Capítulo 3 Aplicando o PMBoK ao Microsoft Office Project 2003
29 3.1 GERENCIAMENTO DO ESCOPO O Gerenciamento do Escopo do Projeto engloba os processos necessários para assegurar que o projeto inclua todas as atividades necessárias, e defina os limites para que seja concluído com sucesso. INICIAÇÃO A Iniciação do Escopo é o processo responsável por autorizar formalmente um novo projeto ou dar continuação ao um projeto já existente para uma nova fase. No processo de iniciação do Escopo, o uso do Microsoft Project ainda é bem pequeno, tendo em vista que o plano de projeto ainda é bem embrionário. Tarefa de Resumo do Projeto No processo de iniciação, podemos abrir um novo arquivo do project e somente acionar a tarefa de resumo do projeto para identificar a existência do projeto. Links e Anexos de Anotação Podemos usar os recursos de link e anotações para vincular o arquivo do Plano Sumário do Projeto (Project Charter) ao arquivo do Project. Gravação de Projeto Empresarial Já na iniciação, podemos gravar o arquivo do Microsoft Project no banco de dados do Project Server, para garantir a integridade dos dados do projeto. PLANEJAMENTO DO ESCOPO O Planejamento do Escopo do Projeto se refere a elaboração e documentação do trabalho do projeto e o produto que o projeto irá gerar. No processo de planejamento do escopo, ainda temos um uso muito restrito do MS-Project. Propriedades do Projeto Nas propriedades do projeto, podemos designar o gerente do projeto e colocar as
30 informações preliminares do escopo como: Premissas, Restrições, Descrição do Produto. Links e Anexos de Anotação Podemos usar os recursos de link e anotações para vincular a Declaração do Escopo ao arquivo do Project. DEFINIÇÃO DO ESCOPO A Definição do Escopo envolve a subdivisão dos resultados principais do projeto em unidades menores e mais gerenciáveis. No processo de definição do escopo a utilização do project começa a se intensificar. É nesse processo que desenvolvemos a EAP (Estrutura Analítica do Projeto). O termo EAP vem de WBS (Work Breakdown Structure), que foi traduzido no MS-Project como EDT (Estrutura de Divisão de Trabalho). Definição do Código de EDT Usamos esse recurso para definir o código de Divisão de Trabalho ou a EAP e assim construirmos a Estrutura Analítica do Projeto. Recuos e Numeração de Tópicos Com os recuos e a definição dos números da estrutura de tópicos, podemos efetuar a decomposição das tarefas para construção da EAP. Assistente de Gráficos de EDT no Visio Podemos utilizar o assistente de EDT no Visio, para exportar os dados da EAP no Project para o formato de organograma no Microsoft Visio. Publicação do Plano do Projeto Podemos publicar o projeto no Project Server para disponibilizar a EAP no Project Web Access. Com esse procedimento os executivos, os patrocinadores e os stakeholders podem ter acesso a EAP do Projeto através da Web. DICA: No processo de Definição do Escopo, podemos utilizar o software WBS Chart Pro da Critical Tools, que trabalha vinculado com o MS-Project.
31 VERIFICAÇÃO DO ESCOPO A Verificação do Escopo é o processo responsável pela aceitação formal do escopo do projeto pelos stakeholders (interessados ou intervenientes). Esse processo requer a revisão dos principais deliverables de maneira a verificar se todos foram entregues de forma satisfatória. Na verificação do escopo a utilização do project é intensiva e essencial para o sucesso deste processo. Modo de Exibição Gantt de Controle Esse modo de exibição é utilizado para verificar o andamento e execução das tarefas do projeto. Gravação da Base Line e Planos Provisórios Através da linha de base do projeto, podemos verificar a conformidade do escopo inicial com a execução dos trabalhos. Linhas de Andamento As linhas de andamento facilitam identificar os atrasos nas entregas previstas. Anotações Através das anotações podemos documentar as justificativas e aceitações dos trabalhos realizados. Ferramentas e tabelas de controle Através das ferramentas de controle podemos definir o andamento e conclusão das tarefas. Gantt Pessoal Através dos recursos de reporte de trabalho do Project Web Access os recursos podem informar a entrega dos trabalhos e os gerentes aprovarem mediante a conformidade com o plano sumário do projeto. CONTROLE DE ALTERAÇÕES DO ESCOPO O processo de Controle de Alterações do Escopo é responsável por administrar as alterações que ocorrerem, se e quando ocorrerem. O Microsoft Project é uma ferramenta importantíssima nesse processo, tendo em vista o grande número de recursos de controle que a ferramenta possui.
32 Relatórios, Filtros, Grupos e Classificação Através dos recursos de relatório e tratamento das informações, podemos apurar os desvios e mundanças do escopo. Modo de Exibição Gantt de Controle Esse modo de exibição é utilizado para verificar o andamento e execução das tarefas do projeto e a conformidade das entregas com o base line do projeto. Gravação da Base Line e Planos Provisórios Através da linha de base do projeto, podemos verificar a conformidade do escopo inicial com a execução dos trabalhos. O Project permite a gravação de até 10 base-lines adicionais, permitindo assim documentar as variações no escopo do projeto. Anotações Através das anotações podemos documentar as justificativas sobre as mudanças ocorridas no escopo do projeto. Ferramentas e tabelas de controle Através das ferramentas de controle podemos atualizar a situação das tarefas em relação as mudanças de escopo. Gantt Pessoal Através dos recursos de reporte de trabalho do Project Web Access os recursos podem informar a entrega dos trabalhos e os gerentes aprovarem mediante a conformidade com o plano sumário do projeto. 3.2 GERENCIAMENTO DE TEMPO O Gerenciamento de tempo do projeto engloba os processos necessários para assegurar a conclusão do projeto no prazo previsto. DEFINIÇÃO DAS ATIVIDADES A definição das atividades envolve a identificação e a documentação das atividades que devem ser executadas no projeto. Modo de Exibição Gráfico de Gantt Através da tabela de entrada do gráfico de Gantt, podemos gerar a lista de atividades do projeto. Modo de Exibição Diagrama de Rede Também podemos gerar a lista de atividades pelo modo de exibição Diagrama de Rede. Não é muito aconselhável efetuar esse procedimento,
33 tendo em vista que o preenchimento da lista de tarefas pelo Gráfico de Gantt é bem mais intuitivo. SEQUENCIAMENTO DAS ATIVIDADES O Sequenciamento das Atividades envolve a identificação e a documentação das relações de precedência entre as atividades. Vincular Tarefas O relacionamento das tarefas pode ser realizado de várias maneiras no Microsoft Project, permitindo estabelecer a precedência das atividades. Modo de Exibição Diagrama de Rede Podemos exibir um diagrama de precedência do projeto através do modo de exibição diagrama de rede. ESTIMATIVA DE DURAÇÃO DAS ATIVIDADES A Estimativa de Duração das Atividades é o processo pelo qual se coleta informações sobre o escopo e os recursos do projeto para calcular as durações que serão usadas como dados para a elaboração do cronograma. Modo de Exibição Gráfico de Gantt Provém a lista de atividades, que é essencial para o desenvolvimento da estimativa de duração. Modo de Exibição Planilha de Recursos Fornece a lista de recursos necessários para a estimativa da duração do projeto ELABORAÇÃO DO CRONOGRAMA Elaborar um cronograma significa estabelecer as datas de inicio e de conclusão das atividades de um projeto. Na Elaboração do Cronograma é que tornaremos os prazos realmente exeqüíveis. Tipos de Tarefa Calcula a duração de uma atividade com base nos recursos atribuídos e na carga de trabalho definida.
34 Controle de Empenho Faz a relação da duração com número de recursos envolvidos na atividade. Análise PERT Calcula a duração de uma atividade com base em fatores Otmistas, Esperados e Pessimistas. Redistribuição de Recursos Faz uma reordenação das atividades do cronograma com base nas atribuições dos recursos. Estilos de Barras e Novos Modos de Exibição Podemos criar modos de exibição para diagrama de marcos e verificação de pontos de controle do projeto. Reserva de Recurso Permite fazer simulações, atribuindo recursos de forma não efetiva para calcular as durações das atividades. CONTROLE DO CRONOGRAMA O controle do cronograma se refere a gerenciar as alterações feitas no cronograma para manter a conformidade. Relatórios, Filtros, Grupos e Classificação Através dos recursos de relatório e tratamento das informações, podemos apurar os desvios e mundanças do escopo. Modo de Exibição Gantt de Controle Esse modo de exibição é utilizado para verificar o andamento e execução das tarefas do projeto e a conformidade das entregas com o base line do projeto. Gravação da Base Line e Planos Provisórios Através da linha de base do projeto, podemos verificar a conformidade do escopo inicial com a execução dos trabalhos. O Project permite a gravação de até 10 base-lines adicionais, permitindo assim documentar as variações no escopo do projeto. Anotações Através das anotações podemos documentar as justificativas sobre as mudanças ocorridas no escopo do projeto. Ferramentas e tabelas de controle Através das ferramentas de controle podemos atualizar a situação das tarefas em relação as mudanças de escopo.
35 Estilos de Barras e Novos Modos de Exibição Podemos criar modos de exibição diferentes com outras formas de exibição das barras para documentar mudanças no cronograma. Gantt Pessoal Através dos recursos de reporte de trabalho do Project Web Access os recursos podem informar a entrega dos trabalhos e os gerentes aprovarem mediante a conformidade com o plano sumário do projeto. 3.3 GERENCIAMENTO DE CUSTOS DO PROJETO O Gerenciamento de custos do projeto inclui os processos necessários para assegurar que o projeto seja concluído dentro do orçamento aprovado. PLANEJAMENTO DOS RECURSOS Definição dos recursos (pessoas, equipamentos, materiais) e quantidade necessária desses recursos para a execução das atividades do proejto. Planilha de Recursos Podemos definir os recursos e a quantidade e custo dos mesmos através do modo de exibição planilha de recursos Uso do Recurso Através do uso do recurso podemos definir corretamente a atribuição do recurso e as horas trabalhadas no projeto. ESTIMATIVA DE CUSTOS A estimativa de custos se refere ao cálculo de um valor aproximado do custo dos recursos necessários para execução das atividades do projeto. Tabelas Através do recurso de exibição de tabelas, podemos acionar as tabelas de custo de tarefas e recursos no MS-Project Informações Sobre o Projeto Na janela de informações sobre o projeto podemos ter uma estimativa do custo total do
36 projeto com base nas informações de custo dos recursos e custos fixos. ORÇAMENTO DE CURSOS O orçamento de cursos engloba a distribuição da estimativa total de custos entre as atividades individuais ou pacotes de trabalho, a fim de estabelecer uma linha de base dos custos. Gravação da Base Line do Projeto Através da linha de base do projeto, podemos fixar o orçamento para futuras comparações com os dados de custo realizado. CONTROLE DE CUSTOS O controle de custos consiste na verificação da conformidade dos custos realizados com os custos de linha de base. Tabelas Através do recurso de exibição de tabelas, podemos acionar as tabelas de custo de tarefas e recursos no MS-Project Valor Acumulado Através das tabelas e recursos de valor acumulado, podemos fazer a análise do valor agregado para controle efetivo dos custos do projeto. Anotações Através das anotações podemos documentar as justificativas sobre as mudanças no orçamento das atividades. Ferramentas e tabelas de controle Através das ferramentas de controle podemos atualizar a situação das tarefas em relação as de orçamento. 3.4 GERENCIAMENTO DA QUALIDADE O gerenciamento da qualidade do projeto inclui os processos necessários para assegurar que o projeto satisfaça às necessidades para as quais foi criado.
37 PLANEJAMENTO DA QUALIDADE O Planejamento da Qualidade envolve a identificação dos padrões de qualidade relevantes para o projeto e a definição de como atender a esses padrões. Links e Anexos de Anotação Podemos usar os recursos de link e anotações para vincular os arquivos do Plano de qualidade ao arquivo do Project. Gerenciamento de Documentos do SharePoint Windows Services Com esse recurso podemos gerenciar os documentos do plano de qualidade do projeto. GARANTIA DA QUALIDADE A garantia da qualidade se refere a todas as atividades sistemáticas, planejadas dentro do sistema de qualidade, de maneira a gerar confiança de que o projeto irá satisfazer a todos os padrões relevantes de qualidade. Relatórios, Filtros, Grupos e Classificação Através dos recursos de relatório e tratamento das informações, podemos apurar as entregas e prazos e verificar a conformidade com o plano de qualidade. CONTROLE DE QUALIDADE O controle de qualidade envolve a monitoração dos resultados específicos do projeto a fim de determinar se eles satisfazem aos padrões relevantes de qualidade, e inclui também a identificação de como eliminar as causas de resultados insatisfatórios. Modo de Exibição Gantt de Controle Esse modo de exibição é utilizado para verificar o andamento e execução das tarefas do projeto e a conformidade das entregas com o plano de qualidade. Relatórios, Filtros, Grupos e Classificação Através dos recursos de relatório e tratamento das informações, podemos
38 apurar as entregas e prazos e verificar a conformidade com o plano de qualidade. GERENCIAMENTO DE RECURSOS HUMANOS O gerenciamento de recursos humanos do projeto engloba os processos necessários para que se empregue de forma mais eficaz o pessoal envolvido no projeto. PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL O Planejamento Organizacional envolve a identificação, a documentação e a atribuição de funções, responsabilidades e relações de distribuição de informações do projeto. Modo de Exibição Planilha de Recursos Podemos usar o modo de exibição planilha de recursos para fazer a identificação e análise dos envolvidos. Novos Modos de Exibição Podemos usar esse recurso para criação de um modo de exibição com a matriz de responsabilidades. Campos de Recurso Empresarial Podemos usar os campos de recurso empresarial para definir o perfil e as habilidades dos recursos da empresa. FORMAÇÃO DA EQUIPE A formação da equipe se refere a fazer com que os recursos humanos necessários sejam designados e estejam trabalhando no projeto. Pool de Recursos Empresarial Através do Project Server, podemos criar um pool de recursos empresarial para disponibilizar recursos para os projetos da organização. Criação da Equipe do Projeto Podemos criar a equipe do projeto com base nos recurso do pool de recurso empresarial. Atribuição de Recurso Permite atribuir os recursos nas atividades em que ele participa.
39 Publicação das Atribuições Podemos publicar as atribuições dos recursos no project server para que os recursos possam atualiza-las através do Project Web Access. DESENVOLVIMENTO DA EQUIPE O desenvolvimento da equipe envolve a melhoria da habilidade dos interessados para contribuir individualmente, assim como também a habilidade da equipe para funcionar como uma equipe. Painel de Tarefas Podemos customizar templates no Painel de Tarefas com dicas e instruções para desenvolvimento do individuo e da equipe. GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES O gerenciamento das comunicações do projeto engloba os processos necessários para assegurar a geração, a coleta, a divulgação, o armazenamento e a disposição final apropriada e oportuna das informações do projeto. PLANEJAMENTO DAS COMUNICAÇÕES O planejamento das comunicações engloba a identificação das informações e comunicações que os interessados necessitam: que requer qual informação, quando ela será necessária, como será fornecida e por quem. Modo de Exibição Planilha de Recursos Com esse modo de exibição é possível fazer a análise dos steakholders para elaboração do plano de comunicação. DISTRIBUIÇÃO DAS INFORMAÇÕES A distribuição das informações se refere à disponibilização das informações que os interessados no projeto necessitam, no momento oportuno.
40 Controle de Documentos com SharePoint Windows Services Podemos gerenciar todos os documentos do plano de comunicação através do project web acces Controle de Questões com SharePoint Windows Services Podemos definir questões pertinentes ao projeto e abrir discussões até a solução das questões. Integração com Microsoft Outlook Podemos integrar o Outlook com o Project Web Acces para sincronizar as informações de status das tarefas. Project Web Access Podemos definir modos de exibição e projetos, recursos e portifólio para fornecer o status do projeto. RELATÓRIO DE DESEMPENHO O relatório de desempenho envolve a coleta e divulgação de informações sobre o desempenho do projeto, de maneira a fornecer aos interessados informações sobre como os recursos estão sendo utilizados para que os objetivos do projeto sejam alcançados. Relatórios O project fornece uma série de relatórios prédefinidos e dá a possibilidade de criação de novos relatórios. Exportação de Dados O project permite a exportação de dados de relatório para o formato XLS (Excel), HTML e outros. Valor Acumulado Podemos verificar o desempenho do projeto através dos relatórios de Valor Acumulado. ENCERRAMENTO ADMINISTRATIVO O encerramento administrativo do projeto ou fase acontece após seus objetivos terem sido atingidos, ou ter sido decidido seu encerramento por outras razões. Links e Anexos de Anotação Podemos usar os recursos de link e anotações para vincular os arquivos do Encerramento Administrativo ao arquivo do Project.
41 GERENCIAMENTO DE RISCOS O Gerenciamento de Riscos do Projeto é o processo sistemático de identificação, análise e respostas aos riscos do projeto. Isso inclui maximizar a probabilidade e as conseqüências de eventos positivos e minimizar a probabilidade e conseqüências que eventos adversos possam trazer aos objetivos do projeto. PLANEJAMENTO DO GERENCIAMENTO DE RISCOS O Planejamento do Gerenciamento de Riscos consiste no processo através do qual se decide como abordar e planejar as atividades ligadas ao gerenciamento de riscos de um projeto. Links e Anexos de Anotação Podemos usar os recursos de link e anotações para vincular os arquivos do Plano de Gerenciamento de Riscos ao arquivo do Project. IDENTIFICAÇÃO DE RISCOS A identificação de riscos envolve determinar quais riscos poderiam afetar o projeto e documentar as características desses riscos. Gerenciamento de Riscos com SharePoint Windows Services Podemos identificar e registrar o riscos do projeto através do PWA (Project Web Server) e associa-los as tarefas e projetos. ANÁLISE QUALITATIVA DE RISCOS A Análise Qualitativa de Riscos consiste no processo pelo qual se avalia o impacto de um risco e a probabilidade de ele ocorrer. Esse processo prioriza os riscos de acordo com seu efeito potencial sobre os objetivos do projeto. Gerenciamento de Riscos com SharePoint Windows Services Podemos qualificar o riscos do projeto através do PWA (Project Web Server) e associa-los as tarefas e projetos.
42 ANÁLISE QUANTITATIVA DE RISCOS O processo de Análise Quantitativa de Riscos tem o objetivo de analisar numericamente a probabilidade de ocorrência de cada risco e suas implicações para os objetivos do projeto. Links e Anexos de Anotação Podemos usar os recursos de link e anotações para vincular os arquivos de Ávore de Decisão, Análise de Monte Carlo e Análise de Tendências ao arquivo do Project. OBS: O recurso de Gerenciamento de Riscos com SharePoint Windows Services do Microsoft Project, não executa operações como análise de Monte Carlo ou Análise de Tendências. PLANEJAMENTO DE RESPOSTAS A RISCOS O planejamento de respostas a riscos é o processo pelo qual se desenvolve opções e se determina ações que venham e realçar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto. Gerenciamento de Riscos com SharePoint Windows Services Podemos cadastrar as respostas aos riscos do projeto através do PWA (Project Web Server) e associa-los as tarefas e projetos. MONITORAÇÃO E CONTROLE DE RISCOS A Monitoração e Controle de Riscos é o processo de acompanhamento dos riscos identificados, monitoração dos riscos residuais e identificação de novos riscos, de maneira a assegurar a execução de planos de riscos e análise eficaz desse plano para reduzir os riscos. Gerenciamento de Riscos com SharePoint Windows Services Podemos monitorar os riscos cadastrados e cadastrar e alterar novos riscos do projeto através do PWA (Project Web Server) e associa-los as tarefas e projetos.
43 GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES DO PROJETO O gerenciamento das aquisições do projeto engloba os processos necessários para aquisição de bens e serviços fora da organização executora a fim de cumprir o escopo do projeto. PLANEJAMENTO DAS AQUISIÇÕES Planejamento das aquisições é o processo pelo qual se identifica quais necessidades do projeto podem ser melhor satisfeitas através da aquisição de produtos ou serviços de fora da organização executora do projeto, processo esse que deve ser executado durante o trabalho de adquirir, o quanto adquirir, quando adquirir e como adquirir. Links e Anexos de Anotação Podemos usar os recursos de link e anotações para vincular a Declaração do Trabalho (SOW Statement Of Work) ao arquivo do Project. PLANEJAMENTO DA SOLICITAÇÃO O planejamento da solicitação consiste em preparar os documentos necessários que servirão de suporte ao processo de solicitação. Controle de Documentos com SharePoint Windows Services Podemos gerenciar os documentos de aquisição (Formulários, Critérios de Avaliação e Declaração do Trabalho) através do PWA (Project Web Access). SOLICITAÇÃO A solicitação é o processo através do qual se obtém respostas de possíveis fornecedores sobre como satisfazer as necessidades do projeto. Links e Anexos de Anotação Podemos usar os recursos de link e anotações para vincular as propostas dos fornecedores ao arquivo do Project.
44 SELEÇÃO DAS FONTES A seleção das fontes envolve o recebimento de ofertas ou propostas e a aplicação dos critérios de avaliação a fim de selecionar um fornecedor. Links e Anexos de Anotação Podemos usar os recursos de link e anotações para vincular os contratos com os fornecedores ao arquivo do Project. Controle de Documentos com SharePoint Windows Services Podemos gerenciar os contratos com fornecedores através do PWA (Project Web Access). ADMINISTRAÇÃO DO CONTRATO A administração do contrato é o processo através do qual se garante que o desempenho do fornecedor estará de acordo com os requisitos contratuais. Controle de Questões com SharePoint Windows Services Podemos definir questões pertinentes ao trabalho executado pelos fornecedores e determinar o fechamento de determinados trabalhos. Controle de Documentos com SharePoint Windows Services Podemos gerenciar os contratos e as solictações de pagamento com fornecedores através do PWA (Project Web Access). ENCERRAMENTO DO CONTRATO O encerramento do contrato é semelhante ao encerramento administrativo uma vez que envolve tanto a verificação do produto quanto o encerramento administrativo. Modo de Exibição Gantt de Controle Esse modo de exibição é utilizado para verificar o andamento e execução das tarefas do projeto e a conformidade das entregas com o plano de aquisições.
45 Controle de Documentos com SharePoint Windows Services Podemos gerenciar os contratos e as solictações de pagamento com fornecedores através do PWA (Project Web Access).