Tipologia dos Escritórios de Projeto Tipologia dos Escritórios de Negócio Todos sabemos que conduzir projetos é muito mais do que uma arte e que ao Gerente de Projetos cabe a responsabilidade de gerenciar todos os recursos ( materiais, humanos e financeiros ) da organização direcionados a execução dos projetos definidos no Planejamento Estratégico. Porém, uma estrutura dentro do organograma da organização, conhecida como Escritório de Projetos, pode ser criado com a finalidade de auxiliar, não somente o Gerente de Projetos, mas toda a empresa no sentido de atingir um maior nível de maturidade sobre o assunto. Pensando nisso, este artigo pretende apresentar os tipos de Escritórios de Projetos a partir de sua tipologia, descrevendo quando cada um é mais indicado em determinadas situações. Introdução O conceito de Gerenciamento de Projetos foi uma resposta à necessidade de coordenar os gigantescos projetos militares da Segunda Grande Guerra. Tal influência foi disseminada para outros segmentos da economia. De lá para cá, uma grande expansão ocorreu na aplicação das técnicas de gerenciamento de projetos por todos os setores. Hoje podemos observar dezenas de PMOs operando em repartições do executivo, legislativo e judiciário. Segundo Kerzner (2006): A implantação de um Escritório de Projetos deve ser a principal atividade voltada para a gestão de projetos nesta década e que o planejamento estratégico desta estrutura deve envolver a decisão de que tarefas executar, mais do que decidir como ou quando realizá-las. Isto significa que um Escritório de Projetos trará resultados significativos somente quando passar por rigorosa avaliação do papel que exercerá em determinada organização. Algumas funções e responsabilidades descritas anteriormente podem ser adotadas em maior ou menor grau dependendo do enfoque e do papel previstos para a unidade Para Verzuh ( 1999), autor de um dos livros mais vendidos do século passado sobre o assunto nos Estados Unidos, um dos primeiros a ressaltar a importância de se criar uma unidade, denominada genericamente por ele de Project Office, para apoiar o gerenciamento de projetos em uma organização e propor uma classificação para essas unidades baseadas na autoridade que elas tinham sobre os projetos dentro da organização É importante porém ressaltar que a tipologia atual pouco nos ajuda a responder questões como: Qual o tipo de PMO mais bem-sucedido em um dado segmento de negócios? Qual tipo de PMO é o mais adequado para uma organização com alta competência em gestão por processo?
Qual tipo de PMO melhor se adapta a uma organização que conduz projetos de extrema complexidade. Para responder a estas e outras perguntas uma série de classificações foram adotadas quanto ao tipo e função do PMO dentro das organizações foi proposta por Dinsmore (1999), concebendo as seguintes estruturas: Centro de Excelência CEx É o formato que possui menor autoridade sendo criado junto ao setor que patrocina a inserção as práticas de gerenciamento de projetos. Possui as competências na área de gerenciamento de projetos sendo normalmente criado para fomentar a esta cultura e apoiar diversos setores da organização na condução dos projetos. Usualmente é observado em organizações em estágio inicial de maturidade no gerenciamento de projetos. Os CEx não pertencem ao sistema de governança dos projetos e são geralmente observados em organizações que atuam em ambientes de negócios de menor turbulência. Serviços tipicamente prestados: Utilização das melhores práticas em gerenciamento de projetos; Elaboração e disseminação dos procedimentos internos para gerenciamento de projetos; Apoio às equipes de projeto na adoção de boas práticas em gerenciamento de projetos. Promoção da capacitação de pessoal, utilizando recursos internos à organização. Escritório de Apoio a Projetos EAp Atende à necessidade orgânica da empresa de conduzir projetos, mesmo sendo sua cultura na área ainda precária. Organizações que adotam uma estrutura funcional ou por processos, se beneficiam neste modelo, uma vez que o mesmo absorve as tarefas de planejamento e documentação dos projetos, cujas atividades são conduzidas dentro dos diversos setores da organização ou terceirizadas. São comuns em organizações que conduzem projetos e possuem cultura de processos, o que permite gerenciar projetos de forma competente. No entanto, não possui governança sobre os projetos. Organizações que conduzem grande número de projetos podem possuir diversos EAp, usualmente com pessoal terceirizado, por não ser essa uma competência-chave.
Serviços tipicamente prestados: Adoção e consolidação das boas práticas em gerenciamento de projetos; Desenvolver e acompanhar os cronogramas detalhados e a gestão financeira; Escritório de Projetos EPj Estrutura independente para gerenciar um ou mais projetos, é utilizado em organizações que já possuem as competências necessárias para gerenciamento de projetos, a ponto de individualizá-los de suas operações rotineiras. Aqui encontram-se o maior número de PMOs. Sua existência já denota que a maturidade organizacional em projetos é mediana, ou mais elevada. Eles exercem de média a grande influência sobre os projetos e podem dar resposta adequada à turbulência do ambiente de negócios, dependendo da abrangência de sua ação e do seu grau de integração com outros processos corporativos. Serviços tipicamente prestados:
Apoio e coordenação dos gerentes de projetos que normalmente possuem um elo de subordinação a ele; Acompanhamento do desempenho físico-financeiro dos projetos de forma integrada mesmo quando não responsáveis pela gestão financeira. Escritório de Programas EPg Estrutura utilizada por grandes organizações, maduras em gerenciamento de projetos como, por exemplo, o Departamento de Defesa dos Estados Unidos, coordenando, de forma integrada, todos os projetos da organização. São comuns em organizações de maturidade elevada que conduzem projetos competentemente. Sua atuação usualmente é parte de um sistema complexo de governança corporativa do qual ele faz parte, que integra os projetos aos demais processos corporativos. Serviços tipicamente prestados: Promover a seleção, iniciação, monitoração e alinhamento dos projetos sob sua responsabilidade; Gerenciar os requisitos e riscos de forma integrada, possuindo foco na geração de benefícios dos projetos para a organização. Escritório Executivo de Projetos EEp Este tipo de PMO possui responsabilidade integral pelos resultados dos projetos além da correspondente autoridade sobre os recursos e decisões. Conceitualmente, este tipo de PMO deve ser posicionado no nível estratégico da organização e pode conduzir um ou todos os portfólios de projetos de uma organização. Se posiciona no nível mais elevado da organização e, como sua denominação antecipada, ele possui toda a autoridade e responsabilidade sobre os projetos a ele associados. Sua contribuição na geração de benefícios para a organização é muito significativa e, em tese, permite resposta competente à turbulência do ambiente de negócios.
Serviços tipicamente prestados: Integral responsabilidade pela condução dos projetos em uma organização, podendo ser adotado como modelo de uma organização projetizada; Uma dificuldade pode ser observada com relação ao gerenciamento dos recursos empregados nos projetos; O autor resume a atuação destes tipos de PMOs através da seguinte tabela: Referências CARVALHO, M.M.; RABECHINI JR R. Construindo competências
para gerenciar projetos. São Paulo: Editora Atlas, 2005; DINSMORE, P. C. Winning business with enterprise project management. New York: Amacom, 1999; VIANNA, Aloysio Junior, PMO Escritório de Projetos, Programas e Portfólio na prática. Editora Brasport; LOPES, Felipe Bussinger, Redesenho de um Escritório de Projetos: Tipologia, Processos e Indicadores de Gestão. Disponível em: http://pro.poli.usp.br/wp-content/uploads/2012/pubs/rede senho-de-um-escritorio-de-projetos-tipologia-processose-indicadores-de-gestao.pdf