RESOLUÇÃO Nº 349, DE 26 DE NOVEMBRO DE 2007 Institui o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos do Supremo Tribunal Federal. A PRESIDENTE DO SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL, no uso das atribuições que lhe confere o art. 13, XVII, combinado com o art. 363, I, do Regimento Interno e tendo em vista o contido no Processo nº 318.060, R E S O L V E : Art. 1º Ficam instituídos, na forma do Anexo, o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos do Supremo Tribunal Federal. Art. 2º As unidades do Tribunal devem observar e cumprir os prazos de guarda e a destinação final previstos na Tabela referida no art. 1º. Art. 3º Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos proceder às alterações e manter atualizado o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade. Art. 4º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação. Ministra Ellen Gracie OBS: O anexo desta Resolução será publicado no Boletim de Serviço do STF. Este texto não substitui a publicação oficial.
SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL SECRETARIA DE DOCUMENTAÇÃO COORDENADORIA DE E CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS Código de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos Brasília DF Novembro de 2007
Código de Classificação de Documentos de Arquivo do Supremo Tribunal Federal 1 Conceitos e definições O Código de Classificação pode ser entendido como um instrumento auxiliar de trabalho que tem como função precípua agrupar os documentos com características semelhantes, de forma que a recuperação da informação seja a mais precisa e breve possível. Ele também procura refletir as funções e atividades desenvolvidas pela instituição ao longo do tempo. O presente Código de Classificação de documentos contempla as atividades, funções e tipos documentais, genericamente denominados de assuntos, dispostos hierarquicamente, partindo-se sempre do mais abrangente para o mais específico. O Código de Classificação é dividido em dez classes, que se subdividem em subclasses. O Código de Classificação também recebe uma notação numérica baseado no sistema decimal de Dewey, conforme modelo a seguir: Classe 000 Classe 100 Classe 200 Classe 300 Classe 400 Classe 500 Classe 600 Classe 700 Classe 800 Classe 900 A disposição do Código de Classificação tem, portanto, a seguinte configuração: primeira distribuição: Atividades-meio e Atividades-fim. Os códigos 000 a 099, representam a Administração Geral (atividade-meio) enquanto que os códigos 100 a 899, representam o Processamento e o Apoio Judiciário (atividade-fim). 2 Rotinas básicas 1. Leitura e interpretação do assunto; 2. Inserção do código de classificação no canto superior direito do documento; 3. Verificação da existência de antecedentes (documentos que tratam de mesmo assunto); 2
4. Reunião dos antecedentes, colocando-os em ordem cronológica decrescente, sendo o documento com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente; 5. Ordenação dos documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a ordem estabelecida (cronológica, alfabética, geográfica ou outra), formando dossiês. Verificar a existência de cópias, eliminando-as. Caso o original não exista, manter uma única cópia; 6. Fixação cuidadosa dos documentos às capas apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos processos e volumes que dispõem de formatação padrão. 3 O Código de Classificação de Documentos 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL Esta classe contempla toda a documentação produzida pela área meio do Tribunal, onde se inserem as atividades de Gestão das Unidades, Gestão de Pessoal, Material, Patrimônio e Serviços, Orçamento e Finanças, Documentação e Informação. 001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA Incluem-se documentos referentes aos projetos, estudos e normas relativos à organização e métodos, reforma administrativa e outros procedimentos que visem à modernização das atividades do STF. 002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO Incluem-se documentos referentes ao planejamento, aos planos, programas, diagnósticos e projetos de trabalho em geral. Quanto aos demais planos, programas e/ou projetos de trabalho, classificar no assunto específico. Quanto à programação orçamentária, ver 051.1. 003 GESTÃO DAS ATIVIDADES Classificam-se os documentos gerados em função do controle e acompanhamento sistemático das atividades das Unidades. Incluem-se os Relatórios de atividades e os Relatórios estatísticos. 3
004 ADMINISTRAÇÃO DO JUDICIÁRIO Classificam-se os documentos gerados em razão da administração do Poder Judiciário exercido pelo STF como órgão de cúpula. Incluem-se as correspondências de caráter geral, solicitando ou prestando informações, os acordos, ajustes, projetos de cooperação, entre outros. Compreende também os documentos produzidos/recebidos em função de levantamentos de dados sobre a situação do Poder Judiciário, bem como as medidas aplicadas para a sua melhoria. 004.1 LEVANTAMENTO DE DADOS 005 RELAÇÃO COM OUTROS PAÍSES Classificam-se os documentos gerados em razão do relacionamento com outros países. 006 AUDITORIA, ACOMPANHAMENTO, AVALIAÇÃO E ORIENTAÇÃO Classificam-se os documentos produzidos/recebidos em razão das atividades de acompanhamento da gestão de pessoal, orçamentária, financeira e patrimonial, bem como da orientação e verificação da correta utilização dos recursos e bens públicos. 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO Classificam-se os documentos gerados em razão da administração do Poder Judiciário exercido pelo STF como órgão de cúpula, bem como os documentos relacionados com as atividades de criação, estruturação e funcionamento da instituição, e os documentos referentes às audiências e reuniões, Comissões, Grupos de Trabalho, Conselhos, Comitês, entre outros, e ainda os documentos relacionados com as atividades de comunicação social e relacionamentos com instituições do Poder Público. Incluem-se a correspondência de caráter geral solicitando ou prestando informações, acordos, ajustes, projetos de cooperação, entre outros. 010.1 ATOS NORMATIVOS 010.2 AUDIÊNCIAS E REUNIÕES 4
011 COMISSÕES, CONSELHOS, GRUPOS DE TRABALHOS, COMITÊS Classificam-se os documentos provenientes das atividades das Comissões, Conselhos, Grupos de Trabalhos, Comitês, entre outros. 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL Classificam-se os documentos relativos às atividades de geração, produção e divulgação de programas de rádio e televisão do judiciário, bem como às atividades relacionadas à comunicação social do Tribunal. 013 RELACIONAMENTO COM O PÚBLICO/OUVIDORIA Classificam-se os documentos produzidos/recebidos em função das atividades de relacionamento com o público ou de ouvidoria. Incluem-se as manifestações ou pedidos de caráter geral. 014 RELAÇÃO COM INSTITUIÇÕES DO PODER PÚBLICO Classificam-se os documentos gerados em razão do relacionamento do STF com outras instituições do Poder Público, no âmbito Federal, Estadual ou Municipal. 020 GESTÃO DE PESSOAS Classificam-se os documentos gerados em razão da administração dos recursos humanos, bem como dos direitos, obrigações, benefícios, assistência e proteção ao trabalho. 021 IDENTIFICAÇÃO FUNCIONAL Classificam-se os documentos relativos à identificação dos servidores como crachás, identidade funcional, entre outros. 022 CAPACITAÇÃO Classificam-se os documentos relacionados com a capacitação, treinamento ou aprimoramento de conhecimentos e aptidões dos servidores. 023 CARGOS, SALÁRIOS E POLÍTICA DE RECURSOS HUMANOS Classificam-se os documentos relativos à elaboração e implantação de cargos, salários e política de recursos humanos, bem como os referentes à admissão, avaliação e movimentação de pessoal na instituição. 5
024 PAGAMENTO Classificam-se os documentos gerados em razão das atividades de pagamento dos servidores ativos, aposentados e também de pensionistas, bem como dos senhores Ministros. 025 APURAÇÃO DE RESPONSABILIDADE E AÇÃO DISCIPLINAR Classificam-se os documentos gerados em função do acompanhamento, controle e apuração das responsabilidades de servidores, bem como das aplicações das sanções cabíveis. 026 ASSISTÊNCIA MÉDICA, ODONTOLÓGICA, SOCIAL E BENEFÍCIOS Classificam-se os documentos oriundos das assistências médica, odontológica, social e dos benefícios aos servidores. 026.1 ASSISTÊNCIA MÉDICA 026.2 ASSISTÊNCIA ODONTOLÓGICA 026.3 ASSISTÊNCIA MATERNO INFANTIL 026.4 ASSISTÊNCIA PSICOLÓGICA E SOCIAL 026.5 BENEFÍCIOS 026.51 ALIMENTAÇÃO 026.52 PRÉ-ESCOLA 026.53 TRANSPORTE 026.54 PLANO DE SAÚDE 026.55 IMÓVEIS FUNCIONAIS 6
028 FREQÜÊNCIA Classificam-se os documentos oriundos do controle e acompanhamento da freqüência dos servidores. 029 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À GESTÃO DE PESSOAL Classificam-se os documentos de caráter diverso relacionados com a gestão de pessoal. 030 MATERIAL, SERVIÇOS E PATRIMÔNIO Classificam-se os documentos relativos à gestão dos recursos materiais e patrimoniais, bem como do acompanhamento e controle dos serviços prestados no Tribunal. 031 AQUISIÇÃO DE MATERIAL, EQUIPAMENTOS E SERVIÇOS Esta subclasse contempla toda a documentação resultante das atividades para a aquisição de materiais, equipamentos ou serviços para o Tribunal. 032 ACOMPANHAMENTO E CONTROLE DE ALMOXARIFADO Classificam-se os documentos oriundos das atividades de acompanhamento e controle de almoxarifado. 033 ACOMPANHAMENTO E CONTROLE DE PATRIMÔNIO Classificam-se os documentos oriundos das atividades de acompanhamento e controle de patrimônio. 034 OBRAS, REFORMAS E MANUTENÇÃO PREDIAL Classificam-se os documentos relativos às obras, reformas e manutenção predial. 035 SERVIÇOS GERAIS Classificam-se os documentos resultantes das atividades de limpeza e conservação, segurança e vigilância, transporte e garagem, serviços reprográficos, serviços de telecomunicações e serviços de copa, bem como de seu acompanhamento e controle. 035.1 ACOMPANHAMENTO E CONTROLE 7
035.2 LIMPEZA, CONSERVAÇÃO E SERVIÇOS DIVERSOS 035.3 SEGURANÇA E VIGILÂNCIA 035.4 TRANSPORTE E GARAGEM 035.5 SERVIÇOS REPROGRÁFICOS 035.6 SERVIÇOS DE TELECOMUNICAÇÕES 035.7 SERVIÇOS DE TELEX 035.8 SERVIÇOS DE COPA 040 (VAGO) 050 ORÇAMENTO E FINANÇAS Classificam-se os documentos relativos à gestão dos recursos financeiros nas suas diversas etapas: previsão, acompanhamento e execução orçamentária e financeira. Incluem-se os documentos referentes às operações de comprovação de receita e despesa, a movimentação de contas-correntes, balanços e prestação de contas. 051 ORÇAMENTO Incluem-se os documentos oriundos das atividades de programação, previsão e execução orçamentária. 051.1 PROGRAMAÇÃO FINANCEIRA DE DESEMBOLSO 051.2 EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA 052 FINANÇAS Classificam-se os documentos relacionados com as atividades de programação, previsão, execução e acompanhamento financeiro. 8
053 FUNDOS ESPECIAIS Incluem-se os documentos provenientes da solicitação e aplicação de recursos financeiros especiais. 054 OPERAÇÕES BANCÁRIAS Incluem-se os documentos provenientes das operações e transações bancárias. 055 BALANÇOS E BALANCETES Classificam-se os balanços e balancetes resultantes das atividades de gestão orçamentária e financeira 060 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO Classificam-se os documentos relativos às atividades de biblioteca, arquivo, museu, informática, bem como aqueles relacionados aos procedimentos para o gerenciamento da informação do Tribunal. 061 DOCUMENTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA Incluem-se os documentos oriundos dos serviços de recebimento, tratamento e divulgação da informação bibliográfica. 061.1 SELEÇÃO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO 061.2 PERMUTA DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO 061.3 REGISTRO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO 061.4 CATALOGAÇÃO, CLASSIFICAÇÃO E INDEXAÇÃO 061.5 ATENDIMENTO AO USUÁRIO 062 GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVOS Classificam-se os documentos relacionados com as atividades de recebimento, tramitação, uso, avaliação, classificação e divulgação da documentação orgânica do Tribunal. 9
062.1 PRODUÇÃO, LEVANTAMENTO E FLUXO DE DOCUMENTOS 062.2 RECEPÇÃO, TRAMITAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS 062.3 ASSISTÊNCIA TÉCNICA 062.4 CLASSIFICAÇÃO E ARQUIVAMENTO 062.5 POLÍTICA DE ACESSO AOS DOCUMENTOS 062.51 CONSULTAS, EMPRÉSTIMOS, PESQUISAS 062.6 DE DOCUMENTOS 062.61 ANÁLISE, AVALIAÇÃO E SELEÇÃO 062.62 OU TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS 062.63 GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO 062.7 REPRESENTAÇÃO DO PODER JUDICIÁRIO NO CONARQ 062.8 CÂMARA SETORIAL ARQUIVOS DO PODER JUDICIÁRIO 063 SERVIÇO DE MUSEU Classificam-se os documentos relativos ao recebimento, tratamento e divulgação do acervo de museu do Tribunal. 063.1 DESCRIÇÃO DO ACERVO 063.2 ATENDIMENTO AO PÚBLICO 063.3 EXPOSIÇÕES 10
064 CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS Classificam-se os documentos gerados em função dos serviços de conservação, preservação e restauração do acervo do Tribunal. 065 ENCADERNAÇÃO Classificam-se os documentos produzidos ou recebidos em razão das atividades de encadernação de documentos e livros do Tribunal. 066 INFORMÁTICA Classificam-se os documentos produzidos ou recebidos em razão das atividades de planejamento, implantação, acompanhamento e assistência às tecnologias de hardware e software do Tribunal. 066.1 PROGRAMAS E SISTEMAS 066.2 ATENDIMENTO E ASSISTÊNCIA AO USUÁRIO 070 SOLENIDADES, COMEMORAÇÕES, HOMENAGENS, CERIMÔNIAS E EVENTOS DIVERSOS Classificam-se os documentos produzidos ou recebidos em decorrência da realização de solenidades, comemorações, homenagens, cerimônias e eventos diversos, promovidos pelo Tribunal ou por outras instituições. 071 PROMOVIDOS PELO STF 072 PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIÇÕES 090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL Classificam-se os documentos de caráter diverso referente à administração geral e que não disponham ainda de classe específica para arquivamento. 11
091 AÇÕES JUDICIAIS Classificam-se os documentos referentes às ações judiciais impetradas em favor ou contra o Supremo Tribunal Federal. 092 ASSOCIAÇÃO DOS SERVIDORES ASTRIFE Classificam-se os documentos referentes às atividades desempenhadas pela Associação de Servidores do Supremo Tribunal Federal ASTRIFE. ÁREA DE PROCESSAMENTO E APOIO JUDICIÁRIO 100 PROTOCOLO, AUTUAÇÃO, DISTRIBUIÇÃO, TRAMITAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS. Esta classe contempla os documentos produzidos e recebidos em decorrência das atividades de recebimento, protocolo, autuação e distribuição dos feitos originários e recursais, bem como da tramitação/deslocamento, expedição e baixa de processos e documentos. 110 PROTOCOLO Subclasse destinada aos documentos produzidos/recebidos pelas atividades de recebimento, conferência e protocolo de processos e documentos. Incluem-se os tipos documentais: Cadastro de processos, Certidão de recebimento e verificação de atos processuais, Informação processual de recebimento e tramitação de processos, Relatório de Fax e Requerimento de inclusão/exclusão de processos - OAB. 120 AUTUAÇÃO Subclasse destinada aos documentos produzidos/recebidos pelas atividades de autuação de processos e documentos bem como de identificação de matérias jurídicas. Incluem-se os tipos documentais: controle de processos autuados e espelhos de inspeção de autuação. 12
130 DISTRIBUIÇÃO Subclasse destinada aos documentos produzidos/recebidos em decorrência das atividades de distribuição dos processos e documentos. Incluem-se os tipos documentais: Ata de distribuição, Correios eletrônicos a respeito das distribuições, Formulário de presença de ministros para a distribuição, Informação processual de distribuição, Lista de distribuição. 140 TRAMITAÇÃO/DESLOCAMENTO Subclasse destinada aos documentos gerados em decorrência das atividades de tramitação de processos e documentos. Incluem-se os tipos documentais: Guia de deslocamento, Livros de protocolo, entre outros. 150 EXPEDIÇÃO E BAIXA Subclasse destinada aos documentos produzidos/recebidos pelas atividades de expedição e baixa de processos e/ou documentos. Incluem-se os tipos documentais: Guia de deslocamento remessa de processos, Guia de remessa de correspondências, Recibo de malote, Lista de postagem. 200 PROCESSAMENTO JUDICIÁRIO Esta classe contempla os documentos produzidos e recebidos em decorrência das atividades de processamento judiciário, bem como de providências para o cumprimento de despachos, decisões e respectivos atos processuais, controle dos prazos e o trânsito em julgado dos processos. 300 ACOMPANHAMENTO E REGISTRO DAS SESSÕES DE JULGAMENTO Esta classe contempla os documentos produzidos e recebidos em decorrência das atividades de apoio, acompanhamento e registro das sessões de julgamentos. Incluem-se os tipos documentais: notas taquigráficas, protocolo de julgamento, relatórios de eventos das sessões e atas de julgamentos. 400 COMPOSIÇÃO E PUBLICAÇÃO Esta classe contempla os documentos produzidos e recebidos em decorrência das atividades de controle de votos, registro e 13
composição dos acórdãos, bem como do envio para publicação nos meios oficiais de comunicação. 500 ANÁLISE, IMPLANTAÇÃO E DIVULGAÇÃO DE JURISPRUDÊNCIA Esta classe contempla os documentos produzidos e recebidos em decorrência das atividades de análise, indexação, armazenamento em bases de dados, editoração e divulgação da jurisprudência do Tribunal. 600 PESQUISA E ATENDIMENTO AO PÚBLICO Esta classe é composta por documentos recebidos e produzidos, gerados em função das atividades de atendimento de pesquisas ou de consultas de andamento de processos e documentos ou relacionadas às demais informações judiciais prestadas ao público interno e externo. 800 ASSUNTOS DIVERSOS Esta classe comporta os documentos de caráter diverso relacionados com a área judiciária ou que ainda não dispõem de classe específica para o arquivamento. 14
Tabela de Temporalidade de Documentos do Supremo Tribunal Federal 1 Introdução Relativamente aos questionamentos de quais documentos eliminar e quais preservar, surge, nas instituições, a necessidade de implementar normas, rotinas e procedimentos técnico-científicos relacionados à avaliação documental. De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, a avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivístico, na medida em que define quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e/ou para a sociedade. O instrumento arquivístico resultante da avaliação é a tabela de temporalidade que, segundo o CONARQ, tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vistas a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. No STF, a Tabela de Temporalidade contempla as atividades administrativas (meio) e de processamento e apoio judiciário (fim), definindo a temporalidade e destinação dos documentos relativos a essas atividades. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos tem, entre outras, a competência de proceder às adaptações que se fizerem necessárias junto à Tabela de Temporalidade, revisando-a periodicamente, bem como gerenciar sua aplicação, dirimir possíveis dúvidas e orientar a triagem e seleção dos documentos. 2 Conceitos A avaliação documental deve considerar a função pela qual foi criado o documento, identificando os valores a ele atribuídos (primário ou secundário), segundo o seu potencial de uso. O valor primário está relacionado com o uso administrativo, legal ou fiscal dos documentos. O valor secundário está relacionado com as finalidades distintas das que os documentos foram criados, a saber: a) Valor Probatório quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição; b) Valor Informativo quando contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa. 15
3 Configuração da Tabela de Temporalidade Na Tabela estão contemplados os conjuntos documentais produzidos e recebidos pelo STF, no exercício das atividades administrativas e judiciárias; os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária; a destinação final eliminação ou guarda permanente ; além de um campo para observações, contendo informações adicionais. Apresenta-se a seguir a especificação dos dados expostos na Tabela de Temporalidade do Tribunal. 1. Assunto Campo destinado a representar as classes, subclasses e tipos documentais, distribuídos hierarquicamente e agrupados segundo o código de classificação utilizado para a organização intelectual dos documentos. 2. Prazos de guarda Espaço reservado a registrar o tempo necessário de arquivamento nas fases corrente e intermediária, atendendo, sobretudo, aos interesses da administração. 3. Destinação final Campo alocado para o registro da destinação estabelecida para o documento, que pode ser a eliminação, quando o mesmo não apresenta valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa. 4. Observações Neste campo são registradas informações complementares e justificativas, necessárias à correta aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos quanto à destinação dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados. 4 Aplicação da Tabela de Temporalidade Para efeito de orientação e padronização, foram estabelecidos alguns procedimentos essenciais à aplicação da tabela, todos em conformidade com as determinações do CONARQ. Para tanto, devem ser seguidas algumas rotinas, a saber: 4.1 Rotinas para destinação dos documentos na fase corrente 1. Leitura das explicações contidas na Tabela de Temporalidade; 2. Conferência e separação dos documentos a serem destinados, verificando o cumprimento do prazo de guarda estabelecido para esta fase; 16
3. Observação dos documentos que se referem a dois ou mais assuntos, os quais deverão ser agrupados no conjunto documental que possuir maior prazo de guarda, registrandose a alteração nos instrumentos de controle; 4. Eliminação das cópias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo conjunto ou dossiê; 5. Registro dos documentos a serem eliminados; 6. Elaboração do termo de eliminação; 7. Eliminação; 8. Elaboração da listagem dos documentos destinados à transferência para a fase intermediária; 9. Operacionalização da transferência, seguindo orientações da Coordenadoria de Guarda e Conservação de Documentos. 4. 2 Rotinas para destinação dos documentos da fase intermediária para a permanente 1. Leitura das explicações contidas na Tabela de Temporalidade; 2. Triagem dos documentos, quando for o caso, separando as cópias ou documentos recapitulativos; 3. Migração de suporte, conforme estabelecido; 4. Registro dos documentos eliminados; 5. Elaboração do termo de eliminação; 6. Eliminação; 7. Preparação da listagem de documentos destinados ao recolhimento; 8. Operacionalização do recolhimento. 4.3 Seleção de documentos em fase intermediária Além da destinação e do estabelecimento de prazos de guarda apresentados na Tabela de Temporalidade de Documentos, alguns critérios de seleção podem ser definidos. Os responsáveis pela destinação dos documentos em fase intermediária podem adotar a triagem com o objetivo de permitir que chegue ao Arquivo Permanente somente a documentação essencial a esta fase. A seleção por amostragem, por sua vez é um método auxiliar que permite a preservação de parte do conjunto documental que represente a forma de trabalho em determinado período da instituição. 17
Os procedimentos de eliminação de documentos deverão estar respaldados na legislação federal e nas normas internas. Todo o suporte de orientação e acompanhamento deverá ser feito pela Coordenadoria de Guarda e Conservação de Documentos, enquanto que a aprovação, desde que cumpridas as formalidades necessárias, caberá à Comissão de Avaliação de Documentos. 18
000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 001 002 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA Projeto, Estudo e demais documentos PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO PRAZOS DE Diagnóstico, Projeto básico 02 ANOS 003 GESTÃO DAS ATIVIDADES Relatório de atividades semanal, mensal, anual, cronograma de atividades, relatórios estatísticos 004 ADMINISTRAÇÃO DO JUDICIÁRIO 02 ANOS O Projeto poderá gerar um processo administrativo. São passíveis de eliminação os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas na íntegra em outros. Acordo, Ajuste, Contrato, Convênio, Programa, Projeto e Trabalho Correspondência prestando ou solicitando informações ou encaminhando documentos 004.1 LEVANTAMENTO DE DADOS 02 ANOS 02 ANOS Questionário FORMATAÇÃO DOS DADOS 02 ANOS 19
005 RELAÇÃO COM OUTROS PAÍSES Acordo, Ajuste, Contrato, Convênio, Programa, Projeto e Trabalho Correspondência prestando ou solicitando informações ou encaminhando documentos 006 AUDITORIA, ACOMPANHAMENTO, AVALIAÇÃO E ORIENTAÇÃO Processo de auditoria Processo de tomada de contas PRAZOS DE 02 ANOS 02 ANOS APROVAÇÃO DAS CONTAS PELO TCU APROVAÇÃO DAS CONTAS PELO TCU 05 ANOS 05 ANOS Relatório de auditoria 05 ANOS 05 ANOS 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO Normas, Regulamentações, Diretrizes, Procedimentos, Estudos e Decisões de caráter geral Registro nos órgãos competentes 05 ANOS 20
010.1 ATOS NORMATIVOS Ato Regulamentar Boletim de Serviço Emenda Regimental Instrução Normativa Ordem de Serviço Portaria Regimento Interno Resolução 010.2 COMUNICAÇÕES ADMINISTRATIVAS PRAZOS DE PUBLICAÇÃO PUBLICAÇÃO PUBLICAÇÃO PUBLICAÇÃO PUBLICAÇÃO PUBLICAÇÃO PUBLICAÇÃO PUBLICAÇÃO Comunicações diversas 04 ANOS Ofícios 04 ANOS 010.3 AUDIÊNCIAS, REUNIÕES Ata de reunião 02 ANOS Registro de agendamento 02 ANOS 21
011 COMISSÕES, CONSELHOS, GRUPOS DE TRABALHO, COMITÊS PRAZOS DE Ata de reunião 04 ANOS 05 ANOS Ato de criação 04 ANOS 05 ANOS Relatório de atividade 04 ANOS 05 ANOS 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL Comunicações prestando ou solicitando informações ou encaminhando documentos Credenciamento de jornalistas 02 ANOS Normatização 02 ANOS Planos, projetos e programas 02 ANOS 012.12 PRODUÇÃO DA TV JUSTIÇA Autorização de exibição de programas Cadastro de programas 22
Controle das mensagens dos telespectadores Editoração de telejornal Entrevistas, Noticiários, Reportagens, Editoriais e Roteiros Espelho preparação de telejornal Operacionalização técnica PRAZOS DE 02 ANOS 012.13 013 Subsídios para a preparação de programas DIVULGAÇÃO INTERNA, CAMPANHAS INSTITUCIONAIS E PUBLICIDADE Folder, Cartaz 02 ANOS RELACIONAMENTO COM O PÚBLICO/OUVIDORIA Correspondência solicitando/prestando informação 02 ANOS 01 ANO Ofício prestando informação 02 ANOS 01 ANO Somente produzidos pelo STF. 23
PRAZOS DE 014 RELAÇÃO COM INSTITUIÇÕES DO PODER PÚBLICO 014.1 EXECUTIVO Comunicações diversas 04 ANOS Mensagem 02 ANOS Ofício 04 ANOS 014.2 LEGISLATIVO Comunicações diversas 04 ANOS Mensagem 02 ANOS Ofício 04 ANOS 014.3 MINISTÉRIO PÚBLICO E ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO Comunicações diversas 04 ANOS Ofício 04 ANOS 014.4 SEGURANÇA E DEFENSORIA PÚBLICAS Comunicações diversas 04 ANOS Ofício 04 ANOS 24
014.5 TRIBUNAIS DE CONTAS PRAZOS DE Comunicações diversas 04 ANOS Ofício 04 ANOS 020 GESTÃO DE PESSOAS 020.2 IDENTIFICAÇÃO FUNCIONAL 020.3 020.31 Carteira, Cartão, Crachá ou Credencial OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS E ESTATUTÁRIAS. RELAÇÕES COM ÓRGÃOS NORMATIZADORES DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA. LEI DOS 2/3. RAIS. Documentos referentes às obrigações trabalhistas e estatutárias, relações com órgãos normatizadores da administração pública, lei dos 2/3 e RAIS RELAÇÕES COM OS CONSELHOS PROFISSIONAIS Documentos referentes às relações com os conselhos profissionais 020.4 SINDICATOS, ACORDOS E DISSÍDIOS Documentos referentes às relações com sindicatos, acordos e dissídios O SERVIDOR PERMANECER O DESLIGAMENTO DO FUNCIONÁRIO O DESLIGAMENTO DO SERVIDOR 05 ANOS 05 ANOS 07 ANOS 07 ANOS 25
020.5 ASSENTAMENTOS FUNCIONAIS Dossiê ou pasta funcional 021 RECRUTAMENTO E SELEÇÃO 021.1 CONCURSOS PÚBLICOS Dossiê de entrevista de perfil profissional Processo administrativo de concurso público Processo de solicitação/cessão de candidatos PRAZOS DE 01 ANO APÓS O DESLIGAMENTO DO SERVIDOR O SERVIDOR PERMANECER O CONCURSO O CONCURSO 01 ANO Documentação Sigilosa. Provas ou testes 06 ANOS 022 CAPACITAÇÃO Avaliação e controle de expedição de certificados e diplomas Ficha de avaliação de eventos 01 ANO Ficha de inscrição 01 ANO 26
Folder 01 ANO PRAZOS DE Lista de controle de entrega de certificados 01 ANO 01 ANO Somente os eventos promovidos pelo STF. Lista de presença 02 ANOS Material didático 03 ANOS Projeto de capacitação (Estudos, Levantamentos) 05 ANOS 05 ANOS Relatório de avaliação de evento 01 ANO 03 ANOS Termo de compromisso 01 ANO 022.1 PROGRAMA DE ESTÁGIO EMPRESA-ESCOLA Ficha cadastral de estagiário DURAR O ESTÁGIO 10 ANOS Folha de freqüência de estagiário 01 ANO 05 ANOS Formulário de solicitação de estagiário 01 ANO Projeto de estágio 05 ANOS Relatório de estágio 05 ANOS Fazer seleção documental. Fazer seleção documental. 27
023 023.01 023.02 023.03 Relatório final de estágio Termo de compromisso de estágio CARGOS, SALÁRIOS E POLÍTICA DE RECURSOS HUMANOS ESTUDOS E PREVISÃO DE RECURSOS HUMANOS Processo administrativo de estudos e previsão de recursos humanos CRIAÇÃO, CLASSIFICAÇÃO, TRANSFORMAÇÃO E REMUNERAÇÃO DE CARGOS E FUNÇÕES Processo administrativo de criação, classificação, transformação e remuneração de cargos e funções AVALIAÇÃO, PROGRESSÃO E PROMOÇÃO FUNCIONAL Dossiê de avaliação e promoção funcional contendo o Relatório de avaliação de desempenho, Ficha de avaliação funcional e Ficha de avaliação de estágio probatório PRAZOS DE DURAR O ESTÁGIO DURAR O ESTÁGIO 05 ANOS 05 ANOS 01 ANO APÓS O DESLIGAMENTO DO SERVIDOR 01 ANO Fazer seleção documental. 10 ANOS Documentação sigilosa. 28
023.1 MOVIMENTAÇÃO DE PESSOAL 023.11 023.12 ADMISSÃO, APROVEITAMENTO CONTRATAÇÃO, NOMEAÇÃO, READMISSÃO, READAPTAÇÃO, RECONDUÇÃO, REINTEGRAÇÃO, REVERSÃO Processo administrativo de admissão de cargo efetivo Processo administrativo de admissão de cargo efetivo oriundo do TCU Processo administrativo de admissão de servidor sem vínculo e requisitado Processo administrativo de nomeação do candidato Termo de compromisso DEMISSÃO, DISPENSA, EXONERAÇÃO, RESCISÃO CONTRATUAL E FALECIMENTO Entrevista de desligamento PRAZOS DE APROVAÇÃO DAS CONTAS PELO TCU APROVAÇÃO DAS CONTAS PELO TCU 01 ANO APÓS O DESLIGAMENTO DO SERVIDOR 01 ANO APÓS O DESLIGAMENTO DO SERVIDOR 01 ANO APÓS O DESLIGAMENTO DO SERVIDOR 47 ANOS 52 ANOS Pasta funcional do servidor. Pasta funcional do servidor. Pasta funcional do servidor. 29