação, a especificação do material ou serviço, o preço estimado (opcional) com os dados dos fornecedores consultados e o preenchimento do formulário em anexo. 4. Fracionamento de Despesa O fracionamento de despesas relativas a compras e contratações podem ser detectados a partir da constatação de sucessivas compras ou serviços que utilizem o mesmo elemento de despesa/sub-elemento de despesa, em determinado período, ao invés da realização de licitação única para oportunizar a compra destas mesmas mercadorias ou contratações durante o mesmo período, de um fornecedor selecionado a partir do certame público exigido em lei. Abaixo disponibilizamos o entendimento do Tribunal de Contas da União acerca desse assunto: A luz da Lei de Licitações, o fracionamento de despesa, caracteriza-se quando se divide a despesa para utilizar modalidade de licitação inferior a recomendada pela legislação para o total da despesa ou para efetuar contratação direta. Pela legislação pertinente, não se considera fracionamento a contratação de parcelas de natureza específica que possam ser executadas por pessoas ou empresas de especialidade diferente daquela do executor da obra ou serviço. 9

É comum o gestor público não saber, ao longo do exercício, quanto por exemplo vai ser gasto efetivamente na contratação de bens, de execução de obras ou de prestação de serviços. Não tem o hábito de planejar. Não raras vezes, ocorre fracionamento da despesa pela ausência de planejamento da Administração. O planejamento do exercício deve observar o princípio da anualidade do orçamento. Logo, não pode o agente público justificar o fracionamento da despesa com várias aquisições ou contratações no mesmo exercício, sob modalidade de licitação inferior àquela exigida para o total da despesa no ano, quando decorrente da falta de planejamento. Em resumo, se a Administração optar por realizar várias licitações ao longo do exercício financeiro, para um mesmo objeto ou finalidade, deverá preservar sempre a modalidade de licitação pertinente ao todo que deveria ser contratado. Vale dizer, ilustrativamente: se a Administração tem conhecimento de que, no exercício, precisará substituir 1.000 cadeiras de um auditório, cujo preço total demandaria a realização de tomada de preços, não é lícita a realização de vários convites para compra das cadeiras, fracionando a despesa total prevista em várias despesas menores que conduzem à modalidade de licitação inferior à exigida pela lei. (Tribunal de Contas da União, revista Licitações e Contratos, Orientações e Jurisprudências, 4º edição). Com base nas decisões já proferidas pelo Tribunal de Contas da União, em especial o Acórdão 324/2009 - Plenário, vislumbramos a necessidade de planejar as compras dessa Instituição utilizando como ferramenta primordial o Calendário de Compras (Anexo IV). Acórdão 324/2009: Planeje a atividade de compras, de modo a evitar o fracionamento na aquisição de produtos de igual natureza e possibilitando a utilização da correta modalidade de licitação, nos termos do art. 15, 7o, II, da Lei no 8.666/1993. 4.1. Calendário de Compras e Serviços É uma ferramenta utilizada para reunir todos ou pelo menos boa parte das requisições que contemplem o mesmo sub-elemento de despesa, com vistas a não incorremos em fracionamento de despesa. Nessa esteira a Divisão de Material em conjunto com Serviço de Compras efetua a consolidação dos pedidos para posterior procedimento licitatório. 10

Considerando que o Fracionamento de Despesa está atrelado ao Exercício Financeiro, buscamos disponibilizar duas datas para aguardar as solicitações, conforme Anexo III. Ressalta-se que esse procedimento guarda plena conformidade como a legislação e orientações disponíveis para os Gestores Públicos, tendo por objetivo precípuo resguardar a Administração e atender ao Interesse Público. Partindo do princípio que o planejamento estratégico de compras foca sua atenção no desenvolvimento de estratégias que permitam melhorar a gestão das despesas da Instituição, acreditamos que poderemos obter os seguintes resultados: a) Racionalização e Padronização de processos de compras e de especificações de bens; b) Redução do tempo de análise e de tramitação de processos; c) Redução das despesas de custeio; d) Identificação das oportunidades de melhoria nos processos de compra e contratação; e) Diminuição de números de processos licitatórios; f) Redução dos índices de desabastecimento; g) Interação com o Mercado através das Audiências Públicas; h) Aquisição por menores preços - economia de escala. Porém, para que essa ferramenta funcione adequadamente, é necessário a colaboração de todos os setores envolvidos no procedimento. Destarte, o requisitante deve ter atenção às dataslimites, enviando sua demanda de forma correta e no prazo; e os demais setores devem ser céleres e eficientes em suas ações. Atenção: Os pedidos de compra ou serviços recebidos após a data-limite terão prosseguimento no período subseqüente. 5. Elaboração do pedido As solicitações de material de consumo, de material permanente e de serviços, no âmbito desta Universidade, serão realizadas em plena conformidade com este manual. O encaminhamento dos pedidos de compra e contratação de serviços compete ao Reitor, ao Vice-Reitor, à Chefia de Gabinete, aos Pró-Reitores, aos Decanos, aos Chefes de Departamento de Ensino, aos Diretores, aos Coordenadores, ao Chefe da Auditoria Interna e ao Procurador- Chefe, em se tratando de material não-estocável, de uso específico, e ao Chefe do Serviço de Suprimento, em se tratando de material estocável, de uso comum. 11

Os pedidos de contratação de obras e serviços de engenharia não estão sujeitos ao cumprimento das datas-limite fixadas no Calendário de Compras e Serviços, entretanto, os mesmos devem ser solicitados com o mínimo de 90 dias de antecedência, salvo casos excepcionais por situações que requeiram emergência de atendimento, a fim de evitar prejuízos ou comprometer a segurança de pessoas, equipamentos e outros bens. Em casos excepcionais a Pró-Reitora de Administração poderá autorizar o processamento de pedidos de compra e de contratação de serviços encaminhados em datas fora dos períodos estabelecidos neste Manual (Anexo IV), desde que justificados pela iminência de retardamento da execução de atividade essencial, ou, ainda, por situações que requeiram emergência de atendimento, a fim de evitar prejuízos ou comprometer a segurança de pessoas, obras, serviços, equipamentos e outros bens. Todo processo administrativo de compras ou contratação de serviço se inicia e se fundamenta no Memorando de Solicitação de Compra ou Serviço e seus eventuais anexos. O êxito do processo depende das circunstâncias e termos em que foram realizados os procedimentos de descrição, condições de entrega e estimativa de custo do objeto a ser adquirido ou contratado. Atenção: O setor requisitante não é obrigado a enviar sua solicitação com a estimativa de custo. Porém, por experiências passadas, verificamos que os pedidos que já vem com preço estimado, tende a tramitar mais rápido, tendo em vista que um dos procedimentos mais demorados já foi efetuado. 5.1. Solicitação de Material e Serviço O responsável pelo setor Requisitante, verificando em seu planejamento a necessidade de aquisição de materiais ou contratação de serviço a fim de manter as condições adequadas de atividade do setor, deve emitir um memorando de compras ou serviço com seus anexos a seu superior hierárquico, que em continuidade encaminha ao seu superior até que se atinja o nível de cargo informado no item 4, que por conseguinte encaminhará o referido documento à Pró-Reitoria de Administração para autorizar o processo de atendimento. Depois de autorizado, a demanda é encaminhada ao Departamento de Atividade de Apoio que efetua o seguinte procedimento: a) Em se tratando de aquisição de MATERIAL encaminha ao Almoxarifado para conferir ausência do material pedido no estoque. 12

b) Em se tratando de contratação de SERVIÇO encaminha ao Setor Técnico ou aos Gestores de Contratos existentes para avaliar a possibilidade de executar os serviços sem a necessidade de instaurar um procedimento licitatório. No caso de impossibilidade de atendimento com os recursos disponíveis na Instituição, a solicitação é encaminhada ao Ordenador (a) de Despesa que pode autorizar a compra/serviço ou não. Entendendo que a solicitação é cabida e que pode ser atendida, o Ordenador (a) de Despesa encaminha o pedido para a Divisão de Material\Serviço de Compras, para consolidação de todos os pedidos pertencentes ao mesmo sub-elemento de despesa verificado no plano de classificação contábil do Governo Federal (Anexo II), podendo a natureza ser classificada como: a) Material de Consumo; b) Material Permanente; e, c) Serviço. Por conseguinte os expedientes consolidados são devolvidos ao Departamento de Atividade de Apoio, que em conjunto com o Serviço de Protocolo e Comunicação, abre, instrui e coordena a tramitação dos mesmos pelos setores envolvidos, de acordo com as peculiaridades que determinarão a forma de aquisição e ou contratação, a qual poderá ser: a) Contratação direta, isto é, por dispensa de licitação ou inexigibilidade, em casos e condições específicas permitidas pela legislação (Art. 24 e 25 da Lei 8.666 de 1993); ou, b) Por licitação, em modalidade adequada que é definida pelo (a) Ordenador (a) de Despesa. Atenção: O procedimento de compra ou contratação de serviço somente é realizado quando constatada, para aquele, a inexistência ou insuficiência do material no Almoxarifado e, para este, a impossibilidade de ser efetuado pelos recursos já disponíveis nesta Instituição, o que deve ser devidamente justificado nos autos. 5.1.1. Do Material Por meio do memorando de solicitação de compra, o Requisitante solicita autorização para à aquisição do material de consumo (Natureza de despesa: 3390.30) ou material permanente 13

(Natureza de despesa: 4490.52); justificando a necessidade do gasto e se possível indicando o valor estimado da aquisição, bem como a fonte de consulta da pesquisa de mercado. Anexo ao memorando de solicitação de compras deve vir o formulário de compras ou contratação contemplando a relação dos bens com os seguintes elementos: dados do principal solicitante, justificativa, especificação detalhada, padrão de qualidade e desempenho, unidade de fornecimento, quantidade, se possível o preço estimado e, ainda, se necessário: condições de fornecimento, garantia, instalação, adequação a normas de padronização, acessórios ou itens inclusos etc. Deve ser emitido um memorando para cada grupo de material, conforme sua classificação de despesa pública que poderá ser identificada no Anexo II. 5.1.2. Do Serviço Por meio do memorando de serviço, o Requisitante solicita autorização para contratação de pessoa jurídica (Natureza de despesa: 339039) ou física (Natureza de despesa: 339036) para contratação do serviço almejado; justificando a necessidade do gasto e se possível indicando o valor estimado da contratação, bem como a fonte de consulta da pesquisa de mercado. Anexo ao memorando de solicitação de compras deve vir o formulário de compras ou contratação contemplando os seguintes aspectos: especificação detalhada, padrão de qualidade e desempenho, unidade de fornecimento, quantidade, se possível o preço estimado, e, ainda, se necessário: condições de fornecimento, garantia, instalação, adequação às normas de padronização. Atenção: Nos casos em que for necessária a visita técnica da pessoa jurídica ou física a ser contratada, deve ser indicado um (a) servidor (a), data e horários disponíveis para acompanhamento, sem essa indicação não haverá possibilidade de a solicitação ser atendida. 5.2. Descrição do Objeto. A descrição do objeto deve contemplar especificações técnicas detalhadas e precisas. Sua fidelidade é fator preponderante para a realização da despesa pública dentro dos parâmetros morais e legais da Administração, haja vista que a impessoalidade deve permear todo o processo de compra ou contratação, vedando a utilização de critério técnico seleção de proposta que não esteja expressamente previsto no memorando de compra ou serviço e em seus anexos. 14

A questão da descrição é fundamental, porque as melhores compras começam pela descrição detalhada do produto na sua solicitação, resultando na aquisição de bens de qualidade, melhor oferta de preços e adequação às necessidades do órgão solicitante. (SILVEIRA E CAMARGO. O processo de compras na prefeitura municipal de Santa Maria. Qualit@s Revista Eletrônica - Edição Especial -2006) Um dos fenômenos recorrentes constatado na prática é o desapontamento do solicitante ao concluir que o bem adquirido não corresponde às suas expectativas, quando é entregue. Na maioria dos casos, isso decorre da falta de correspondência entre as expectativas do solicitante e a descrição do objeto constante no pedido. Isso ocorre, aparentemente, porque o solicitante tende a conceituar mais e definir menos o objeto pretendido. (MONTEIRO. Sumário ou índice? Conceitos, definições e controvérsias. Acta Cirúrgica Brasileira. Vol. 13, n. 2, São Paulo. abr/maio/jun 1998.) Exemplo de descrição com tendência ao Conceito (subjetiva): Item Descrição Detalhada Unidade Quantidade Preço unitário (R$) Preço total (R$) 0 1 Bebedouro de garrafão com pé pintado. Unidade 10 286,00 2.860,00 Exemplo de descrição com tendência à Definição (impessoal e precisa): Item Descrição Detalhada Unidade Quantidade 1 Bebedouro de coluna, para garrafão de 20 litros, com duas torneiras, sendo uma para água em temperatura natural e outra para água gelada, com desempenho mínimo de 3,5 0 litros de água gelada por hora, cuba com capacidade de pelo menos 5 litros, bandeja coletora de água removível, baixo consumo de energia, tensão 220 Volts. Garantia de um ano. Prestação de Assistência Técnica. Preço unitário (R$) Preço total (R$) Unidade 10 286,00 2.860,00 Não há uma única forma de descrever um bem ou serviço, porém são comuns as descrições mais assemelhadas a um conceito e outras mais correspondentes a uma definição. A conduta mais afeita à Administração é aquela pautada no sentido da definição do objeto. Cabe ressaltar que um dos princípios basilares da Lei de Licitações e Contratos Administrativos (Lei nº 8.666 de 1993) é o Julgamento Objetivo, que por si só explica a necessidade de termos uma descrição precisa, em caso contrário a administração não conseguirá avaliar de forma objetiva os procedimentos para uma compra ou contratação de serviço. 15

Acerca desse assunto, informa o Tribunal de Contas da União na revista Licitações e Contratos, Orientações e Jurisprudências, 4º edição, o seguinte: Experiências em licitações públicas tem demonstrado que os licitantes necessitam, para bem elaborar propostas, de especificações claras e precisas, que definam o padrão de qualidade e o desempenho do produto a ser adquirido. Se não for assim, corre-se o risco de o licitante ofertar o que tem de mais barato e não o que pode oferecer de melhor. Há de se observar ainda que na descrição do objeto não pode conter indicação de marca, muito embora essa possa constar como parâmetro de referência, sendo precedida das expressões: ou similar, ou equivalente e ou de melhor qualidade. Será admitida a indicação de marca como parâmetro de qualidade para facilitar a descrição do objeto a ser licitado, quando seguida das expressões ou equivalente, ou similar e ou de melhor qualidade. No caso, o produto deve ser aceito de fato e sem restrições pela Administração. O que a Lei de Licitações veda e os Tribunais de Contas condenam, especialmente o TCU, é a preferência por determinada marca ou indicação sem devida justificativa técnica nos autos. (Tribunal de Contas da União na revista 4º edição, orientações e jurisprudências sobre licitações e contratos). Consoante ao exposto, e visando um maior esclarecimento, segue abaixo outras descrições detalhadas: Aquisição de Material de Consumo Material de Expediente Código de Classificação de Despesa: 3.3.90.30.16 Preço Item Descrição Detalhada Unidade Quantidade unitário (R$) 1 CANETA esferográfica, plástico, latão com esfera 0 de tungstênio, média, preta, material transparente e com orifício lateral (tipo BIC, Faber Castel ou similar com o mesmo padrão de qualidade). Preço total (R$) Unidade 500 0,50 250,00 16

Aquisição de Material de Consumo Material laboratorial Código de Classificação de Despesa: 3.3.90. 30.35 Preço Item Descrição Detalhada Unidade Quantidade unitário (R$) 1 BALÃO volumétrico, em polimetilpentano altamente resistente; medindo 143mm 0 (altura) - 46mm (diâmetro) - capacidade 50mL, autoclavável a temperaturas de até 170ºC, com tampa de encaixe, fundo chato, caixa com 10 unidades. Preço total (R$) Caixa 50 10,00 500,00 Aquisição de Material Permanente - máquinas, utensílios e equipamentos diversos Código de Classificação de Despesa: 4.4.90.52.34 Item Descrição Detalhada Unidade Quantidade Preço Preço unitário (R$) total (R$) Bebedouro de coluna, para garrafão de 20 litros, com duas torneiras, sendo uma para água em temperatura natural e outra para 0 água gelada, com desempenho mínimo de 3,5 1 Unidade 10 286,00 2.860,00 litros de água gelada por hora, cuba com capacidade de pelo menos 5 litros, bandeja coletora de água removível, baixo consumo de energia, tensão 220 Volts. Contratação de Serviço - Pessoa Jurídica Manutenção e Conservação de Bens Imóveis Código de classificação de despesa: 3.3.90.39.16 Preço Item Descrição Detalhada Unidade Quantidade unitário (R$) Fornecimento com Instalação de película protetora, tipo insulfilme, grau de tonalidade G5, cor preto, Para janela de 2m X 1,5m; Preço total (R$) 1 Localização Av. Pasteur, 296, Prédio da Nutrição, Sala 404 Urca Rio de janeiro/rj. 0 A visita técnica deverá ser programa para as terças-feiras ou quintas-feiras, nos horários de 10:00h as 12:00 e 14:00h às 17:00h. Contato para agendamento: Sr.. Telefone: 21 -. Setor:. Serviço 01 260,00 260,00 17

Atenção: I. Muito cuidado para descrição não ser direcionada para determinado fabricante; exceto quando se tratar da identificação de um equipamento, cuja manutenção ou peças de reposição constituam o objeto da despesa pretendida; II. Fazer um pedido para cada grupo de material (ex.: suprimento de informática, equipamento de informática, material de expediente, material de consumo laboratorial, material para manutenção elétrica, hidráulica e refrigeração, mobiliário, locação de veículo, limpeza e lubrificação de equipamento sem reposição de peças etc). Observação: Quando se tratar de serviço de manutenção de equipamento com reposição de peças, um mesmo processo abrigará as duas despesas: serviço de manutenção e aquisição de peças de reposição; III. IV. A especificação completa (sem determinação de marca ou modelo) do material ou serviço com o padrão de desempenho e de qualidade é fundamental para que você receba exatamente o que necessita, jamais esqueça que pensar é uma atividade psíquica abstrata bem diferente de escrever clara e objetivamente. Invariavelmente, você receberá o que escreveu e não o que imaginou; Pedidos de natureza complexos ou específicos devem ser elaborados ou, pelo menos, supervisionados por um profissional competente. Da seguinte forma: a) No caso de obra ou serviço de engenharia é imprescindível a participação circunstanciada de um engenheiro; b) No caso de equipamento e suprimento de informática, de um técnico da Área de Informática; c) No caso de equipamento e material de laboratório, do responsável pelo laboratório; d) No caso de equipamento e material médico hospitalar, do responsável pelo setor; Observação: Quem deve saber do que um setor precisa é o servidor (e profissional competente) responsável por suas atividades; 18

5.3. Da Pesquisa de mercado As aquisições ou contratações públicas somente poderão ser efetivadas após estimativa prévia do respectivo valor, que deve obrigatoriamente ser juntada aos autos do processo. Como vimos no subitem 3.2, a estimativa do valor da aquisição ou contratação é o principal fator para escolha da modalidade de licitação a ser adotada, exceto quanto ao Pregão, Concorrência, Concurso e Leilão, que podem ser utilizados independentemente do valor a ser contratado. A estimativa de custo tem por finalidade, especialmente, verificar se existem recursos orçamentários suficientes para o pagamento da despesa com a contratação e servir de parâmetro objetivo para julgamento das ofertas apresentadas. A pesquisa pode ser realizada com base nos preços obtidos em empresas do ramo pertinente ao objeto licitado ou por valores adjudicados em licitações de outros Órgãos ou Entidades Públicas. No caso de a Instituição adotar a pesquisa junto a empresas, deve instruir o processo com as respectivas propostas, que deve conter: a Razão Social, CNPJ, objeto detalhado, quantidade, valor unitário e total, validade de 60 dias, prazo de entrega, garantia e demais dados que o requisitante entender ser necessário. Acórdão 710/2007 Plenário: Faca, ao fixar o valor para a contratação, ampla pesquisa de mercado, a fim de estimar o custo do objeto a ser adquirido, definir os recursos orçamentários suficientes para a cobertura das despesas contratuais e servir de balizamento para a análise das propostas dos licitantes. Assim como orientado pelo Tribunal de Contas da União, o processo ser instruído com o mínimo de três propostas para o objeto a ser adquirido ou contratação e a partir destas efetuar a média de preços praticados pelo mercado nacional. Acórdão 127/2007 Plenário (Sumário): Deve ser estabelecido procedimento padronizado de pesquisa de preços, em que seja exigido o mínimo de três propostas e completo detalhamento da proposta pelo fornecedor, em conformidade com o solicitado e deve haver vinculação entre o valor indicado na proposta e o efetivamente contratado. 19

6. Por onde anda o processo de compras F A S E C O M U M F A S E E S P E C Í F I C A T R Â M I T E P R O C E S S U A L Passo Setor Ação 01 Requisitante Formaliza o Pedido 02 Superior hierárquico Ratifica o pedido e encaminha a PROAD 03 Pró-Reitor de Administração Encaminha ao DAA para verificação de atendimento com os recursos disponíveis na Universidade. 04 05 06 07 08 Departamento de atividade de Apoio - DAA Pró-Reitor de Administração (Ordenador da despesa) Divisão de Material / Serviço de compras Serviço de Protocolo e Comunicação Divisão de Material / Serviço de compras 09 Ordenador da despesa 10 Divisão de Material/Serviço de Compras ou Comissão de Licitações - CPL 11 Procuradoria Jurídica a) Quando Material encaminha ao Almoxarifado para conferir ausência do material pedido no estoque. b) Quando serviço encaminha ao Setor Técnico para avaliar a possibilidade de executar os serviços sem a necessidade de contratação de empresa. No caso de negativo para o item acima, a solicitação é encaminhada ao Ordenador (a) de Despesa que pode autorizar a compra/contratação do serviço ou não. No caso de positivo para o item acima, a solicitação é encaminhada para a DIVMAT que em conjunto com o Serviço de Compras, efetua a consolidação de todos os pedidos que utilizam o mesmo sub-elemento de despesa, conforme Calendário de Compras. Após a consolidação as requisições são encaminhadas para o DAA que em conjunto com o SCP: abre, instrui e coordena processo. O processo retorna para Pesquisa de Mercado. Indica a modalidade de licitação; ou, Autoriza a dispensa ou inexigibilidade de licitação. COMPRA DIRETA LICITAÇÃO Nos casos de dispensa ou inexigibilidade de licitação o processo é devolvido a DIVMAT/SC para formalizar a contratação do fornecedor, seja por meio de cotação eletrônica (quando material) ou por contratação direta (quando serviço ou Inexigibilidade). Analisa se todos os procedimentos efetuados para a contratação ou compra estão de acordo com a legislação. Elabora Edital de licitação de acordo com projeto básico ou termo de referência elaborado pelo Requisitante. Analisa e emite parecer acerca do edital, sugerindo, eventualmente, modificações a fim de adequá-lo à legislação. 20