3. QUALIFICAÇÃO TÉCNICA OPERACIONAL 3.1 GESTÃO DE PESSOAS 3.1.1 ORGANOGRAMA 3.1.2 GESTÃO DE PESSOAS A área de Gestão de Pessoas se configura como o lugar da Instituição em que o foco será o cuidado e assistência aos colaboradores capital humano. Tem como Política de Recursos Humanos o desenvolvimento, a capacitação profissional e a formação humana de seus colaboradores, proporcionando-lhes a convivência em harmonia, corresponsabilidade de forma que se sintam valorizados e satisfeitos em pertencer à Organização, contribuindo para o crescimento da empresa, favorecendo a qualidade do serviço em parceria do Governo do Estado, através da SES que propicia um atendimento de qualidade e humanizado aos usuários do SUS. A área de RH tem de assumir atitudes proativas no planejamento e execução da estratégia de recursos humanos, na busca de ferramentas eficazes de gestão de pessoal e na sua interação com os gestores. Ela tem de saber como apoiar os gestores na busca dos melhores profissionais dentro e fora da empresa, e assisti-los no equacionamento e solução dos aspectos relacionados à pessoal em suas áreas (José Luiz Bichuetti Autor do Livro: Gestão de Pessoas não é com o RH e Superintendente da Associação Congregação de Santa Catarina). 173
3.1.2.1 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE GESTÃO DE PESSOAS Alinhado ao planejamento estratégico do AME Itapevi são objetivos da área de Gestão de Pessoas: Fomentar ações participativas de liderança que estimulem o trabalho em equipe; Promover a qualidade de vida dos colaboradores proporcionando um ambiente de trabalho saudável; Incentivar o desenvolvimento profissional dos colaboradores em todos os níveis, por meio de programas internos e externos; Planejar e colaborar com ações de integração e valorização dos colaboradores, propiciando-lhes um clima organizacional acolhedor; Recrutar, avaliar e capacitar os funcionários contratados, facilitando a comunicação interna e o clima organizacional; Reter os talentos existentes mantendo a continuidade dos processos; Formar profissionais competentes e comprometidos com os valores da instituição. 3.1.2.2 RECRUTAMENTO & SELEÇÃO POLÍTICA CORPORATIVA DE RECRUTAMENTO E SELEÇÃO Tem como objetivo estabelecer diretrizes para recrutar e selecionar interna ou externamente profissionais com as competências exigidas para os cargos disponíveis na organização. O processo de Recrutamento e Seleção consiste em buscar candidatos a determinada vaga, e selecionar os que mais de adequem ao perfil desejado. Toda solicitação de abertura de processo de recrutamento e seleção, deve ser formalizado através de uma Requisição de Pessoal, assinada pelo gestor requisitante e aprovada pela área de Gestão de Pessoas. O departamento de Gestão de Pessoas do AME Itapevi recebe o formulário de Requisição de Pessoal, preenchido adequadamente pelo Gestor requisitante da vaga, dando início a divulgação nas plataformas de mercado online e posteriormente a triagem de currículos e recrutamento de candidatos. O AME Itapevi realiza o levantamento de competências específicas e necessárias para atender o perfil solicitado pelo Gestor requisitante da vaga. A entrevista com o candidato é estruturada e conta com o auxílio de Testes Psicológicos padronizados para melhor análise de perfil, respeitando a individualidade dos participantes do processo seletivo, de acordo com os valores e diretrizes corporativas. 174
O AME Itapevi aplica prova técnica/teórica para candidatos da área de enfermagem que precisam deter conhecimentos específicos para uma atuação adequada na Instituição, com o corte mínimo 6,0 de capacitação. O setor de Gestão de Pessoas elabora o parecer de seleção com todas as observações realizadas durante entrevista e resultado de teste psicológico que é encaminhado ao gestor requisitante da vaga para que ele avalie as competências técnicas necessárias para o melhor desempenho das atividades. O departamento de Gestão de Pessoas entra em contato com o candidato aprovado, enviando email com todas as orientações e informações sobre o processo de admissão. Em casos de candidatos reprovados no processo seletivo interno ou externo, o setor de Gestão de Pessoas oferece por email a devolutiva de forma padronizada, o que é um diferencial com relação as demais empresas no mercado de trabalho na atualidade. Em atendimento as legislações específicas o AME Itapevi atende a cota para PCD (Pessoa com deficiência) e Jovem Aprendiz. 3.1.2.3 ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL A Administração de Pessoal do AME Itapevi, preconiza o trabalho realizado com base na legislação trabalhista, atendendo as diretrizes da Política de Gestão de Pessoas da Associação Congregação de Santa Catarina, que está alinhada a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). O setor de administração de pessoal é responsável por procedimentos necessários a vida funcional do colaborador. As políticas de Administração de Pessoal do AME Itapevi estão alinhada às Políticas da Gestão de Pessoas da Associação Congregação de Santa Catarina Desde a inauguração os colaboradores são atendidos de forma humanizada, procurando orientar e esclarecer as dúvidas dos colaboradores com muita atenção. O setor de Administração de Pessoal do Ambulatório Médico de Especialidades Itapevi desenvolve diversas atividades pertinentes à área. No desenho abaixo temos o planejamento de processo do setor com seus insumos, procedimentos executados e a saída destes insumos. 175
3.1.2.3.1 POLÍTICA CORPORATIVA DE ADMISSÃO O processo de admissão consiste na validação de todas as informações prestadas durante o processo de seleção, na apresentação das condições de trabalho para o candidato, e na formalização do contrato de trabalho. Toda solicitação de admissão deve ser formalizada através de um parecer do gestor solicitante, devidamente aprovado pela área de Gestão de Pessoas. A admissão do colaborador exige sua aptidão em exame médico ocupacional (Lei n 7.855, de 24.10.1989) e apresentação obrigatória dos documentos solicitados, para o cumprimento das obrigações trabalhistas. As relações de trabalho entre o novo colaborador e a ACSC devem ser regidas por contrato, que deve ser formalizado de forma expressa (escrita) e assinado entre as partes. O departamento de Gestão de Pessoas recebe todas as cópias dos documentos, o ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) e a RP (Requisição de Pessoal) devidamente preenchida e assinada pelo solicitante da área, direção e gestão de pessoas. Analisa todos os documentos e se houver alguma divergência, a contratação do candidato será prorrogada até que regularize. Estando tudo de acordo, inicia o cadastro dos dados no sistema de folha corporativo. Seguindo as Leis da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), emiti-se o contrato de trabalho, a ficha de registro e a formalização em CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social) e os demais documentos. É disponibilizado um crachá de identificação de uso obrigatório com a foto, o nome e o departamento para que o colaborador possa acessar dependências do AME Itapevi. 176
O controle de frequência realizado pelos colaboradores é feito através do REP (Relógio Eletrônico de Ponto), onde se registra todos os intervalos garantindo a o controle das horas trabalhadas. 3.1.2.3.2 POLÍTICA CORPORATIVA DE DESLIGAMENTO O processo de desligamento visa garantir a verificação das condições necessárias para tomada de decisão, e a sistematização das ações de conclusão. As intenções de desligamento devem ser comunicadas à Administração de Pessoal com no mínimo 10 (dez) dias de antecedência. De acordo com o artigo 2 da Portaria TEM n 384, de 169/06/1992, considera-se fraudulenta a rescisão seguida de recontratação ou de permanência do colaborador em serviço dentro de 90 dias subsequentes à data subsequente em que formalmente a rescisão se operou. Os desligamentos (por iniciativa da ACSC) devem ser efetuados preferencialmente: até o dia 14 (quatorze) de cada mês, de segunda a quinta, e na 1 hora de trabalho do colaborador. A Gestão de Pessoas recebe a carta ou a solicitação de dispensa do colaborador, recepciona e faz as orientações para a realização do exame demissional, informa a data de retono ao departamento de gestão de pessoas para apresentação das verbas rescisórias e atualização da carteira profissional, entrega o formulário padronizado de entrevista de desligamento a ser preenchido, solicita os pertences disponibilizados para a execução de suas tarefas, uniformes e o crachá de identificação. A entrevista de desligamento é opcional, e caso o colaborador decida participar o departamento de Recursos Humanos, realiza a entrevista e recolhe informações importantes sobre a instituição, gestores e empregados em geral. Com o conteúdo das informações obtidas, é realizado um levantamento de melhorias para os colaboradores que permanecem na instituição, e nas futuras contratações. É realizado todo processo do cálculo das verbas rescisórias, e enviado para pagamento dentro do prazo legal de 10 dias a contar da data de dispensa ou pedido, somente em casos de pedido de demissão com cumprimento de aviso, que o pagamento é realizado no primeiro dia útil, após o último dia efetivamente trabalhado. No retorno agendado do empregado, é informada a data da homologação, apresentado as verbas rescisórias recolhidas no prazo e atualizada a carteira profissional, que deve estar de acordo com as normas sindicais no ato da homologação. Após o ato da homologação que é realizada no prazo exigido por Lei, todo prontuário e documentação rescisória são arquivados. 177
3.1.2.4 TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO 3.1.2.4.1 POLÍTICA CORPORATIVA DE INTEGRAÇÃO Tem por objetivo estabelecer diretrizes para preparar e aprimorar o profissional para atuar de acordo com as exigências do cargo e acompanhar o seu desenvolvimento para melhoria dos serviços prestados. O processo de integração visa o alinhamento entre a visão d Associação Congregação de Santa Catarina e os colaboradores, através da apresentação dos principais pontos da história da Instituição e diretrizes a serem seguidas. Todo colaborador admitido, readmitido, movimentado entre Casas, e que esteve afastado por mais de um ano, deve participar da integração, que deve ter início preferencialmente no 1 dia de trabalho, não podendo seu início ultrapassar o 15 (décimo quinto) dia da data de admissão, readmissão, movimentação ou retorno ao trabalho. A identificação das necessidades de treinamento e desenvolvimento dos colaboradores deve considerar o Planejamento Estratégico, análise de indicadores, fluxos assistenciais, avaliação de desempenho e cumprimento das legislações. Anualmente é realizado o levantamento das necessidades de treinamento e alinhado ao Planejamento Estratégico e desenvolvido um programa de treinamento a ser seguido no ano seguinte. Após a identificação das necessidades, serão planejados e realizados os programas da forma mais adequada para o alcance da eficácia esperada, de acordo com o tipo de treinamento realizado. Os treinamentos podem ser desenvolvidos e ministrados por colaborador ou parceiros do AME Itapevi, da ACSC ou com contratação de recursos externos. 178
O AME Itapevi fornece treinamento de integração com os novos colaboradores, readmitidos ou que estão retornando a empresa em seu 1 dia de trabalho ou dentro de 7 dias no máximo, conforme a política corporativa. Após o encerramento do evento é disponibilizado o material impresso do Código de Conduta com todas as informações necessárias para o início das atividades e posterior consulta no intuito de manutenção das diretrizes e orientações. O departamento de Gestão de Pessoas é responsável pela cotação e contratação de serviços de treinamentos externos com Instituições de Ensino quando necessário, porém, atuando como incentivador e apoiador na ação dos gestores como multiplicadores de conhecimento aos colaboradores. A Gestão de Pessoas Corporativo da ACSC vem oferecendo treinamentos de forma mais intensificada e padronizada, focando no desenvolvimento de seus líderes e demais colaboradores, com o objetivo de melhorar a atuação das atividades dos funcionários das Casas e já temos observado resultado positivo na competência de comunicação clara e objetiva em mudanças de procedimentos que impactem o serviço cotidiano; Após o colaborador participar de treinamento interno ou externo de longa duração, sua atuação no cotidiano organizacional é avaliada pela chefia imediata para que seja verificado se houve movimentação de desenvolvimento e melhorias ou se é necessário um novo curso ou orientação específica. Em busca do aprimoramento dos colaboradores do AME Itapevi, no ano de 2013 foram treinados 237 colaboradores perfazendo um total de 750 horas de treinamento. 3.1.2.5 MELHORIAS REALIZADAS PELA EQUIPE DE GESTÃO DE PESSOAS Com o objetivo de aperfeiçoar e fortalecer a interação entre colaboradores internos, externos e gestores, visando melhoria e manutenção do clima organizacional, o departamento de Gestão de Pessoas implicou-se em algumas ações, entre: O AME Itapevi ofereceu um Programa de Treinamento e Desenvolvimento de Liderança para os gestores e líderes no intuito que a gestão dos colaboradores continue a ser assertiva e humanizada, conforme a visão da ACSC. O departamento de Gestão de Pessoas em parceria com outros setores e gestores da Instituição, organizou e estruturou o treinamento de orientação para os colaboradores colocando em prática o desenvolvimento de sua equipe. Descrição e atualização dos processos de gestão de pessoas nas áreas de Recursos Humanos e Administração de pessoal. Descrição de todos os cargos mapeando a principais responsabilidades de cada cargo, sua competências para que este ano seja implantado a Avaliação de Desempenho dos colaboradores. 179
Implantação do colaborador Destaque do Mês, onde um colaborador é escolhido como funcionário modelo e visando motivar e reconhecer a dedicação deste colaborador ele é premiado com uma folga. Reintegração de todos os colaboradores do AME Itapevi fortalecendo a Missão, Visão e Valores da instituição e alinhando as normas, condutas e políticas existentes da Associação Congregação de Santa Catarina. 3.1.2.5.1 PROJETOS FUTUROS Programa de Coaching em equipes para Gestores. Aproveitando todo o conhecimento recebido no programa de desenvolvimento de Liderança, com o objetivo de aprofundar o trabalho focado nas competências já existentes nos colaboradores e aperfeiçoando as necessidades de melhorias diante da atuação profissional do indivíduo; Intensificação de treinamentos internos de curta duração, possibilitando a participação de todos os colaboradores; Avaliação de Desempenho de todos os colaboradores, conforme sistema oferecido pelo Corporativo de Gestão de Pessoas, proporcionando informações claras e objetivas para ações de melhorias na liderança de pessoal, treinamento e desenvolvimento; Pesquisa de Clima Organizacional: tem o objetivo de apurar a satisfação interna dos colaboradores. O resultado esperado para essa ação é a fidelização dos bons colaboradores e nos cargos estratégicos, que requer competência para a execução de uma boa administração dos recursos de um modo geral. Política de Cargos e Salário: Contratação Corporativa de Gestão de Pessoas, que realizará um plano atualizado; Programa de desenvolvimento do Corpo Clínico. 3.1.2.6 INDICADORES DE GESTÃO DE PESSOAS Pensando na melhoria contínua a área de Gestão de Pessoas realiza o acompanhamento e análise de seus indicadores conforme a seguir: 2010 2011 2012 2013 2014* Rotatividade 5,01% 2,16% 2,28% 1,95% 1,98% Absenteísmo 0,97% 2,27% 1,89% 1,79% 1,89% * Jan/14 à Mar/14 180