Cotação OnLine. Manual do Usuário

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1 Cotação OnLine Manual do Usuário Última Revisão

2 Histórico de Revisões Data Descrição Versão Primeira versão do manual Delf Tecnologia 2

3 ÍNDICE 1. Introdução O que é o sistema Cotação Online? Recursos do Sistema Recursos para Utilização do Sistema Utilizando o Sistema Cotação Online Selecionando uma Cotação Ordenação dos Itens da Cotação Atualização dos Itens de uma Cotação Detalhamento dos Campos da Tela de Alteração dos Itens Finalizando uma Cotação Detalhamento dos Campos da Tela de Finalização da Cotação Mensagens Delf Tecnologia 3

4 1. Introdução 1.1 O que é o sistema Cotação Online? Com o propósito de oferecer uma solução completa para gerenciamento de cotações, a Delf Tecnologia desenvolveu o sistema Cotação Online. Um sistema totalmente web que possui módulos de cadastro e um sistema de busca totalmente integrado ao sistema Protheus. Com tecnologia de ponta que permite a integração da estrutura de banco de dados com os recursos da Internet, o sistema Cotação Online, desenvolvido em plataforma web, permite o acesso às informações em tempo real, ou seja, as informações podem ser acessadas de qualquer lugar, desde que o usuário esteja conectado à Internet. 1.2 Recursos do Sistema O sistema Cotação Online está dividido nos seguintes módulos: Pesquisa de cotações; Atualização dos Itens de uma cotação; Finalização de uma cotação. Este manual tem como principal objetivo o detalhamento, por meio de exemplos práticos, de cada um dos módulos listados acima e também mostrar como fazer a instalação e atualização da aplicação. 1.3 Recursos para Utilização do Sistema Para executar o sistema é necessário um navegador web instalado na máquina. As seguintes versões de navegadores Web são suportadas: Delf Tecnologia 4

5 - Internet Explorer 7, 8; - Chrome; - Safari; - Mozila Firefox. 2. Utilizando o Sistema Cotação Online O sistema Cotação Online é acessado pelos fornecedores através de um link enviado por . O fornecedor deverá clicar no link para acessar a primeira página do sistema. O link tem um formato similar a: A Figura 2.1 mostra a primeira tela do sistema Cotação Online: Delf Tecnologia 5

6 Figura 2.1 Tela inicial do sistema Cotação Online Caso algum erro interno aconteça durante a entrada no sistema, a tela mostrada na Figura 2.2 será exibida: Figura 2.2 Exemplo de uma tela de erro ao acessar o sistema. 2.1 Selecionando uma Cotação As cotações são exibidas através de uma lista assim que o sistema é carregado, no lado esquerdo da tela. Na Figura 2.1 (no lado esquerdo da imagem) pode ser visto a lista de cotações exibidas. Para selecionar uma cotação clique sobre um número de cotação. O número entre parênteses refere-se à quantidade de itens da cotação. A quantidade de itens da cotação também é mostrada no lado superior esquerdo da tela no label Quantidade de Itens Listados. Após clicar no número referente à cotação, os itens serão mostrados no lado direito da tela. A Figura 2.3 mostra os itens de uma cotação selecionada Ordenação dos Itens da Cotação É possível realizar a ordenação dos itens. A ordenação pode ser feita pelos seguintes campos de um item: Código, Descrição, Quantidade, UM e Total. Para colocar os itens em ordem crescente, clique sobre um dos labels indicados. Delf Tecnologia 6

7 Para colocar os itens em ordem decrescente, clique novamente sobre uns dos labels. Figura 2.3 Exibição dos itens da cotação 2.2 Atualização dos Itens de uma Cotação Para atualizar os itens de uma cotação, siga os passos abaixo: 1. Na tela de exibição dos itens da cotação (Figura 2.3) clique no botão Editar ; 2. Uma tela com os dados dos itens será exibida, como mostra a Figura 2.4; 3. O usuário deverá preencher, pelo menos, todos os campos obrigatórios da tela (indicados por * ): Prazo de Entrega e Preço Unitário; 4. O campo Total é preenchido automaticamente pelo sistema, enquanto o campo Preço Unitário é preenchido pelo usuário; 5. Os campos Código, Data de Entrega e Quantidade são apenas campos informativos, não sendo possível seu preenchimento; Delf Tecnologia 7

8 6. A pergunta Atende este item? não é de preenchimento obrigatório. Caso o usuário desejar responder a pergunta, marque a opção Sim ou Não e preencha o campo observação (que será habilitado após a opção Sim ou Não ser marcada), que pode permanecer em branco caso não haja necessidade de preenchimento; 7. Clique no botão Cancelar para cancelar a edição do item da cotação; 8. Clique no botão Atualizar para registrar a alteração do item; 9. A mensagem Alteração do item realizada com sucesso! será exibida aos usuários para confirmar o registro da atualização do item; 10. O sistema retornará para a tela de seleção da cotação. Figura 2.4 Tela de edição dos itens da cotação Detalhamento dos Campos da Tela de Alteração dos Itens Tabela 2.1 Detalhamento dos campos da tela de alteração de um item. Delf Tecnologia 8

9 Campo Descrição Tamanho * Prazo Entrega Prazo de entrega para o item em dias. 5 caracteres * Preço Unitário Preço unitário para do item. 13 caracteres IPI Valor, em porcentagem, do IPI. 13 caracteres Quantidade requerida para o item Quantidade solicitado. A quantidade é exibida junto com a unidade. Preenchimento 5 caracteres automático pelo sistema. Marca Marca do item. 30 caracteres Código Código do item. Preenchimento automático pelo sistema. 10 caracteres Data Entrega Data que o item deverá ser entregue. Preenchimento automático pelo sistema. 10 caracteres Total Valor total do item. 13 caracteres Atende este item? Pergunta se o item poderá ser atendido. Lista de seleção O campo de observação será habilitado Observação caso a pergunta Atende este item? for respondida, mas não é necessário o seu 300 caracteres preenchimento. Atenção! À medida que os itens forem atualizados, eles serão registrados no banco de dados da aplicação. Se houver necessidade, é possível refazer a alteração de um item, quantas vezes forem necessárias, até que a cotação seja finalizada. 2.3 Finalizando uma Cotação Delf Tecnologia 9

10 Após a atualização de todos os itens referentes à cotação será necessário finalizá-la. Finalizando a cotação, não será mais possível atualizar nenhum item e a cotação será retirada da lista de cotações após sua finalização. Para finalizar uma cotação, siga os passos abaixo: 1. Clique no botão Finalizar na tela onde os itens são exibidos (Figura 2.3); 2. A tela referente à Figura 2.5 será exibida; 3. O usuário deverá preencher pelo menos todos os campos obrigatórios da tela (indicados por * ): Responsável/Contato, Tipo de Frete, Validade, Condição de Pagamento; 4. O campo Validade poderá também ser preenchido através da seleção de uma data. Clique no label Validade(DD/MM/AAAA) para habilitar a caixa de seleção de uma data. A Figura 2.6 mostra a caixa de seleção para o campo Validade; 5. O tipo de frete pode ser escolhido como CIF ou FOB; 6. O campo Condição de Pagamento será apresentado como a condição padrão do fornecedor. Para alterar a condição de pagamento, selecione uma nova condição. Caso a condição desejada não exista na lista, selecione a opção Negociar Outra e digite uma condição no campo Condição Negociada; 7. Clique em Cancelar para cancelar a finalização da cotação; 8. Clique em Concluir para concluir a finalização da cotação; 9. Um será enviado ao solicitante da cotação; 10. A mensagem Cotação finalizada com sucesso. será exibida para confirmar o registro da finalização da cotação; 11. O sistema retornará para a tela de seleção da cotação. Atenção! Ao clicar no botão Concluir o usuário pode perceber uma pequena demora em relação ao processamento de finalização da cotação. Durante este processo, o usuário não deverá executar nenhuma ação e deve apenas aguardar o processamento até que a mensagem de sucesso seja exibida. Delf Tecnologia 10

11 Figura 2.5 Tela de finalização da cotação. Figura 2.6 Janela Popup para selecionar uma data para o campo Validade. Delf Tecnologia 11

12 2.3.1 Detalhamento dos Campos da Tela de Finalização da Cotação Tabela 2.2 Detalhamento dos campos da tela de alteração de um item. Campo Descrição Tamanho * Responsável/Contato Pessoa responsável pela cotação 15 caracteres * Validade Data de Validade da cotação 13 caracteres * Tipo de Frete O tipo de frete pode ser CIF ou FOB. Lista de seleção Número do Orçamento Número de controle do orçamento. 10 caracteres Condição Pagamento Condição de pagamento do fornecedor. Ao acessar a tela, o campo vem preenchido com a condição de Lista de seleção pagamento padrão do fornecedor. Condição Negociada O campo apenas será habilitado caso a escolha do campo Condição de Pagamento seja Negociar Outra. 50 caracteres Delf Tecnologia 12

13 3. Mensagens Mensagem de Erro Mensagem de Informação Mensagem de Atenção TIPO MENSAGEM AÇÃO Repita o processo. Verifique o acesso Ocorreu um erro ao recuperar os dados com a rede. Caso o erro persista, da base de dados. contate o administrador do sistema. Repita o processo. Verifique o acesso Ocorreu um erro ao realizar a alteração do com a rede. Caso o erro persista, item. contate o administrador do sistema. Verifique a URL enviada por de acesso a aplicação. Repita o processo. Acesso inválido ou inexistente. Verifique o acesso com a rede. Caso o erro persista, contate o administrador do sistema. Repita o processo. Verifique o acesso Ocorreu um erro ao realizar o fechamento com a rede. Caso o erro persista, da cotação na base de dados. contate o administrador do sistema. Repita o processo. Verifique o acesso Ocorreu um erro ao recuperar os dados com a rede. Caso o erro persista, para alteração. contate o administrador do sistema. Ocorreu um erro interno ao tentar finalizar Repita o processo. Verifique o acesso a cotação. Favor selecionar a cotação com a rede. Caso o erro persista, novamente e repetir o processo de contate o administrador do sistema. finalização. Ocorreu um erro interno ao enviar o . Repita o processo. Verifique o acesso A cotação não foi finalizada. Favor com a rede. Caso o erro persista, selecionar a cotação novamente e repetir contate o administrador do sistema. Delf Tecnologia 13

14 o processo de finalização. O destinatário para envio do não encontra-se cadastrado. A cotação não foi finalizada. A DATA DE VALIDADE deve ser informada no padrão DD/MM/AAAA. Contate o administrador do sistema e informando o erro e o número da cotação. Alteração do item realizada com sucesso! Cotação finalizada com sucesso! O campo IPI encontra-se em branco. Favor digitar um valor para este campo. O campo PRAZO encontra-se em branco. Favor digitar um valor para este campo. O campo PREÇO encontra-se em branco. Favor digitar um valor para este campo. O campo PREÇO TOTAL encontra-se em branco. Favor digitar um valor para este campo. O campo DATA VALIDADE COTAÇÃO encontra-se em branco. Favor digitar uma data para este campo. O campo RESPONSÁVEL PELA COTAÇÃO encontra-se em branco. Favor digitar um identificador para este campo. O campo MARCA encontra-se em branco. Favor digitar um identificador para este campo. O campo CONDIÇÃO NEGOCIADA encontra-se em branco. Favor digitar um identificador para este campo ou escolher outra condição de pagamento. O campo DATA VALIDADE COTAÇÃO encontra-se em um formato inválido. Favor digitar uma data válida para este campo. Delf Tecnologia 14

15 O campo DATA VALIDADE COTAÇÃO não pode ser menor do que a data atual. Favor digitar uma data maior ou igual a atual. A empresa não foi definida. Empresa Inválida. Verifique a URL enviada por de acesso a aplicação. Repita o processo. Verifique o acesso com a rede. Caso o erro persista, contate o administrador do sistema. Verifique a URL enviada por de acesso a aplicação. Repita o processo. Verifique o acesso com a rede. Caso o erro persista, contate o administrador do sistema. Delf Tecnologia 15