2014 MANUAL DE COMPRAS CENTRO UNIVERSITÁRIO FUNDAÇÃO SANTO ANDRÉ PÁG. 1

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2 2014 MANUAL DE COMPRAS CENTRO UNIVERSITÁRIO FUNDAÇÃO SANTO ANDRÉ PÁG. 2 COLABORADORES: Profa. Dra. Katia Cruzes Jorge Luiz Camaforto Silvia Manoela Sanches

3 2014 MANUAL DE COMPRAS CENTRO UNIVERSITÁRIO FUNDAÇÃO SANTO ANDRÉ PÁG. 3 MANUAL DE COMPRAS APRESENTAÇÃO Como sabemos, as empresas de natureza pública estão obrigadas a seguir procedimentos legais e burocráticos, determinados pela Constituição, e aplicados por meio de leis, decretos e portarias. Partindo deste princípio, o Centro Universitário Fundação Santo André CUFSA, por meio da implantação dos procedimentos para a compra de materiais e contratação de serviços, tem como objetivo normatizar a rotina das atividades pertinentes às aquisições de materiais e da contratação de serviços, visando a contribuir para a organização e fluidez destes processos e, ainda, para o estabelecimento das prioridades de atendimento das necessidades e da destinação de recursos orçamentários para estes fins. A finalidade básica deste Manual de Compras é a de normatizar os encaminhamentos das solicitações de compra de materiais e da contratação de serviços ao Departamento de Compras, visando à garantia de mais agilidade no processo de aquisição e melhor gestão dos recursos para o atendimento das necessidades institucionais. Não se pretende esgotar os assuntos aqui abordados, mas manter aberta a opção para uma constante manutenção evolutiva, objetivando uma melhoria contínua e atualização em face das necessidades que eventualmente possam surgir. Espera-se que os resultados decorrentes da aplicação desse manual possam promover importantes ajustes, sobretudo, na necessidade de padronização para que todas as solicitações possam ser atendidas de maneira eficaz; que sejam unificadas as solicitações em comum de todos os setores, gerando economia para a FSA; que possa diminuir o volume de processos e que se evite a realização de compras fracionadas. A versão deste manual estará disponibilizada no link Transparência, no site do Centro Universitário Fundação Santo André As críticas e sugestões ao manual poderão ser encaminhadas para o da Pró-Reitora de Administração e Planejamento proap@fsa.br A Reitoria

4 2014 MANUAL DE COMPRAS CENTRO UNIVERSITÁRIO FUNDAÇÃO SANTO ANDRÉ PÁG. 4 SOLICITAÇÕES DE COMPRAS Os interessados em contratar serviços ou fazer compras devem adotar os seguintes trâmites: 1. Todas as solicitações de compras/serviços deverão ser realizadas, obrigatoriamente, por meio do preenchimento da planilha SOLICITAÇÃO DE COMPRA - PEDIDO DE BENS E SERVIÇOS - PBS (Anexo I), disponível em 2. A solicitação deverá conter as seguintes informações: a. Identificação do solicitante pelo nome, para contato, ramal, setor e centro de custo; b. Discriminação detalhada do bem ou serviço a ser adquirido, informando: A quantidade do material ou serviço em algarismo numérico; A unidade de medida do material ou serviço (metros, quilos, litros, etc.); A descrição completa do material ou serviço, especificando, marca, modelo, fabricante, cor e outra informação que se julgue necessária para entendimento do Setor de Compras; A estimativa do preço unitário do material ou serviço; O tipo de regime de compra: rotina; eventos; urgente (imediata necessidade de utilização) e emergencial (oriundos de casos não previsíveis); A prioridade que deve ser dada conforme necessidade de utilização do bem ou serviço, por meio de indicação numérica, conforme abaixo: (1) emergencial; (2) urgente; (3) eventos; (4) rotina. c. Justificativa do motivo da compra e observações relevantes, incluindo a solicitação emergencial ou de urgência e a indicação de local específico para a realização da compra, caso se faça necessário; d. O responsável pelo setor solicitante deverá assinar no respectivo campo destinado a seu uso, validando a solicitação e providenciando o encaminhamento à respectiva direção da unidade e/ou pró-reitoria (Anexo II) a que está subordinado para análise;

5 2014 MANUAL DE COMPRAS CENTRO UNIVERSITÁRIO FUNDAÇÃO SANTO ANDRÉ PÁG. 5 e. As pró-reitorias e/ou direções devem analisar e emitir parecer sobre a necessidade da solicitação, permitindo, assim, uma melhor gestão dos recursos. E se tudo estiver de acordo, a solicitação deverá ser encaminhada à PROAP até o dia 10 (dez) de cada mês. 3. As solicitações denominadas urgentes, e com recebimento fora do prazo estipulado, deverão ser devidamente justificadas e encaminhadas à PROAP para autorização da compra fora do período estabelecido. 4. Após ser analisada pela PROAP, a solicitação será encaminhada ao Setor de Compras para cotação prévia (no mínimo três orçamentos). 5. Os orçamentos serão encaminhados à PROAP pelo gerente de compras para autorização. 6. A PROAP fará a liberação dos pedidos aprovados e a devolução ao Setor de Compras para a realização da compra. 7. No caso dos pedidos indeferidos, a PROAP fará encaminhamento ao setor de origem para ciência e arquivo da solicitação. 8. O Setor de Compras irá encaminhar padrão em resposta ao setor de origem, informando a previsão de compra da solicitação (Anexo III). 9. Para solicitações de materiais gráficos (exemplos: confecção de faixas, banners, camisetas, etc.), é necessário, primeiramente, requisitar modelos, referências, leiautes e artes ao Departamento de Eventos e, posteriormente, anexá-los às solicitações que serão encaminhadas ao Setor de Compras. 10. Para a solicitação de transporte turístico para as aulas práticas ou de campo, das unidades, o documento deve ser encaminhado ao Departamento Financeiro que após as cotações pelo Setor de Compras, irá verificar a disponibilidade de verba antes de ser enviado à PROAP. 11. Todas as compras e contratações de serviços deverão ser operacionalizadas pelo Setor de Compras. 12. A falta de planejamento administrativo não justificará o regime de compra urgente ou de emergência. 13. Casos de dúvidas poderão ser tratados pelo compras@fsa.br ou pelos ramais: 3315 / 3430 / 3311/ 3427.

6 2014 MANUAL DE COMPRAS CENTRO UNIVERSITÁRIO FUNDAÇÃO SANTO ANDRÉ PÁG. 6 PROCESSOS DE COMPRAS Após a liberação da PROAP, o Setor de Compras poderá adotar dois procedimentos: Se os valores levantados totalizarem até R$8.000,00 (oito mil reais) para materiais e serviços comuns, ou até R$15.000,00 (quinze mil reais) para obras e serviços de engenharia, os processos serão autuados em ordem numérica sequencial, sendo emitidos os pedidos de compras ou OES (Ordens de Execução de Serviços) para os fornecedores. Nos casos dos pedidos de compras, o processo deve ser enviado ao Setor de Almoxarifado para recebimento nos devidos prazos de entrega informados pelos fornecedores. Já nos casos de OES, os processos ficarão no Setor de Compras para aguardar a execução dos serviços e envio das notas fiscais, com aprovação do gestor do contrato e do setor requisitante para encaminhamento ao Departamento Financeiro que efetuará o pagamento. Se os valores levantados totalizarem mais de R$8.000,00 (oito mil reais) para materiais e serviços comuns, ou acima de R$15.000,00 (quinze mil reais) para obras e serviços de engenharia, então se aplicará, no que couber, os procedimentos licitatórios que se encontram regidos pela Lei Federal nº 8.666/93, e alterações posteriores, assim como as disposições da Lei nº /02 (Lei dos Pregões).

7 2014 MANUAL DE COMPRAS CENTRO UNIVERSITÁRIO FUNDAÇÃO SANTO ANDRÉ PÁG. 7 Licitações É notória a necessidade de cumprirmos todos os procedimentos e prazos estabelecidos na Lei de Licitações nº 8.666/93, e alterações posteriores, assim como as demais leis que tratam de contratações com a Administração Pública. Dessa forma, quando se verifica a necessidade de contratar e celebrar um contrato, realiza-se a licitação, visto que a Administração Central não pode fazer contratação alguma livremente, pois deve ser respeitado o princípio da igualdade e o princípio da moralidade. A licitação tem como finalidade a busca de propostas mais vantajosas em relação ao interesse da Instituição para determinadas contratações, por meio de uma disputa de interessados. Por propostas vantajosas, entende-se aquela que traz a qualidade e o melhor preço para o objeto a ser contratado. Caberá à PROAP proceder quanto à autorização para abertura de processo licitatório, após os devidos trâmites internos previstos neste manual, expedindo edital que estará de acordo com a modalidade cabível, levando-se em consideração a faixa de preço da contratação. A especificação do objeto e o valor estimado da contratação são os requisitos que definirão a modalidade de licitação a ser adotada no procedimento, dentre as quais estão: Compras e Outros Serviços Carta Convite de R$ 8.000,00 a R$ ,00 Tomada de Preços de R$ ,00 a R$ ,00 Concorrência Pública acima de R$ ,00 Obras e Serviços de Engenharia Carta Convite de R$ ,00 a R$ ,00 Tomada de Preços de R$ ,00 a R$ ,00 Concorrência Pública acima de R$ ,00 Há ainda uma modalidade diversa, prevista em lei especial (Lei nº /02), denominada Pregão, geralmente utilizada para a aquisição de qualquer bem ou serviço comum, cuja especificação seja objetiva, não integrando bens específicos e obras, independente do valor. Caberá à PROAP a indicação e a presidência a nomeação de pregoeiro oficial.

8 2014 MANUAL DE COMPRAS CENTRO UNIVERSITÁRIO FUNDAÇÃO SANTO ANDRÉ PÁG. 8 ANEXO I SOLICITAÇÃO DE COMPRAS PEDIDO DE BENS E SERVIÇOS - PBS IDENTIFICAÇÃO Solicitante Setor/Unidade Data Centro de Custo Ramal DISCRIMINAÇÃO Quant. Unid. Descrição R$ Estimado Prioridade Regime de Compra JUSTIFICATIVA E OBSERVAÇÕES ANÁLISE E PARECER DO ORGÃO RESPONSÁVEL Setor/Unidade Data Assinatura Solicitante Autorização Efetivação Liberação PROAP COMPRAS PROAP

9 2014 MANUAL DE COMPRAS CENTRO UNIVERSITÁRIO FUNDAÇÃO SANTO ANDRÉ PÁG. 9 ANEXO II ORGANOGRAMA DE ENCAMINHAMENTO DAS SOLICITAÇÕES DE COMPRAS REITORIA VICE-REITORIA PROAP PROGRAD PROPPEX Assessoria de Gabinete Captação de Alunos Almoxarifado Biblioteca Central Central de Informações Colégio Gráfica Ambulatório Central de Laboratórios Pós-Graduação Protocolo Geral Concursos Arrecadação Diretoria da FAECO Secretaria da PROPPEX Assuntos Jurídicos Eventos Cobrança Diretoria da FAFIL Secretaria Geral Compras Diretoria da FAENG Comunicação Financeiro Secretaria da PROGRAD Ouvidoria Manutenção Patrimônio Recursos Humanos Serviço Social Secretaria da PROAP Telefonia

10 2014 MANUAL DE COMPRAS CENTRO UNIVERSITÁRIO FUNDAÇÃO SANTO ANDRÉ PÁG. 10 ANEXO III

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