METODOLOGIA PARA GESTÃO CORPORATIVA DE DOCUMENTOS

METODOLOGIA PARA GESTÃO CORPORATIVA DE DOCUMENTOS Maio 2010

Sumário de Informações do Documento Tipo do Documento: Roteiro Título do Documento: Metodologia Gestão Documental Elaborador: Elisabeth Hoffmann Palavras Chaves: GESTÃO, METODOLOGIA, INFORMAÇÃO Resumo: Documento que descreve a metodologia para o Processo de Gestão Corporativa de Documentos e Sistema Documentador. Número de páginas: 85 Software utilizados: OpenOffice Versão Data Mudanças 1.0 27/02/2008 Elaboração, por Elisabeth Hoffmann 1.1 02/06/2008 Complementos e inclusões de anexos, por Elisabeth Hoffmann 1.2 04/08/2008 Revisão por Elisabeth Hoffmann 1.3 14/11/2008 Complemento dos itens: 1.2, 2.11, 3.3, 3.4, 3.6.1, 3.9 e supressão de parágrafo no item 4.1.1, inclusão dos itens 6, 7 e 8. Revisão ortográfica por Elisabeth Hoffmann 1.4 12/12/2008 Inclusão de texto nos itens 6 e 6.2 e revisões textuais sem impacto na estrutura e conteúdo das informações,.por Elisabeth Hoffmann 1.5 16/04/2009 Revisões diversas Inclusão do item 3.12.1 Formatos de Arquivos Digitais para Preservação e Acesso utilizando Software Livre, p23 47 do autor Leslie Halley Watter (GIC) alterado por Elisabeth Hoffmann 1.6 10/05/2010 Repassado o item 3.12.1 Formatos de arquivos, para a seção Anexos, evidenciando que o estudo é apenas uma referência e que deve ser considerado juntamente com a Resolução 31 de 28 de abril de 2010 alterado por Elisabeth Hoffmann

SUMÁRIO INTRODUÇÃO...5 GESTÃO CORPORATIVA DE DOCUMENTOS...6 1 MÉTODOS PARA GESTÃO...6 1.1 CONSIDERAÇÕES GERAIS...6 1.2 EQUIPE TÉCNICA...6 1.3 ESTRATÉGIAS PARA O DESENVOLVIMENTO DE UM PROGRAMA PARA GESTÃO CORPORATIVA DE DOCUMENTOS...8 2 INSTRUMENTOS DA GESTÃO CORPORATIVA DE DOCUMENTOS...9 2.1 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO...9 2.2 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO CONVENCIONAL...9 2.3 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL...9 2.4 DIAGNÓSTICO/INVENTÁRIO DOCUMENTAL...9 2.5 CLASSIFICAÇÃO...10 2.6 CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO...10 2.7 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS...10 2.8 LEVANTAMENTO QUANTITATIVO...13 2.9 MAPEAMENTO E ANÁLISE DE PROCESSOS...13 2.10 TABELAS DE TAXONOMIA...13 2.11 FOLKSONOMIA...13 3 ATIVIDADES PARA A GESTÃO CORPORATIVA DE DOCUMENTOS...14 3.1 ELABORAÇÃO DO PROJETO...14 3.2 APROVAÇÃO DO PROJETO...14 3.3 INSTITUIÇÃO DA CSA...14 3.3.1 PROCEDIMENTOS...14 3.4 ELABORAÇÃO/ADOÇÃO DAS TABELAS DE CLASSIFICAÇÃO E TEMPORALIDADE...14 3.5 APOIO INSTITUCIONAL E DIVULGAÇÃO...15 3. 6 DIAGNÓSTICO/INVENTÁRIO...15 3.6.1 PROCEDIMENTOS...16 3.6.1.1 RECOMENDAÇÕES GERAIS...16 3.7 CLASSIFICAÇÃO E TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS...19 3.8 ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS EM SUPORTE PAPEL...20 3.9 ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS...21 3.10 TRANSFERÊNCIA...22 3.11 RECOLHIMENTO...22 3.12 PRESERVAÇÃO...22 4 TRABALHO DE CONVERSÃO DE SUPORTE DA DOCUMENTAÇÃO...23 4.1 ANÁLISE INICIAL DOS DOCUMENTOS...23 4.1.1 MICROFILMAGEM...24 4.1.1.1 MÉTODOS PARA DECISÃO...24 4.1.2 PARA DIGITALIZAÇÃO...24 4.1.2.1 MÉTODOS PARA DECISÃO...24 5 INFRA-ESTRUTURA TECNOLÓGICA - AUTOMAÇÃO...26 5.1 UTILIZAÇÃO DE TECNOLOGIAS BASEADAS ECM (ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT)...26 5.1.1 ANÁLISE DA TECNOLOGIA A SER ADOTADA...26 5.1.3 ATIVIDADES...28 6 SISTEMA DOCUMENTADOR...29 6.2 PAPÉIS E RESPONSABILIDADES...31 6.3. ACESSO AO DOCUMENTADOR...33 6.3.1 MODO DE ACESSO...33 6.3.1.1 ACESSO PÚBLICO...33 7 ARQUITETURA...34 REFERÊNCIAS...35 GLOSSÁRIO...37

ANEXOS...40 ANEXO I...40 MODELO DE FORMULÁRIO PARA DIAGNÓSTICO DO ACERVO ACUMULADO...40 ANEXO II...41 MODELO DE FORMULÁRIO PARA DIAGNÓSTICO DO ARQUIVO CORRENTE DOCUMENTOS PRODUZIDOS...41 ANEXO III...42 MODELO DE FORMULÁRIO PARA DIAGNÓSTICO DO ARQUIVO CORRENTE DOCUMENTOS RECEBIDOS...42 ANEXO IV...43 MODELO DE ETIQUETA PADRÃO...43 ANEXO V...44 MODELO LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS...44 ANEXO VI...45 MODELO - EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO...45 ANEXO VII...46 MODELO - TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS...46 ANEXO VIII...47 MODELO RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA OU RECOLHIMENTO...47 ANEXO IX...48 MODELO - DESIGNAÇÃO DA COMISSÃO SETORIAL DE AVALIAÇÃO...48 ANEXO X - LEGISLAÇÃO...49 INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 2, DE 19 DE MAIO DE 2004...49 RESOLUÇÃO Nº 25, DE 27 DE ABRIL DE 2007...57 RESOLUÇÃO N. 31, DE 28 DE ABRIL DE 2010...60 ANEXO XI ESTUDO - FORMATOS DE ARQUIVOS DIGITAIS PARA PRESERVAÇÃO E ACESSO UTILIZANDO SOFTWARE LIVRE...61 DOCUMENTOS DE ESCRITÓRIO EDITÁVEIS...62 DOCUMENTOS DE ESCRITÓRIO NÃO EDITÁVEIS...66 IMAGEM ALTA RESOLUÇÃO...69 IMAGEM USO COTIDIANO...71 ÁUDIO PROFISSIONAL...76 VÍDEO...78 DESENHO ARQUITETÔNICO...82

5 INTRODUÇÃO A principal fonte de informação da Administração Pública está nos documentos. Com a explosão de tecnologia de informação apresentada nas últimas décadas, podemos verificar que apesar das empresas estarem repletas de dados registrados em documentos, existe uma grande lacuna pendente de solução em relação a gestão da informação. A Gestão Corporativa de Documentos tem como objetivo propiciar um arcabouço de informações seguras que possibilitem reuso e gestão do ciclo de vida. O volume dos acervos em papel acumulado nos órgãos públicos, que já é imenso, tende a aumentar e este aumento é ainda maior quando se fala em arquivos digitais, o que gera custos de armazenamento, obsolescência rápida e impossibilidade de acesso. A descentralização da guarda dos acervos traz perda de informações e segurança questionável. Gerir um acervo é um trabalho maior que somente guardar arquivos em um repositório, é um trabalho onde os procedimentos corretos eliminan ou preservan de acordo com o ciclo de vida do documento previamente estudado e definido por pessoas especialistas. Quando se trata de tecnologia de suporte, Gestão Corporativa de Documentos é a expressão encontrada para traduzir o ECM Enterprise Content Management, definido pela AIIM Association for Information and Image Management como: as tecnologias, ferramentas e métodos usados para captar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo pela empresa. No nível mais elementar, as ferramentas e estratégias de ECM permitem o gerenciamento de informação não estruturada de uma organização, enquanto aquela informação existir. Neste documento é apresentada uma forma de metodologia genérica para promover a Gestão dos Documentos em instituições diversas, visando definir caminhos efetivos, porém seu foco principal é apontado para órgãos da administração direta e indireta do Poder Executivo do Estado do Paraná.

6 GESTÃO CORPORATIVA DE DOCUMENTOS 1 MÉTODOS PARA GESTÃO Considera se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (Lei Federal n.º 8159, de 8 de janeiro de 1991, art. 3.º e Decreto estadual n.º 48.897/2004, art. 8.º) 1.1 Considerações Gerais O trabalho de Gestão Documental é essencialmente participativo, sendo necessária a integração dos responsáveis pela coordenação do trabalho e pelas áreas produtoras e acumuladoras de documentos. Os conceitos e ferramentas adotadas devem fazer parte do cotidiano de todos os profissionais envolvidos na construção do acervo documental, sendo imprescindível o apoio das Diretorias e Gerências para um trabalho de sucesso. Quando se pretende informatizar, além de um grupo de funcionários preparados e empenhados em realizar uma efetiva Gestão Corporativa de Documentos, é preciso, antes de qualquer ação, pensar numa forma de organização. De nada adianta informatizar um sistema desorganizado. É imprescindível avaliar como as diversas áreas da instituição estão organizadas, quais os tipos de arquivos já existentes, qual o volume de documentos, o que está em papel, o que é eletrônico e qual a tendência de produção de novos arquivos. A partir do resultado do levantamento é imprescindível que a instituição normatize a produção e guarda de arquivos. As normas e procedimentos relacionadas a produção, guarda, conservação e forma de gestão dos documentos devem ser claras e conhecidas por todos os funcionários. 1.2 Equipe técnica O conjunto de pessoas que estão diretamente envolvidas com o uso diário da documentação, desde a sua produção até a sua eliminação ou guarda permanente, deve ter plena consciência

7 de suas responsabilidades, fazendo com que suas atitudes espelhem uma gestão documental eficaz. Uma das maiores dificuldades encontradas em se implantar um programa de gestão documental eficiente, encontra se nas resistências as mudanças de hábitos e costumes antigos. Para a Administração Direta e Indireta do Poder Executivo do Estado do Paraná é exigido, instituir junto aos órgãos do Poder Executivo do Estado, com supervisão do DEAP Departamento Estadual de Arquivo Público, a CSA Comissão Setorial de Avaliação, conforme segue: DECRETO 2866 de 22 de abril de 2004 art. 2º É de responsabilidade dos Secretários de Estado no âmbito da administração direta e indireta do Poder Executivo do Estado do Paraná, constituir Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos CSA, responsáveis pela orientação e realização do processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e recebida, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda intermediária ou permanente e a eliminação dos destituídos de valor administrativo legal ou histórico. RESOLUÇÃO 3.107 de 25 de setembro de 1995: art. 6 Instituir junto aos Órgãos Secundários, com supervisão do Departamento Estadual de Arquivo Público DEAP, Comissões Setoriais de Avaliação para promover e acompanhar o processo de avaliação dos documentos, bem como normatizar a produção, trâmite e arquivamento nos arquivos setoriais e gerais, com o objetivo de racionalizar e controlar a produção de documentos normalizando o fluxo documental. art. 7. A comissão setorial de avaliação de Documentos CSA será constituída por até 7 (sete) Membros, sendo: I. 4 (quatro) representantes com conhecimento técnico e administrativo do Órgão um deles podendo ser Coordenador; II. 1 (um) representante da Assessoria Jurídica do Órgão; III. 2 (dois) representantes do DEAP.

8 Parágrafo 1 Cada membro terá um suplente. Parágrafo 2 Os membros referidos nos incisos I, II, III, serão designados pelos respectivos Secretários de Estado. 1.3 Estratégias para o Desenvolvimento de um Programa para Gestão Corporativa de Documentos Elaborar um projeto correlacionando a Gestão Corporativa de Documentos com a missão da instituição; estabelecendo metas, objetivos, etapas realistíticas e viáveis. O projeto deve garantir as disponibilidades de recursos necessários (pessoal, instalações, provisões e verbas) e estabelecer critérios pelos quais possa ser avaliado. Após a elaboração e aprovação pela Diretoria da instituição, o projeto inicial de Gestão Corporativa de Documentos (que leva em consideração as tarefas de: Construção/adoção do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade dos Documentos, incluindo Levantamento Quantitativo da massa documental e o Mapeamento dos Processos relacionados aos documentos), deverá ser encaminhado aos gerentes das áreas ou responsáveis e aos seus superiores imediatos, com o intuito de sensibilizá los e conscientizá los da necessidade de apoiarem o trabalho e para fortalecer o relacionamento com as áreas envolvidas. O Coordenador da CSA deverá promover reuniões com o pessoal das áreas produtoras de documentos relativos às atividades onde o trabalho será executado, a fim de oferecer informações a respeito da importância da gestão documental, da legislação que dispõe sobre documentos públicos e sobre a metodologia a ser adotada no projeto. Instituir Grupos de Trabalho, designados pelos responsáveis das áreas envolvidas, para auxiliar na identificação e análise dos tipos documentais relacionados às atividades da instituição.

9 2 INSTRUMENTOS DA GESTÃO CORPORATIVA DE DOCUMENTOS Os instrumentos da Gestão Corporativa de Documentos estão intimamente ligados, pois é do inventário/diagnóstico dos documentos que são extraídos os dados para a montagem: dos tipos documentais, do código de Classificação e da Tabela de Temporalidade. A Tabela de Temporalidade irá se utilizar dos tipos documentais e do código de Classificação. 2.1 Documento Arquivístico Documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade. * Organicidade, ou relação orgânica, no conceito de documento arquivístico é uma característica do documento arquivístico, que expressa as relações que este mantém com os demais documentos do órgão ou entidade e que refletem suas funções e atividades. Os documentos arquivísticos não são coletados artificialmente, mas estão ligados uns aos outros por um elo que se materializa no plano de classificação, o qual os contextualiza no conjunto a que pertencem. Os documentos arquivísticos apresentam um conjunto de relações que devem ser mantidas (CTDE, 2008). 2.2 Documento arquivístico convencional É um documento arquivístico produzido, tramitado e armazenado em formato não digital. São exemplos de documentos arquivísticos convencionais os registrados em papel, pergaminho, película, fita audiomagnética, fita videomagnética, dentre outros (CTDE, 2008). 2.3 Documento arquivístico digital É um documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. Podem se apresentar em formato digital, textos, imagens fixas, imagens em movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados (CTDE, 2008). 2.4 Diagnóstico/Inventário documental Analise e descrição criteriosa de documentos pertencentes as áreas. É um trabalho a ser

10 realizado, utilizando as tabelas de Classificação e Temporalidade quando já existentes, ou ainda, poderá ser o produto deste trabalho que irá fornecer os dados para a criação das tabelas. 2.5 Classificação Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo se lhes atribuir códigos. (CTDE, 2008) 2.6 Código de Classificação Conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou números, derivado de um plano de classificação (CTDE,2008). O Código de Classificação de Documentos de Arquivo é um instrumento de trabalho utilizado nos arquivos correntes setoriais para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por determinado órgão no exercício de suas atividades e funções. Existem vários métodos de classificação de documentos, no Paraná, o Departamento Estadual de Arquivo Público, adotou o método duplex onde a relação de hierarquia entre as classes de assuntos é indicada pelos traços de união. Assim, quanto maior o número de dígitos separados, cada um, por um traço de união, maior sua subordinação ao dígito único (sem traço de união) correspondente. Em outras palavras, classificam se os documentos em classes e subclasses de assuntos, sempre do geral para o particular, distribuídas hierarquicamente de acordo com as atividades e funções do órgão. Cada classe ou subclasse de assunto possui um código numérico correspondente. 2.7 Tabela de Temporalidade de Documentos É o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental. (Decreto nº48.897/2004, artigo 19). A Tabela de Temporalidade de Documentos TTD, é o registro esquemático do ciclo de vida dos documentos produzidos e recebidos por um órgão, determinando os prazos de guarda

11 desses no Arquivo Corrente, transferência para o Arquivo Intermediário, eliminação ou recolhimento para o Arquivo Permanente. A Tabela deve ser desenvolvida com base na legislação e na análise do conjunto documental inventariado, devendo ser preparada através da avaliação e classificação dos tipos das informações produzidas por área (exemplo: informação: sem interesse, potencial, mínima, crítica, de sobrevivência da empresa). Este trabalho deve ser executado por técnicos capacitados e em empresas públicas, no Estado do Paraná, deve ter a participação do CSA Comissão Setorial de Avaliação. As tabelas são compostas de itens de guarda já definidos em lei, como por exemplo: os documentos da área de Recursos Humanos, que possuem legislação, e itens em que não existe referência específica para a determinação do seu ciclo de vida, precisando de um grupo de técnicos da área que efetuem o diagnóstico/inventário para elencar os documentos existentes e submetam a uma comissão a definição do tempo necessário para a guarda dos grupos e tipos documentais elencando os em uma tabela de classificação. Ao final do trabalho de elaboração, a tabela de temporalidade deverá ser aprovada por parte de autoridade competente. De acordo com a Resolução nº 14 de 24 de outubro de 2001, utiliza se em Instituições públicas, a Tabela de Temporalidade do CONARQ. Esta tabela serve de subsídio ao estabelecimento de prazos de guarda e destinação para os documentos da administração pública, observando os princípios da teoria das três idades(*). A aplicação da tabela deverá estar condicionada à aprovação por instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência, portanto no Paraná, a Resolução n. 3.107, de 25 de setembro de 1995 Define o Departamento Estadual de Arquivo Público como órgão central da organização de arquivos. As empresas públicas do Paraná devem seguir o Decreto 2.866, de 22 de abril de 2004, observando especialmente o artigo 2. parágrafos 1o., 2o. e 3o. que referem se a obrigatoriedade de uso da Tabela de Temporalidade de Documentos para atividade meio elaborada pelo DEAP Departamento Estadual de Arquivo Público do Paraná e define as responsabilidades pela atividade de elaboração das tabelas de temporalidade das atividades fim de cada órgão, como segue:

12 Decreto 2.866, de 22 de abril de 2004, art. 2o.: 1º Os documentos relativos às atividades meio deverão ser selecionados pelas respectivas Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos dos órgãos e entidades geradores dos arquivos, obedecendo os prazos de guarda e destinação estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos relativos às atividades meio da Administração Pública do Estado do Paraná. 2 Os documentos relativos às atividades meio, não constantes da Tabela referida no 1 deste artigo, deverão ser avaliados e selecionados pelas Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos dos órgãos e entidades geradores dos arquivos, devendo os prazos de guarda e destinação, daí decorrentes, ser aprovados pelo Departamento Estadual de Arquivo Público DEAP. 3º Os documentos relativos às atividades fim deverão ser avaliados e selecionados pelos órgãos e entidades geradores dos arquivos, devendo as tabelas de temporalidade elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput deste artigo, ser aprovadas pelo Departamento Estadual de Arquivo Público DEAP, para posterior publicação. As tabelas de Classificação e Temporalidade do DEAP, podem ser encontradas no site http://www.pr.gov.br/arquivopublico/. Para empresas privadas, a elaboração de um plano de classificação é essencialmente fundamentado na necessidade do tipo da massa documental. Essa necessidade definirá o método mais eficiente de classificação: por assunto, espécie, tipologia. Em alguns casos, determinadas instituições que possuem os mesmos tipos documentais, poderão adotar tabelas de outras adaptando as apenas no que for necessário, porém é preciso antes analisar o tipo documental e avaliar a possibilidade e custo relacionado ao benefício da adaptação. (*) TEORIA DAS TRES IDADES : Princípio em que todo documento orgânico tem um ciclo de vida. Também é feita uma associação com sua frequência de uso. Logo que nasce há uma grande quantidade de acessos à informações registrada, no seu período intermediário a uma queda considerável no uso e no último estágio de vida o seu uso é muito pequeno. Em outras palavras, no que se trata de teoria, o clico de vida dos documentos é definido em CORRENTE, INTERMEDIÁRIO e PERMANENTE.

13 2.8 Levantamento Quantitativo Levantamento de dados, que consiste em conhecer qual o volume documentos existente na instituição e qual o suporte em que se encontra: papel, eletrônico etc. As informações produzidas neste levantamento serão importantes para o dimensionamento do trabalho e serão utilizadas, também, no momento de decidir pela digitalização, microfilmagem, automatização, infra estrutura tecnológica e locais físicos de guarda. 2.9 Mapeamento e Análise de Processos É a análise da situação de fluxos de informação atual da empresa e a proposição de novos fluxos organizacionais, objetivando identificar passos desnecessários, otimizar processos e procurar a automatização através de um Workflow integrado a um sistema de repositório. 2.10 Tabelas de Taxonomia Desenvolvimento da Taxonomia (tabela para construção de vocabulário de termos) para fins corporativos. Taxonomia é definida como a organização peculiar de um conjunto de informação para um propósito particular. A organização em taxonomia depende de técnicas responsáveis por nomear repositórios, classificar e organizar informações relevantes (Figueiredo, Saulo Porfírio). 2.11 Folksonomia O termo folksonomia, cunhado por Thomas Vander Wall, é a junção da palavra inglesa folks (para determinar comunidades) e taxonomia (a ciência de classificar), formando algo como classificação do povo. Os sistemas de tags formam também uma rede social de informações, onde é feita a busca pelos usuários, através das relações formadas entre a informação em si e suas tags (marcadores) relacionadas (Zanetti, 2008). Através de tags, o usuário pode recuperar informações e compartilhá las. Pode visualizar as tags de outros usuários, assim como identificar o grau de popularidade de cada tag no sistema, e acessar as informações relacionadas.

14 3 ATIVIDADES PARA A GESTÃO CORPORATIVA DE DOCUMENTOS 3.1 Elaboração do Projeto Os responsáveis por coordenar o projeto de Gestão Corporativa de Documentos deverão elaborar um documento evidenciando o escopo de abrangência, mapeando a existência de documentos arquisvísticos convencionais e digitais, necessidade ou não de procedimentos de microfilmagem e digitalização, estimando volume e propondo solução a partir da análise do contexto e recursos da instituição. 3.2 Aprovação do Projeto O projeto deverá ser submetido a aprovação da Diretoria da Instituição. 3.3 Instituição da CSA Nas empresa públicas do Paraná, após a aprovação do projeto deverá ser instituída a Comissão Setorial de Avaliação, conforme a Resolução 3.107 de 25 de setembro de 1995 art. 7, I, II, II. (conforme citados no item 1.2 Equipe Técnica). 3.3.1 Procedimentos Os órgãos do Poder Executivo do Estado do Paraná, administração direta e indireta, deverão entrar em contato com o DEAP Departamento Estadual de Arquivo Público, através de e mail, comunicando oficialmente a intenção de criar a Comissão Setorial de Avaliação. O DEAP irá designar dois membros da SEAP Secretaria de Estado da Administração e da Previdência, através de uma resolução, conforme modelo apresentado no anexo IX. O órgão solicitante deverá elaborar sua resolução designando os membros citados na Resolução 3.107 de 25 de setembro de 1995 art. 7, II e III. Os membros da CSA irão reunir se periodicamente para definir, orientar e aprovar todos os procedimentos relativos a Gestão Corporativa de Documentos daquele órgão. 3.4 Elaboração/adoção das Tabelas de Classificação e Temporalidade As instituições privadas deverão reunir suas comissões para tratar da elaboração e escolha do

15 método em que vão constituir suas tabelas de classificação e temporalidade. Nos órgãos pertencentes a esfera de governo do poder executivo do Paraná, as tabelas de classificação e temporalidade a serem utilizadas para classificar e definir o ciclo de vida dos documentos das atividades meio foram definidas pelo DEAP, conforme o Decreto 2.866, de 22 de abril de 2004 art. 2o. par. 1o. a 3o. As instituições poderão solicitar a alteração da tabela das atividades meio aumentando o prazo de guarda ou incluindo itens, porém não poderão alterá la sem a autorização prévia da CSA e anuência do DEAP. Para as atividades fim, cada órgão será responsável pela elaboração de sua tabela, vinculada a Tabela de Temporalidade, devendo haver a participação da CSA na elaboração das tabelas. (Decreto 2.866, de 22 de abril de 2004 art. 2o. par. 1o. a 3o.). Desta forma, no Paraná, procede se da seguinte forma: O DEAP Departamento Estadual de Arquivo Público deverá aprovar a inclusão de itens nas Tabela de Temporalidade, atividade meio e/ou fim e elaboração da Tabela de Temporalidade das atividades fim dos órgãos do Poder Executivo do Estado do Paraná, administração direta e indireta. 3.5 Apoio Institucional e Divulgação Após a aprovação do projeto pela Diretoria da instituição, é recomendável promover eventos de apresentação ao corpo funcional e responsáveis pelas áreas produtoras de documentos, evidenciando a importância e finalidade do trabalho a ser realizado, bem como, o cronograma previsto para a realização de treinamento. 3. 6 Diagnóstico/Inventário O responsável pela área produtora de documentos deve designar ao menos um técnico com conhecimento sobre produção de documentos para realizar as atividades do Programa de Gestão Corporativa de Documentos. O inventário será iniciado, a partir do diagnóstico de todos os documentos da área, levando em conta as relações hierárquicas existentes e a fonte de onde vem as informações. Este técnico irá contar com a orientação da CSA Comissão Setorial de Avaliação (empresas

16 públicas) ou equipe designada por autoridade competente (empresas privadas). A CSA (empresas públicas), ou equipe designada (em empresas privadas), deverá orientar os integrantes das áreas, deixando os cientes da importância do Programa de Gestão Corporativa de Documentos, seus objetivos, procedimentos e significado do inventário, prestando suporte a problemas que venham a ser detectados. Quanto a polêmica sobre a decisão de quais documentos digitais irão participar do trabalho de gestão, segundo a Resolução n.20 de 16/07/04, art. 1 esclarece que: 'Os órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) deverão identificar, dentre as informações e os documentos produzidos, recebidos ou armazenados em meio digital, aqueles considerados arquivísticos para que sejam contemplados pelo programa de gestão arquivística de documentos', sendo portanto, no Paraná, mais uma atribuição da CSA. 3.6.1 Procedimentos As empresas públicas, deverão seguir os procedimentos definidos no Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná. As recomendações apresentadas neste documento, procuram sintetizar e contextualizar de maneira genérica o processo a ser seguido. 3.6.1.1 Recomendações Gerais 1) Cada técnico designado pela área para efetivar o diagnóstico/inventário, deverá: Conhecer as peculiaridades do órgão ou área. Sabendo qual o sistema de arquivos: possíveis classificações especiais, arquivo central em área separada para cada unidade ou departamento. Conhecer como são identificadas as pastas e procedimentos para cada modalidade de tarefa. Relacionar os documentos da área o DEAP Departamento Estadual de Arquivo Público do Paraná, oferece modelos de formulários para Diagnóstico de arquivo Acumulado e Corrente, conforme Anexos I, II e III. Identificar todos os documentos que, do ponto de vista arquivistico, não se consideram como tal. Os mais comuns de serem encontrados são os seguintes: Cópias de correspondência, conservadas somente para facilitar a gestão;

17 Cópias para facilitar trâmite; Cópias duplicadas incluídas em uma mesma pasta; Manuais e instruções fora de uso; Materiais de atividades alheios a atividade fim da instituição, normalmente programas de natureza social já inativos; Folhas ou anotações anexas a documentação. Conservar somente as que incluem alguma informação adicional relevante; Rascunhos de trabalho, correspondência e informes; Notações de transmissão de documentos; Circulares, comunicações, folhetos, catálogos, publicações de distribuição e similares recebidas de outras instituições, publicas ou privadas e que não requerem que se tome alguma ação; Correspondências e outros tipos de documentos cuja utilidade administrativa seja de curto prazo e que, uma vez cumprida sua finalidade, não tem valor para ser conservado. No caso de cópias, podem considerar se documentos os que cumprem uma função auxiliar permanente, porém em geral, as cópias múltiplas de um só documento não se consideram documentos. 2) Dados básicos a serem observados no inventário: Informações sobre a área e os técnicos envolvidos: Nome da área Nome do departamento, se for o caso Nome e cargo do responsável pela área Nome e cargo do técnico que irá prestar suporte ao programa de Gestão de Documentos Nome e cargo do técnico que irá fazer o inventário. Tipo de Documento Volume Sugestões para cálculo: Quando se tratar de papel seria em metros lineares, tendo como base o comprimento das prateleiras das estantes e/ou a profundidade das gavetas dos arquivos, como segue: Prateleira multiplica se a medida encontrada, pelo número de prateleiras por estante, em seguida, pelo número de estantes ocupadas. Ex.: uma prateleira = 1

18 metro linear uma estante com 10 prateleiras = 10 metros lineares Arquivo de aço multiplica se a medida encontrada pelo número de arquivos encontrados. Ex.: uma gaveta = 0,60 cm de profundidade um arquivo com 4 gavetas = 2,40 metros lineares. No caso de documentação acumulada em pilhas, calcula se a metragem cúbica (comprimento X altura X largura) das pilhas de documentos, seguida da conversão da medida encontrada em metros lineares. Pode se simplificar, considerar a mesma altura da pilha dos documentos em metros lineares. Ex: uma pilha de documentos de 1 metro de altura = 1 metro linear. Para documentos eletrônicos Em geral uma página de texto contém 2.500 caracteres (incluindo espaços, acentuação e outros sinais de controle) e uma página com imagem possui 450.000 caracteres gráficos (denominados pixels). Estas medidas são amplamente aceitas como regra geral para o cálculo do número de páginas de uma dada publicação. Obs.: O levantamento do volume dados para documentos eletrônicos deve considerar a rápida obsolescência da informação. 3) É recomendável que, além dos dados para preenchimento do Formulário Modelo (anexos I, II e III), o técnico da área, obtenha as seguintes informações sobre a documentação: Nome da série; Descrição dados suficientes para que se conheça o conteúdo genérico; Nome da área a que pertence o documento; Período em que compreende cada série, às vezes apenas o ano é suficiente, porém em casos como o das atas, por exemplo, é interessante conhecer a que período pertence; Ordenação das séries, por exemplo: alfabética, por temas, cronológica, por número de comprovante, por número de contratos e outros. Se não houver uma ordenação possível deverá constar no inventário; Freqüência em que é consultada e natureza da consulta; Detectar material duplicado que não cumpre nenhum propósito; Condição física em que se encontra a documentação;

19 Verificar documentos eletrônicos e que também se encontram em suporte papel; Anotar o local em que está guardado o documento eletrônico; (estação de trabalho, rede...) Verificar o meio físico em que o documento eletrônico foi armazenado; (servidor, disquete, dvd...) Acumulação anual uma cifra estimativa é suficiente para o momento do estudo da temporalidade; Verificar se existe alguma documentação que faz referência a outra; Verificar se existem restrições de segurança e privacidade na consulta. 3.7 Classificação e Temporalidade dos Documentos A classificação da atividade corrente deve ser realizada pelos técnicos que conheçam a estrutura e funcionamento do órgão ou determinada área, dependendo da abrangência do projeto. Os encarregados das atividades de recebimento, registro, expedição, bem como do controle da tramitação e arquivamento dos documentos deverão executar o trabalho, de acordo com os seguintes itens: receber o documento para registro e classificação; analisar o conteúdo dos documentos verificando a existência ou não de antecedentes e, em caso afirmativo, colocar junto. determinar o assunto do documento através da leitura e escolher o código numérico que o representa de acordo com o Código de Classificação de Documentos de Arquivo. (Administração Pública do Estado do Paraná, utilizar tabelas para classificar e definir o ciclo de vida dos documentos das atividades, conforme o Decreto 2.866, de 22 de abril de 2004 art. 2o. par. 1o. a 3o.); anotar a lápis no canto superior direito do documento, o código numérico atribuído ao assunto;

20 Quando o documento estiver acompanhado de anexo(s), este(s) deverá(ão) receber o código correspondente ao documento; Proceder ou encaminhar arquivamento junto ao setor competente. 3.8 Arquivamento de Documentos em Suporte Papel O arquivamento deve considerar a Instrução Normativa N. 2, de 19 de maio de 2004 e o Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná. É recomendável que durante o manuseio dos documentos sejam usados: luvas, máscara, avental e touca. Proceder o arquivamento ou guarda de material considerado documento, em local específico para tal. Deve haver um tratamento diferenciado para guarda de documentos que possuem prazo de retenção curto da guarda de documentação considerada de retenção permanente. Este procedimento possibilita economia de espaço e diminuição dos custos de armazenamento. O local de guarda dos documentos deverá ser planejado, levando em consideração fatores como: possibilidade de higienização periódica, exclusivo para a guarda de documentos, livre de umidade/climatização, iluminação, mobiliário adequado e utilização de materiais de boa qualidade. Durante o arquivamento é recomendável proceder a limpeza dos documentos eliminado, pó, clips de metal, evitar uso de grampeadores, barbantes, fitas adesivas, enfim, evitar o uso de materiais que possam trazer danos, com o passar dos anos, como ferrugem e deteriorização, estando atento principalmente a documentos de guarda permanente. Ao arquivar o documento na pasta (arquivo setorial), verificar a existência de antecedentes na mesma pasta e agrupar aqueles que tratam do mesmo assunto, por consequência, o mesmo código. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes de acordo com a ordem estabelecida cronológica, alfabética, geográfica, verificando a existência de cópias e eliminando as. Caso não exista original e/ou seja necessário é recomendável guardar a cópia. Arquivar o anexo do documento, quando volumoso, em caixa ou pasta apropriada, identificando externamente o seu conteúdo e registrando a sua localização no documento. O código de classificação deve ser aposto nas pastas suspensas ou caixas e deve se

21 arquivar na sequência dos códigos atribuídos, usando uma pasta para cada código, evitando a classificação 'diversos'. Ao arquivar completar a pasta ou caixa anotar na etiqueta as datas para a contagem da temporalidade. Para as caixas arquivo é recomendável utilizar a Etiqueta padrão definida pelo DEAP, conforme anexo IV. 3.9 Eliminação de Documentos É importante que as áreas promovam a eliminação de documentos em intervalos regulares, especialmente para a documentação que sofre maior acumulo de volume. Esta prática é indispensável para bom programa de Gestão de Documentos. Deve haver um planejamento para que a CSA possa reunir se em determinados períodos do ano, visando analisar a Listagem de Eliminação de Documentos e aprovar os itens a serem descartados. Para empresas públicas, a eliminação é definida após análise da CSA Comissão Setorial de Avaliação, que julga os valores primário e secundário segundo critérios definidos na Tabela de Temporalidade. Segundo a Resolução Federal n. 7, de 20/05/1997, definida pelo CONARQ Conselho Nacional de Arquivos, o registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio dos seguintes instrumentos, que são de guarda permanente: Listagem de Eliminação de Documentos Tem por objetivo registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados (Modelo conforme anexo V). Edital de Ciência de Eliminação de Documentos. Tem por objetivo tornar público, em periódicos oficiais, o ato de eliminação dos acervos arquivísticos. O modelo do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, baseia se na Resolução Federal n. 5, de 30/09/1996, definida pelo CONARQ. (Modelo conforme Anexo VI). No Paraná, em empresas públicas, a CSA, formada conforme a Resolução 3.107, art 7º, deverá analisar a listagem de eliminação e somente depois de aprovada, deverá ser publicada em Diário Oficial (art 10, Resolução 3.107/95). A eliminação deverá ocorrer através de destruição segura e inspecionada por um técnico da área produtora dos documentos e somente após prescrito o prazo de trinta dias da data da publicação do edital. Os procedimentos de eliminação valem não apenas para os arquivos em suporte papel, mas também para os arquivos em meio eletrônico.

22 3.10 Transferência O procedimento de transferência visa racionalizar o uso de espaços físicos. As transferências de documentos do arquivo corrente, geral, intermediário e DEAP (Paraná), deverão seguir os prazos de arquivamento definidos na Tabela de Temporalidade. Sempre que houver a transferência do arquivo corrente para o geral ou intermediário deverá ser elaborada a Listagem de Transferência. (Modelo conforme Anexo VII). Sempre que houver transferência de arquivos para o DEAP é necessário seguir os procedimentos definidos na Instrução Normativa N. 2, de 19 de maio de 2004 que estabelece os procedimentos para a entrada de acervos arquivísticos no Departamento Estadual de Arquivo Público DEAP, conforme anexo X. 3.11 Recolhimento Os documentos que possuem valor secundário, após cumprirem os prazos de arquivamento nos setores e arquivos intermediários dos órgãos ou entidades do Poder Executivo do Estado do Paraná, serão recolhidos à Divisão de Documentação Permanente do DEAP, seguindo os procedimentos previstos na Instrução Normativa n.2/2004. Utilizando se a Relação de Recolhimento, conforme modelo anexo VIII. 3.12 Preservação A forma de preservação deverá ser analisada com o auxilio da CSA, considerando o suporte em que se apresenta o documento: filme, papel, eletrônico, ou outros. Para os documentos que se encontram em suporte papel, será necessário identificar quais serão preservados e qual melhor forma de preservação, avaliando o crescimento do acervo e formas de criação de arquivos futuros, levando em consideração alguns fatores: Características funcionais da documentação, isto é: quem gera e com que propósito; Significado e qualidade das informações da documentação; Relação da documentação com outros documentos; Potencial de uso da documentação para fins acadêmicos, administrativos, legais ou

23 financeiros; Custo de preservação da documentação, medido em relação ao benefício de preservar informações. Os documentos a serem preservados poderão se beneficiar das técnicas de microfilmagem, digitalização e assinatura digital. Para tomar decisões quanto a melhor técnica a ser utilizada é necessário levar em consideração a legislação pertinente e necessidades futuras de comprovação legal (desta matéria tratam: A Resolução no. 31, de 28 de abril de 2010 (Anexo X), a lei 5.433 de 08/05/1968, medida provisória 2.200 2 de 24/08/2001, lei 11.419 de 19/12/2006, lei 5.869, de 11/01/1973 e o projeto de lei n. 146 de 22/03/2007). A partir da análise legal, avaliar quais os originais serão preservados, qual a quantidade e forma de organização do espaço físico para o armazenamento em quem irá executar, considerando a RESOLUÇÃO Nº 6, DE 15 DE MAIO DE 1997 que dispõe sobre diretrizes quanto à terceirização de serviços arquivísticos públicos. Obs.: Em 2009, a GIC Gerência de Inovação Corporativa fez um estudo sobre formatos de arquivos para preservação com foco em software livre (vide anexo XI), porém em conjunto com este documento deve ser considerada a Resolução n. 31 de 28 de abril de 2010 que disciplina e recomenda padrões técnicos e metodologia adequados à digitalização de acervos convencionais de valor permanente (Anexo XI). 4 TRABALHO DE CONVERSÃO DE SUPORTE DA DOCUMENTAÇÃO 4.1 Análise inicial dos documentos Estabelecer critérios para digitalização ou microfilmagem dos documentos que se encontram em suporte papel, identificando: legislação pertinente; a quantidade de documentos; os tipos de documentos a serem tratados; condições em que se encontram os documentos; periodicidade da digitalização ou microfilmagem; responsável pela digitalização ou microfilmagem;

24 terceirização se for o caso, quais etapas do trabalho serão terceirizadas. 4.1.1 Microfilmagem A microfilmagem é um sistema de gerenciamento e preservação de informações, mediante a captação das imagens de documentos por processo fotográfico sendo juridicamente amparada. (lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências) 4.1.1.1 Métodos para decisão Cada instituição deve avaliar suas próprias necessidades e analisar a legislação pertinente, desenvolvendo seus planos e projeto de trabalho. As instituições públicas podem contar com a participação da CSA (Comissão Setorial de Avaliação), instituída no Projeto de Gestão Corporativa de Documentos. 4.1.2 Para Digitalização Processo de conversão de dados constantes em suporte analógico (papel) para o suporte digital. Atenção: ao adotar medidas de digitalização de acervos arquivísticos de sua unidade ou órgão público, não é permitido eliminar os documentos convencionais (papel, fitas cassete, VHS, etc) sem antes, consultar a legislação pertinente e obter autorização da Comissão Setorial de Avaliação ou a Comissão Central de Avaliação de Documentos do SIARQ. 4.1.2.1 Métodos para decisão Caso a instituição não possua, uma equipe responsável pela Gestão dos Documentos, será necessário constituir grupo de estudo para: Avaliar as necessidades da instituição e legislação pertinente Avaliar a quantidade, utilizando equivalência por metro linear Avaliar média mensal de crescimento e consulta Identificar localização geográfica das consultas Consultar o mercado para verificar possíveis software e Hardware Escolher software Software deverá ser escolhido dependendo do tipo de documento (imagem, texto...)

25 Escolher o Hardware o hardware deverá ser escolhido de acordo com o volume, a média mensal de crescimento de documentos e de consulta Visitar instituições poderão ser promovidas visitas as instituições com experiência em Gestão de documentos, conhecendo métodos e equipamentos utilizados.

26 5 INFRA ESTRUTURA TECNOLÓGICA AUTOMAÇÃO Em todas as fases do trabalho de Gestão Corporativa de Documentos, os responsáveis poderão ser apoiados por sistemas ou pequenos aplicativos que os auxiliem em levantamentos, pesquisas, tabulações, construção de tabelas, etc, porém para capturar, gerenciar, armazenar e distribuir documentos é imprescindível a adoção de um sistema robusto que apoie este trabalho. 5.1 Utilização de Tecnologias baseadas ECM (Enterprise Content Management) 5.1.1 Análise da Tecnologia a ser Adotada A possibilidade de controlar e gerenciar documentos torna se hoje uma necessidade estratégica para a competitividade. Capturar, gerenciar, processar, armazenar, e distribuir documentos de maneira eficiente possibilita às empresas tornarem os seus negócios aptos às rápidas mudanças de mercado, aos mesmo tempo que aumenta a produtividade e reduz custos. Sistemas ECM (Enterprise Content Management) oferecem os recursos necessários ao gerenciamento do ciclo de vida de um documento num ambiente colaborativo, sendo necessário avaliar alguns aspectos técnicos, como: Diagnóstico entrevistas e análise de processos Especificação de requisitos para o sistema de GED/ECM Elaboração de tabelas de apoio e definição de Índices Decisão pela aquisição ou construção do Sistema Definição de novos fluxos e rotinas de trabalho Implantação do GED Digitalização de documentos Microfilmagem de documentos Definição de tecnologia para compressão de arquivos normas definindo qual extensão mais viável a ser utilizada pelo tipo de documento. Definição de Infra estrutura de servidores (Prover infra estrutura de servidores e rede para guarda e tráfego das informações) Levantamento de volume de dados X infra estrutura necessária Levantamento do número de usuários por área

27 Levantamento do número de usuários simultâneos Planos para riscos de contingências Documentação da ferramenta de GED/ECM Backup/Guarda Capacitação das equipes em serviço Controle de Qualidade 5.1.2 Requisitos para o Software a serem analisadas: Considerar Resolução Nº 20, de 16 de julho de 2004 Publicada no DOU de 19.07.2004 e Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007 (anexo X). Gerenciamento: O sistema ECM deve ser capaz de gerenciar qualquer formato eletrônico, incluindo diferentes formatos de imagens, textos, documentos compostos, arquivos eletrônicos, áudio digital, vídeos etc. Armazenamento: Um sistema ECM deve suportar, idealmente, tanto o arquivamento off line, quanto o on line, em diferentes mídias de armazenamento. Recuperação: O sistema deve permitir que os documentos armazenados sejam recuperados a partir de um conjunto de atributos previamente definidos (metadados), mas também deve suportar a recuperação através de palavras e frases contidos nos documentos. A pesquisa deve ser realizada de forma unificada, de modo que os documentos sejam acessados, recuperados, e visualizados independente do local de armazenamento; Intercâmbio: Visando o intercâmbio de documentos entre a empresa e entidades sem acesso ao sistema ECM, o mesmo deve permitir o acesso a aplicações de terceiros, permitindo que os documentos sejam extraídos em seu formato nativo, e transportados como desejado; Workflow Fluxo de Trabalho. Internet: Todas as funcionalidades de um sistema ECM, devem estar disponíveis via Web.

28 Categorização de Documentos Tabelas de Temporalidade Níveis de Segurança Base de Informações e Conhecimentos da Instituição. 5.1.3 Atividades Elaborar um plano de trabalho e identificar se o trabalho será de contratação/aquisição de uma solução de software analisando todos os requisitos a serem atendidos ou se a instituição irá construir uma solução própria. Esta decisão deverá ser respaldada por autoridade competente, pois qualquer que seja, irá implicar em atender as formalidades previstas na instituição. Constituir grupo de trabalho operacional e técnico para: Definir plano para migração dos documentos eletrônicos e carga dos documentos digitalizados Estabelecer um plano de migração para os documentos eletrônicos já existentes para o sistema de GED/ECM. Avaliar a possibilidade e custo/benefício em automatizar a migração ou executá la manualmente, levando em consideração a necessidade de cadastrar os metadados/propriedades dos documentos para que a recuperação se torne mais efetiva. Definir plano de trabalho para gestão efetiva, para a manutenção das tabelas e manutenção do acervo armazenado no sistema. Definir plano para garantir que os formatos (extensões de arquivos) em que o documento foi salvo, possibilitarão sua abertura e acesso futuro. Definir um plano de capacitação Todos os usuários deverão ser treinados e entender a importância do uso do software conhecendo todas as suas funcionalidades.

29 6 SISTEMA DOCUMENTADOR O sistema Documentador foi projetado e construído inicialmente para prover solução de Gestão de Documentos interna a. Com o avanço dos estudos na área de Gestão Corporativa de Documentos, a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivísticas e ARQ Brasil e o reconhecimento do potencial da ferramenta, identificou se a oportunidade de evoluir o trabalho a ponto de prover uma solução única para os arquivos setoriais do Estado do Paraná. Seu foco de evolução é o controle completo do ciclo de vida dos documentos, desde a captura até a destinação final, seguindo os procedimentos da gestão arquivística de documentos. A implantou pilotos na área de Documentação de Sistemas e GIC Gerência de Inovação Corporativa, coordenados pela GIC. A GAD Gerência Administrativa, responsável pela implantação da Gestão de Documentos na deverá proceder a implantação nas demais áreas da empresa. Atualmente a participa como membro da Comissão e ARQ Paraná, coordenada pelo DEAP Departamento Estadual de Arquivo Público. Neste fórum serão identificados requisitos que irão balizar a evolução do Documentador como sistema único de suporte a Gestão Corporativa de Documentos a ser utilizada no Estado, de acordo com a legislação pertinente. 6.1 Funcionalidades As funcionalidades do 'Documentador' foram implantadas a partir de um sistema de repositório central que facilita a recuperação e consulta, controla o ciclo de vida dos documentos e oferece a possibilidade de configurar metadados que melhor identificam a massa documental a ser resguardada. Contempla também um sistema de Workflow (trâmites de documentos) de utilidade genérica em que cada área tem a prerrogativa de criar seu próprio processo de fluxo para trâmite de documentos. O objetivo é facilitar a gestão dos documentos de toda a corporação, pela centralização das informações armazenadas em local único, porém acessíveis através da internet em qualquer lugar em que o usuário se encontre.

30 As funcionalidades atuais da aplicação são basicamente: Gerenciamento de conteúdos estruturados e não estruturados; Trâmite de documentos configurável conforme necessidade fim, possibilitando definir regras para trâmites, deixando registrado em base única todas as ocorrências relacionadas ao processo definido. Todas as solicitações poderão, ou não, conter documentos anexos. Os anexos podem ser documentos já existentes no acervo, sendo apenas referenciados na solicitação, através de um botão específico que dispara esta ação, ou diretamente enviados pelo usuário, anexando um arquivo físico. As configurações dos trâmites, solicitadas pelas áreas usuárias deverão ser feitas pelo Administrador do sistema Documentador. O processo de trâmite, depois de configurado fica registrado no sistema e poderá ser utilizado sempre que necessário. Por exemplo, um trâmite pode ser utilizado para enviar documentos ao responsável pela publicação no repositório. Fichas contendo propriedades (metadados) configuráveis conforme necessidade fim; Cadastramento de documentos ; Classificação dos documentos através de uma tabela incorporada ao repositório através de uma estrutura hierárquica e vinculada as propriedades necessárias para definir o ciclo de vida dos documentos; Controle de temporalidade através da classificação de documentos. Esta funcionalidade permite a configuração dos intervalos de tempos e evidenciam o ciclo de vida dos documentos. Disponibilização de documentos de forma não autenticada. Permite o acesso dos documentos que oferecem permissão pública, pelos usuários não autenticados no sistema; Trilha de auditoria para documentos. Registra as transações efetuadas com os documentos; Segurança Restrição de acesso ao sistema e aos conteúdos ; Estruturação hierárquica dos conteúdos, dentro do conceito de pastas e arquivos;