Presskit Guia Rápido Release 2.0 Presskit 06/07/2009
Sumário 1 Login 2 Login e Senha...................................... 2 Esqueci minha senha.................................. 2 Fale Com o Suporte................................... 3 2 Releases 4 Opções.......................................... 5 Edição do Release.................................... 6 3 Contato 14 Especial......................................... 14 4 Informativo 24 Adicionar Informativo.................................. 25 5 Álbuns 27 Adicionar novo Álbum................................. 28 6 Eventos 29 Criar Eventos...................................... 29 7 Diversos 31 Áreas.......................................... 31 Perfis.......................................... 32 Usuários......................................... 33 1
Capítulo 1 Login A tela de login e senha do Presskit mudou! Agora, o novo layout traz informações sobre a nova versão e orienta o usuário no esquecimento de senha, atendimento de suporte, além de termos de serviço, equipe e empresa. Figure 1.1: Área de Login Login e Senha Para utilizar o Sistema Presskit é necessário digitar login e senha. Antes de digitar, verifique se a tecla Caps-Lock não está ativada. Esqueci minha senha Caso tenha esquecido clique em Esqueci minha senha. Em Esqueci minha senha uma nova tela irá abrir solicitando o seu e-mail. Digite a informação e clique em OK. A senha será enviada para o e-mail cadastrado. 2
Fale Com o Suporte Para comunicar erros clique em Fale com o Suporte. Clicando uma nova tela irá abrir solicitando o preenchimento de dados. Preencha e clique em OK. Em breve nosso suporte entrará em contato. 3
Capítulo 2 Releases Essa é a nova tela de Releases do Presskit! O novo design do layout proporcionou acrescentar novos recursos como o botão Opções, uma novidade que facilitará a sua utilização. Figure 2.1: Tela de Release Do lado direito da tela você poderá visualizar a listagem de todos os releases a partir dos últimos publicados. Todos apresentam data de envio, botão Opções, detalhamento do material enviado e uma breve estatística com dados de e-mails enviados, entregues e número de leituras. Já do lado esquerdo, o Presskit apresenta menu com Especial, Relatórios e Releases. Especial: aqui você define os Assuntos, Canais e Manchetes Assuntos: Cria o recurso de leia mais nos releases de seu site, agrupando tudo sobre o mesmo assunto. Canais: Representa o canal emissor dos releases que você editou. Cada canal terá um nome, endereço de e-mail como remetente e papel de carta. No Presskit não há limites de canais a serem registrados. 4
Manchetes: Permite definir quais releases serão manchetes no seu site, caso o presskit tenha sido configurado para tal recurso. Relatórios: a opção disponibiliza relatório de Perfil por Canal e Histórico por Atividade. Releases: traz listagem de canais cadastrados em seu sistema. Ao clicar em cada canal, do lado direito serão exibidos os releases do respectivo canal. Opções Opções é um atalho que facilitará o acesso aos principais recursos disponíveis no release: Editar, Enviar-email, Preview, Ver fotos, Estatísticas e Excluir. Veja a seguir o quadro que é aberto após clicar neste link: Figure 2.2: Recursos disponíveis ao clicar em opções Editar: Clicando em editar a tela de Release-Texto irá abrir para edição do release. Enviar e-mail: Uma tela será aberta para envio do release por email. Você poderá enviar para um ou mais Grupos, ou para emails individuais.ao escolher envio para Grupos, poderá filtrar os contatos por região ou tags. Preview: Você poderá visualizar o resultado do material antes de enviar. 5
Ver fotos: A opção mostra as fotos do release. Uma grande novidade na nova versão é que durante o envio de uma foto, você poderá adicionar outra, agilizando ainda mais o trabalho. Além disso, posteriormente poderá reordenar as fotos apenas arrastando-as. Estatisticas: Apresenta relatório de envio, número de leituras, contatos confirmados, leituras por contato, entregas e parâmetro entre visualizações por e-mail e website. Além disso, exibe gráficos indicando índices de recebimento, leituras, emails retornados e motivos de retornos. Excluir: Clicando nessa opção você estará excluindo o release da sua lista e do website também. Caso necessite manter o texto somente para envio edite o release e desmarque a opção Publicar no site. Edição do Release O processo de edição do release no Presskit ficou ainda mais simples. O processo está mais rápido, intuitivo e com muitas novidades. Ao clicar em editar ou adicionar, a tela para edição do release será aberta. Figure 2.3: Release - Texto Data de envio : Clicando em Hoje a publicação acontecerá assim que você concluir o processo de produção do release. Já em Agendamento você escolherá a data e horário de publicação. Publicar no site: A confirmação desta opção adicionará o release no website. 6
Título: Título do release, possui limite de 100 caracteres. Resumo: Neste campo é informado o resumo (olho) da notícia. É limitado em 200 caracteres. Notícia: Deve ser preenchido com o corpo da notícia. Não há limite de caracteres. Assunto: Opção para agrupamento de notícias por um determinado assunto. Canal: Principal canal do release. Clique em Vários para escolher mais de um canal. Clicando em Gravar os dados serão salvos. Se preferir, poderá clicar em alguma das opções do lado esquerdo e o release será gravado automaticamente. Clicando em Cancelar você irá desfazer as alterações ou cancelar a inclusão. Fotos Clicando nesta opção você terá acesso a tela de fotos para serem adicionadas ao release. Quando o release é enviado por email as fotos não são anexadas e sim exibidas em formatos menores no corpo do email permitindo que o destinatário faça o download da imagem original. A grande vantagem é que você poderá colocar inúmeras fotos sem se preocupar com o tamanho do email. Figure 2.4: Fotos do Release Álbuns Este opção exibe todos os álbuns pertencentes ao canal do release. Desta forma você poderá relacionar albuns ao release, permitindo assim que os mesmos sejam exibidos na leitura do release a partir do seu site. 7
Figure 2.5: Albuns do Release Preview Este é um novo recurso que surgiu para permitir a visualização do release antes do envio. Clicando nesta opção uma tela será aberta para que você possa complementar com uma introdução e clicar no botão Visualizar para ver o resultado deste release como se estivesse recebendo o email. 8
Figure 2.6: Preview de Email Enviar Para fazer o envio do release clique nesta opção e a tela a seguir será exibida. Você poderá fazer envio para Grupos ou emails individuais.ao escolher envio para Grupos, poderá filtrar os contatos por região ou tags. 9
Filtros por tags ou região Presskit Guia Rápido, Release 2.0 Figure 2.7: Envio de Email 10
Estatísticas Estatísticas é mais um recurso do Presskit. A opção proporciona ao usuário acompanhar a entrega do material divulgado. Tudo isso em dados estatísticos através de números, porcentagens e gráficos. Os dados têm como referência o envio e visualizações no website. Na parte superior da tela você poderá visualizar o relatório completo do release enviado, com envio, total de leituras, contatos confirmados, leituras por contato, entregas e comparação entre as visualizações através de e-mail e site. Confira na imagem a seguir. Figure 2.8: Tela de Estatísticas com resumo de envio e leituras Envio: Apresenta data e hora de envio do release. Total de leitura: Traz o número geral de leituras realizadas através do envio de e-mail e visualizações no site. Contatos confirmados: Traz número de contatos que confirmaram a leitura do e-mail. Leituras por contato: O número apresentado equivale a média de leituras realizada entre os contatos. Entregas: O item traz a porcentagem de número de entregas. E-mail x site: Comparação de leituras entre e-mail e website Após este quadro, a tela nos traz um relatório com número de leituras ocorridas nas primeiras 12 horas após o envio. O relatório apresenta período, gráfico e porcentagem. Confira na imagem a seguir. 11
Figure 2.9: Tela de Estatísticas - Leituras registradas nas primeiras 12 horas Dando sequência a este quadro, o sistema exibe um gráfico informando porcentagem de e-mails entregues e retornados separados por erro fatal e não fatal. É informado também o número de e- mails que confirmaram recebimento, esta sendo dividida entre confirmaram e não confirmaram recebimentos. Figure 2.10: Tela de Estatísticas - Informações sobre entrega, recebimento e retorno 12
Emails Entregues Esta opção apresenta uma lista geral dos emails entregues informando data, hora e se o contato baixou alguma imagem enviada. Figure 2.11: Tela de Emails Entregues Emails Retornados Acessando esta opção teremos uma lista com os emails retornados informando motivos e a mensagem original do retorno. Figure 2.12: Tela de Emails Retornados 13
Capítulo 3 Contato Em Contato você controla seus contatos de uma forma rápida e simples. Visualizando a tela Você poderá perceber do lado esquerdo da tela o menu com Especial, Retornados, Suspensos, Excluídos, Não Classificados e Contatos. No lado direito o Presskit traz uma lista dos contatos cadastrados. Clicando sobre o contato uma nova tela irá abrir, Cadastro de contato, e você poderá alterar, excluir ou complementar os dados. Especial Você tem a visualização dos Aniversariantes de seus contatos (se adicionou a data no momento do cadastro), Minha Agenda (função em desenvolvimento), em Site você visualiza todos os contatos que foram adicionados via site, e em Importação você tem a opção de importar seus contatos nos formatos TXT OU CSV. 14
Importando seus contatos Figure 3.1: Tela de importação de contatos Escolha o formato TXT ou CSV em seguida clique no botão Procurar ao lado direito e escolha o arquivo no formato especificado. Detalhes desses formatos são explicados mais adiante. Em Opções temos: Atualizar, sobrepor informações: quando habilitado atualiza os dados do contato caso o mesmo já exista. Reativar se suspenso por erro: caso o contato já exista e o mesmo está suspenso por excesso de emails retornados, o contato será reativado, se esta opção estiver habilitada. Reativar se suspenso por cancelamento: caso o contato já exista e o mesmo está cancelado, ou seja, requisitou e confirmou o descadastramento pelo site, o contato será reativado, se esta opção estiver habilitada. Reativar se excluído: caso o contato já exista e o mesmo se encontra excluído, o contato será reativado, se esta opção estiver habilitada. Não importar caso já exista em outro mailing: ligando esta opção o contato não será importado caso esteja presente em algum outro mailing. Grupos de Destino: define para quais grupos os contatos serão importados. 15
Tags, Ao importar os contatos você já pode definir uma ou mais tags para serem adicionadas. Figure 3.2: Campo de tags Clique em Importar para confirmar, um resumo dos contatos importados será apresentado. ATENÇÃO para os formatos utilizados : TXT - arquivo de texto simples, feito no Excel ou bloco de notas, contém apenas emails ( sem nome ou qualquer outro dado) e apenas um por linha. No Excel você escolhe este formato no momento de salvar o documento, clique em Salvar Como e abaixo do campo Nome do Arquivo há o campo Salvar Como Tipo, nesse último campo você escolhe o formato desejado (TXT ou CSV) e clique em Salvar. CSV - planilha de texto, feito no Excel, contém dados completos como nome, email, telefone, endereço e etc, com uma linha de cabeçalho obrigatório contendo a denominação dos dados( nome,email,telefone...) e na outra linha os dados de acordo com a ordem denominatória do cabeçalho. Um exemplo de planilha poderá ser baixado clicando no ícone? ao lado desta opção. 16
Retornados Estarão os contatos que por algum motivo tiveram retorno em seu e-mail, seja por um erro fatal, e-mail não existe, ou erro não fatal, por exemplo, caixa postal cheia. Nesta tela serão exibidos os motivos do último erro e as quantidades de erros fatais e não fatais. Suspensos Estarão os contatos que foram suspensos pelo sistema por excederem o número máximo de erros fatais e/ou não fatais, por exemplo, um contato que retornou mais de 15 vezes com motivo e-mail não existe, será suspenso automaticamente e não mais será enviado e-mail a ele. Lembrando que o e-mail ficará suspenso. Não será excluido do Sistema Excluídos Estarão os contatos removidos do sistema. Não classificados Estarão os contatos que não pertencem a nenhum grupo. Contatos Estarão os cadastros segmentados por Grupos Adicionar Contato Estando na opção Contatos, ao clicar em Adicionar uma nova tela irá abrir solicitando o e-mail do contato a ser cadastro. Digite-o e clique em Confirmar. Em seguida a tela de cadastro será exibida. 17
Figure 3.3: Cadastro de Contato Na tela de cadastro temos na parte superior os dados do contato e na parte inferior outros dados agrupados. Vejamos a seguir cada um deles: 18
Grupos Aqui você define a quais grupos o contato pertence. 19
Endereço Nesta tela você poderá informar os dados de endereçamento do contato. O sistema conta com um recurso especial de busca por CEP, basta digitar o CEP e clicar em localizar e o endereço será exibido, bastando apenas completar com o número ou complemento. Tags As tags são palavras-chaves que podem ser adicionadas ao contato permitindo serem utilizadas posteriormente para filtros em envio de email. Veja a seguir as opções: 20
Figure 3.4: Tags Do lado direito estão as tags disponíveis, cadastradas no sistema. Para adicionar ao contato dê um duplo clique sobre o nome ou selecione uma ou mais e clique no botão Inserir tags selecionadas. Para cadastrar uma nova tag, clique no link nova tag. 21
Últimos releases Nesta opção o sistema exibe os últimos releases enviados para o contato e destaca na cor azul aqueles que tiveram confirmação de leitura. 22
Observações Neste campo você poderá adicionar observações ao contato sem limitações. 23
Capítulo 4 Informativo Informativo, aqui você cria o newsletter/informativo de sua empresa ou cliente. A visualização e os procedimentos são similares com os de Releases, o que significa que é simples e familiar. Do lado esquerdo da tela você visualiza os menus Especial e Informativos. Especial tem as opções Canais, Colunas e Categorias de links. Canais: Representa o canal emissor dos informativos que você editou. Cada canal terá um nome, endereço de e-mail como remetente. No Presskit não há limites de canais a serem registrados. Colunas: Define o agrupamento de notícias e como deverão aparecer, na horizontal ou vertical em duas ou mais colunas, por exemplo. Categoria de links: Cria categorias de links dentro do próprio informativo, para diferenciar um link de outro por vários motivos, por exemplo ordem de importância, no caso de haver mais de um no mesmo texto. 24
Informativos mostra todos os informativos que já foram feitos em seus respectivos canais. Em Opções você tem tudo o que precisa para editar, enviar, ver preview, ver estatísticas e excluir o informativo. Adicionar Informativo Clicando em Adicionar será aberta um nova tela, onde você tem as opções Voltar, Texto onde você edita o número, a data e o título do informativo, define o canal em que será apresentado e tem a opção de publicar um release para manchete. Em Colunas você tem as opções Selecionar Coluna para utilizar modelo já cadastrado, Cadastrar Coluna para cadastrar um modelo novo e utilizá-lo, Importar do Último Informativo que utilizará todas as colunas do último informativo sem os links e Importar um Arquivo onde você poderá importar colunas e links de um arquivo no formato CSV. Preview mostrará um prévia de seu informativo, com a opção de editar uma introdução ou dados do destinatário. Em Enviar há opções para envio individual ou por grupo, sendo que utilizando envio por grupo você pode filtrar os destinatários através de região ou tags com a opção Filtros, também 25
é enviado uma introdução com o título do informativo utilizando-se da função Diversos, esse último dependendo de configuração. As Estatísticas informam a quantia de envios, leituras, contatos confirmados, leituras por contato, entregas e faz a comparação entre leituras por email versus leituras por site. Entregues faz um relatório dos emails que confirmaram recebimento do informativo. Retornados faz um relatório dos emails que retornaram devido a erros fatais e não-fatais. Desconhecidos faz um relatório dos emails que receberam mensagens que o sistema não conseguiu identificar. 26
Capítulo 5 Álbuns Visualizando a tela Figure 5.1: Álbum No lado esquerdo da tela você poderá encontrar menu com a guia Canais, no espaço há o nome de todos os Canais já adicionados. Clicando em cada canal, serão exibidos os álbuns do respectivo canal. Já no lado direito você encontra a opção Mostrar, esta irá exibir os álbuns de acordo com a sua necessidade, podendo ser Todos, Somente Ativos e Somente Inativos. Clique e confira! Na lista há imagem de capa, nome do álbum, quantidade de imagens inseridas e tamanho. Caso necessite fazer alterações no álbum clique sobre a imagem. Se desejar inserir novo álbum clique em Adicionar. Atenção: a tela para Adicionar e Alterar álbum seguem o mesmo padrão. 27
Adicionar novo Álbum Figure 5.2: Cadastro de Álbum No lado esquerdo da tela você poderá encontrar um pequeno menu com Voltar para retornar a página anterior, Geral para obter visualização geral do Álbum e Fotos para criar, mover e remover fotos de acordo com a sua necessidade. Em Geral você visualizará os seguintes campos: ID: Esse número será gerado automaticamente pelo nosso sistema. Data: Data de criação do álbum Disp. Web: Esta opção estará sempre desmarcada na inclusão, a ativação da opção deixará o álbum disponível no seu website, caso você possua e o mesmo seja integrado com o Presskit. Ativo: Para tornar o álbum indisponível, desmarque esta opção. Canal: Indique o canal emissor do Álbum Nome: Defina o nome do Álbum Resumo: Digite texto de apresentação do álbum. Caso não necessite deixe o espaço em branco. Na inclusão do álbum o campo Capa estará disponível logo abaixo do campo Resumo, permitindo que se informe a imagem de capa do álbum. Já na edição esta opção estará disponível no lado direito clicando em alterar capa, logo abaixo da imagem de capa. Clique em Gravar para concluir o procedimento ou Cancelar para interromper a ação. Caso necessite alterar o Álbum, basta entrar nessa mesma tela e efetuar as mudanças. 28
Capítulo 6 Eventos Eventos é o recurso do Presskit disponível apenas para site. A opção proporciona atualizar sua agenda de eventos, calendários, programação, tudo isso de forma rápida e automática. Basta Clicar em Eventos e informar os dados solicitados. Confira! Lembrando que para a atualização no site é necessário que o Presskit seja integrado com o mesmo. Para mais informações consulte o Suporte Presskit Figure 6.1: Eventos Criar Eventos Para adicionar Evento clique em adicionar e siga o passo a passo. Figure 6.2: Adicionando Eventos 29
ID: Esse campo é gerado automaticamente pelo Presskit, é um número de identificação. Deixe o espaço sempre em branco. Ativo: A Opção ativada tornará disponível o conteúdo no site Canal: Escolha o Canal criador do Evento Data Descr.: Adicione a data de descrição do evento. Validade: Informe o período de realização do evento em questão. Nome: Digite o nome do evento Local: Adicione o local de realização. Link: Adicione palavra, frase, que ao clicar redirecionará para a página com mais informações sobre o evento. Url: Adicione link da página e/ou local onde contém mais informações Clique em Gravar para confirmar a ação ou em Cancelar para interromper. 30
Capítulo 7 Diversos Figure 7.1: Diversos Ao entrar na tela Diversos você poderá encontrar menu com as guias Áreas, Perfis e Usuários. Clique no botão desejado e siga o passo a passo. Áreas Figure 7.2: Áreas Logo na parte superior da tela você poderá encontrar a opção Mostrar, esta permitirá a visualização das Áreas de acordo com a sua necessidade. Podendo ser Todos, Somente Ativos, Somente Inativos. Abaixo seguirá lista com as Áreas já adicionadas de acordo com sua opção em Mostrar. Na lista contém Id, Nome da área, e Ativo com S para sim e N para não ativo. Para adicionar um novo assunto clique em adicionar e siga passo a passo. Id: deixe esse espaço em branco. O sitema Presskit irá gerar automaticamente o número de identificação. 31
Data: Data de cadastro da Área Ativo: A confirmação dessa opção torna Área disponível para utilização Nome: Escolha o nome da Área. Clique em Gravar para concluir e Cancelar para interromper a ação. Perfis Figure 7.3: Perfis Essa opção tem como principal objetivo definir o perfil do usuário Presskit. O Sistema lhe permitirá adicionar vários usuários. Cada usuário deverá pertencer a um Perfil, este deverá definir quais serão as ações que o usuário poderá efetuar. 32
Figure 7.4: Adicionar Perfis Usuários Figure 7.5: Usuários Este é o espaço de cadastro de cada usuário do Presskit. Clique e informe de acordo com a sua necessidade! 33
Figure 7.6: Adicionar Usuários 34