Manual de Procedimentos Volume 10.1 Área Financeira do
Campus do IST no Índice Princípios Gerais... 4 Abreviaturas e Acrónimos... 8 Legislação Aplicável... 9 Mapa de Actualização do Documento... 10 Capítulo 1: Orçamento... 11 Processo 1- Elaboração do Orçamento UE 10 e 36... 11 Capítulo 2 - Economato... 13 Processo 1- Entrega de Material... 13 Subprocesso 1.1 - Projectos e centros de custo da UE 10, para os quais é necessário fazer NI.... 13 Processo 2- Requisições de material que não há em armazém.... 15 Processo 3- Fotocópias de Exames... 17 Processo 4- Recolha de toners/tinteiros utilizados.... 19 Processo 5- Mapas de despesas mensais de Economato e Fotocópias... 21 Processo 6- Mapas de despesas globais dos vários Centros de Custo de Economato e Fotocópias... 23 Processo 7- Conferência de stock s... 25 Processo 8- Gestão de Stocks... 27 Capítulo 3 Contabilidade... 29 Processo 1- Imputações internas (telefones, economato, cópias, km e correio).... 29 Subprocesso 1.1- Directa, faz-se o custo e o proveito.... 29 Subprocesso 1.2- Indirecta, faz o proveito.... 29 Processo 2- Processamento da despesa.... 31 Subprocesso 2.1- Quando é da UE 10.... 31 Subprocesso 2.2- Se é da UE 36 RP.... 31 Subprocesso 2.3- Se é da UE 36 Projectos.... 31 Processo 3: Facturação- Reserva de salas e espaços.... 34 Processo 4: Facturação de Projectos... 36 Processo 5- Facturação ao abrigo de contractos.... 38 Subprocesso 5.1- Máquinas de venda automática... 38 Subprocesso 5.2- Aluguer/cedência de espaços.... 38 Processo 6- Bolsas UE36 e Projectos.... 40 Subprocesso 6.1- Cabimento... 40 Subprocesso 6.2- Pagamentos... 40 Processo 7- Missões... 42 Subprocesso 7.1- Projetos... 42 Subprocesso 7.2- Ajudas de custo... 42 Agosto Verificado Página: 2
Campus do IST no Processo 8- Conciliações... 44 Processo 9- Iva.... 46 Processo 10- Fundo de Maneio... 48 Processo 11- Inventário.... 48 Processo 12- Gestão Shuttle... 50 Subprocesso 12.1- Calendarização do ano lectivo.... 50 Subprocesso 12.2- Conferência das facturas mensais... 50 Subprocesso 12.3- Mapas de ocupação... 50 Subprocesso 12.4- Utilizações pontuais... 50 Subprocesso 12.5- Estimativas de custos... 51 Subprocesso 12.6- Gestão das reclamações/sugestões.... 51 Capítulo 4 Tesouraria... 54 Processo 1- Pagamentos... 54 Subprocesso 1.1- Notas de Imputação... 54 Subprocesso 1.2- Outros pagamentos... 54 Processo 2: Receita- Reserva de Campos.... 57 Subprocesso 2.1- Recebe o pagamento.... 57 Subprocesso 2.2- Transferência.... 57 Subprocesso 2.3- Utilizações pontuais... 58 Processo 3 - Receita da UE10 (AAPTP e SMAP)... 60 Subprocesso 3.1 -Os recebimentos do MB da AAPTP... 60 Subprocesso 3.2- Recebimento de valores e cheques da AAPTP... 60 Subprocesso 3.3- Recebimento de valores e cheques SMAP~... 60 Processo 4- Receita de facturas.... 63 Subprocesso 4.1 Cheque.... 63 Subprocesso 4.2- Transferência... 63 Processo 5- Disponibilidades... 65 Processo 6- Atualização diária da BD 4D... 67 Processo 7- Movimentos indevidos... 69 Capítulo 5: Projectos Consultadoria e Prestação de Serviços (resultados e prestação de serviços).... 71 Processo 1- Abertura do Projecto.... 71 Processo 2- Despesa... 73 Processo 3- Receita... 73 Processo 4- Encerramento do projecto.... 73 Capítulo 6: Projetos Nacionais (FCT, Gulbenkian)... 75 Processo 1- Abertura de projeto.... 75 Processo 2- Despesa... 77 Processo 3- Receita... 77 Processo 4- Encerramento do Projeto... 79 Processo 5- Relatórios... 81 Processo 6- Overheads... 83 Agosto Verificado Página: 3
Campus do IST no Princípios Gerais A Núcleo Financeiro do exerce as suas atribuições nos domínios da gestão financeira, respeitando as considerações técnicas, os princípios e regras contabilísticas, garantindo a sua regulamentação e aplicação, sendo ainda responsável pela gestão orçamental e de economato assegurando os procedimentos administrativos e o expediente necessário, em total cooperação, concertação e comunicação com a Direcção Executiva do IST. Em particular, o NFTP seguirá os procedimentos que forem definidos pelo Director da Direcção Financeira do IST. Esta área compreende os seguintes matérias: - Orçamento: a) Preparar e elaborar a componente referente ao Campus do IST no do orçamento ordinário e dos necessários orçamentos suplementares e acompanhar os processos de alteração orçamental levados a cabo pela AOP designadamente de reforço e transferência de verbas; b) Acompanhar e garantir a execução financeira do orçamento afecto à operação do Campus do IST no ; c) Cumprir todas as circulares e prazos definidos pela DGO, assim como todas as imposições fiscais e o descrito no Plano Oficial de Contabilidade para o sector da educação; d) Apresentar balancetes mensais e outros indicadores de gestão que lhe forem determinados; e) Cumprir todos os procedimentos e prazos definidos pelos Director Executivo; f) Estabelecer uma gestão financeira adequada às necessidades do Campus do IST no. -Economato: a) Efectuar previsões de utilização, fornecimento e consumos de bens, assim como calcular quantidades de encomenda/utilização e manter permanentemente actualizado um sistema de controlo de utilização e de consumos de todas as unidades; Agosto Verificado Página: 4
Campus do IST no b) Criar e manter actualizados ficheiros, que permitam realizar um inventário permanente das existências dos bens adstritos; c) Fornecer, após verificação de autorizações, mas sempre mediante requisição própria, os bens e materiais destinados ao funcionamento ou actuação dos serviços, controlando as entregas; d) Efectuar o controlo de stocks através do registo das entradas e saídas dos artigos de expediente e outros bens e r a contagens físicas periódicas; e) Remeter para as unidades competentes toda a documentação justificativa das despesas efectuadas; f) Garantir a execução de fotocópias de enunciados de testes e exames nas condições de segurança necessárias. - Contabilidade: a) Executar a contabilidade orçamental e patrimonial, independentemente da fonte de financiamento, de acordo com as regras orçamentais e os princípios contabilísticos do Plano Oficial de Contabilidade para o sector da educação; b) Assegurar o cumprimento das normas de contabilidade pública orçamental e patrimonial para o sector da educação e garantir a sua regulamentação e aplicação em estreita articulação com a Direcção Financeira do IST; c) Adoptar os critérios definidos em concertação com a Direcção Financeira do IST, para a contabilização das receitas e despesas e r ao seu registo; d) Cabimentar as propostas de despesa apresentadas pelos diferentes serviços do Campus do IST no ; e) Receber facturas e documentos de fundo de maneio, devidamente conferidos, e r ao registo da obrigação; f) Submeter a autorização superior os pagamentos a efectuar, depois da verificação de cabimento financeiro, emitindo autorizações de pagamento; g) Contabilização/imputação de custos/proveitos internos; h) Proceder mensalmente às reconciliações bancárias; i) Proceder à emissão de facturas e documentos equivalentes e sua contabilização; j) Promover o controlo das despesas por centro de custo; k) Proceder ao arquivo organizado de processos de natureza financeira; Agosto Verificado Página: 5
Campus do IST no l) Apurar mensalmente os montantes de taxas, impostos e receita a transferir para o NT do IST no Campus da Alameda, respeitando os prazos por estes definidos. -Tesouraria: a) Arrecadar e contabilizar todos os recebimentos e pagamentos; b) Efectuar os pagamentos depois de devidamente autorizados; c) Fornecer aos serviços competentes a indicação dos levantamentos e entradas de valores; d) Proceder aos depósitos e levantamentos de fundos nas instituições bancárias; e) Proceder às reposições do fundo de caixa; f) Controlar e verificar o fundo de maneio; g) Verificar as assinaturas obrigatórias nos cheques emitidos e transferências bancárias; h) Emitir e controlar os cheques e pedidos de transferências bancárias; i) Acompanhar diariamente o movimento de valores e comprovar os saldos de cada uma das contas bancárias; j) Elaborar listas dos cheques em movimento; k) Comunicar aos interessados as datas de pagamento e elaborar o expediente geral relacionado com o seu funcionamento normal; l) Manter actualizada a sua escrita, de modo a poder ser verificada, em qualquer altura, a exactidão dos fundos em cofre e em depósito; m) Planear as necessidades de tesouraria de acordo com os compromissos e cobranças a efectivar; n) Emitir os recibos, depois de cobradas as facturas e documentos equivalentes e sua contabilização. - Projectos: a) Fazer a abertura de novos projectos no MGP; b) Acompanhar a gestão económico-financeira dos projectos/financiamentos e garantir a execução financeira do orçamento na aplicação informática no MGP; c) Proceder ao controlo do recebimento e pagamento de overheads; d) Controlar a imputação de despesas relativas a transferências internas; Agosto Verificado Página: 6
Campus do IST no e) Acompanhar as acções de auditoria dos projectos financiados e elaborar contraditórios às auditorias sempre que necessário; f) Verificar todos os processos de despesa quanto à sua elegibilidade e legalidade; g) Elaborar as autorizações de despesa, depois da verificação de cabimento financeiro e envio para a contabilidade do NFTP; h) Preparar e acompanhar a execução dos relatórios financeiros de projectos, dos protocolos, e contractos programa no âmbito de entidades financiadoras, e assegurar a respectiva organização das pastas de projecto. i) Arquivar toda a documentação comprovativa; j) Preparar e manter actualizadas análises globais sobre a execução de projectos; k) Apurar os valores a transferir para os membros dos consórcios de projectos liderados pelo IST. Agosto Verificado Página: 7
Campus do IST no Abreviaturas e Acrónimos AAI AAPTP AC AEP AOP AP AQAI AT BD 4D CC CG CGD GIAF DGO DRH MB MGO MGP NCA NFTP NGAC NI NT OP SMAP TPA UE VD Área de Assuntos Internacionais Área Académica e de Pessoal do Área Contabilística Área de Estudos e Planeamento Área Orçamental e Patrimonial Área de Projectos Área para a Qualidade e Auditoria Interna Área Técnica Base de dados de registos bancários Central de Compras IST Conselho de Gestão Caixa Geral de Depósitos Programa de Contabilidade Direcção Geral do Orçamento Direcção de Recursos Humanos Multibanco Módulo de Gestão Orçamental Módulo de Gestão de Projectos Núcleo de Compras e Aprovisionamento Núcleo Financeiro do Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contractos Nota de Imputação Núcleo de Tesouraria Ordem de Pagamento Serviços Médicos, apoio e avaliação psicológica Terminal de Pagamento Automático Unidade de exploração Venda a dinheiro Agosto Verificado Página: 8
Campus do IST no Legislação Aplicável Legislação Despacho n.º 10695/2011 DR, 26 de Agosto de 2011. Decreto-Lei nº 137/2010 DR, 28 de Dezembro de 2010. Aviso n.º 19512/2011 DR, 30 de Setembro de 2011. Código do IVA. http://alfa.fct.mctes.pt/apoios/bolsas http://alfa.fct.mctes.pt/apoios/bolsas/valores2009 Lei nº 40/2004, de 18 de Agosto de 2004. Descrição RCIST- Regulamento de Compras do Instituto Superior Técnico. Ajudas de Custo. Actualização de Rendas. Estabelece a incidência, isenções, valor tributável e taxas aplicadas ás receitas recebidas. Normas para atribuição e gestão de bolsas no âmbito de projectos e instituições de I&D. Valores das bolsas segundo os Regulamentos de 2009, 2010 e 2011 Estatuto do Bolseiro de Investigação Agosto Verificado Página: 9
Campus do IST no Mapa de Actualização do Documento Responsável O quê Quando Como Resultado/ Registo Elisabete Rodrigues Actualização do volume Sempre que necessário Rever legislação e adequação dos processos Proposta de alteração As propostas são sempre enviadas à AQAI para análise juntamente com o formulário de alteração. Agosto Verificado Página: 10
Campus do IST no Capítulo 1 - Orçamento Capítulo 1: Orçamento Processo 1- Elaboração do Orçamento UE 10 e 36 1. É elaborado anualmente. 2. No início de Julho é enviado aos responsáveis dos centros de custo e projectos um mapa com os seguintes dados: - Execução do ano anterior; - Previsão orçamental para o ano corrente; - Execução orçamental do ano corrente, com informação até ao mês anterior ao envio. 3. Para as Receitas Próprias do UE 36, é necessário fazer uma previsão da receita, baseada nos contractos de exploração que temos e uma estimativa para o aluguer de salas e campo de jogos. A despesa é calculada com base na previsão da receita. 4. Quando se recebe a informação dos responsáveis, -se da seguinte forma: - Elabora um mapa resumo com todas as previsões; - Envia para aprovação do Vice- Presidente para Gestão do Campus do ; - Envia mail para a AOP. Agosto Verificado Página: 11
Campus do IST no Capítulo 1 - Orçamento Descrição do Processo: Elaboração do orçamento MAPA DO PROCESSO Responsável Elisabete Rodrigues Elisabete Rodrigues Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se / prazo Como se 1 Anualmente Elabora mapas. 1 Anualmente Elabora mapa resumo Resultado/ registo Envia aos responsáveis dos centros de custo. Envia para AOP Fluxo do processo Recepcionado de: Responsáveis dos centros de custo Expedido para: Responsáveis dos centros de custo. valida aprova AOP Vice- Presidente para a Gestão do Agosto Verificado Página: 12
Campus do IST no Capítulo 2- Economato Capítulo 2 - Economato Processo 1- Entrega de Material 1. Recebe a requisição com o material pretendido. 2. Entrega o material, dá baixa num excell os itens e respectivos valores. 3. Arquiva na pasta Economato 20XX. 4. Faz mapa mensal para enviar para o NFTP. Subprocesso 1.1 - Projectos e centros de custo da UE 10, para os quais é necessário fazer NI. 1. Recebe a requisição com o material pretendido. 2. Entrega o material e dá baixa num excell os itens e respectivos valores. 3. Fotocopia a requisição e arquiva na pasta Economato 20XX. 4. Envia original para o NFTP (Contabilidade), juntamente com o mapa mensal. Agosto Verificado Página: 13
Campus do IST no Capítulo 2- Economato Descrição do Processo: Entrega de Material MAPA DO PROCESSO Responsável Sr Manuel Teodoro Sr Manuel Teodoro Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se / prazo 1 Sempre que requerido 1.1 Sempre que requerido Como se Entrega o material Entrega o material Resultado/ registo Regista no excell Regista no excell Fluxo do processo Recepcionado de: Requerente Requerente Expedido para: Final mês envia excel para NFTP Contabilidad e Final mês envia excel para NFTP Contabilidad e valida aprova Agosto Verificado Página: 14
Campus do IST no Capítulo 2- Economato Processo 2- Requisições de material que não há em armazém. 1. Recebe a requisição. 2. Envia para NCA. 3. Quanto o material chega ao NCA, contactam para ir levantar. 4. Vai buscar o material ao NCA. 5. Contacta o centro custo requisitante para levantar o material. Agosto Verificado Página: 15
Campus do IST no Capítulo 2- Economato MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Requisições de material que não há em armazém. Responsável Sr Manuel Teodoro Sr Manuel Teodoro Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se / prazo 2 Quando recebe a requisição 2 Quando o NCA contacta Como se Envia para o NCA Vai buscar o material Resultado/ registo Regista no excell Contacta o requerente Fluxo do processo Recepcionado de: Expedido para: valida Requerente NCA NCA Requerente aprova Agosto Verificado Página: 16
Campus do IST no Capítulo 2- Economato Processo 3- Fotocópias de Exames 1. Recebe a requisição juntamente com os originas. 2. Fotocopia. 3. Lacra. 4. Avisa o responsável que os exames estão prontos, guarda-os num local seguro. 5. Entrega os exames e regista o levantamento numa guia entrega. 6. Arquiva a guia entrega na pasta Fotocópias /Exames 20XX. 7. Arquiva a requisição na pasta Economato 20XX. Agosto Verificado Página: 17
Campus do IST no Capítulo 2- Economato Descrição do Processo: Fotocópia de exames MAPA DO PROCESSO Responsável Sr Manuel Teodoro Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se / prazo 3 Sempre que requerido Como se Recebe os originais Resultado/ registo Fluxo do processo Recepcionado de: Expedido para: valida Fotocopia Requerente Requerente aprova Agosto Verificado Página: 18
Campus do IST no Capítulo 2- Economato Processo 4- Recolha de toners/tinteiros utilizados. 1. Recebe os toners/tinteiros. 2. Quando quantidade justifica (2 caixas). 3. Telefona para a empresa recolher o material. 4. Entrega o material á empresa. Agosto Verificado Página: 19
Campus do IST no Capítulo 2- Economato Descrição do Processo: Recolha de toners/tinteiros utilizados MAPA DO PROCESSO Responsável Sr Manuel Teodoro Sr Manuel Teodoro Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se / prazo 4 Sempre que requerido 4 Quando tem 2 caixas cheias Como se Recebe os toners Contacta o transportador Resultado/ registo Fluxo do processo Recepcionado de: Expedido para: valida Armazena Requerente Entrega o material Transportad or aprova Agosto Verificado Página: 20
Campus do IST no Capítulo 2- Economato Processo 5- Mapas de despesas mensais de Economato e Fotocópias 1. Lança as requisições recebidas num excell. 2. Faz um PDF mensal. 3. Envia aos responsáveis dos cc. 4. Imprime e arquiva junto às requisições na pasta Economato 20XX. Agosto Verificado Página: 21
Campus do IST no Capítulo 2- Economato MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Mapas de despesas mensais de Economato e Fotocópias Responsável Sr Manuel Teodoro Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se / prazo Como se 5 Diariamente Lança as requisições Resultado/ registo PDF mensal Fluxo do processo Recepcionado de: Expedido para: Responsáveis dos cc valida Coordenador NFTP aprova Agosto Verificado Página: 22
Campus do IST no Capítulo 2- Economato Processo 6- Mapas de despesas globais dos vários Centros de Custo de Economato e Fotocópias 1. No fim do mês faz o resumo dos mapas em excell dos centros de custo. 2. Passa para PDF. 3. Envia para o NFTP Contabilidade processar. Agosto Verificado Página: 23
Campus do IST no Capítulo 2- Economato MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Mapas de despesas globais dos vários Centros de Custo de Economato e Fotocópias Responsável Sr Manuel Teodoro Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se / prazo Como se 6 Mensalmente Regista no excell Resultado/ registo Fluxo do processo Recepcionado de: Expedido para: PDF NFTP- Contabilidade valida aprova Agosto Verificado Página: 24
Campus do IST no Capítulo 2- Economato Processo 7- Conferência de stock s 1. Mensalmente efectua o controlo de bens existentes: 2. Tira um mapa com as existências em armazém. 3. Procede à contagem. 4. Regista no mapa que está em conformidade. Agosto Verificado Página: 25
Campus do IST no Capítulo 2- Economato Descrição do Processo: Conferência de Stock s. MAPA DO PROCESSO Responsável Sr Manuel Teodoro Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se / prazo Como se 7 Mensalmente Tira listagem existências Resultado/ registo Regista que está em conformidade Fluxo do processo Recepcionado de: Expedido para: valida Coordenador NFTP aprova Agosto Verificado Página: 26
Campus do IST no Capítulo 2- Economato Processo 8- Gestão de Stocks 1. Sempre que detecta um baixa no nível óptimo de stock. 2. Faz requisição interna com os itens em falta. 3. Recolhe assinatura do Coordenador do NFTP. 4. Fotocopia a requisição e arquiva na pasta Economato/Alameda 20XX. 5. Vai buscar o material ao NCA, contra a entrega da requisição. 6. Dá entrada do material em armazém, actualizando o excell, valores e quantidades. Agosto Verificado Página: 27
Campus do IST no Capítulo 2- Economato Descrição do Processo: Gestão de Stock s MAPA DO PROCESSO Responsável Sr Manuel Teodoro Identificação (processo, subprocesso procedimento) 8 Quando se / prazo Sempre que detecta um baixa no nível óptimo de stock. Como se Faz requisição interna Resultado/ registo Vai buscar material Fluxo do processo Recepcionado de: Expedido para: valida aprova NCA Coordenador NFTP Agosto Verificado Página: 28
Campus do IST no Capítulo 3- Contabilidade Capítulo 3 Contabilidade Processo 1- Imputações internas (telefones, economato, cópias, km e correio). 1. Recebe via mail a informação. 2. Para cada tipo de despesa é necessário fazer um mapa conjunto, por centros de custo e os valores apurados. Subprocesso 1.1- Directa, faz-se o custo e o proveito. 1. Regista no MGO os custos. 2. Regista no GIAF, o custo e o proveito. 3. Regista no mapa global de imputações para enviar mensalmente para a AOP. 4. Arquiva na Pasta Imputações. Subprocesso 1.2- Indirecta, faz o proveito. 1. Faz a NI no GIAF. 2. Envia para a unidade autónoma fazer o custo. 3. Recebe o nº de registo do custo no GIAF via mail. 4. Regista proveito no GIAF. 5. Regista no mapa global de imputações para enviar mensalmente para a AOP. 6. Envia a NI para a unidade autónoma. 7. Arquiva na Pasta Imputações Indirectas. Agosto Verificado Página: 29
Campus do IST no Capítulo 3- Contabilidade MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Imputações internas. Identificação Quando se (processo, Responsável subprocesso / prazo procedimento) A Funcionário do NFTP A Funcionário do NFTP A Funcionário do NFTP 1 1.1 1.2 Quando recebe a informação Mensalmente Mensalmente Como se Faz mapa conjunto por centros de custo Regista custo e proveito Regista o proveito Resultado/ registo Mapa com o valor a imputar Imputação do valor Imputação do valor Fluxo do processo Recepcionado de: NFTP- Economato, CIIST TP e AT Expedido para: valida Unidades autónomas. aprova Agosto Verificado Página: 30
Campus do IST no Capítulo 3- Contabilidade Processo 2- Processamento da despesa. 1. Recebe alerta CC. 2. Verifica qual é a UE que o processo vai seguir (10 ou 36). Subprocesso 2.1- Quando é da UE 10. 1. Altera a UE de 36 para 10. 2. Cabimenta no MGO. Subprocesso 2.2- Se é da UE 36 RP. 1. Regista o Pré cabimento no GIAF (CPCAB). 2. Insere o nº do GIAF na CC. Depois de autorizada a aquisição. 1. Faz o cabimento final GIAF (CPAUD) 2. Regista o nº na CC. Quando a factura aparece digitalizada na CC: 1. Em FRC faz o registo da factura. 2. Contacta o fornecedor para combinar a forma de pagamento. 3. Emite a OP no GIAF. 4. Envia para o NFTP Tesouraria. Subprocesso 2.3- Se é da UE 36 Projectos. 1. Cabimenta no MGP. 2. Regista o Pré cabimento GIAF (CPCAB). 3. Insere o nº do GIAF na CC. Depois de autorizada a aquisição. Agosto Verificado Página: 31
Campus do IST no Capítulo 3- Contabilidade 1. Faz o cabimento final GIAF (CPAUD) 2. Regista o nº na CC. Quando a factura aparece digitalizada na CC: 1. Em FRC faz o registo da factura. 2. Contacta o fornecedor para combinar a forma de pagamento. 3. Emite a OP no GIAF. 4. Envia para o NFTP Tesouraria. Este processo encontra-se definido detalhadamente no Volume 2.1- Área Contabilística, Capitulo 3- Núcleo de Contabilidade, Processo 2- Processamento de despesa. Recomenda-se a sua leitura. Agosto Verificado Página: 32
Campus do IST no Capítulo 3- Contabilidade MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Cabimento da despesa. Responsável Funcionário do NFTP Funcionário do NFTP Funcionário do NFTP Identificação (processo, subprocesso procedimento) 2.1 2.2 2.3 Quando se / prazo Quando recebe alerta da CC Quando recebe alerta da CC Quando recebe alerta da CC Como se Altera a unidade de exploração Verifica a unidade pagadora Verifica a unidade pagadora Resultado/ registo Lançamento MGO. Lançamentos GIAF Lançamentos MGP e GIAF Fluxo do processo Recepcionado de: Expedido para: valida CC CC CC CC NFTP- Contabilidad e e CC. NFTP- Contabilidad e e CC. aprova Agosto Verificado Página: 33
Campus do IST no Capítulo 3- Contabilidade Processo 3: Facturação- Reserva de salas e espaços. 1. Recebe o ticket da reserva de sala enviado pela AT ou pela Dr. Ana Marcelino. 2. Emite a factura, no GIAF- Facturação. 3. Envia pelo correio ou deixa na Portaria para ser entregue ao cliente. 4. Informa á AT o nº da factura. 5. Arquiva na pasta das facturas mensais. Agosto Verificado Página: 34
Campus do IST no Capítulo 3- Contabilidade MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Facturação Responsável Funcionário do NFTP Identificação (processo, subprocesso procedimento) 3 Quando se / prazo Quando recebe mail Como se Regista no GIAF Resultado/ registo Factura Fluxo do processo Recepcionado de: AT/Drª Ana Marcelino Expedido para: Empresa valida Funcionário do NFTP aprova Agosto Verificado Página: 35
Campus do IST no Capítulo 3- Contabilidade Processo 4: Facturação de Projectos 1. Recebe por email do responsável do projecto com os dados da empresa, texto a ser redigido e forma de envio da mesma. 2. Verifica o texto e a elegibilidade do Iva. 3. Emite a factura, no GIAF- Facturação. 4. Lança no MGP. 5. Informa por email o responsável do envio da factura. 6. Envia por correio. 7. Arquiva na Pasta das facturas mensais Agosto Verificado Página: 36
Campus do IST no Capítulo 3- Contabilidade MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Facturação de Projectos. Responsável Funcionário do NFTP Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se / prazo 4 Quando recebe pedido Como se Regista no GIAF Resultado/ registo Factura Fluxo do processo Recepcionado de: Responsável do projecto Expedido para: Empresa valida Funcionário do NFTP aprova Agosto Verificado Página: 37
Campus do IST no Capítulo 3- Contabilidade Processo 5- Facturação ao abrigo de contractos. Subprocesso 5.1- Máquinas de venda automática. 1. Até dia 5 de cada mês é necessário deslocar-se até às máquinas com o funcionário da empresa para fazer a leitura. 2. Com os talões elabora um mapa para calcular o valor a facturar. 3. Emite a factura, no GIAF- Facturação. 4. Envia pelo correio ou deixa na Portaria para ser entregue ao cliente. 5. Envia para o NGAC a cópia da factura. 6. Arquiva na pasta de contractos. Subprocesso 5.2- Aluguer/cedência de espaços. 1. Até dia 8 de cada mês. 2. Emite a factura, no GIAF- Facturação. 3. Envia pelo correio ou deixa na Portaria para ser entregue ao cliente. 4. Envia para o NGAC a cópia da factura. 5. Arquiva na pasta de contractos. Agosto Verificado Página: 38
Campus do IST no Capítulo 3- Contabilidade Descrição do Processo: Facturação ao abrigo de contratos. MAPA DO PROCESSO Responsável Funcionário do NFTP Funcionário do NFTP Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se / prazo 5.1 Até ao dia 5 de cada mês 5.2 Até ao dia 8 de cada mês Como se Desloca-se ás máquinas para fazer a leitura. Regista no GIAF Resultado/ registo Fluxo do processo Recepcionado de: Expedido para: valida Factura Empresa Empresa Funcionári o do NFTP Factura Empresa Funcionári o do NFTP aprova Agosto Verificado Página: 39
Campus do IST no Capítulo 3- Contabilidade Processo 6- Bolsas UE36 e Projectos. Subprocesso 6.1- Cabimento 1. Vem o processo da AAPTP ou da DRH para cabimentar. 2. Lança no MGP, coloca o nº do lançamento no processo. 3. Faz cabimento e compromisso no GIAF. 4. Recebe o contrato assinado da AAPT. Subprocesso 6.2- Pagamentos 1. Mensalmente recebe a requisição, lança no MGP e lança no GIAF- Terceiros. 2. Envia para o NFTP-Tesouraria para fazer o pagamento Recomenda-se a leitura do Capitulo 4, Processo 1, Subprocesso 1.2 deste Volume. Agosto Verificado Página: 40
Campus do IST no Capítulo 3- Contabilidade MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Bolsas. Responsável Funcionário do NFTP Funcionário do NFTP Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se / prazo 6.1 Quando recebe o processo. 6.2 Quando recebe a requisição. Como se Lança no MGP e GIAF Lança MGP e GIAF Resultado/ registo Nº lançamento MGP, Cabimento e compromisso. Processamento da bolsa. Fluxo do processo Recepcionado de: AAPTP ou DRH Responsável do Projecto Expedido para: AAPTP ou DRH NFTP- Tesouraria valida aprova Agosto Verificado Página: 41
Campus do IST no Capítulo 3- Contabilidade 1. Recebe alerta da CC. 2. Lança no MGO se for da UE 10. Processo 7- Missões Subprocesso 7.1- Projetos 1. Lança no MGP. 2. Lança GIAF. 3. Coloca os números na CC. 4. Faz o processamento das despesas, lança MGP e GIAF. 5. Envia para o NFTP- Tesouraria. Subprocesso 7.2- Ajudas de custo 1.Confirma os valores da ajuda de custo. 2. Quando recebe autorização da missão da DRH 3. Faz o processamento das ajudas de custo, lança MGP e GIAF. 4. Envia para o NFTP- Tesouraria. Agosto Verificado Página: 42
Campus do IST no Capítulo 3- Contabilidade Descrição do Processo: Missões. MAPA DO PROCESSO Responsável Funcionário do NFTP Funcionário do NFTP Funcionário do NFTP Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se / prazo 7 Recebe alerta da CC 7.1 Recebe alerta da CC 7.2 Recebe alerta da CC Como se Lança no MGO Lança no MGP e GIAF Confere e lança no MGP e GIAF Resultado/ registo Nº de lançamento Nº de lançamentos Nº de lançamentos Fluxo do processo Recepcionado de: Expedido para: valida CC CC CC DRH NFTP- Tesouraria NFTP- Tesouraria aprova Agosto Verificado Página: 43
Campus do IST no Capítulo 3- Contabilidade Processo 8- Conciliações 1. Mensalmente, até dia 15 do mês seguinte. 2. Recolhe extracto bancário. 3. Pica os valores do extracto com os lançamentos do GIAF. 4. Retira listagem de conciliação. 5. Envia por mail para a AC e para a Coordenador do NFTP. 6. Arquiva na pasta juntamente com o extracto bancário. Agosto Verificado Página: 44
Campus do IST no Capítulo 3- Contabilidade MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Conciliações. Responsável Funcionário do NFTP Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se / prazo 8 Mensalmente até dia 15 Como se Pica extracto com os registos no GIAF Resultado/ registo Listagem de conciliação. Fluxo do processo Recepcionado de: Expedido para: AC e Coordenador NFTP valida aprova Coordena dor NFTP Agosto Verificado Página: 45
Campus do IST no Capítulo 3- Contabilidade Processo 9- Iva. 1. Mensalmente, até dia 15 do mês seguinte. 2. Tira listagem do IVA liquidado e dedutível e confere com os documentos. 3. Faz mapa em excell de apuramento do valor a transferir. 4. Regista no GIAF. 5. Envia para o NFTP Tesouraria. Agosto Verificado Página: 46
Campus do IST no Capítulo 3- Contabilidade Descrição do Processo: Pagamento IVA MAPA DO PROCESSO Responsável Funcionário do NFTP. Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se / prazo 9 Mensalmente até dia 15. Como se Tira listagens do IVA. Resultado/ registo Mapa com valores a transferir. Fluxo do processo Recepcionado de: Expedido para: NFTP- Tesouraria valida Coordenador NFTP aprova Agosto Verificado Página: 47
Campus do IST no Capítulo 3- Contabilidade Processo 10- Fundo de Maneio Recomenda-se a leitura do Volume 2.1- Área Contabilística, Capitulo 1- Assessoria Técnica, Processo 8- Pedidos de Fundo de Maneio. Recomendase a sua leitura. Recomenda-se a leitura do Volume 2.1- Área Contabilística, Capitulo 2- Núcleo de Execução Orçamental, Processo 3- Compromissos, Subprocesso 3.4- Fundo de Maneio. Recomenda-se a sua leitura. Recomenda-se a leitura do Volume 2.1- Área Contabilística, Capitulo 4- Núcleo de Tesouraria, Processo 4- Fundo de Maneio. Recomenda-se a sua leitura. Processo 11- Inventário. 1. Trimestralmente, retira da CC todas as aquisições inventariadas. 2. Elabora processo com nota de encomenda, auto de recepção, factura e dados contabilísticos. 3. Envia processos para a AT. 4. Arquiva na pasta de Inventário. Agosto Verificado Página: 48
Campus do IST no Capítulo 3- Contabilidade Descrição do Processo: Inventário. MAPA DO PROCESSO Responsável Maria de Lurdes Fernandes Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se / prazo Como se Recolhe da CC todas as aquisições inventariadas. Resultado/ registo Processo para inventário. Fluxo do processo Recepcionado de: Expedido para: 11 Trimestralmente AT- Património valida Coordenador NFTP aprova Agosto Verificado Página: 49
Campus do IST no Capítulo 3- Contabilidade Processo 12- Gestão Shuttle Subprocesso 12.1- Calendarização do ano lectivo. 1. Anualmente, em Junho procura na página do IST o calendário o próximo ano lectivo. 2. Identifica os períodos (aulas, exames e férias). 3. Faz a contagem de quantos dias têm cada período. 4. Elabora excell. Subprocesso 12.2- Conferência das facturas mensais 1. Recebe a factura. 2. Confere. 3. Regista no MGO. 4. Envia os originais para o NGAC 5. Arquiva as cópias na pasta dos contractos. Subprocesso 12.3- Mapas de ocupação 1. Recebe os mapas semanalmente da Barraqueiro e dos seguranças com as ocupações de cada autocarro. 2. Atualiza no Google docs. Subprocesso 12.4- Utilizações pontuais 1. Recebe por parte da AAPTP o calendário das avaliações. 2. Analisa a necessidade de colocar autocarro extra (ex. sábado), define horários. 3. Envia fax a solicitar à Barraqueiro um autocarro extra. 4. Envia mail para a Drª Ana Marcelino divulgar à Escola. Agosto Verificado Página: 50
Campus do IST no Capítulo 3- Contabilidade Subprocesso 12.5- Estimativas de custos 1. Anualmente, em Junho depois de feita a calendarização para o próximo ano lectivo. 2. Faz a estimativa de custos com base nos preços praticados em cada período. 3. Elabora mapa em excell. 4. Envia para a Vice-Presidente para a Gestão do TP. Subprocesso 12.6- Gestão das reclamações/sugestões. 1. Recebe mail. 2. Leva para avaliação superior. 3. Envia resposta. Agosto Verificado Página: 51
Campus do IST no Capítulo 3- Contabilidade MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Gestão do Shuttle. Responsável Elisabete Rodrigues Maria de Lurdes Fernandes Maria de Lurdes Fernandes Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se / prazo 12.1 Anualmente, em Junho. 12.2 Mensalment e, quando recebe a factura. 12.3 Semanalme nte, quando recebe a informação. Como se Identifica os períodos. Confere a factura. Regista os dados. Resultado/ registo Mapa em excell. Fluxo do processo Recepcionado de: Expedido para: valida Maria de Lurdes Fernandes Lança MGO. Barraqueiro NGAC Coordena dor NFTP Mapa no Google docs. Barraqueiro e Segurança. Coordena dor NFTP aprova Vice- Presidente para a Gestão do TP Agosto Verificado Página: 52
Campus do IST no Capítulo 3- Contabilidade Maria de Lurdes Fernandes Elisabete Rodrigues Maria de Lurdes Fernandes 12.4 Sempre verifica necessidade de autocarro extra. 12.5 Anualmente, em Junho. 12.6 Recebe o mail. Solicita Barraqueiro um autocarro extra. Faz estimativa. Avalia a sugestão/recl amação. AAPTP Barraqueiro Coordena dor NFTP Mapa em excell. Despacho superior. Vice- Presidente para a Gestão do TP Utentes Utentes Coordena dor NFTP Vice- Presidente para a Gestão do TP Vice- Presidente para a Gestão do TP Agosto Verificado Página: 53
Campus do IST no Capítulo 4- Tesouraria Capítulo 4 Tesouraria Processo 1- Pagamentos Subprocesso 1.1- Notas de Imputação 1. Quando recebe a NI. 2. Regista no GIAF o custo. 3. Faz ofício para o banco a solicitar a transferência do valor. 4. Recolhe assinaturas. 5. Tira cópias e envia para o banco. 6. Regista o pagamento no GIAF- Gestão de Bancos. 7. Lança na BD 4D da saída do dinheiro. 8. Aguarda a Nota de Quitação. 9. Arquiva na pasta das NI indirectas e na pasta da Despesa 20XX. Subprocesso 1.2- Outros pagamentos 1.2.1 Pagamento por cheque. 1. Passa cheque. 2. Recolhe assinaturas da OP. 3. Lança na BD 4D da saída do dinheiro. 4. Envia por correio. 5. Recebe recibo. 6. Insere na Plataforma do nº de pagamento ao fornecedor. 7. Arquiva o processo na pasta das OP s. Se for projectos arquiva cópia de todo o processo na pasta do projecto. Agosto Verificado Página: 54
Campus do IST no Capítulo 4- Tesouraria 1.2.2 Pagamento por transferência. 1. Elabora o ofício de transferência bancária. 2. Recolhe assinaturas da OP. 3. Lança na BD 4D da saída do dinheiro. 4. Envia ofício para o banco. 5. Contacta o fornecedor para solicitar recibo. 6. Insere na CC do nº de pagamento ao fornecedor. 7. Arquiva na pasta das OP. Se for projectos arquiva cópia de todo o processo na pasta do projecto. Este processo encontra-se definido detalhadamente no Volume 2.1- Área Contabilística, Capitulo 4- Núcleo de Tesouraria, Processo 1- Pagamentos. Recomenda-se a sua leitura. Agosto Verificado Página: 55
Campus do IST no Capítulo 4- Tesouraria MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Pagamentos. Responsável Funcionário do NFTP Funcionário do NFTP Identificação (processo, subprocesso procedimento) 1.1 1.2 Quando se / prazo Quando recebe NI Quando recebe os processos Como se Registo no GIAF Registo no GIAF Resultado/ registo Pagamento Pagamento Fluxo do processo Recepcionado de: Unidades autónomas NFTP- Contabilidade Expedido para: Banco Banco valida Coordenado r NFTP Coordenado r NFTP aprova Vice- Presidente para a Gestão do TP Vice- Presidente para a Gestão do TP Agosto Verificado Página: 56
Campus do IST no Capítulo 4- Tesouraria Processo 2: Receita- Reserva de Campos. - Recepção do ticket da reserva por mail. Subprocesso 2.1- Recebe o pagamento. 1. Abre caixa para fazer VD no GIAF. 2. Imprime. 3. Fotocopia. 4. Entrega original ao utente. 5. Informa por mail a AT. 6. No final dia fecha a caixa e confere os valores. 7. Guarda no cofre. 8. No final da semana os valores são depositados na conta bancária e é feito em Gestão de caixa a emissão das guias de depósito. 9. Lança na BD 4D da entrada do dinheiro. 10. Arquiva na Pasta das VD s e na pasta da receita mensal. Subprocesso 2.2- Transferência. - Recebe informação do utente que fez a transferência e confirma recepção do valor no site da CGD. 1. Abre caixa para fazer VD no GIAF. 2. Imprime. 3. Fotocopia. 4. Entrega original ao utente. 5. Informa por mail a AT. 6. Faz o depósito da transferência. 7. Lança na BD 4D da entrada do dinheiro. Agosto Verificado Página: 57
Campus do IST no Capítulo 4- Tesouraria 8. Imprime as guias. 9. Arquiva na Pasta das VD s e na pasta da Receita mensal. 10. Se a reserva não for paga é pedido á AT para cancelar o Ticket. Subprocesso 2.3- Utilizações pontuais 1. Recebe envelope com a informação da utilização pontual. O impresso é numerado sequencialmente e entregue aos seguranças que o preenchem e recebem o valor do aluguer do campo. 2. Abre caixa para fazer VD no GIAF. 3. Imprime. 4. Fotocopia. 5. Entrega original na portaria para ser entregue ao utente. 6. Informa por mail a AT. 7. No final dia fecha a caixa e confere os valores. 8. Guarda no cofre. 9. No final da semana os valores são depositados na conta bancária e é feito em Gestão de caixa a emissão das guias de depósito. 10. Lança na BD 4D da entrada do dinheiro. 11. Arquiva na Pasta das VD s e na pasta da receita mensal Agosto Verificado Página: 58
Campus do IST no Capítulo 4- Tesouraria MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Receita. Responsável Funcionário NFTP Funcionário NFTP Funcionário NFTP Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se / prazo 2.1 Quando recebe valores 2.2 Quando recebe informação da transferência 2.3 Quando recebe informação Como se Regista no GIAF Regista no GIAF Regista no GIAF Resultado/ registo Fluxo do processo Recepcionado de: Expedido para: valida VD Utente Utente Funcionário NFTP VD Banco Utente Funcionário FTP VD Segurança Utente Funcionário NFTP aprova Agosto Verificado Página: 59
Campus do IST no Capítulo 4- Tesouraria Processo 3 - Receita da UE10 (AAPTP e SMAP) Subprocesso 3.1 -Os recebimentos do MB da AAPTP 1. Confere as guias de receita com os talões do multibanco. 2. Regista em Terceiros no GIAF diário 6362, movimento indevido à 300314. 3. Faz mapa de classificação da despesa. 4. Faz ofício, com o valor a transferir para a UE 10. 5. Recolhe assinaturas. 6. Envia para a CGD. 7. Envia cópia para o Núcleo de Tesouraria de toda a documentação. 8. Arquiva os documentos na pasta da Receita Mensal e pasta da secretaria. 9. Regista no GIAF o Movimento indevido. Subprocesso 3.2- Recebimento de valores e cheques da AAPTP 1. Confere as guias de receita com o dinheiro e cheques entregues. 2. Guarda no cofre os montantes. 3. Faz depósito semanal. 4. Efectua mapa de classificação. 5. Envia cópia para o NT de toda a documentação. 6. Arquiva os documentos na pasta da AAPTP. 7. Envia cópias para a AAPTP dos talões de depósito. Subprocesso 3.3- Recebimento de valores e cheques SMAP~ 1. Confere as VD, com o dinheiro e cheques entregues. 2. Faz a aceitação da transferência da caixa 36-2 no GIAF. Agosto Verificado Página: 60
Campus do IST no Capítulo 4- Tesouraria 3. Fecha a caixa. 4. Retira mapa de caixa para conferir. 5. Guarda no cofre os montantes. 6. Faz depósito semanal. 7. Envia para o NT toda a documentação. 8. Arquiva os documentos na pasta do SMAP. 9. Envia cópias para o SMAP dos talões de depósito. Agosto Verificado Página: 61
Campus do IST no Capítulo 4- Tesouraria Descrição do Processo: Receita da UE 10 (AAPTP e SMAP). MAPA DO PROCESSO Responsáve l Funcionário NFTP Funcionário NFTP Funcionário NFTP Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se / prazo 3.1 Semanalmente 3.2 Semanalmente 3.3 Semanalmente Como se Regista no GIAF Deposita os valores Deposita os valores Resultado/ registo Movimento Indevido Crédito na conta da unidade Transferência de caixa Fluxo do processo Recepcionado de: Expedido para: valida AATPTP NT Funcionário NFTP AATPTP NT Funcionário NFTP SMAP Nt Funcionário NFTP aprova Coordena dor NFTP Coordena dor NFTP Coordena dor NFTP Agosto Verificado Página: 62
Campus do IST no Capítulo 4- Tesouraria Processo 4- Receita de facturas. Subprocesso 4.1 Cheque. 1. Identifica a factura. 2. Guarda no cofre o cheque. 3. Faz depósito semanal. 4. Regista no GIAF em Bancos o recebimento. 5. Envia pelo correio o recibo. 6. Arquiva o recibo na pasta das facturas. 7. Arquiva na pasta da Receita mensal. Subprocesso 4.2- Transferência 1. Visualiza a transferência. 2. Identifica a factura. 3. Regista no GIAF em Bancos o recebimento. 4. Envia pelo correio o recibo. 5. Arquiva o recibo na pasta das facturas. 6. Arquiva na pasta da receita mensal. Agosto Verificado Página: 63
Campus do IST no Capítulo 4- Tesouraria Descrição do Processo: Receita de facturas. MAPA DO PROCESSO Responsável Funcionário NFTP Funcionário NFTP Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se / prazo 4.1 Quando recebe o cheque 4.2 Quando recebe indicação da transferênci a Como se Faz depósito. Regista no GIAF. Regista no GIAF. Resultado/ registo Fluxo do processo Recepcionado de: Expedido para: valida Recibo Empresa Empresa Recibo Banco Empresa aprova Agosto Verificado Página: 64
Campus do IST no Capítulo 4- Tesouraria Processo 5- Disponibilidades 1. Sempre que solicitado pela AC ou CG. 2. Tira listagem de movimentos BD 4D. 3. Visualiza no site da CGD os movimentos que ainda não estão lançados na BD 4D. 4. Verifica a diferença de valores, identifica os movimentos em trânsito. 5. Faz um mapa resumo com os dados anteriores. 6. Envia mapa com a resposta. Agosto Verificado Página: 65
Campus do IST no Capítulo 4- Tesouraria Descrição do Processo: Disponibilidades. MAPA DO PROCESSO Responsável Maria Manuel Rosa Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se / prazo 5 Sempre que solicitado Como se Regista os valores e confere. Resultado/ registo Mapa em excell Fluxo do processo Recepcionado de: Expedido para: valida AC AC Coordena dor NFTP aprova Agosto Verificado Página: 66
Campus do IST no Capítulo 4- Tesouraria Processo 6- Atualização diária da BD 4D 1. Diariamente retira listagem do dia anterior no site da CGD com os movimentos que não estão identificados (transacções do MB, e outras por identificar). 2. Lança os movimentos na BD 4D. 3. Sempre que houver movimentos não identificados é necessário fazer mais diligências para obter mais informações. 4. Quando não se sabe a proveniência dos valores recebidos, lança-se em receita extraordinária. 5. Quando identificados seguem o percurso normal da receita. 6. Faz-se movimento indevido sempre que os valores que não pertençam á UE 36, mas pertençam a outras unidades de exploração do IST. Recomenda-se a leitura do Processo 7- Movimentos indevidos deste capítulo para a receita a transferir para as outras unidades. Agosto Verificado Página: 67
Campus do IST no Capítulo 4- Tesouraria Descrição do Processo: Actualização da BD 4D. MAPA DO PROCESSO Responsável Maria Manuel Rosa Identificação (processo, subprocesso procedimento) 5 Quando se / prazo Diariamente Como se Lança os movimentos na BD 4D Resultado/ registo Listagem de movimentos Fluxo do processo Recepcionado de: Expedido para: valida Banco Coordena dor NFTP aprova Agosto Verificado Página: 68
Campus do IST no Capítulo 4- Tesouraria Processo 7- Movimentos indevidos 1. Quando é identificado um valor a transferir para outra unidade dentro do IST: 2. Informa por mail a unidade do valor que recebeu e a que se refere. 3. Faz o lançamento no GIAF em terceiros. 4. Certifica-se de que a unidade autónoma também fez o movimento no mesmo mês no GIAF. 5. Passa cheque ou faz ofício para transferir a verba. 6. Envia cópias dos documentos para a UE que vai receber a verba poder identificar, faz lançamento no GIAF. 7. Certifica-se de que a unidade autónoma também fez o movimento no mesmo mês no GIAF. 8. Arquiva na pasta de Bancos. Recomenda-se a leitura do subprocesso 1.2- Outros pagamentos deste capítulo. Agosto Verificado Página: 69
Campus do IST no Capítulo 4- Tesouraria Descrição do Processo: Movimento Indevido. MAPA DO PROCESSO Responsável Funcionário NFTP Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se / prazo 7 Quando identifica um valor a transferir Como se Faz lançamento no GIAF Resultado/ registo Pagamento Fluxo do processo Recepcionado de: NFTP- Contabilidade Expedido para: Banco valida Coordena dor NFTP aprova Vice- Presidente para a Gestão do TP Agosto Verificado Página: 70
Campus do IST no Capítulo 5- Projetos Consultoria e Prestação de Serviços Capítulo 5: Projectos Consultadoria e Prestação de Serviços (resultados e prestação de serviços). Recomenda-se a leitura do Volume 2.3 Área de Projectos Capitulo 4- Núcleo de Projectos de Consultadoria e Serviços, para mais detalhes. Processo 1- Abertura do Projecto. 1. Quando solicitado pelo Docente. 2. Preenche ficha de abertura e anexa documentos de suporte. 3. Envia para despacho do CG. 4. Faz abertura do projecto no MGP e GIAF. Agosto Verificado Página: 71
Campus do IST no Capítulo 5- Projetos Consultoria e Prestação de Serviços Descrição do Processo: Abertura de Projecto. MAPA DO PROCESSO Responsável Funcionário NFTP Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se / prazo 1 Quando solicitada a abertura. Como se Elabora processo para abertura do projecto. Resultado/ registo Abertura do projecto no GIAF e MGP. Fluxo do processo Recepcionado de: Responsável do Projecto. CG Expedido para: valida Coordena dor NFTP aprova Vice- Presidente para os Assuntos Administra tivos do IST. Agosto Verificado Página: 72
Campus do IST no Capítulo 5- Projetos Consultoria e Prestação de Serviços Processo 2- Despesa Recomenda-se a leitura do Capitulo 3, Processo 2 deste volume. Processo 3- Receita Recomenda-se a leitura do Capitulo 3, Processo 4 deste volume. Processo 4- Encerramento do projecto. 1. Quando solicitado pelo Responsável do projecto. 2. Faz conferência das receitas e despesas, e a possibilidade de o encerrar. 3. Apura o saldo. Agosto Verificado Página: 73
Campus do IST no Capítulo 5- Projetos Consultoria e Prestação de Serviços MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Encerramento do projecto. Responsável Funcionário NFTP. Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se / prazo 4 Quando solicitado pelo Docente. Como se Confere o projecto e a possibilidade de o encerrar. Resultado/ registo Encerramento do projecto. Fluxo do processo Recepcionad o de: Responsável do projecto. Expedido para: valida Coordenador NFTP aprova Agosto Verificado Página: 74
Campus do IST no Capítulo 6- Projetos Nacionais (FCT, Gulbenkian) Capítulo 6: Projetos Nacionais (FCT, Gulbenkian) Recomenda-se a leitura do Volume 2.3- Área de Projectos, Capitulo 3-Núcleo de Projectos Nacionais, para mais detalhes. Processo 1- Abertura de projeto. 1. Quando solicitado pelo Docente. 2. Preenche ficha de Abertura, anexa documentos de suporte. 3. Envia para despacho do CG. 4. Faz abertura do projecto no MGP e GIAF. Agosto Verificado Página: 75
Campus do IST no Capítulo 6- Projetos Nacionais (FCT, Gulbenkian) Descrição do Processo: Abertura de Projecto. MAPA DO PROCESSO Responsável Funcionário NFTP Identificação (processo, subprocesso procedimento) 1 Quando se / prazo Quando solicitada a abertura. Como se Elabora processo para abertura do projecto. Resultado/ registo Abertura do projecto no GIAF e MGP. Fluxo do processo Recepcionado de: Responsável do Projecto. CG Expedido para: valida Coordena dor NFTP aprova Vice- Presidente para os Assuntos Administra tivos do IST. Agosto Verificado Página: 76
Campus do IST no Capítulo 6- Projetos Nacionais (FCT, Gulbenkian) Processo 2- Despesa Recomenda-se a leitura do Capitulo 3, Processo 2 deste Volume. Processo 3- Receita 1. Recebe indicação de que a verba (subsidio) está na conta bancária. 2. Lança no MGP e GIAF. 3. Informa o Responsável do projecto do recebimento. 4. Arquiva na pasta da Receita. Agosto Verificado Página: 77
Campus do IST no Capítulo 6- Projetos Nacionais (FCT, Gulbenkian) Descrição do Processo: Receita. MAPA DO PROCESSO Responsável Funcionário NFTP Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se / prazo 3 Quando recebe indicação do recebimento Como se Faz lançamento no GIAF e MGP. Resultado/ registo Fluxo do processo Recepcionado de: Expedido para: valida Recebimento Banco. aprova Agosto Verificado Página: 78
Campus do IST no Capítulo 6- Projetos Nacionais (FCT, Gulbenkian) Processo 4- Encerramento do Projeto 1. Quando solicitado pelo Responsável do projecto. 2. Faz conferência das receitas e despesas, e a possibilidade de o encerrar. 3. Apura o saldo. Agosto Verificado Página: 79
Campus do IST no Capítulo 6- Projetos Nacionais (FCT, Gulbenkian) MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Encerramento do projecto. Responsável Funcionário NFTP. Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se / prazo 4 Quando solicitado pelo Docente. Como se Confere o projecto e a possibilidade de o encerrar. Resultado/ registo Encerramento do projecto. Fluxo do processo Recepcionado de: Responsável do projecto. Expedido para: valida Coordena dor NFTP aprova Agosto Verificado Página: 80