FORMAÇÃO DE MICROSOFT EXCEL 2010

Transcrição

1 FORMAÇÃO DE MICROSOFT EXCEL 2010 Mário de Almeida Pedro, M. Sc. Novembro 2013

2 Bemvindo

3 Identificação da UFCD UFCD nº 0756 Folha de Cálculo, com a duração de 50 horas Microsoft Excel 2010

4 Objectivos: No final deste módulo o formando deverá ser capaz de: - Perceber as vantagens da utilização do Excel - Elaborar e editar folhas de cálculo - Aplicar diversos tipos de fórmulas - Aplicar diversas categorias de funções

5 Operações com Folhas de Calculo - 2

6 Introdução de Dados Tipos de Dados

7 Introdução de Dados Numéricos Valores numéricos exibidos pelas células, que podem ser introduzidos directamente pelo utilizador ou gerados automaticamente, através de fórmulas.

8 Introdução de Dados Texto Valores não numéricos 2013 ou que, sendo numéricos, são formatados ICSF para que o Excel os trate como sendo of apenas texto. Regra geral, tudo o que o Excel não reconheça e trate como dados numéricos é assumido como texto.property

9 Introdução de Dados Datas e horas Dados numéricos ou alfanuméricos (conjugação de algarismos e letras) que são reconhecidos pelo Excel como data e/ou hora e que podem ate ser formatados de forma a serem automaticamente actualizados de acordo com a data real.

10 Introdução de Dados Fórmulas As fórmulas são o aspecto mais importante do Excel, pois é através delas que realizamos cálculos.

11 Introdução de Dados Introduzir dados numa célula é simples: seleccione a célula pretendida com o rato ou teclado e tecle os valores pretendidos. Uma vez introduzido o valor pretendido, basta mudar o cursor para outro local, clicando noutra célula ou saltar de célula usando as teclas direccionais do seu teclado.

12 Introdução de Dados Os valores introduzidos na célula surgem também na Barra de fórmulas e vice-versa, o que permite introduzir os valores a partir de qualquer destes pontos.

13 Introdução de Dados num Conjunto de Células Pode também repetir a introdução de dados num conjunto mais alargado de células, sem ter de repetir célula a célula. Para isso basta seleccionar as células pretendidas, introduzir o valor numa delas e concluir pressionando em Ctrl+Enter.

14 Introdução de Dados num Conjunto de Células Comece por seleccionar as células com o rato, tendo em atenção que a célula onde o valor irá ser introduzido é a que fica no canto superior esquerdo da selecção.

15 Introdução de Dados num Conjunto de Células Sem clicar em mais lado nenhum (casos contrário a selecção deixa de estar activa) introduza os valores numéricos pretendidos.

16 Introdução de Dados num Conjunto de Células Uma vez introduzidos os valores, carregue simultaneamente nas teclas Ctrl+Enter.

17 Introdução de Séries de Dados Dados Repetidos Pode querer introduzir os mesmos dados em mais do que uma célula contígua à célula de partida isto é, células que se estendem para cima, para baixo ou para cada um dos lados da célula seleccionada O Excel facilita esta tarefa, evitando ter de repetir a introdução dos dados.

18 Introdução de Séries de Dados Dados Repetidos Introduza o valor pretendido numa célula à sua escolha.

19 Introdução de Séries de Dados Dados Repetidos Posicione o cursor no canto inferior direito da célula, de modo a que o cursor se transforme numa cruz. + Arraste o cursor para os lados, para cima ou para baixo de forma preencher as células com o mesmo valor.

20 Introdução de Séries de Dados Dados Repetidos Nota como surge um filete cinzento em torno das células afectadas pela sua selecção ou mesmo tempo que uma pequena caixa indica qual o valor que vai ser introduzido. +

21 Introdução de Séries de Dados Sequencias Numéricas O método descrito anteriormente pode ser usado para preencher sequências. Neste caso, basta usar duas células de origem, de forma a determinar qual o intervalo numérico entre as duas células e aplicar essa sequência.

22 Introdução de Séries de Dados Sequencias Numéricas Introduza dados com a sequência pretendida em duas células contíguas (neste caso, 12 e 13). Clique no canto inferior direito do limite das células seleccionadas e arraste até à posição pretendida. +

23 Introdução de Séries de Dados Sequencias Numéricas Note como a pequena caixa indica automaticamente o valor que vai ser preenchido à medida que movimenta o cursor (20 neste caso, visto que arrastou 8 células para um valor de origem de 12). +

24 Introdução de Séries de Dados Sequencias Numéricas Pode fazer variar o intervalo numérico entre as duas primeiras células, deforma a que a sequência a criar reflicta esses valores. Por exemplo a sequencia a criar será de dois em dois a partir do 12. +

25 Introdução de Séries de Dados Sequencias Numéricas Note como a caixa indica que o valor final a introduzir será de 28, em resultado de um arrastamento de 8 células numa sequência de dois em dois. +

26 Introdução de Séries de Dados Sequencias Datas Podemos criar sequências de preenchimento automático também para outro tipo de dados, como é o caso de datas.

27 Introdução de Séries de Dados Sequencias Datas Comece por introduzir uma data qualquer ( , neste exemplo) + As regras descritas para dados normais valem aqui. Contudo, uma das vantagens é que pode alterar o valor do dia (10, 11 ), do mês (12) ou do ano (2000), e o Excel irá fazer variar apenas esse valor na sequência.

28 Introdução de Séries de Dados Sequencias Datas No caso de uma variação do dia ou do mês, esta irá automaticamente alterar também o mês ou o ano, caso necessário. Vejamos: Nota que aparece um pequeno rectângulo com o símbolo de menu e com um pequeno mais, junto com uma seta para baixo.

29 Introdução de Séries de Dados Sequencias Datas Houve uma variação do mês que foi obrigar a uma mudança de ano Variação do mês em que o dia permanece igual.

30 Edição de Dados numa Célula Depois de introduzir dados numa célula, pode ter a necessidade de os alterar. Para simplesmente limpar os dados e introduzilos de novo, basta seleccionar a célula com o cursor do rato e sobrepor os dados, introduzindo-os como se a célula se encontrasse vazia.

31 Edição de Dados numa Célula Carregar na Barra de espaços, na tecla Backspace ou na tecla Delete tem o mesmo efeito. Antes de introduzir o novo valor, pode carregar na tecla Esc para voltar ao valor anterior.

32 Edição de Dados numa Célula De qualquer forma, possível usar os comandos Anular/Refazer para voltar ao ponto de partida.

33 Edição de Dados numa Célula Se o que pretende é apenas alterar um valor já introduzido, mas em apagar o que lá se encontra, deverá clicar duas vezes sobre a célula que quer alterar ou, em alternativa, pressionar a tecla F2 depois de seleccionada a célula.

34 Formatação de Células - Dimensões Uma vez introduzidos novos valores nas células, estes poderão não caber no espaço predefinido. Nas versões do Excel anteriores à de 2007, e quando se tratava de um valor numérico, o facto era indicado através da exibição de sinais de cardinal #.

35 Formatação de Células - Dimensões No Excel 2007 isto só acontece quando forçamos uma formatação muito estreita de uma coluna, afectando assim a célula correspondente.

36 Formatação de Células - Dimensões Ao contrário, o Excel altera automaticamente a largura da coluna, de forma a poder exibir correctamente os valores.

37 Formatação de Células - Dimensões Pode alterar manualmente a largura de uma coluna ou a altura de uma linha simplesmente com o rato. (1)Posicione o rato entre colunas até surgir o símbolo: (2) Clique e arraste até à largura pretendida; (3) Largue o botão do rato

38 Formatação de Células - Dimensões O mesmo processo pode ser feito para as linhas. Neste caso, ao posicionar o cursor na base da linha 6, estamos a mudar a medida de altura dessa linha. Clique na linha que separa as duas linhas de Excel e desloque o rato para cima ou para baixo até obter o tamanho desejado.

39 Formatação de Células - Dimensões Se quiser, pode fazer os mesmos ajustes mas introduzindo valores numéricos exactos. Nas colunas: Nas Linhas:

40 Formatação de Células - Cores e Limites Para dar ênfase a determinados valores numa folha de cálculo, poderá ser interessante formatar células ou conjuntos de células. A forma mais simples de realizar isto é recorrer ao grupo de comandos Tipo de Letra do friso Base.

41 Formatação de Células - Cores e Limites A atribuição de formatos é sempre feita após a selecção de células ou de grupo de células a formatar. Pode fazer várias formatações básicas de forma rápida apenas com o rato. Pode atribuir limites a grupos de células

42 Formatação de Células - Cores e Limites ou colorir algumas células para dar melhor aspecto aos seus documentos

43 Formatação de Células - Dados Um tipo de formatação de células muito importante é o que determina qual o tipo de dados a exibir. Isto permite, por exemplo, formatar determinadas células (ou colunas, ou linhas) para que os resultados exibidos sejam automaticamente assumidos numa determinada divisa, como é o caso do Euro.

44 Formatação de Células - Dados A formatação do conteúdo das células é feita, como sempre, depois de seleccionar as células respectivas. Pode seleccionar células individuais, grupos de células, linhas e colunas ou até toda a folha.

45 Formatação de Células - Dados Aceda ao comando Formatar células a partir do menu de contexto com o botão direito do rato ou através do comando respectivo no friso Base.

46 Formatação de Células - Dados Vai dar

47 Formatação de Células - Dados A caixa de diálogo referente à formatação das células dá-nos imensas possibilidades de definição do conteúdo. A predefinição do formato do conteúdo das células é Geral algarismos sem qualquer formatação numérica em especial

48 Formatação de Células - Dados Há vantagens em escolher a formatação Número, pois aqui temos a possibilidade de definir o número de casas decimais, a forma de apresentação de números negativos e até a separação dos milhares, para facilitar a leitura.

49 Formatação de Células - Dados Aumentar ou diminuir o número de casas decimais (máximo de 30 casas decimais). Utilizar o separador de milhares (.)

50 Formatação de Células - Dados Interessantes, são também as opções Moeda e Contabilidade, pois podem ser usadas para formatar os resultados com símbolos de determinada divisa o Euro, mas também qualquer outra que pretenda.

51 Formatação de Células - Dados Pode também atribuir formatos rapidamente a partir do grupo de ícones Número no friso Base do Excel

52 Formatação de Células - Dados Neste exemplo, escolhemos formatar uma célula com atributo Moeda. Notem como a célula C9 passou a exibir o símbolo do Euro e, ao mesmo tempo, a apresenta o resultado com separação de milhares.

53 Formatação de Células - Dados Dica: Qualquer célula, mesmo que tenha introduzido um número ou uma data pode ser formatado como texto. Pode formatar o conteúdo da célula como texto recorrendo ao método anteriormente descrito, mas pode também, simplesmente, anteceder qualquer valor com o apóstrofo o sinal que está por baixo do símbolo? no seu teclado.

54 Cálculos

55 Cálculos Fazer contas Depois de introduzidos os valores necessários na folha de cálculo, podemos realizar todo o tipo de cálculos através de operadores aritméticos (soma, subtracção, multiplicação, divisão ) e, sobretudo, de fórmulas.

56 Cálculos Fórmulas com operadores básicos Para indicarmos que determinada célula vai servir para realizar um cálculo, devemos sempre por começar por introduzir o sinal de igual =.

57 Cálculos Por exemplo, ao introduzir =D5+D6, está efectivamente a somar os valores das células D5 e D6; quando alterar os valores nalgumas destas células, o resultado altera-se automaticamente. Pode introduzir o nome das células pretendido manualmente, através do teclado, ou clicando nelas com o rato. Note como o Excel indica através de cores diferentes, quais as células seleccionadas

58 Cálculos Depois de terminar a introdução da operação, basta pressionar Enter para terminar. Nesse momento, o resultado do cálculo será imediatamente exibido.

59 Cálculos Também é possível realizar operações com células que contenham já fórmulas. Por exemplo, neste caso vamos somar os resultados de dois anos, expressos nas células C9 e D9, nas quais contêm já operadores aritméticos para obter a soma das células imediatamente acima.

60 Cálculos

61 Cálculos Dica: Pode criar fórmulas com operações mais complexas, como, por exemplo =(D5-D6)*10 um exemplo que significa que haverá uma subtracção entre os valores das células D5 e D6, seguido de uma multiplicação do resultado por 10. Notem que os símbolos para a soma (+) e subtracção (-) são evidentes, já os símbolos para a multiplicação (*) e divisão (/) são menos óbvios. Lembrem-se que o sinal de : (dois pontos) não serve para indicar divisão!

62 Cálculos - Formulas com Funções Além dos operadores aritméticos simples, o Excel suporta fórmulas mais avançadas através de funções. O Excel possui centenas de funções, mas iremos apenas usar uma como exemplo, a função SOMA (se está habituado a usar o Excel em inglês, lembre-se que todos os nomes das funções foram também trocados para português por exemplo, a função SUM passa a SOMA em português).

63 Cálculos - Formulas com Funções A função SOMA permite somar o conteúdo de duas ou mais células e é especialmente útil para séries de células.