Introdução ao Excel Liliana OPI 2
Índice 1. Introdução do Excel 4 1.1 Iniciação da folha de cálculo Excel 5 1.2 Estrutura geral de uma folha de cálculo 5 1.3 O Ambiente de trabalho da folha de cálculo 6,7 1.4 Barras de ferramentas padrão e de formatação 7 1.5 Personalização da folha de cálculo 8,9,10 2. Criação de uma folha 10,11 2.1 Criar livro novo 11,12 2.2 Abrir um livro existente 12 2.3 Guardar e fechar um livro 12,13 2.4 Inserir folha de cálculo 13 2.5 Mudar o nome da folha de cálculo 13 2.6 Mover uma folha de cálculo 13 2.7 Eliminar uma folha de cálculo 14 2.8 Selecção de células e intervalos 14 2.9 Introdução e Manipulação da Informação 14,15 3. Elaboração de uma folha de cálculo 15,16 3.1 As funções 16-20 3.2 Formatação de uma Folha 20-23 3.2.1 Formatação de células utilizando os limites 24 3.2.2 Aplicações de cores e Padrões a células 25,26 3.3 Criação de gráficos em folhas 26,27,28 2
4. Funções Avançadas 29-35 4.1 Trabalho com listas (Base de dados) 29 4.1.1 Criação de listas 29,30 4.1.2 Ordenação de listas 30 4.2 Trabalho com tabelas Dinâmicas 31 4.2.1 Análise de dados 31,32,33 4.2.2 Transformação de uma tabela dinâmica num gráfico 34 4.2.3 Integração de tabelas e gráficos 34,35 3
1. Introdução do Excel O Microsoft Excel é um programa de folha de cálculo que faz parte do pacote de programas do Microsoft Office. Uma folha de cálculo, como por exemplo o Excel, permite entre outras funcionalidades: Criar, abrir, fechar, e guardar ficheiros de cálculo em disco, disquete ou noutros suportes, para posterior utilização; Copiar, cortar, localizar e substituir dados; Configurar folhas, inserir cabeçalhos e rodapés e vê-las na sua globalidade, antes de as imprimir; Inserir células, linhas, colunas, folhas, símbolos, funções, nomes, comentários, imagens, diagramas, objectos e hiperligações; Formatar dados, linhas, colunas e folhas; Verificar a ortografia; Proteger livros e folhas; Ordenar, filmar, validar, e agrupar dados; Criar gráficos que facilitam a análise de dados; Inserir automaticamente campos com datas e horas etc.. 4
1.1 Iniciação da folha de cálculo Excel Um dos processos utilizado para iniciar o Excel é aceder ao botão INICIAR Todos os programas - Microsoft Excel. 1.2 Estrutura geral de uma folha de cálculo A folha de trabalho é constituída por células que estão organizadas em colunas nas linhas (Fig.1). As colunas são secções verticais, cujo nome é representado por uma letra que varia na sequência A a Z, AA a AZ, etc. As linhas são as secções horizontais, cujo nome é representado por um número que varia de 1 a 65 536. As células resultam da intersecção das colunas com as linhas e é possível identificar univocamente cada célula pela indicação do seu endereço ou referência. Na figura pode verificar-se a célula activa, isto é, a única célula onde se pode editar dados a célula A1(este endereço refere-se à coluna A e linha 1). Só está activa uma célula de cada vez, reconhecendo-se essa célula por estar rodeada de uma borda mais escura. Para identificar um intervalo de células, por exemplo o intervalo de B2 a B5, escreve-se B2:B5. Se se pretender identificar todas as células das colunas A,B e C e das 7 primeiras linhas, escreve-se A1:C7. Mas se se quiser apenas indicar as células C2 e C5, escreve-se C2;C5. Figura1: Folha de trabalho 5
1.3 O Ambiente de trabalho da folha de cálculo A informação disponível na folha do cálculo Excel. 2 3 1 6 4 5 10 8 11 7 9 13 14 15 1-Barra de Título 9- Título da coluna 2- Barra de menus 10- Painel de tarefas 3- Barra de ferramentas padrão 11- Células activas 4- Barra de ferramentas de formação 12- Título de linha 5- Ajuda 13- Barras de deslocação 6-Caixa de nome 14- Separadores de folhas 7- Barra de fórmulas 15-Barra de estado 8- Botão de selecção total 6
Na barra de título pode ver-se: a Microsoft Excel-Livro1. Quando se abre o Excel o nome que aparece por defeito é Livro1 A caixa de nomes: mostra a referência da célula activa ou nome atribuído ao intervalo de dados. A barra de fórmulas: permite introduzir e editar dados ou fórmulas nas células e gráficos. É a barra que mostra o conteúdo, valor de constante ou fórmula, da célula activa. Quando se abre um novo livro, os separadores de folhas contêm três folhas em branco. Conforme as necessidades, é possível inserir ou eliminar folhas. A barra de estado mostra alguma informação: A palavra Pronto significa que se pode começar a trabalhar; A palavra NUM significa que a tecla Num Lock está activo, o que quer dizer que se podem inserir números a partir do teclado numérico. 1.4 Barras de ferramentas padrão e de formatação O Excel é aberto com duas barras de ferramenta: a barra de ferramentas padrão e a barra de ferramentas de formação. A partir destas barras de ferramentas (padrão e de formação) é possível realizar as operações mais comuns do Excel. Para colocar a negrito uma dada palavra seleccionada, por exemplo, tanto podemos activar a opção Negrito da barra de ferramentas de formatação, como podemos seleccionar em simultâneo as teclas Ctrl + N. Figura1: Barra de ferramentas padrão Figura2: Barra de ferramentas formatação 7
1.5 Personalização da folha de cálculo Existem várias opções para personalizar uma folha de cálculo. A partir do menu FERRAMENTAS >> Personalizar, é possível escolher: As barras; Os comandos; As animações dos menus Figura3: Formatar Folha A partir do menu FORMATAR>> Folha, pode escolher-se: O fundo das folhas; A cor dos separadores das folhas; Etc. 8
Figura4: Formatar Folha A partir do menu FERRAMENTAS Opções, é possível seleccionar: Cores de grelha (no separador Ver); A localização predefinida dos ficheiros e o nome do utilizador (no separador Geral); Listas personalizadas, que permitem que, escrevendo apenas a primeira palavra de uma sequência, se consiga preencher um intervalo com as restantes palavras da sequência (preenchimento automático); Figura 5: Ferramentas opções lista personalizadas Critérios de segurança (no separador de Segurança) Ortografia e verificação de erros; 9
Opções de guarda, como, por exemplo, a localização para guardar recuperações ETC. As opções do Excel são uma área muito importante da aplicação, onde se podem proceder a muitas configurações, de acordo com o perfil do utilizador. 2. Criação de uma folha Um livro é um documento do Excel que possui uma ou mais folhas de trabalho que permite inserir, editar e executar cálculos com os dados das várias folhas. Permite também incluir folhas de gráficos. Podem criar-se livros do Excel para cada assunto ou tipo de informação a guardar. È possível usar ao mesmo tempo os dados de vários livros. Para se trabalhar com vários livros ao mesmo tempo, seleccionar JANELA DISPOR e escolher uma das formas de mostrar as janelas no ecrã; em vez de seleccionar, um a um, cada um dos livros na última secção do menu JANELA. Figura 6: Janela Dispor As folhas de cálculo são as folhas do livro, isto é, são os documentos usados no Excel para armazenar e trabalhar os dados. Como já foi referido, quando se abre o Excel, o livro contém três folhas em branco, denominadas Folha1, Folha 2, Folha 3. 10
Para se mudar de folha, Clicar no separador da folha ou pressionar Ctrl + Page Down ou Ctrl + Page Up. 2.1 Criar livro novo As opções para criar um novo livro são semelhantes às da aplicação Word. Pode utilizar-se uma das seguintes hipóteses: 1.Clicar no botão Novo da barra de ferramentas padrão. 2. Seleccionar FICHEIRO Novo e, de seguida, escolher um das hiperligações do Painel de tarefas. Figura 7: Painel de tarefas novo A hiperligação Livro em branco é equivalente a clicar no botão. No entanto, o painel de tarefas permite, abrir livros existentes ou criar livros a partir de modelos já existentes. 11
Figura 8: Modelos gerais 2.2 Abrir um livro existente Pode abrir-se um livro existente de várias formas: 1. Clicar no botão Abrir da barra de ferramentas padrão. 2. Seleccionar Ficheiro>> Abrir, ou pressionar Ctrl + A. Qualquer que tenha sido o caminho seguido, procurar a pasta onde livro se encontra a Clicar duas vezes no nome do livro. 3. Usar a hiperligação Abrir um livro do painel de tarefas Novo livro. 2.3 Guardar e fechar um livro Para guardar um documento, Clicar no botão Guardar ferramentas padrão ou escolher Ficheiro>> Guardar. da barra de Pode utilizar-se uma das seguintes maneiras para fechar um livro: 12
1. Clicar no botão Fechar janela. 2. Seleccionar FICHEIRO>> Fechar, ou pressionar Ctrl +F4. No entanto, se o documento possui alterações que ainda não foram guardadas, aparece uma caixa que permite guardar essas alterações. 2.4 Inserir folha de cálculo Para inserir novas folhas, seleccionar INSERIR>> Folha de cálculo. Em alternativa, activar o menu de atalho (botão direito do rato) relativo às folhas e escolher Inserir (com o botão esquerdo do rato). Figura 9: Menu de atalhos dos separadores das folhas 2.5 Mudar o nome da folha de cálculo Para mudar o nome de uma folha, pode escolher-se a opção Mudar o nome ou fazer duplo clique no separador e digitar o novo nome. 2.6 Mover uma folha de cálculo Para mover uma folha, pode seleccionar-se a opção Mover ou copiar ou Clicar no separador e arrastá-lo para o sítio pretendido. 13
2.7 Eliminar uma folha de cálculo Para eliminar uma folha, escolher EDITAR>> Eliminar folha, ou Eliminar do menu de atalhos do separador da folha. 2.8 Selecção de células e intervalos Para seleccionar Uma célula Um intervalo de células não adjacentes Um intervalo de células não adjacentes Uma coluna Uma linha Toda a folha Fazer Clicar na célula com o rato em forma de cruz branca ou premir as teclas de direcção. Clicar na primeira célula e, de seguida, manter pressionada a tecla Shift e clicar na última célula. Alternativamente, clicar na primeira célula e, mantendo o botão do rato premido, abrir um rectângulo (note-se que, apesar da primeira célula ficar incluída na selecção, não aparece colorida). Clicar na primeira célula, manter pressionada a tecla Ctrl e Clicar nas outras células Clicar na letra do título respectivo. Clicar no número do título respectivo. Clicar no rectângulo situado á esquerda da coluna A e acima da linha 1. 2.9 Introdução e Manipulação da Informação O Excel facilita a inserção de dados através do preenchimento automático, ou adivinhando o tipo de dados que está a ser inserido e aplicando-lhe a informação apropriada. Para digitar informação, deverá activar-se a célula com um clique do rato. A célula activa apresenta uma caixa de limite as letras da linha e da coluna correspondentes realçadas. Quando se inserem valores constantes ou texto, o conteúdo da célula e da barra de fórmulas é na maioria dos casos, igual. Quando se inserem fórmulas, a barra de fórmulas mostra a fórmula, enquanto a célula mostra o resultado da fórmula. 14
Para terminar a edição da informação, escolher uma das seguintes Opções: 1. Pressionar Enter. 2. Pressionar o botão Inserir na barra de fórmulas. (Fig 10) 3. Se apenas se escreverem valores constantes, pode seleccionar-se uma tecla de direcção ou Clicar noutra célula. Figura 10: Barra de Fórmulas Por defeito, no Excel, o texto digitado fica alinhado à esquerda e os números ficam alinhados à direita. Para inserir uma data, deverá digitar-se os números separados por/ ou. Exemplo: Quando se digita 4/9, o Excel formata a célula com 04 Set. Para inserir uma hora, digitar os números separados por (dois pontos) : Exemplo: 3:4 será convertido em 3: 04 3. Elaboração de uma folha de cálculo Uma fórmula é uma expressão que pode combinar funções, números, operadores aritméticos ou comparativos, nomes de campos ou intervalos de células. Uma fórmula começa sempre com o sinal = (igual). Figura 11: Exemplo de uma fórmula usando a função soma As células mostram apenas o resultado da fórmula (a fórmula aparecer na barra de fórmulas). Para ver fórmula, clicar duas vezes na célula ou clicar uma vez e observar a barra de fórmulas. 15
Há operadores aritméticos e operadores lógicos: Operadores aritméticos Operadores Lógicos + Adição = Igual - Subtracção < Menor * Multiplicação > Maior / Divisão > = Maior ou igual ^ Exponenciação <= Menor ou igual % Percentagem < > Diferente Por vezes ocorrem mensagens de erro. Mensagem ###### #N/D #Nome? #NULO! #NUM! #REF! # VALOR Descrição O resultado não cabe na largura da célula ou foi usado um valor de data ou hora negativa. O valor pretendido não está disponível para uma função ou fórmula. O Excel não conhece o texto ou nome da função. Ocorreu uma intersecção vazia entre duas áreas. Foi usado um número incorrectamente. A célula referida não é válida. Tipo de argumento (valor que a função usa) ou operando (valor entre operadores) errado. # DIV/0 Ocorreu uma divisão de um por zero. 3.1 As funções Pode inserir-se uma função numa célula de várias maneiras: 1. Inserir>> Função 2. Seleccionar uma das opções do botão Soma Automática da barra de ferramentas padrão. 16
Figura 12: Botão soma Automática 3. Escolher a opção da barra de fórmulas. O Excel abre a caixa Inserir função (Fig.13) onde se pode procurar uma função, escolher uma função de uma categoria e ver a descrição da função escolhida. Figura 13: Inserir função 4.Também se pode fazer a digitação directa da fórmula na respectiva célula. 17
Exemplos de funções Contar (valor1; valor2; ) conta o número de células que contem números e os números contidos numa lista de argumentos. Figura 14: Função Contar Contar. Val (valor1;valor 2; ) conta o número de células não em branco e os valores contidos numa lista de argumentos. Figura 15: Função Contar. Val. Contar.se (intervalo; critérios) conta o número de células de um intervalo que respeitam uma dada condição. Figura 16: Função Contar. Se 18
A função acima conta o número de notas inferires a 10 no intervalo de células B3:C5. Máximo (núm1;núm2; ) devolve o valor máximo de uma lista de argumentos. Ignora os valores lógicos e texto. Figura 17: Função Máximo MÉDIA (num1; núm2; ) devolve a média aritmética dos argumentos, que podem ser números ou nomes, matrizes ou referências que contêm números. Figura 18: Função Média SE (valor_ lógico1;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso) devolve um valor se a condição específica equivale a Verdadeiro e outro valor se equivaler a falso. 19
Figura 19: Função SE E (valor_ lógico1; valor_ lógico2; ) Devolve Verdadeiro se todos os argumentos forem verdadeiros; devolve falso se algum argumento for falso. Figura 20: Função E 3.2 Formatação de uma Folha À semelhança de outros programas da Microsoft, como o Word, é possível formatar textos e números no Excel, utilizando a barra de formatação. Entre vários comandos salientam-se os seguintes, de grande utilidade: Unir e centrar para juntar várias células e centrar o conteúdo da célula da esquerda. Ao pressionar novamente este botão, as células voltam a separar-se 20
Moeda aplica o formato de moeda, de acordo com as definições regionais do Painel de controlo do Windows. Por exemplo, quando se digita 200 aparece 200,00 (o mesmo se passa activando o comando Euro ) Estilo de percentagem ao formatar um intervalo de células com estilo de percentagem, quando se inserir valores nesse intervalo eles aparecem com o formato de percentagem. Por exemplo, quando se digita 8 aparece 8 %. Separador de milhares coloca um ponto entre cada grupo de três números e acrescenta dois zeros após a casa decimal, caso o valor seja inteiro. Por exemplo: quando se digita 10000 aparece 10.000,00. Limites permite escolher um dos limites a aplicar ás células. Figura 21: Limites de células A partir de formatar>> Células podem escolher-se também, outras opções de formatação de texto no separador Tipo de letra. Figura 22: Formatar Células Tipo de letra 21
Há várias opções de alinhamento do texto nas células (separador «Alinhamento». O texto pode ser orientado na vertical, na horizontal ou na diagonal. Figura 23: Orientação de texto Também é possível unir células, seleccionando Unir células também no separador «Alinhamento». Pode também moldar-se o texto à largura ou altura da célula. Figura 24: Formatar células alimento Unir células Para aplicar formatos aos números, escolher o separador «Número» na lista «categorias», escolher o formato pretendido ou criar um novo, usando a categoria «Personalizado». 22
Figura 25: Formatar células - Número O valor decimal 0.25, por exemplo, pode ser formatado com fracção 1 /4. Figura 26: Formatar células Número Fracção 23
3.2.1 Formatação de células utilizando os limites Para aplicar limites, seleccionar FORMATAR Células e no separador limite escolher Contornos, Interior ou outro limite personalizado. Figura 27: Formatar células Limites 3.2.2 Aplicações de cores e Padrões a células Para aplicar cores de preenchimento e padrões, seleccionar o intervalo de células e seleccionar FORMATAR Células Padrões. Figura 28: Formatar células Padrões 24
A aplicação de cores e padrões pode conduzir a tabelas mais apelativas. Para impressões a preto e branco, pode ser interessante usar linhas alternadamente a fundo cinzentas e branco, para facilitar a leitura da informação numa dada linha. Não convém, contudo, abusar da diversidade de cores e padrões. Tal excesso de cores e padrões conduz as tabelas sobrecarregadas e a um design pesado, que não é interessante. Figura 29: Aplicações de cores e padrões a uma tabela Há tabelas predefinidas no Excel que podem ser escolhidas e adaptadas a qualquer formato. Figura 30: Formatar Formatação automática 25
3.3 Criação de gráficos em folhas Um gráfico permite visualizar e comparar dados, muitas vezes de forma mais mediata do que uma tabela. Os gráficos são usados com vantagem em relatórios, apresentações (PowerPoint), monografia, marketing, simulações científicas, etc. Para criar um gráfico, deve proceder-se do seguinte modo: Seleccionar o intervalo de dados; Clicar no botão Assistente de gráficos na barra de ferramentas padrão (ou alternativamente aceder ao menu Inserir >> Gráfico); Escolher o tipo e o subtipo de gráfico e pressionar Seguinte; Figura 31: Criação de Gráficos passo 1 Escolher ou confirmar o intervalo dos dados e pressionar Seguinte; Figura 32: Criação de Gráficos passo 2 26
Preencher as opções do gráfico e pressionar Seguinte; Figura 33: Criação de Gráficos passo 3 Escolher onde colocar o gráfico numa nova folha ou na folha onde estamos a trabalhar e pressionar Concluir. Figura 34: Criação de Gráficos passo 4 3.3.1. Personalização de um gráfico Depois de se ter criado um gráfico, podem modificar-se todos os seus componentes, recorrendo à barra de ferramentas Gráfico (Fig. 35), ou usando o menu de atalho que surge clicando no botão direito do rato sob a área do gráfico (Fig. 36). Figura 35: Barra de ferramentas gráfico 27
Figura 36: Menu de atalho de um gráfico Gráficos diferentes, usando os mesmos dados, podem ser facilmente criados a partir de «tipo de gráficos». Por exemplo, com um simples clique se transforma um gráfico de barras numa representação equivalente, tipo «queijo» (Fig. 37). Figura 37: Um gráfico de barras facilmente se transforma em gráfico tipo «queijo» 28
4. Funções Avançadas 4.1 Trabalho com listas (Base de dados) 4.1.1Criação de listas Uma lista é um conjunto de dados que apresentam características comuns. Quando se cria uma lista no Excel deve ter-se em conta que: Só se deve usar uma lista por folha; Uma coluna deve conter apenas dados do mesmo tipo; Deve criar-se um cabeçalho acima ou abaixo da lista e usar formatação diferente para esse cabeçalho; Todos os dados devem estar visíveis; Devem aplicar-se limites; É de evitar a existência de colunas ou linhas vazias. 4.1.2 Ordenação de listas Figura 38: Lista desordenada Para ordenar a lista da figura acima é possível, depois de a seleccionar, escolher uma das seguintes opções: 1. Pressionar os botões Ascendente ou descendente da barra de ferramentas padrão 2. Escolher DADOS Ordenar e definir as colunas de ordenação. 29
Se se escolher ordenar pelo campo «Existência», por exemplo, a lista resultante é a seguinte: Figura 39: Lista ordenada Para se obter apenas as obras que se podem encontrar em Portugal, pode aplicar-se um filtro à lista, seleccionando DADOS>> Filtro >> Filtro Automático e escolhendo a opção pretendida do menu pendente. Figura 40: Filtro automático 30
4.2.Trabalho com tabelas Dinâmicas 4.2.1 Análise de dados As tabelas dinâmicas permitem analisar grandes quantidades de dados, resumindo-os e agrupando-os. Após a criação de uma tabela é possível reorganizar os dados e criar outras tabelas, obtendo-se rapidamente outros resumos de análise. Supor que se pretende analisar os gastos totais e médios de três telemóveis. Figura 41: Tabela com os gastos semanais de três Telemóveis Para criar uma tabela dinâmica, seleccionar DADOS >> Relatórios de tabelas e de gráficos dinâmicos. O assistente de tabelas e gráficos dinâmicos (Fig. 42) permite escolher a lista ou base de dados, o intervalo de dados (Fig. 43) e o sítio onde se pretende colocar a tabela dinâmica (Fig. 44) 31
Figura 42: Assistente de tabelas dinâmico _ passo 1 Figura 43: Assistente de tabelas dinâmico _ passo 2 Figura 44: Assistente de tabelas dinâmico _ passo 3 32
O botão Esquema permite construir a tabela por arrastamento dos campos e dados para o diagrama, antes de concluir o Assistente (Fig. 45). Figura 45: Esquema de uma tabela dinâmica. Na tabela final obtém-se o resumo de gastos totais mensais em telemóveis (Fig. 46).. Figura 46: Tabela dinâmica de gastos totais mensais Para se obter uma tabela com a média dos gastos mensais da TMN, por exemplo, pode abrir-se o menu de atalho (com botão direito do rato) sobre a tabela e escolher Definições de campos. De seguida, escolher a função Média na caixa «Resumir». O resultado pode ser visto na imagem seguinte (média mensal a cor vermelha). 33
Figura 47: Cálculo da média na tabela dinâmica 4.2.2 Transformação de uma tabela dinâmica num gráfico Após a criação de tabela dinâmica é possível criar um gráfico dinâmico criar com o botão direito do rato sobre a tabela e seleccionar a opção Gráficos dinâmicos. 4.2.3 Integração de tabelas e gráficos Para inserir uma folha de cálculo no processador de texto pode seleccionar-se o intervalo, escolher EDITAR >> Copiar, abrir o processador de texto e seleccionar EDITAR >> Colar. A inserção de um gráfico processa-se de forma equivalente. Figura 48: Documento do Word com tabelas e gráficos do Excel 34
Para actualizar dinamicamente os dados do Excel no documento do Word, seleccionar EDITAR >> Colar especial >> Colar ligação. Neste caso, ao alterar dados no Excel, eles também são actualizados no Word (se ambos os ficheiros, xls e doc, estiverem no mesmo computador). 35