1.JUSTIFICATIVA A administração pública vem nos últimos anos sofrendo mudanças estruturais em sua forma de atuação, saindo de um modelo patrimonialista e burocrático para um modelo gerencial, focando nos resultados que devem ser alcançados em detrimento dos meios utilizados. Em consonância com este novo modelo de administração pública a Agência Nacional de Transportes Aquaviários (ANTAQ) identificou a necessidade de aprimorar seus processos de gerenciamento de projetos para maior governança sobre suas iniciativas. O gerenciamento de projetos visa alinhar as iniciativas com as diretrizes organizacionais, de forma planejada, padronizada, focando em resultados e controles e possibilitando os gestores públicos a governança efetiva sobre a utilização dos recursos públicos humanos e materiais. A e a da ANTAQ são responsáveis por executar grande quantidade de projetos simultaneamente. Esta iniciativa está alinhada ao Planejamento Estratégico 2011/2015 da ANTAQ e contribui, principalmente, para os seguintes objetivos estratégicos P4 Fortalecer mecanismos de gestão e decisão e P5 Aumentar a Agilidade e Produtividade dos Processos Internos. Foi aberta a demanda nº: 3617 no Central de Serviços e Suporte do SISP para apoiar esta iniciativa. Neste contexto, o projeto se justifica pela necessidade crescente na administração pública de entregar serviços de qualidade, observando aos princípios eficácia, eficiência e efetividade. 2.OBJETIVO Este projeto tem como objetivo a implantação de escritório de projeto e metodologia de gerenciamento de projetos no âmbito dos projetos estratégicos da ANTAQ. 3.DECLARAÇAO DO ESCOPO O escopo do projeto engloba as entregas entendidas como necessárias para a devida implantação e operacionalização do Escritório de Projetos e metodologia de gerenciamento de projetos. Neste contexto, destacam-se o modelo operacional e a metodologia de gerenciamento de projetos. Cada uma das entregas do projeto será devidamente detalhada abaixo. Emitido em [~H 九 24H3 九 i924]03/09/aa às 09:09:40 Página 1/7
4.DICIONÁRIO Entrega Descrição da entrega Modelo operacional Criação do modelo operacional do Escritório de Projetos para estabelecimento do escopo de atuação e estruturação deste. Metodologia Processo de acompanhamento dos projetos Padronização de pastas e arquivos Glossário Formalização do EP Definição e adaptação da ferramenta Inventário dos projetos Evento de implantação do escritório de projetos Primeira reunião de acompanhamento dos projetos Definição de metodologia de Gerenciamento de Projetos padrão para os projetos que serão acompanhados pelo Escritório de Projetos. Estabelecimento dos processos que deverão ser seguidos cotidianamente pelo Escritório de Projetos para acompanhamento dos diversos projetos de sua área de atuação Detalhar a padronização das pastas de arquivos a serem seguida pelos Projetos na área de atuação do Escritório. Construção de um glossário de termos técnicos relacionados com o Gerenciamento de Projetos que garanta o alinhamento de conceitos nas diversas situações em que o Escritório de Projetos esteja envolvido. Criar instrumentos normativos e publicitários para institucionalizar o Escritório de Projetos e seus processos de trabalho dentro do cotidiano dos diversos atores envolvidos com projetos no seu âmbito de atuação. Definir uma ou mais ferramentas de apoio e realizar as devidas adaptações para que esteja de acordo com a metodologia e processos adotados. Levantar os projetos que serão acompanhados pelo Escritório de Projetos e adequar as respectivas documentações para que estejam de acordo com a metodologia adotada. Realizar evento de divulgação dos resultados do projeto e de oficialização do Escritório de Projetos como instrumento de apoio ao desenvolvimento de projetos na coordenação. Planejamento, preparação e realização da primeira reunião periódica de acompanhamento de projetos promovida pelo Escritório de Projetos 5.NÃO ESCOPO Não fazem parte do escopo deste projeto: Aquisição de ferramentas; Execução das ações continuadas do Escritório de Projetos. 7.PREMISSAS Utilização de melhores práticas de gestão de projetos como preconizadas pelo PMI; A equipe de consultores em gerenciamento de projetos da SLTI está capacitada em um modelo apropriado de implantação do Escritório de Projetos; Utilização do modelo PMO Maturity Cube para estruturação das ações do Escritório; Existe o devido patrocínio para a realização das atividades propostas neste plano; A equipe do projeto possui conhecimentos em Gerenciamento de Projetos e está devidamente Emitido em [~H 九 24H3 九 i924]03/09/aa às 09:09:40 Página 2/7
motivada.; Será utilizada a Metodologia de Gerenciamento de projetos do SISP (MGP-SISP) para implementação deste projeto. 8.RESTRIÇÕES O tempo de dedicação da equipe de consultoria da SLTI alocada para este projeto é de 10 horas semanais; A equipe de consultoria da SLTI alocada para este projeto participará da equipe do projeto até seu encerramento. Emitido em [~H 九 24H3 九 i924]03/09/aa às 09:09:40 Página 3/7
9.CRONOGRAMA DE MARCOS 10.ORÇAMENTO E FONTE DE RECURSO Não estão previstos ao projeto gastos adicionais aos do próprio tempo de trabalho dos servidores públicos alocados ao projeto. Estando estes custos já previstos no na folha de pagamento da Administração Pública Federal. Fonte de recurso Não se aplica. Emitido em [~H 九 24H3 九 i924]03/09/aa às 09:09:40 Página 4/7
11.PLANO DE QUALIDADE A qualidade do projeto será aferida com base nos seguintes indicadores: Indicador Índice de Performance do projeto Nível de satisfação do usuário de consultoria do SISP Nível de maturidade em Gerenciamento de Projetos MMGP Aferição de maturidade de Escritório de Projetos com o PMO Maturity Cube 12.PLANO DE RECURSOS HUMANOS 12.1. EQUIPE DO PROJETO Descrição do indicador Índice que demonstra como está o andamento do projeto com relação ao que foi definido neste plano. Trata-se do percentual concluído dividido pelo percentual planejado para cada momento. Este índice deverá ser analisado nas reuniões de avaliação do andamento do projeto. O objetivo é que este indicador permaneça acima de 95%. Nível de satisfação da ANTAQ com relação ao trabalho de consultoria da SLTI neste projeto. Entende-se como meta a avaliação em bom ou ótimo. A aferição será realizada ao final do projeto. Consiste em um modelo de avaliação de maturidade especialmente desenvolvido para PMOs (Escritórios de Projetos). A meta deverá ser definida após a conclusão da atividade denominada Modelo de Maturidade, com encerramento previsto para 02/10/12. Conforme descrito no objetivo do projeto, deverá ser verificado se o projeto alcançou os objetivos previstos. Aferição deve ocorrer após algum período de operacionalização do Escritório, a ser definido posteriormente. Nome Órgão Função Telefone(s) E-mail Daniel Scardua SPO Equipe do projeto 2029-6658 daniel.scardua@antaq.gov.br Fernando Serra GED/SPO Equipe do projeto 2029-6690 fernando.serra@antaq.gov.br João Augusto Cabral APL/ANTAQ Patrocinador 2029-6635 joao.araujo@antaq.gov.br José Antonio Nascimento SGE Equipe do projeto 2029-6597 jose.nascimento@antaq.gov.br José Márcio Silva GDI/SNI Equipe do projeto 2029-6817 jose.marcio@antaq.gov.br Katia Macarini Goncalves SLTI/MP Consultor 2020-1851 katia.goncalves@planejamento.gov.br Rodrigo Trajano GDM/SNM Equipe do projeto (21) 2101-2535 rodrigo.trajano@antaq.gov.br Rose Hofmann SFC Equipe do projeto 2029-6935 rose.hofmann@antaq.gov.br Terzio Vieira STI/ANTAQ Equipe do projeto 2029-6618 terzio.vieira@antaq.gov.br Vinicius Eloy dos Reis SLTI/MP Consultor 2020-1833 vinicius.reis@planejamento.gov.br Vinicius Lima SGE Equipe do projeto 2029-6601 vinicius.lima@antaq.gov.br Ygor Costa APL/ANTAQ Líder do projeto 2029-6625 ygor.costa@antaq.gov.br 12.2. PAPÉIS E RESPONSABILIDADES Emitido em [~H 九 24H3 九 i924]03/09/aa às 09:09:40 Página 5/7
Papel Patrocinador Líder do projeto Equipe do projeto Consultor Responsabilidades Cliente do projeto. Responsável por motivar os diversos envolvidos a seguir os processos que serão definidos e por garantir a disponibilidade dos recursos que serão necessários. Responsável pelo planejamento e execução das atividades do projeto. Responsável por apoiar o Líder de projeto no planejamento e execução do projeto. Responsável por orientar o órgão na planejamento e execução das atividades do projeto. 13.PLANO DE COMUNICAÇÃO 13.1. DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE COMUNICAÇÃO O plano abaixo descrito detalha os processos de comunicação que serão seguidos no decorrer do projeto, as necessidades de informação, responsáveis e público-alvo correspondente. Foi criado uma comunidade no portal do SISP para arquivamento dos documentos gerados em meio eletrônico. O endereço da comunidade é www.sisp.gov.br/vercomunidade?community_id=14384018 Está comunidade será restrita ao participantes do projeto. O líder do Projeto, Ygor Costa, será o responsável pela moderação e aprovação da comunidade. 13.2. PLANO DE COMUNICAÇÃO Evento Objetivo Conteúdo Mínimo Registro sobre reuniões do projeto Relatório do acompanham Todos os eventos do projeto, com exceção da Reunião de Abertura e da Reunião de Encerramento, deverão apresentar respectivas atas O desempenho do projeto deverá ser Lista de presentes; Pauta; Descrição das deliberações e discussões ocorridas; Decisões tomadas; Encaminhamentos com o devido prazo e responsável; Aprovações Evolução física do projeto (% concluído de cada Responsável e público alvo O responsável pela elaboração da ata é o Líder do Projeto, podendo este delegar a função Destina-se a todos os envolvidos do projeto. Deve ser publicado no Portal do SISP. O responsável pela elaboração do relatório Periodicidade O envio da ata deve ser realizado até 5 dias úteis após a realização da reunião Mensal e quando Emitido em [~H 九 24H3 九 i924]03/09/aa às 09:09:40 Página 6/7
ento do reportado projeto (RAP) periodicamente entregável e do projeto) Desempenho do cronograma de marcos (Situação atual em comparação com o planejado) Acompanhamento do orçamento do projeto Acompanhamento dos riscos do projeto é o Líder do Projeto, podendo este delegar a função solicitado Mudanças aprovadas As mudanças aprovadas deverão ser divulgadas a todos os envolvidos com o projeto Informações constantes na solicitação de mudança Todos os envolvidos Após a aprovação da mudança DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS 14. DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS Os riscos identificados para o projeto estão detalhados na Planilha de Riscos anexa. Este documento apresenta a lista de riscos identificados, com o respectivo estudo de probabilidade, gravidade do impacto, estratégia de prevenção e plano de contingência em caso de ocorrência do risco. Novos riscos identificados durante a execução do projeto serão registrados na tabela supracitada. 15. PLANO DE AQUISIÇÕES E CONTRATAÇÕES Este projeto não envolve nenhuma necessidade de novas contratações. Emitido em [~H 九 24H3 九 i924]03/09/aa às 09:09:40 Página 7/7