Folhas de Cálculo Utilização do Microsoft Excel

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1 Folhas de Cálculo Utilização do Microsoft Excel Apontamentos baseados em: Folhas de Cálculo Utilização do Microsoft Excel, António Tavares, 2001 Livro = Ficheiro 1 Estrutura da Apresentação Alguns Conceitos Fundamentais A origem das Folhas de Cálculo Estrutura geral de uma Folha de Cálculo Células Fórmulas Identificação de células em fórmulas Os tipos de referências de células Funções pré-definidas 2

2 A origem das Folhas de Cálculo Electrónicas Ideia de um estudante da Universidade de Harvard durante a realização de análises financeiras para empresas e projectos de negócios Problema: Estudos feitos em folhas de papel divididas em linhas e colunas, envolvendo numerosos cálculos, com elevado número de interdependências. A introdução de um novo dado ou a alteração de uma variável implicava uma uma nova e longa série de cálculos Solução: Criação de um programa para computadores pessoais, que permitia resolver electronicamente as operações associadas às folhas de estudos financeiro : VisiCalc - primeira Folha de Cálculo Electrónica (Electronic Spreedsheet) 3 Estrutura geral de uma Folha de Cálculo Folha de Cálculo Electrónica: Programa que fornece uma área ou Folha de Trabalho (Worksheet), cuja configuração genérica é a de uma enorme tabela ou folha quadriculada, constituída por linhas, colunas e células. Coluna Linha Células unidades elementares das Folhas de Cálculo 4 Células => são os espaços onde se introduzem os dados com que se trabalha na F.C.

3 Internamente, o programa de F.C. tem a capacidade de: - armazenar os dados que são introduzidos nas células - efectuar cálculos automaticamente => nos cálculos, podem ser estabelecidas relações entre diferentes células (dados) Característica Fundamental das F.C.: numerosos cálculos, com elevado número de interdependências 5 1. Células - onde estão os dados contém pode conter pode conter Os Tipos de dados que as células podem conter, são: Formatos: Texto (ex: alinhamento); Apresentação (ex: contornos e sombreados);... Numéricos (%, datas,...) - forma como os valores numéricos são apresentados; Anotações: Texto associado a uma célula - anotação 6 Valores: Constantes: Numéricas; Datas e Horas; Texto;... Fórmulas: uma fórmula é constituída por operadores, constantes, variáveis e funções e retorna um valor Constituem a componente de cálculo da F.C. Todos os cálculos da F.C. são executados pelas fórmulas especificadas.

4 1.1. Tipos de Valores Conteúdo (valores) versus Aparência (formatos) Três formas de ver a mesma Folha de Cálculo Os formatos não são considerados para efeito de cálculos 8

5 2. Fórmulas Uma Fórmula é uma sequência de: valores, operadores, referências a células e funções pré-definidas. Esta sequência está contida numa célula e produz um valor Construção de Fórmulas: 1. Uma fórmula é sempre iniciada pelo caracter = 2. Dispomos de um conjunto de operadores e respectivas regras de prioridade 3. Podemos utilizar valores constantes dos tipos: Texto; Numérico; Data; Hora; Lógico 4. Utilizamos REFERÊNCIAS ou NOMES de células 5. Utilizamos Funções pré-definidas interdependências entre os dados Exemplos de Fórmulas Outros Exemplos: =1000 =(A3+A4)*(45-$B$2) =SOMA(A2:C7) =54+(A2/6)-SOMA(A2:C7) 10

6 2.2. Os elementos de uma Fórmula Interdependência entre os dados Na construção de uma fórmula, podemos utilizar valores contidos em células. Essas células são identificadas (referenciadas) numa fórmula através das suas referências referências => são as variáveis das fórmulas 12 Referencia directamente Referenciada directamente em Referenciada indirectamente em

7 Uma célula é referenciada pelas suas coordenadas ou Endereço Endereço = LetraNúmero = ColunaLinha exemplos: A1 AA100 célula alterada A alteração do conteúdo de uma célula implica automaticamente o cálculo de todas as fórmulas que referenciam essa célula, i.e., fórmulas que utilizam o seu endereço 13 Todos os cálculos que dependem directa ou indirectamente da célula alterada Intervalo de células = conjunto de células contíguas que formam uma matriz Endereço = Eccse:Eccid exemplos: E2:E7 A1:AB1 em que: Eccse = Endereço da célula no canto superior esquerdo Eccid = Endereço da célula no canto inferior direito 14

8 2.4. Os operadores disponíveis para a construção de fórmulas 15 16

9 17 18

10 2.5. A execução do Cálculo das Fórmulas 19 Exemplos de cálculo de fórmulas: 20

11 2.6. Os valores de Erro - resultado de fórmula mal construída A identificação de Células em Fórmulas Qual Qual o tratamento a dar dar à identificação de de células, quando: 1- O conteúdo (fórmula) de uma célula é copiado cálculos repetitivos 2- A estrutura da folha é alterado introdução/remoção de linhas/colunas/células 22

12 3.1. Alteração da estrutura da F.C. Exemplo: Remoção de Linha Linha a remover Automático 23 Exemplo: Inserção de Coluna Automático Coluna Inserida 24

13 3.2. Cálculos repetitivos => Copiar células É um dos aspectos que mais influencia a forma de trabalhar com uma F.C. Exemplo1: 25 Copiar o conteúdo da célula, para as células... 26

14 Exemplo2: 27 Fórmulas com resultados incorrectos Problema 28

15 4. Os Tipos de Referências de células Problemas surgidos na na identificação de de células, quando: 1-1-O conteúdo (fórmula) de de uma uma célula célula é copiado 2-2-A estrutura da da folha folha de de cálculo cálculo é alterada Resolução Os Os Tipos Tipos de de Referências de de Células determinam a forma forma como como os os endereços de de células células são são manipulados automaticamente num numprocesso de de cópia cópia ou ou de dealteração da da estrutura da da F.C. F.C. Os Os Tipos de de Referências de de células Referências RELATIVAS Referências ABSOLUTAS 29 Referências MISTAS 4.1. Referência RELATIVA Identifica a posição da célula em relação à célula que contém a fórmula Notação: ColunaLinha célula copiada O novo endereço é resultante de um deslocamento relativo coluna A + 1 coluna = coluna B linha linhas = linha 3 coluna A - 1 coluna = coluna não existente linha linhas = linha 4 30

16 4.2. Referências ABSOLUTAS Identifica a posição da célula em relação a um referencial fixo, a Folha de Trabalho Notação: $Coluna$Linha célula copiada Funciona como um endereço constante Referências MISTAS mistura de referências relativas e absolutas É possível fixar apenas uma das direcções: Absoluta Vertical - fixa linha Absoluta Horizontal - fixa coluna célula copiada Notação: $ColunaLinha ou Coluna$Linha o caracter $ assinala o elemento/direcção a fixar célula copiada Erro : Referência Circular 32

17 5. Funções pré-definidas Uma função é uma fórmula pré-definida ou incorporada na F.C. Para poder ser utilizada numa fórmula é necessário respeitar a sua Sintaxe - especificação textual que define a forma como a função deve ser utilizada, Normalmente: indicando nomeadamente o conjunto de parâmetros (tipo e ordem) que a função aceita. NomeDaFunção(parametro1;...;parâmetroN) Reutilização ==> Uma função é utilizada como se tratasse de uma caixa negra, onde introduzimos valores (parâmetros) e obtemos um resultado, sem necessitarmos de saber como esse resultado foi obtido 33 (em A1) =100,3 (em A2) =200,302 (em A3) =30000 (em B1) =1000 Exemplos de utilização de funções na construção de fórmulas: (em B2) =ARRED(SOMA(A1:B3);0) (em B3) =ARRED(SOMA(A1:A3)+B1;1) 34 (em C2) =(45+ARRED(A1+A3;1))*3 (em C3) =ARRED((A1+B1)/A3;2)

18 O Ambiente de Trabalho Janela da Aplicação Janelas de Livros Manipulação das Folhas de um Livro Operações com ficheiros / livros 35 Janela da Aplicação 36

19 Operações sobre Barras de Ferramentas: => tal como no WORD 1. Mostrar/Ocultar 2. Personalizar 3. Acrescentar/Remover Botões 4. Criar Barras de Ferramentas Endereço da célula activa 37 célula activa Janelas de Livros 38

20 Livro = conjunto de folhas de trabalho Livro Livro = Ficheiro 39 Operações sobre Janelas de Livros 1. Manipulação da Janela - mover, redimensionar 2. Trabalhar com mais do que um livro aberto 3. Outras operações sobre Janelas de Livros Nova Janela Dispor Ocultar Dividir Fixar Painéis 40

21 Manipulação das folhas de um Livro 1. Selecção de Folhas Folha Activa Seleccionar folhas contíguas / não contíguas Seleccionar todas as folhas 2. Alterar o nome de folhas 3. Acrescentar Folhas a um livro 4. Remover Folhas de um livro 5. Ocultar / Mostrar folhas 6. Mover e Copiar folhas dentro do mesmo livro entre livros diferentes 41 Operações com Ficheiros/Livros Livro Livro = Ficheiro com com extensão xls xls 1. Criar um Livro Novo 2. Abrir um Livro existente 3. Guardar um Livro 4. Fechar um Livro 5. Trabalhar com vários livros abertos 6. Guardar área de trabalho 7. Definir Propriedades do Livro 42 Guardar área de trabalho - Guarda uma lista dos livros abertos, dos respectivos tamanhos e das respectivas posições no ecrã, num ficheiro da área de trabalho (extensão xlw)

22 Edição de Folhas de Cálculo Movimentação na Folha de Cálculo Selecção de células na Folha de Cálculo Edição de células - alterar o conteúdo de células introdução de dados em células alteração de dados em células eliminar o conteúdo de células Alterar o conteúdo da folha de cálculo inserir/eliminar células inserir/eliminar linhas inserir/eliminar colunas Anular/Repetir operações de edição 43 Movimentação na Folha de Cálculo 1. Utilizando o Rato Objectivo: alterar alterar célula célula activa activa 2. Utilizando o Teclado cursores - desloca uma célula para cima/baixo/esquerda/direita PgUp e PgDown - desloca um écran para cima/baixo End + cursor - desloca até próxima célula na direcção especificada Home - desloca para a coluna A da linha actual Ctrl + Home - desloca para a célula A1 Enter - move uma célula para baixo 3. Utilizando a caixa de Nomes na caixa de nomes, introduzir o endereço da célula para onde se quer a deslocação 44

23 Selecção de intervalos de Células 1. Utilizando o Rato - arrastar 2. Utilizando o Teclado - SHIFT + Cursores 3. Selecção múltipla contínua - SHIFT + seleccionar 4. Selecção múltipla descontínua - CTRL + seleccionar 5. Seleccionar Linhas / Colunas 45 Edição de Células Introduzir dados numa célula Activar a célula digitar os dados terminar com Enter 2. Introduzir dados num conjunto de células Seleccionar as células - podem pertencer a folhas diferentes digitar os dados - estes dados serão repetidos em todas as células seleccionadas terminar com Enter 3. Editar conteúdo de uma célula utilizando a Barra de Fórmulas Atenção a: - introdução de espaços no início de uma célula - o ponto. não é separador decimal => valores vs texto - vantagens na utilização do teclado numérico directamente na célula => fazer duplo clique ou tecla F2 sobre a célula 4. Eliminar conteúdo de uma célula - tecla Delete ou comando Limpar

24 Edição da Folha de Cálculo 1. Inserir / Eliminar células 2. Inserir / Eliminar linhas 3. Inserir / Eliminar colunas 47 Copiar / Colar Células 48

25 Impressão de Folhas de Cálculo Área de impressão Configurar Folha de Cálculo para impressão Impressão Quebras de página Referenciar células através de NOMES e Rótulos Vistas personalizadas Gestor de Relatórios 49 Área de Impressão A impressão de trabalhos em folhas de cálculo Envolve: - configuração da página (papel) e da Folha de Trabalho - ver antes - imprimir O que podemos imprimir: - Intervalo de células - Folha?!? - Livro?!? 50

26 1. Conceito de Área de Impressão A grande maioria das células de uma Folha de Cálculo estão vazias. Imprimir Folha de Trabalho ==> Imprimir Área de Impressão Área de Impressão - é a única área da Folha de Cálculo que vai ser impressa. Pode ser definida de duas maneiras: - Explicitamente pelo utilizador - Automaticamente (por defeito) 51 Observações: 1. A definição explicita da área de impressão anula a definição automática da área de impressão 2. Por defeito, apenas está definida uma área de impressão para cada folha de cálculo (existem formas de definir mais do que uma área de impressão para uma folha de cálculo) 2. Definição automática da Área de Impressão é a área da Folha de Trabalho que: - começa na célula A1 (canto superior direito) - inclui todas as células não vazias da Folha de Trabalho Área de Impressão 52

27 3. Definição explicita da Área de Impressão O utilizador indica a área da Folha de Trabalho (intervalo de células) que passa a constituir a área de impressão. A operação Limpar área de impressão permite eliminar a área de impressão anteriormente definida, passando a ser considerada a definição automática da área de impressão. Passos para a Definição da área de impressão: 1. Seleccionar (com o rato ou teclado) o intervalo de células 2. Executar o comando Correspondência entre Área de Impressão e Folha de papel De que forma é feita a correspondência: Área de Impressão ==> Folha de Papel Alguns parâmetros a considerar na correspondência Área de Impressão ==> Folha de Papel - tamanho da Folha de Papel - orientação - margens - cabeçalhos e rodapés 4 Páginas Área de impressão da Folha de Cálculo Folha de Papel relação pré-definida entre dimensões de células e dimensões de folhas (papel) 54 Orientação Vertical

28 6 Páginas Área de impressão da Folha de Cálculo Orientação Horizontal Folha de Papel 55 Existem outras formas de correspondência Área de Impressão ==> Folha de Papel como veremos posteriormente Configurar Folha de Cálculo para Impressão Especificar parâmetros quanto: - à página (folha de papel) tamanho e orientação definição de cabeçalho e rodapé margens: da página; de cabeçalho; de rodapé - à forma como o conteúdo da folha é impresso escala com que a informação vai ser impressa definição e controlo da área de impressão definição de títulos de impressão alinhamento da informação relativamente às margens da página 56 Estes parâmetros são especificados para cada Folha de Cálculo individualmente i.e., a execução do comando reflecte-se apenas na folha de cálculo activa

29 57 Existe uma relação pré-definida entre dimensões de células e dimensões de folhas (papel) A esta relação pode no entanto ser aplicado um Factor de Escala 1. Factor de Escala Aplicar um factor de escala directo ou indirecto Obs: este factor de escala aplica-se apenas ao conteúdo da Folha de Cálculo Cabeçalhos e Rodapés não são afectados Factor de escala directo: 100% Área de impressão da Folha de Cálculo Folha de Papel 4 Páginas 58

30 Factor de escala directo: 75% Área de impressão da Folha de Cálculo Folha de Papel 4 Páginas 75% 59 Factor de escala indirecto: o factor de escala é ajustado automaticamente para a informação caber no número de páginas especificado Área de impressão da F.C. Folha de Papel escala 60

31 Factor de escala indirecto: Área de impressão da F.C. Folha de Papel escala 61 Factor de escala indirecto: Área de impressão da F.C. Folha de Papel 62

32 2. Especificação das Margens e do Alinhamento Ver antes 63 Alinhamento da área de impressão relativamente às margens da página (papel) 64

33 3. Especificação de Cabeçalhos e Rodapés (nenhum) indica que não se pretende definir Cabeçalho/Rodapé Ver antes o Cabeçalho Cabeçalho definido Alterar Cabeçalho/Rodapé Rodapé definido Ver antes o Rodapé 65 O Cabeçalho e o Rodapé são constituídos por três secções independentes (esq., centro, dir.). Estas secções têm diferentes alinhamentos, e podem ser utilizadas todas/algumas/nenhumas. Uma secção pode conter texto do utilizador bem como códigos pré-definidos Alternativa 1: Seleccionar um cabeçalho/rodapé de uma lista de cabeçalhos/rodapés pré-definidos Lista Obs: as secções são separadas por ; 66

34 Alternativa 2: Definir (personalizar) os elementos do cabeçalho/rodapé 67 Alternativa 2: Novo exemplo SHIFT+Enter => mudança de linha 68

35 4. Especificação de outras propriedades 69 Área de impressão => definição explicita da Área de impressão Pode ser formada por junções (separadas por ;) de intervalos de: células; linhas; colunas Exemplos válidos: A1:I20 A1:I20;T1:V20;Y1:Y20 $A$1:$I$20 $A:$D ==> colunas A, B, C e D $1:$4 ==> linhas 1,2, 3 e 4 70 Títulos de impressão => linhas e colunas a repetir em todas as páginas Muito útil quando temos tabelas (ex. tabelas de dados) que ocupam mais do que uma página Pode ser formada por junções (separadas por ;) de intervalos de linhas / colunas Exemplos válidos: $A:$D;$G:$H ==> colunas A, B, C, D, G e H $1:$2 ==> linhas 1e 2

36 Exemplo: As linhas de grelha e os cabeçalhos de linha e coluna são impressos Linhas de grelha Ficheiro => Configurar página Ferramentas => Opções Comando: imprimir linhas de grelha Comando: visualizar linhas de grelha Estes dois comandos são independentes, i.e., A visualização das linhas de grelha não implica que estas sejam impressas 72

37 Impressão Abre o quadro da operação de impressão da Folha de Cálculo. Este botão é equivalente a: Passa para o modo Ver antes (visualização de como vai ser impresso) Este botão é equivalente a: 73 Abre o quadro da operação de configuração da impressora (depende do tipo de impressora instalada) 74

38 Quebras de Página Quebras de página são linhas, não impressas, que funcionam como separadores de páginas, i.e., indicam o fim/inicio de uma página As quebras de página podem ser: - automáticas - manuais 4 Páginas Área de impressão da Folha de Cálculo Folha de Papel 75 Orientação Vertical 4 Páginas 1. Quebras de página automáticas São linhas, não impressas, que o Excel coloca automaticamente na folha de cálculo se o Factor de Escala for directo. 76

39 2. Quebras de página manuais Objectivo: forçar a que, em determinado ponto da folha de cálculo, Utilização: haja uma mudança de página, i.e., seja iniciada uma nova página 1- activar uma célula, ou seleccionar uma linha ou coluna 2- executar comando Resultado: são introduzidas uma quebra de página vertical e outra horizontal - quebra horizontal => acima da célula / linha - quebra vertical => à esquerda da célula / coluna As linhas tracejadas representam separadores de páginas. Quebras de página: automáticas => tracejado curto manuais => tracejado médio A 1º página é formada pelo intervalo $A$1:$A$ Inserir quebras de página manuais Executar o comando Inserir quebra de página tendo activa: Alternativa 1: célula Alternativa 2: Coluna Alternativa 3: Linha 78

40 Introdução de mais quebras de página Área de impressão é dividida em 9 páginas dependência da definição do Factor de ESCALA: Se Factor de Escala DIRECTO => temos quebras de página definidas pelo utilizador que prevalecem sobre as geradas automaticamente pelo Excel 79 Se Factor de Escala INDIRECTO => não temos quebras de página automáticas mas temos quebras de página manuais 4. Remover quebras de página manuais Executar o comando Remover quebra de página tendo como célula activa: Alternativa 1: Alternativa 3: Alternativa 2: 80

41 5. Pré-visualização de quebras de página Novo no Excel97 Passa a folha de cálculo activa para a Pré-visualização de quebras de página, É uma vista de edição que mostra a folha de cálculo com o aspecto que esta terá quando for impressa. Na Pré-visualização de quebras de página, podemos mover quebras de página arrastando-as para a esquerda, para a direita, para cima ou para baixo. O Excel dimensiona automaticamente a folha de cálculo para ajustar as colunas e linhas à página. OBS: Linhas azuis a tracejado => quebras de página automáticas Linhas azuis contínuas => quebras de página manuais 81 Vistas personalizadas Menu Ver Vista = conjunto de definições de impressão e de visualização que associadas a um livro. Podem ser criadas várias vistas do mesmo livro sem terem de ser guardadas separadamente. Objectivo: guardar o aspecto actual de um livro de modo a não ser necessário alterar as suas definições sempre que for necessário visualizar ou imprimir o livro. Definições de vista: - definições de linhas, colunas e folhas ocultas e de filtros - definições de impressão 82 Antes de criar uma vista, configurar o livro para que: - apareça do modo desejado - e com o aspecto com que vai ser impresso.

42 Gestor de Relatórios Menu Ver 83 Relatórios resultantes da utilização de vistas e cenários É possível combinar folhas de cálculo, vistas e cenários em RELATÓRIOS Relatórios podem ser impressos utilizando o suplemento Gestor de relatórios. Uma vez adicionado um relatório, este é guardado em conjunto com o livro para ser impresso mais tarde Exemplo Temos um Cenário do melhor caso possível um Cenário do pior caso possível e duas vistas personalizadas diferentes (Sumário e Detalhes) Podemos criar um relatório que imprima o Cenário do melhor caso possível com a vista Detalhes e outro relatório que imprima o Cenário do pior caso possível com a vista Sumário. Carregar o suplemento Gestor de Relatórios