Universidade Federal Fluminense Pró-Reitoria de Planejamento Coordenação de Orçamento e Custos PROCESSOS DA DIVISÃO DE CUSTOS Niterói, Outubro de 2014 Versão 1.0 DC/PLOR
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Índice PROCESSOS DA DIVISÃO DE CUSTOS... 1 1 DC-PLOR... 5 1.1 DIVISÃO DE CUSTOS... 6 1.1.1 Elementos do processo... 6 1.1.1.1 Manutenção das tabelas de apoio - CONSIAFI... 6 1.1.1.2 Manutenção da base de dados - CONSIAFI... 6 1.1.1.3 Cadastramento de usuário no CONSIAFI... 6 1.1.1.4 Emissão de relatórios de acompanhamento de despesas... 6 2 DC-PLOR01 - MANUTENÇÃO DAS TABELAS DE APOIO - CONSIAFI... 8 2.1 MANUTENÇÃO DAS TABELAS DE APOIO - CONSIAFI... 9 2.1.1 Elementos do processo... 9 2.1.1.1 Extrair estrutura de tabelas do SIAFI... 9 2.1.1.2 Transferir estrutura do SIAFI... 9 2.1.1.3 Importar estrutura do SIAFI para o CONSIAFI... 10 3 DC-PLOR02 - MANUTENÇÃO DA BASE DE DADOS - CONSIAFI... 11 3.1 MANUTENÇÃO DA BASE DE DADOS - CONSIAFI... 12 3.1.1 Elementos do processo... 12 3.1.1.1 Extrair dados do SIAFI... 12 3.1.1.2 Transferir arquivos extraídos... 12 3.1.1.3 Importar arquivos transferidos... 13 3.1.1.4 Comparar dados SIAFI e CONSIAFI... 13 3.1.1.5 Divergência de dados?... 14 3.1.1.6 Efetuar lançamentos extraorçamentários... 14 3.1.1.7 Event... 14 4 DC-PLOR03 - CADASTRAMENTO DE USUÁRIO NO CONSIAFI... 15 4.1 CADASTRAMENTO DE USUÁRIO NO CONSIAFI... 16 4.1.1 Elementos do processo... 16 4.1.1.1 Recebimento de formulário de acesso ao CONSIAFI... 16 4.1.1.2 Avaliar formulário... 16 12/10/2014 3
4.1.1.3 Preenchimento correto?... 16 4.1.1.4 Solicitar correções... 17 4.1.1.5 Verificar cadastros da Unidade... 17 4.1.1.6 Já existe cadastro para o perfil solicitado?... 17 4.1.1.7 Mesmo servidor?... 18 4.1.1.8 Reativar cadastro... 18 4.1.1.9 Excluir cadastro existente... 18 4.1.1.10 Cadastrar novo usuário... 19 4.1.1.11 Extrair relação atualizada de usuários... 19 4.1.1.12 Agendar treinamento... 19 5 DC-PLOR04 - EMISSÃO DE RELATÓRIOS DE ACOMPANHAMENTO DE DESPESAS. 20 5.1 EMISSÃO DE RELATÓRIOS DE ACOMPANHAMENTO DE DESPESAS... 21 5.1.1 Elementos do processo... 21 5.1.1.1 Verificar modelo no CONSIAFI... 21 5.1.1.2 Modelo atende à solicitação?... 21 5.1.1.3 Atualizar modelo... 21 5.1.1.4 Emitir relatório... 22 12/10/2014 4
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Versão: 1.0 Autor: DC/PLOR - Divisão de Custos 1. 1 D I V I S Ã O D E C U S T O S Estes são os principais processos desempenhados pela Divisão de Custos da Coordenação de Orçamento e Custos: Manutenção das tabelas de apoio - CONSIAFI; Manutenção da base de dados - CONSIAFI; Cadastramento de usuário no CONSIAFI; Emissão de relatórios de acompanhamento de despesas. 1.1.1 ELEMENTOS DO PROCESSO Processo 1.1.1.1 Manutenção das tabelas de apoio - CONSIAFI DC-PLOR01 - MANUTENÇÃO DAS TABELAS DE APOIO - CONSIAFI - MANUTENÇÃO DAS TABELAS DE APOIO - CONSIAFI Processo 1.1.1.2 Manutenção da base de dados - CONSIAFI DC-PLOR02 - MANUTENÇÃO DA BASE DE DADOS - CONSIAFI - MANUTENÇÃO DA BASE DE DADOS - CONSIAFI Processo 1.1.1.3 Cadastramento de usuário no CONSIAFI DC-PLOR03 - CADASTRAMENTO DE USUÁRIO NO CONSIAFI - CADASTRAMENTO DE USUÁRIO NO CONSIAFI Processo 1.1.1.4 Emissão de relatórios de acompanhamento de despesas 12/10/2014 6
DC-PLOR04 - EMISSÃO DE RELATÓRIOS DE ACOMPANHAMENTO DE DESPESAS - EMISSÃO DE RELATÓRIOS DE ACOMPANHAMENTO DE DESPESAS 12/10/2014 7
2 D C - P L O R 0 1 - M A N U T E N Ç Ã O D A S TA B E L A S D E A P O I O - C O N S I A F I 12/10/2014 8
Versão: 1.0 Autor: DC/PLOR - Divisão de Custos 2. 1 M A N U T E N Ç Ã O D A S T A B E L A S D E A P O I O - C O N S I A F I 2.1.1 ELEMENTOS DO PROCESSO 2.1.1.1 Extrair estrutura de tabelas do SIAFI Obter a estrutura atual das tabelas do SIAFI. SIAFI acessado via CONSIAFI ADMINISTRADOR. das ações: A extração da estrutura das tabelas de apoio do SIAFI para o CONSIAFI é realizada pela ferramenta CONSIAFI ADMINISTRADOR. Para realizar a extração é necessário ter acesso tanto ao CONSIAFI ADMINISTRADOR, quanto ao SIAFI. Apenas funcionários da PLOR possuem acesso à ferramenta CONSIAFI ADMINISTRADOR. A extração das tabelas de apoio possui horários pré-determinados para ser realizada: Manhã: até as 09:00 h; Tarde: de 12:00 h as 14:00 h; Tarde/noite: após as 17:00 h. De forma resumida, para realizar a extração, basta seguir os seguintes passos: 1. Entrar no sistema CONSIAFI ADMINISTRADOR. 2. Selecionar as opções: ARQUIVO -> TABELAS DE APOIO -> EXTRAÇÃO. Os arquivos extraídos estarão disponíveis para serem transferidos e importados apenas no dia seguinte. Os arquivos extraídos possuem uma validade de 06 dias. Caso a transferência (próxima atividade do fluxo), não ocorra dentro deste período, uma nova extração deverá ser realizada. Arquivos extraídos. Periodicidade: Esta é uma atividade realizada quinzenalmente pela DC/PLOR. 2.1.1.2 Transferir estrutura do SIAFI Transferir a estrutura de tabelas do SIAFI. Estrutura de tabelas extraída pelo CONSIAFI ADMINISTRADOR. das ações: 12/10/2014 9
A transferência das estruturas extraídas do SIAFI para o CONSIAFI é realizada pela ferramenta CONSIAFI ADMINISTRADOR. Para realizar a transferência é necessário ter acesso tanto ao CONSIAFI ADMINISTRADOR, quanto ao SIAFI. Apenas funcionários da PLOR possuem acesso à ferramenta CONSIAFI ADMINISTRADOR. A transferência das estruturas extraídas pode ser realizada a qualquer hora. As estruturas a serem transferidas devem ser extraídas com pelo menos um dia de antecedência. De forma resumida, para realizar a transferência, basta seguir os seguintes passos: 1. Entrar no sistema CONSIAFI ADMINISTRADOR. 2. Selecionar as opções: ARQUIVO ->TABELAS DE APOIO -> TRANSFERÊNCIA. As estruturas transferidas estarão disponíveis para serem importados imediatamente após realizada a transferência. Estruturas de tabelas transferidas. 2.1.1.3 Importar estrutura do SIAFI para o CONSIAFI Manter a estrutura de tabelas do CONSIAFI, em conformidade com o SIAFI. Arquivos transferidos na atividade anterior: 'Transferir estrutura do SIAFI'. das ações: A importação das estruturas transferidas do SIAFI para o CONSIAFI é realizada pela ferramenta CONSIAFI ADMINISTRADOR. Apenas funcionários da PLOR possuem acesso à ferramenta CONSIAFI ADMINISTRADOR. A importação das estruturas transferidas pode ser realizada a qualquer hora. De forma resumida, para realizar a importação, basta seguir os seguintes passos: 1. Entrar no sistema CONSIAFI ADMINISTRADOR. 2. Selecionar as opções: ARQUIVO -> TABELAS DE APOIO -> IMPORTAÇÃO. As estruturas importadas estarão disponíveis no CONSIAFI, imediatamente após a importação. Estrutura das tabelas do CONSIAFI em conformidade com o SIAFI. 12/10/2014 10
3 D C - P L O R 0 2 - M A N U T E N Ç Ã O D A B A S E D E D A D O S - C O N S I A F I 12/10/2014 11
Versão: 1.0 Autor: DC/PLOR - Divisão de Custos 3. 1 M A N U T E N Ç Ã O D A B A S E D E D A D O S - C O N S I A F I 3.1.1 ELEMENTOS DO PROCESSO 3.1.1.1 Extrair dados do SIAFI Obter os dados atuais do SIAFI. SIAFI acessado via CONSIAFI ADMINISTRADOR. das ações: A extração dos dados do SIAFI para o CONSIAFI é realizada pela ferramenta CONSIAFI ADMINISTRADOR. Para realizar a extração é necessário ter acesso tanto ao CONSIAFI ADMINISTRADOR, quanto ao SIAFI. Apenas funcionários da PLOR possuem acesso à ferramenta CONSIAFI ADMINISTRADOR. A extração de dados possui horários pré-determinados para ser realizada: Manhã: até as 09:00 h; Tarde: de 12:00 h as 14:00 h; Tarde/noite: após as 17:00 h. De forma resumida, para realizar a extração, basta seguir os seguintes passos: 1. Entrar no sistema CONSIAFI ADMINISTRADOR. 2. Selecionar as opções: ARQUIVO -> BASE DE DADOS -> EXTRAÇÃO. 3. Selecionar o tipo de extração a ser realizada: Carga Batch ou Extração Online. 4. Informar data de extração. Os dados a serem extraídos serão os compreendidos entre a data informada e a data da extração (Carga Batch) ou os compreendidos entre a data informada e o momento da extração (Extração Online). A Carga Batch trará as informações lançadas no SIAFI até a data anterior à extração. A Extração Online trará todas as informações lançadas no SIAFI, até o momento da extração. Os arquivos extraídos em carga batch estarão disponíveis para serem transferidos e importados apenas no dia seguinte. Periodicidade: Esta é uma atividade realizada diariamente pela DC/PLOR. 3.1.1.2 Transferir arquivos extraídos Transferir os arquivos de dados extraídos do SIAFI, na atividade anterior 'Extrair dados do SIAFI'. Dados extraídos do SIAFI. das ações: A transferência dos arquivos extraídos do SIAFI para o CONSIAFI é realizada pela ferramenta CONSIAFI ADMINISTRADOR. Para realizar a transferência é necessário ter acesso tanto ao CONSIAFI ADMINISTRADOR, quanto ao SIAFI. 12/10/2014 12
Apenas funcionários da PLOR possuem acesso à ferramenta CONSIAFI ADMINISTRADOR. A transferência dos arquivos extraídos pode ser realizada a qualquer hora. Os arquivos a serem transferidos devem ser extraídos pelo menos com um dia de antecedência. De forma resumida, para realizar a transferência, basta seguir os seguintes passos: 1. Entrar no sistema CONSIAFI ADMINISTRADOR. 2. Selecionar as opções: ARQUIVO -> BASE DE DADOS -> TRANSFERÊNCIA. Os arquivos transferidos estarão disponíveis para serem importados imediatamente após realizada a transferência. Arquivos transferidos. 3.1.1.3 Importar arquivos transferidos Manter os dados do CONSIAFI, em conformidade com o SIAFI. Arquivos transferidos na atividade anterior. das ações: Esta é uma atividade realizada diariamente pela DC/PLOR. A importação dos arquivos transferidos do SIAFI para o CONSIAFI é realizada pela ferramenta CONSIAFI ADMINISTRADOR. Apenas funcionários da DC/PLOR possuem acesso à ferramenta CONSIAFI ADMINISTRADOR. A importação dos arquivos transferidos pode ser realizada a qualquer hora. De forma resumida, para realizar a importação, basta seguir os seguintes passos: 1. Entrar no sistema CONSIAFI ADMINISTRADOR. 2. Selecionar as opções: ARQUIVO -> BASE DE DADOS -> IMPORTAÇÃO. Os arquivos importados estarão disponíveis para serem consultados no CONSIAFI, imediatamente após a importação. Arquivos (dados) importados. 3.1.1.4 Comparar dados SIAFI e CONSIAFI Verificar se existe diferença entre os valores presentes no SIAFI e no CONSIAFI. CONSIAFI atualizado. SIAFI. das ações: 1) Entrar no SIAFI (CONRAZAO) e verificar valores. 2) Entrar no CONSIAFI (consiafi.uff.br/consiafi) 2.1) Clicar em CONSULTAS -> SALDO CONTÁBIL -> GERENCIAL PADRÃO -> RECUPERAR/PROCURAR 2.1.1) Pesquisar o relatório comparativo DC Receitas de Comparação - Relatório montado pela DC/PLOR utilizado para esta finalidade. 3) Avaliar o relatório comparativo, verificando a existência de diferenças entre os dados das colunas Total SIAFI e Total CONSIAFI. 4) Caso haja divergência nos valores das colunas citadas, seguir para a atividade 'Efetuar lançamentos extraorçamentários', caso contrário, o processo é finalizado. 12/10/2014 13
Dados comparados. 3.1.1.5 Divergência de dados? Caso não haja divergência de dados, este processo se dará por finalizado. Caso contrário realizar a atividade 'Efetuar lançamentos extra-orçamentários'. Portões SIM NÃO 3.1.1.6 Efetuar lançamentos extraorçamentários Atualizar a base do CONSIAFI para que os dados estejam em conformidade com os do SIAFI. Análise realizada na atividade anterior 'Comparar dados SIAFI e CONSIAFI'. das ações: 1) Verificar no relatório DC Receita de Comparação a fonte do recurso e a Unidade Gestora Executora relacionada. 2) Pesquisar no SIAFI a fonte, Unidade Gestora Executora e verificar o lançamento. 3) Acessar o CONSIAFI ADMINISTRADOR para efetuar o lançamento extraorçamentário. 3.1) Clicar em ARQUIVO -> BASE DE DADOS -> EXTRAORÇAMENTÁRIO. 3.2) Efetuar o lançamento. Lançamento extraorçamentário. 3.1.1.7 Event O processo finaliza se não houver divergência de dados. 12/10/2014 14
4 D C - P L O R 0 3 - C A D A S T R A M E N T O D E U S U Á R I O N O C O N S I A F I 12/10/2014 15
Versão: 1.0 Autor: DC/PLOR - Divisão de Custos 4. 1 C A D A S T R A M E N T O D E U S U Á R I O N O C O N S I A F I 4.1.1 ELEMENTOS DO PROCESSO 4.1.1.1 Recebimento de formulário de acesso ao CONSIAFI 4.1.1.2 Avaliar formulário Garantir que as informações presentes no formulário de acesso ao CONSIAFI estejam corretas. Formulário de acesso ao CONSIAFI, enviado pelo Unidade. das ações: Verificar a validade dos campos preenchidos e assinaturas. Formulário avaliado. Periodicidade: A cada formulário recebido. 4.1.1.3 Preenchimento correto? Se o formulário avaliado na atividade anterior estiver corretamente preenchido, segue-se para a atividade 'Verificar cadastros na Unidade'. Caso contrário, a atividade 'Solicitar correções' será realizada. Portões SIM NÃO 12/10/2014 16
4.1.1.4 Solicitar correções Solicitar ao órgão requerente as devidas correções. Formulário incorreto. das ações: Contatar Unidade, solicitando envio de formulário corrigido. Solicitação de correção. 4.1.1.5 Verificar cadastros da Unidade Verificar a existência de usuário cadastrado para o perfil selecionado e se o usuário é operante. A validade da senha de acesso ao CONSIAFI é de 60 dias. O usuário que não acessar o CONSIAFI dentro de um período de 60 dias terá o seu cadastro inoperante. Cada Unidade poderá ter somente dois usuários com acesso ao CONSIAFI, um para cada perfil: - Consulta execução de despesas - Consulta receitas Formulário com preenchimento correto. das ações: Verificar no CONSIAFI se já existe usuário cadastrado para o perfil indicado, para a Unidade solicitante. Verificação de existência de cadastro realizada no CONSIAFI. 4.1.1.6 Já existe cadastro para o perfil solicitado? Se na atividade anterior for verificado a existência de algum cadastro para a Unidade solicitante, segue-se para análise do usuário. Caso contrário, a atividade 'Cadastrar novo usuário' será realizada. Portões NÃO SIM 12/10/2014 17
4.1.1.7 Mesmo servidor? Constatada a existência de cadastro para a Unidade solicitante, verificar se o usuário existente é o mesmo servidor solicitado no formulário. Em caso negativo, segue-se para a atividade 'Excluir cadastro existente'. Em caso positivo, segue para a atividade 'Reativar cadastro'. Portões NÃO SIM 4.1.1.8 Reativar cadastro Reativar o acesso ao servidor, conforme solicitação da Unidade. Requerimento de acesso ao CONSIAFI. das ações: Ativar cadastro de usuários do CONSIAFI, dados do usuário, unidades vinculadas e o perfil solicitado pela Unidade. Esta atividade só é realizada pelo administrador do CONSIAFI. Só é permitida um perfil de administrador do CONSIAFI, e este é de responsabilidade da DC/PLOR. Cadastro de usuário reativado. 4.1.1.9 Excluir cadastro existente Assegurar que cada Unidade tenha somente dois usuários com acesso ao CONSIAFI, um para cada perfil: - Consulta execução de despesas - Consulta receitas Consulta realizada no CONSIAFI das ações: Excluir no cadastro de usuários do CONSIAFI, o usuário cadastrado para o perfil solicitado pela Unidade. Esta atividade só é realizada pelo administrador do CONSIAFI. Só é permitido um perfil de administrador do CONSIAFI, e este é de responsabilidade da DC/PLOR. Cadastro de usuário excluído no CONSIAFI. 12/10/2014 18
4.1.1.10 Cadastrar novo usuário Fornecer acesso ao servidor, conforme solicitação da Unidade. Requerimento de acesso ao CONSIAFI. das ações: Incluir no cadastro de usuários do CONSIAFI: dados do usuário, unidades vinculadas e o perfil solicitado pela Unidade. Esta atividade só é realizada pelo administrador do CONSIAFI. Só é permitido um perfil de administrador do CONSIAFI, e este é de responsabilidade da DC/PLOR. Cadastro de usuário incluído. 4.1.1.11 Extrair relação atualizada de usuários Controlar a relação de servidores com acesso ao CONSIAFI, seus respectivos perfis e unidades vinculadas. Consulta ao CONSIAFI. das ações: Entrar no CONSIAFI: ADMINISTRAÇÃO -> MANUTENÇÃO -> CADASTRAR USUÁRIO -> RECUPERAR ->PROCURAR e emitir a relação atualizada de usuários cadastrados no CONSIAFI. Relação atualizada de usuários cadastrados no CONSIAFI. 4.1.1.12 Agendar treinamento Habilitar os usuários a utilizarem o CONSIAFI. Requerimento de acesso ao CONSIAFI. das ações: Contatar Unidade, via e-mail ou telefone, agendando, junto ao usuário cadastrado, data e horário para realização do treinamento. Treinamento agendado. 12/10/2014 19
5 D C - P L O R 0 4 - E M I S S Ã O D E R E L AT Ó R I O S D E A C O M PA N H A M E N T O D E D E S P E S A S 12/10/2014 20
Versão: 1.0 Autor: DC/PLOR - Divisão de Custos 5. 1 E M I S S Ã O D E R E L A T Ó R I O S D E A C O M P A N H A M E N T O D E D E S P E S A S 5.1.1 ELEMENTOS DO PROCESSO 5.1.1.1 Verificar modelo no CONSIAFI Verificar se o relatório desejado atende às necessidades. Tipo de relatório a ser emitido. das ações: Entrar no CONSIAFI, selecionar modelo a ser emitido e analisar se o formato atende ao objetivo. Periodicidade: Esta atividade é realizada mensalmente ou a cada solicitação. 5.1.1.2 Modelo atende à solicitação? Caso o modelo de relatório existente atenda à solicitação, segue-se para a atividade 'Emitir relatório'. Caso contrário, segue-se para a atividade 'Atualizar modelo'. Portões SIM NÃO 5.1.1.3 Atualizar modelo Adequar modelo de relatório existente aos objetivos. Modelo de relatório presente no CONSIAFI e a necessidade de alteração. das ações: Atualizar formatação (colunas, campos, fórmulas, etc) do modelo de relatório existente. 12/10/2014 21
Modelo de Relatório atualizado. 5.1.1.4 Emitir relatório Fornecer relatórios de acompanhamento das despesas de ações orçamentárias, por período especificado. Relatório desejado. das ações: Informar período desejado e emitir relatório. Relatório emitido. 12/10/2014 22