Técnicas Secretariais: Gestão de Documentos e Arquivística Aula 1 Contextualização Profa. Vanderleia Stece de Oliveira Organização da Aula Conceito de arquivo Origem Órgãos de documentação Finalidade Função Classificação Onde Tudo Começou Antes da escrita: símbolos, desenhos e entalhes Os suportes eram madeiras, cavernas e pedras Com o Surgimento da Escrita Os suportes passam a ser: mármores, cobres, marfins, tábuas, tabletes de argila e outros materiais Atualmente Qual a ideia que temos de arquivo hoje? O que vem a nossa mente quando pensamos em arquivo? 1
Instrumentalização Origem Arquivos Alguns afirmam ter surgido na antiga Grécia, com a denominação arché, atribuída ao palácio dos magistrados. Daí evoluiu para archeiron, local de guarda e depósito dos documentos. (PAES, 2004, p. 19) Definições antigas Acentuavam o aspecto legal dos arquivos, como depósitos de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das instituições ou dos indivíduos. Os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando não atendiam mais a esta exigência, eram transferidos para museus e bibliotecas. Surgiu daí a ideia de arquivo administrativo e arquivo histórico. (PAES, p.19) O Termo Arquivo Também Remete Ao conjunto de documentos Ao móvel para guarda Ao local onde o acervo é conservado Ao órgão governamental ou institucional Aos títulos de periódicos 2
Conceito Moderno Solon Buck, ex-arquivista dos EUA, título que corresponde ao de diretor geral de nosso arquivo nacional, assim o definiu: Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. (apud PAES) Finalidade Servir a administração constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história Função A função básica do arquivo é tornar disponível as informações contidas no acervo sob sua guarda Funções do Arquivo na Empresa Organizar Classificar Preservar Facilitar consulta Organizar: colocar em ordem Classificar: determinar o tipo de documento Preservar: guardar em segurança Facilitar consulta: agilizar a localização 3
Classificação Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser classificados segundo: as entidades mantenedoras os estágios de sua evolução a extensão de sua atuação a natureza dos documentos Entidades Mantenedoras Públicos-Federal Central Estadual Regional Municipal Institucionais Instituições educacionais Igrejas Corporações não lucrativas Sociedades e associações Comerciais Firmas Corporações Companhias Familiais ou pessoais Estágios de Sua Evolução Arquivo de primeira idade ou corrente Arquivo de segunda idade ou intermediário Arquivo histórico ou permanente 4
Natureza dos Documentos Extensão de sua Atuação Arquivo especial: diversas formas físicas (fotografias, slides, CDs Arquivos setoriais Arquivos gerais ou centrais etc.) Arquivo especializado: documentos de um campo específico (medicina, engenharia, educação etc.) (Analista de gestão organizacional Arquivologia Governo do Rio de Janeiro 2012) Aplicação O arquivo que é composto do conjunto de documentos que, por vários motivos, permanece próximo do arquivista e é de fácil acesso denomina-se: permanente central departamental corrente histórico O local ao qual se destinam materiais resultantes dos serviços específicos ou não de cada organização e/ou instituição, os chamados documentos, com características como infungibilidade, de unicidade, de provas, de prazo denomina-se: 5
biblioteca museu centro de documentação arquivo centro de informação (Comissão de Valores Imobiliários/Concurso 2008) Solon Buck, ex-arquivista dos Estados Unidos, conceitua o arquivo como o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos (...) (...) por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros Nesse sentido, a principal finalidade do arquivo é: restaurar documentos zelar pela segurança da informação preservar documentos servir à administração elaborar instrumentos de pesquisa Conceito e história do arquivo Síntese Finalidade: servir a administração Função: organização, classificação, preservação e guarda 6
Classificação Entidades mantenedoras Públicos Institucionais Comerciais Pessoais Estágios da evolução Corrente Intermediário Permanente Extensão de sua atuação Setoriais Gerais ou centrais Natureza dos documentos Especial Especializado Referência de Apoio PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. 7